O que é Gestão de Propriedade Intelectual? Por que é importante

Gerenciar propriedade intelectual não é fácil. Ou é?

A propriedade intelectual (PI) é um dos ativos mais importantes de qualquer empresa. Ela diferencia as empresas, seja por PI, como logotipos registrados, slogans protegidos por direitos autorais, ou por informações de pesquisa confidenciais.

Possuir propriedade intelectual simboliza inovação e criatividade dentro de uma empresa. Gerenciar esses ativos requer tempo, esforço e dinheiro. Proteger suas criações não é uma tarefa fácil.

Com tecnologia como software de gestão de propriedade intelectual, é possível centralizar informações enquanto se mantém atualizado com vários registros de PI e infrações de direitos de propriedade intelectual. Aproveitar esses sistemas oferece o benefício de simplificar o ciclo de vida de aquisição de propriedade intelectual, desde litígios até pagamentos.

O processo de gestão de propriedade intelectual (GPI) entra em ação quando as empresas precisam desenvolver efetivamente um sistema que rastreie e registre ativos de PI de maneira simplificada.

GPI também é essencial na construção de uma estratégia dedicada à propriedade intelectual e no alinhamento dessa estratégia com os objetivos gerais de produto e crescimento da organização.

Gerenciar ativos de PI requer adesão de executivos, gerentes de tecnologia, redatores técnicos, desenvolvedores de produtos e engenheiros. As empresas devem tratar o processo como algo que afeta partes interessadas internas e externas, pois GPI é crítico para o desenvolvimento, distribuição e vendas de bens e serviços.

Importância da gestão de propriedade intelectual

Grandes empresas frequentemente negligenciam a importância de alavancar a propriedade intelectual com objetivos empresariais maiores. Elas tendem a possuir centenas de patentes, mas não têm uma estratégia para capitalizar sobre elas com produtos existentes e objetivos empresariais maiores.

Processo de gestão de propriedade intelectual

Criar e manter um processo de gestão de PI bem documentado agrega valor significativo às atividades empresariais.

Além de servir como uma fonte de conhecimento para partes interessadas internas e externas, um processo funcional de gestão de propriedade intelectual identifica, protege e retém o produto intangível e seu valor.

1. Desenvolva uma estratégia de PI

Uma estratégia de PI eficaz deve identificar ativos e alinhar seu valor com os objetivos comerciais da empresa. Também é imperativo entender os ativos dos concorrentes e adquirir conhecimento sobre diferentes direitos de propriedade intelectual e infrações.

Uma estratégia padrão de propriedade intelectual visa proteger, aplicar e gerenciar ativos. Existem quatro estratégias básicas de PI que as organizações podem construir para atender seus objetivos empresariais.

• Minimização de risco: Isso se concentra em construir portfólios de PI diversificados e licenciamento cruzado. A minimização de risco é usada por empresas que buscam evitar litígios.
• Redução de custos: Esta é a estratégia mais comum implementada por empresas. Ela mantém os ativos e sua eficácia enquanto corta custos desnecessários.
• Abordagem de valor: Organizações que buscam lucrar com o uso direto da propriedade intelectual aproveitam essa estratégia.
• Abordagem tática: Isso prioriza a natureza e a direção da competição baseada em PI e patenteamento estratégico. Envolve mudar o foco das atividades de pesquisa e desenvolvimento (P&D) e repensar parcerias existentes com clientes e partes relevantes.

2. Implemente uma estratégia para melhor tomada de decisão

Uma vez que a estratégia de PI esteja em vigor, ela deve ser implementada para esclarecer os valores dos ativos e alcançar os resultados desejados.

Gerar e reter lucros da propriedade intelectual requer deliberação cuidadosa e discussão com os criadores do ativo e líderes empresariais. O processo de gestão intelectual permanecerá incompleto sem a visibilidade absoluta dos itens de ação anotados na estratégia.

3. Crie estruturas e políticas

Formule estruturas para estabelecer equipes dedicadas de gestão de PI, educar funcionários sobre propriedade intelectual e comunicar as políticas e planos de ação de PI da empresa. Desenvolva estruturas para licenças, contratos e acordos relacionados.

4. Administre e conduza negociações

Embora o processo de PI não esteja mais isolado ao departamento jurídico, prestadores de serviços jurídicos ainda desempenham um papel integral na gestão de ativos. Recorra a especialistas e parceiros comerciais que possam administrar acordos relevantes e auxiliar na condução das negociações necessárias.

5. Entenda os direitos de PI e infrações

A propriedade intelectual é essencial para uma empresa, pois atua como uma forma de reconhecer, apoiar e promover os produtos e a cultura da empresa. É imperativo proteger ideias e ativos intangíveis para extrair valor e investir em inovação e criatividade.

Forneça recursos internos para que os funcionários estejam bem informados sobre os diferentes tipos de ativos empresariais (patentes, direitos autorais, marcas registradas), direitos de PI associados e possíveis violações por terceiros.

Valoração de propriedade intelectual

Embora os ativos de PI sejam intangíveis, o processo de valoração de PI é necessário para poder vender, licenciar ou usar os ativos no espaço comercial. Cada ativo de PI tem um valor associado que reforça os respectivos direitos de PI, gestão interna de ativos e operações financeiras gerais.

Valoração direta. O valor de um ativo intangível é derivado diretamente dos direitos de PI que os proprietários têm sobre bens e serviços. Um ativo de PI é quantificável se:

• Ele pode gerar alguma forma de valor econômico mensurável.
• Ele aumenta o valor dos ativos associados.

Valoração futura. A valoração de ativos de PI também pode ser vista através da lente dos benefícios futuros que eles podem proporcionar ao proprietário e usuários autorizados. O valor futuro da propriedade intelectual é derivado de:

• Exploração direta do ativo por integração dentro do produto.
• Venda e licenciamento para uma fonte externa.
• Tornar difícil para outros usarem o ativo, reduzindo ameaças de substituição.

Métodos para valoração de ativos de PI

Valorar qualquer tipo de ativo requer tempo e esforço, juntamente com uma pesquisa abrangente da economia, preços de mercado e fatores que afetam diretamente o processo de valoração.

Existem três principais maneiras de valorar ativos de PI:

• Método de renda: Esta técnica valoriza o ativo com base na renda esperada e ajustes feitos ao seu valor presente. É o método de valoração mais comum usado por empresas. O método de renda é considerado o mais fácil de implementar para ativos que geram fluxo de caixa positivo.
• Método de mercado: Este método funciona comparando ativos de PI semelhantes com base no preço de transferência pago por cada um. Este é um método simples, pois é baseado na comparação de mercado. É frequentemente usado para valores aproximados de taxas de royalties e impostos.
• Método de custo: Este estabelece o valor do ativo de propriedade intelectual calculando o custo de um ativo semelhante ou exato. O método de custo é útil quando a PI é propensa a fácil duplicação ou seus benefícios econômicos não podem ser quantificados claramente.

Todos os ativos intangíveis podem proporcionar benefícios econômicos tangíveis aos seus proprietários em um mundo ideal, mas isso muitas vezes não é o caso. Alguns ativos não podem ser listados nos balanços patrimoniais das empresas, mas mudanças em seus preços de ações revelam seu valor.

Para valorar ativos de PI com datas de expiração, como patentes e direitos autorais, a amortização é usada para diminuir o valor da propriedade ao longo do tempo. Ao fazer isso, as empresas podem diminuir sua renda ao contabilizar impostos anuais à medida que a vida útil do ativo de PI diminui.

Seguro e cobertura de propriedade intelectual

A propriedade intelectual afeta o desempenho financeiro de uma empresa, a base de clientes, gestão de inventário e investimentos externos. Cada tipo de propriedade intelectual é diferente do outro e, portanto, requer diferentes formas de tratamento para estimar seu valor real e tomar decisões de valoração precisas.

Embora os ativos de PI e seus direitos possam ser transferidos legalmente, certos riscos estão associados a essa prática. Existem quatro tipos de apólices de seguro para proteger contra riscos de transferência.

Cobertura de infração de propriedade intelectual

A cobertura de infração (também chamada de cobertura de defesa) é o tipo mais comum de cobertura. Esta apólice fornece seguro aos proprietários quando uma reivindicação de infração de patente é apresentada. Ela protege os distribuidores contra alegações, mantém direitos e cobre custos danosos em caso de responsabilidades.

Aplicação de propriedade intelectual

Quando um segurador fornece fundos aos proprietários de PI para proteger direitos de infração e depois cobra dinheiro por despesas legais, como reconvenções e perdas, isso se enquadra na cobertura de aplicação. Esta cobertura também pode ser aplicada a inadimplências de terceiros, quebra de contrato e custos de investigação.

Representação e garantias de propriedade intelectual

Esta cobertura garante que o ativo de PI em disputa dentro de uma transação é válido e pode ser justificado para o sofrimento de responsabilidade de uma empresa e apropriação indevida de direitos.

Seu principal caso de uso empresarial é em fusões e aquisições. É voltado para garantias e representações anexadas a ativos intangíveis, como portfólios de PI, vendas corporativas e ativos únicos.

Seguro de valor de propriedade intelectual

Em casos onde reivindicações incorretas são feitas contra ativos de PI que resultaram em perda de receita para um portfólio segurado, esta cobertura é usada para compensar a perda direta.

Além disso, produtos que podem gerar receita no futuro, como royalties, rendas de licenças e despesas de pesquisa e desenvolvimento, estão cobertos por esta apólice de seguro.

Gestão de riscos de propriedade intelectual

Os ativos podem ser intangíveis, mas os riscos são reais e sérios se não forem identificados e mitigados. Empresas que lidam com propriedade intelectual devem planejar riscos e alocar recursos necessários para cumprir as medidas legais e regulatórias.

Embora a propriedade intelectual tenha sido vista por muito tempo como uma questão legal dominada por escritórios de advocacia de PI, há uma reavaliação coletiva do assunto devido à sua importância estratégica e impacto nos negócios.

As empresas veem os ativos de PI como um problema empresarial. Elas estão mais ansiosas hoje em dia para entender o processo por trás da valoração de ativos e práticas de litígio para promover inovação e criatividade.

As estratégias de gestão de riscos também estão testemunhando uma mudança, pois muitas organizações estão recorrendo a software de gestão de PI baseado em nuvem para melhorar a eficiência financeira, garantir segurança de dados, e aumentar os lucros.

Independentemente do tamanho da empresa ou do número de suas propriedades intelectuais, as empresas devem priorizar a necessidade de conhecimento interno e externo sobre o vasto assunto dos ativos de PI. Eles desempenham um papel significativo no crescimento e lucratividade geral de uma empresa.

Usar o tipo certo de estratégias de gestão de riscos, planejar a mitigação de riscos e alinhar os objetivos empresariais com os padrões e políticas corretos para a gestão de ativos de PI são fundamentais para o sucesso no mercado.

Melhores práticas de gestão de propriedade intelectual

Como é evidente até agora, possuir e gerenciar propriedade intelectual são dois aspectos diferentes da mesma necessidade empresarial maior. Investir no processo de gestão de propriedade intelectual requer tempo, esforço e recursos para garantir o sucesso.

• Diga sim às revisões. Independentemente de quão sólida seja sua estratégia de PI, faça questão de revisar regularmente as várias áreas de foco, etapas associadas e itens de ação chave. Revisões consistentes e ciclos de feedback tornam um processo contínuo, econômico e mais eficiente a longo prazo. Como os ativos de PI são uma parte integral do crescimento de uma empresa, avaliar estratégias e planos ajuda a decidir quais ativos estão subdesempenhando e quais requerem mais atenção.
• Encontre poder através dos dados. Usar dados para tomar decisões torna a gestão de propriedade intelectual mais simples e eficaz. Delineie métricas de PI que forneçam insights valiosos em cada etapa e avalie essas métricas com os objetivos empresariais existentes.

• Priorize a proteção da propriedade. É essencial entender as diferentes abordagens necessárias para proteger ativos de PI específicos. Implemente medidas de segurança e proteja-se contra ameaças externas com acordos de não divulgação (NDAs). Trate aplicações de patentes pendentes como segredos comerciais e proteja documentos relacionados a direitos autorais, como folhas de dados, catálogos de produtos e códigos-fonte, de conhecimento externo. Passe tempo pesquisando quais marcas comerciais empresariais requerem proteção e como protegê-las contra infrações.
• Automatize quando possível. Aproveite soluções de gestão de propriedade intelectual junto com outras ferramentas legais para simplificar processos. Essa tecnologia ajuda a acompanhar aplicações, documentos e violações de direitos de PI para fornecer uma visão completa dos ativos de PI da empresa.

Top 5 softwares de gestão de propriedade intelectual

Sistemas de gestão de propriedade intelectual ajudam empresas a rastrear patentes, direitos autorais, marcas registradas e outras propriedades intelectuais.

Um uso comum dessa tecnologia pode ser visto em escritórios de advocacia; especialistas usam o software para gerenciar todos os tipos de dados de PI. Além disso, novos registros e registros em andamento podem ser documentados, além de monitorar violações legais e infrações.

Para ser incluído como uma solução de software nesta lista, um produto deve:

• Fornecer ferramentas para gerenciar propriedade intelectual como marcas registradas, patentes, direitos autorais e direitos legais associados.
• Auxiliar no ciclo de vida da propriedade intelectual, incluindo registros e renovações de contratos, acordos de divulgação e processamento de pagamentos.
• Oferecer recursos relacionados à resolução de disputas legais ou ações de aplicação envolvendo a propriedade intelectual dos clientes.

* Abaixo estão as 5 principais soluções de software de gestão de propriedade intelectual do Relatório Grid® da G2 da Primavera de 2022. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. IPfolio

IPfolio é um sistema de gestão de PI baseado em nuvem que cria e gerencia portfólios corporativos de PI. Ele melhora a visibilidade do portfólio e facilita a colaboração entre equipes globais.

O software possui integrações completas com a Intellectual Property Awareness Network (IPAN), incluindo anuidades de patentes e renovações de marcas registradas.

O que os usuários gostam:

“IP Folio é um sistema moderno baseado em nuvem que é altamente adaptável e configurado para as necessidades do nosso negócio. É único em sua oferta com uma interface de usuário moderna, integração de e-mail, capacidades avançadas de relatórios e painéis, e fluxos de trabalho fáceis de mudar.”

- Avaliação do IPfolio, Lars W.

O que os usuários não gostam:

“Ainda há alguns bugs aqui e ali como resultado da nossa transição para o Salesforce Lightning. No entanto, a equipe do IPfolio tem sido rápida em resolver quando levantamos um problema.”

- Avaliação do IPfolio, Nigel H.

2. Alt Legal

Alt Legal é uma solução de agendamento automatizado de PI para prazos do Escritório de Patentes e Marcas Registradas dos Estados Unidos (USPTO) e do Escritório de Propriedade Intelectual do Canadá (CIPO). A tecnologia também possui relatórios com um clique, modelos de e-mail inteligentes, sincronizações de calendário, integrações do Sistema de Aplicação Eletrônica de Marcas (TEAS) e uma vigilância de marca registrada §2(d) para todas as referências de escritório §2(d).

O que os usuários gostam:

“Minhas características favoritas incluem a ferramenta de relatórios de patentes e marcas registradas, fluxos de trabalho de invenção, lembretes regulares de prazos de agendamento e a plataforma Alt Legal extremamente intuitiva e fácil de navegar.

Alt Legal transformou nossa ferramenta de gestão de PI para melhor. Não posso recomendar isso o suficiente para advogados internos lutando com altos custos de consultoria externa de PI.”

- Avaliação do Alt Legal, Ian C.

O que os usuários não gostam:

“Eu adoraria ver a capacidade de personalizar questionários e todos os aspectos do processo de entrada. Mais opções robustas de gestão de direitos autorais também seriam boas, juntamente com uma integração com o Zapier.”

- Avaliação do Alt Legal, Caroline J.F.

3. PATTSY WAVE

Com lógica de negócios de PI embutida, PATTSY WAVE aumenta a eficiência operacional, reduz o risco e melhora a precisão. Seu design de tela única característico torna as integrações com DNS e Anaqua Services uma combinação poderosa.

O que os usuários gostam:

“Fácil de ver prazos e colunas de ação de relance! Eu também gosto da versão atualizada onde podemos classificar inventores sem remoção e re-adicionamentos.”

- Avaliação do PATTSY WAVE, Angie S.

O que os usuários não gostam:

“Os módulos geral e de licença precisam de atenção séria. O agendamento de aplicação de marcas registradas e patentes não funciona bem no módulo geral. O sistema também requer uma interface mais moderna abordada pela equipe.”

- Avaliação do PATTSY WAVE, Sergio P.

4. AppColl

AppColl é um sistema de gestão de patentes e marcas registradas baseado em nuvem que ajuda escritórios e corporações multinacionais a criar e registrar pedidos de patentes de forma econômica. Seu produto, Prosecution Manager, aumenta a produtividade enquanto reduz os riscos de operar um grupo corporativo de PI.

O que os usuários gostam:

“AppColl garante que os dados estejam sob o controle do usuário. O sistema de faturamento é direto e produz faturas em formatos carregados nos sistemas de faturamento dos clientes. O suporte ao cliente do AppColl também responde a perguntas no mesmo dia.”

- Avaliação do AppColl, Howard S.

O que os usuários não gostam:

“Ainda não faz tudo. Eu gostaria de uma melhor integração de arquivos com o Google Drive ou algum serviço em nuvem. A sincronização de arquivos é bastante brutal no AppColl, então considere usar outro serviço para sincronização de arquivos em grande escala e trabalho.”

- Avaliação do AppColl, Nick C.

5. DocketTrak

Um sistema de lembrete de agendamento de propriedade intelectual baseado em nuvem de alto desempenho, DocketTrak gerencia patentes e marcas registradas.

Ele se conecta aos escritórios do USPTO, CIPO, Austrália (AU) e Europa (UE) e fornece atualizações de eventos em tempo real e lembretes de prazos. Seu recurso Patent Application Information Retrieval (PAIR) Connect importa registros de patentes para uma gestão eficaz de registros.

O que os usuários gostam:

“A flexibilidade de construir meus gatilhos e formulários de agendamento é enorme, e poder enviar e-mails e cartas de lembrete e conclusão diretamente da plataforma, juntamente com o agendamento automático de novos assuntos, me economiza tempo. O preço é ótimo.”

- Avaliação do DocketTrak, Kenneth K.

O que os usuários não gostam:

“Seria bom poder criar relatórios em vez de visualizações. Os status também são um pouco granulares. Um recurso adicional útil seria incluir status de alto nível como não arquivado, pendente, permitido, concedido, expirado e, em seguida, os status granulares secundários.”

- Avaliação do DocketTrak, Eden S.

Proteger seus ativos é apenas o começo

Possuir propriedade intelectual dá uma vantagem competitiva às empresas enquanto lhes proporciona proteção legal. Os ativos de PI provam ser valiosos para uma organização, pois geram conscientização e receita de clientes e outras partes interessadas.

Aplicar direitos de propriedade intelectual torna a gestão de ativos eficaz e eficiente. Desenvolver planos, estratégias de PI e sistemas com o software certo é integral para promover inovação interna e externa e manter a liberdade de propriedade intelectual.

Independentemente da natureza de um ativo, gerenciá-lo é uma atividade empresarial importante. Aprenda como a gestão de ativos aumenta a eficiência operacional e reduz os custos de manutenção.