Após dias, semanas e meses intermináveis de planejamento, seu evento finalmente aconteceu.

O trabalho árduo está feito, e você pode (finalmente!) respirar fundo. (Vá em frente... feche os olhos e dê a si mesmo um momento merecido de paz e satisfação!)

Seus olhos já estão abertos? Ótimo!

Porque, embora a correria do tempo tenha acabado, o trabalho de execução da sua estratégia de marketing de eventos ainda não. Agora é a hora de obter feedback e garantir que os participantes continuem vindo para o seu próximo evento. (E o próximo, e o próximo... você entendeu a ideia!)

Espero que você possa tirar um ou dois dias de folga e aproveitar um tempo de recuperação adequado após todo o seu árduo trabalho de planejamento de eventos. De qualquer forma, como qualquer profissional de eventos lhe dirá, ainda há trabalho a ser feito após o evento.

Como escrever perguntas de pesquisa pós-evento

Uma das melhores maneiras de garantir uma estratégia de marketing de eventos com sucesso contínuo é utilizando pesquisas pós-evento.

Somos totalmente a favor de feedbacks imparciais na G2 Crowd (você sabe, dado que é nisso que nossa empresa se baseia!). Nosso site oferece avaliações de software de gestão de eventos, mas a necessidade de feedback dos clientes vai além das avaliações de software -- até o próprio evento.

É aqui que você precisa fazer uso de pesquisas após o seu evento. Vamos dar uma olhada no que são as perguntas de pesquisa pós-evento e o que as torna diferentes de outros tipos de pesquisas, como pesquisas de feedback de sites.

Entender o que funcionou e o que não funcionou é crucial para garantir que sua estratégia de marketing de eventos não apenas tenha sucesso, mas também melhore.

Neste artigo, discutirei tudo o que você precisa saber quando se trata de escrever e executar sua próxima pesquisa pós-evento, incluindo:

• Quem perguntar para obter feedback pós-evento
• Objetivos da Pesquisa Pós-Evento
• Perguntas e Exemplos de Pesquisa de Evento
• Compilando suas Perguntas: Dicas de Execução de Pesquisa
• Analisando Resultados da Pesquisa Pós-Evento

Perguntas de pesquisa pós-evento: Quem você deve perguntar

Embora se presuma que você pedirá feedback aos participantes do evento, eles não são o único grupo que pode lhe dar orientações.

Incluindo seus convidados do evento, há três grupos dos quais você pode buscar feedback:

1. Voluntários do evento

Se você trabalhou com voluntários durante o seu evento, eles são uma ótima fonte para aprender o que funcionou e o que não funcionou.

Seja vendendo bilhetes de rifa, escaneando crachás ou ajudando no registro, os voluntários recebem feedback cara a cara dos seus convidados. Eles podem fornecer informações excelentes para melhorar os processos no seu próximo evento. Da mesma forma, eles informam o que funcionou, para que você possa implementá-lo como um processo padrão do evento.

Embora você não precise enviar uma pesquisa real para seus voluntários, vale a pena enviar um e-mail agradecendo e perguntando se eles têm algum feedback que gostariam de dar.

Perdi a conta de quantos eventos já fui voluntário, mas foram muitos. A lista é longa e inclui eventos para crianças, profissionais de marketing, cineastas, animais, teatros... você entendeu a ideia. Não é comum as pessoas pedirem meu feedback, mas quando pedem, sou grato por isso. Às vezes tenho feedback, às vezes não, mas é sempre bom saber que sua opinião é valorizada!

2. Patrocinadores do evento

Assim como os participantes do evento, os patrocinadores também são fundamentais para o sucesso do seu evento. Compreendendo isso, faz sentido querer o feedback deles também!

Se você tem apenas alguns patrocinadores, um simples e-mail ou telefonema pedindo feedback funciona. Por outro lado, se você tem 10 ou mais patrocinadores, pode criar uma pesquisa pós-evento para eles. Além de compilar os dados, isso dá aos seus patrocinadores o benefício do anonimato. Se você está fazendo algo que um patrocinador não gosta, é importante saber o que é – você quer que eles patrocinem você novamente!

Além disso, patrocinadores também são pessoas, e a importância de fazer as pessoas se sentirem valorizadas e apreciadas não pode ser subestimada. Pedir feedback mostra que você valoriza a opinião deles, mantendo o relacionamento forte.

3. Participantes

O terceiro grupo é, claro, o mais óbvio. Dado que essas são as pessoas para quem você produziu o evento, faz sentido querer saber sobre a experiência delas. Uma experiência positiva no seu evento resultará em sentimentos positivos em relação à sua marca.

Além disso, da mesma forma que você quer patrocinadores recorrentes, você também quer convidados recorrentes! Isso é uma parte enorme de uma estratégia de marketing de eventos bem-sucedida. Se os participantes não estiverem felizes, eles não voltarão, tornando o sucesso contínuo do seu marketing de eventos muito mais desafiador.

Objetivos da pesquisa pós-evento

Como qualquer outra atividade de marketing, sua pesquisa pós-evento deve começar avaliando os objetivos. Por que você está fazendo esta pesquisa – o que você quer alcançar com ela?

O que você quer avaliar pode ser resumido da seguinte forma:

O que funcionou, o que não funcionou e por quê?

Você quer saber o que funcionou, para que possa repetir, e o que não funcionou, para que possa corrigir. "O que funcionou, o que não funcionou e por quê" é um mantra que aprendi na atuação, e não se aplica apenas a eventos.

Fazer essa pergunta é uma ferramenta chave para autoavaliação que aprendi com Howard Fine, que tem estúdios de atuação em Los Angeles e Austrália, e já ensinou Jennifer Connelly, Jared Leto e Gerard Butler. (Para citar alguns!)

Afinal, não é isso que estamos tentando descobrir em todas as áreas da nossa execução de marketing? (Sem mencionar o resto de nossas vidas... mas esse é um tópico para outro escritor sobre um assunto completamente diferente!)

Dado que você quer saber o que funcionou e o que não funcionou, há três pontos que você precisa garantir que suas perguntas cubram três áreas:

1. Destaques do evento

Estes são os "favoritos". Quais foram os maiores sucessos do seu evento? Estas são as partes que empolgaram seus convidados! Esperançosamente, estes também serão os pontos que seus convidados irão para casa e contarão aos amigos e colegas de trabalho, fazendo com que eles participem do seu próximo evento!

2. Maneiras de melhorar sua gestão de eventos

Estes são os "menos favoritos". Embora não sejam tão divertidos de ler, esta é a parte que ajudará você a ver o maior sucesso a longo prazo na sua gestão de eventos.

Como afirmou o empresário americano Victor Kiam, "Se você não está avançando, está parado." (Ele também é o homem que comprou a Remington e disse: "Gostei tanto do barbeador que comprei a empresa!")

Para melhorar sua estratégia de marketing de eventos, você precisa avançar. E como você pode avançar e melhorar se não sabe o que mudar?

3. Medindo a satisfação geral do evento

Todo evento terá pontos positivos e negativos – é assim que funciona. Isso é especialmente verdadeiro, dado que eventos são uma experiência, e seus convidados viverão o evento através de sua própria lente pessoal.

Você sabe o que dizem, "Você não pode agradar a todas as pessoas o tempo todo."

Mas usar suas perguntas de pesquisa pós-evento para satisfação permite que você quantifique o sucesso do seu evento como um todo. E você está medindo esse sucesso aos olhos daqueles que mais importam -- seus participantes.

Inclua perguntas de pesquisa de eventos que forneçam resultados numéricos que possam ser medidos objetivamente. Por exemplo, simplesmente peça aos convidados para avaliar sua satisfação ou quão provável é que recomendem o evento a um amigo.

Perguntas de pesquisa pós-evento com exemplos

Agora que você sabe de quem buscará feedback, vamos falar sobre o que você vai perguntar a eles. Existem muitos provedores de software de pesquisa baratos (ou até GRATUITOS!). Essas ferramentas permitem que você escreva suas perguntas de pesquisa, envie um link de pesquisa para os convidados e visualize os resultados.

Aplicativos de eventos móveis também oferecem recursos de pesquisa. Esses aplicativos permitem que os participantes compartilhem seu feedback no dia do evento, muitas vezes imediatamente após as sessões dos palestrantes.

Os três principais tipos de perguntas usadas em pesquisas pós-evento, (que explicarei com exemplos de cada!), incluem:

• Perguntas abertas
• Perguntas de classificação (ou escala Likert)
• Perguntas de múltipla escolha e "escolha todas as que se aplicam"

Ao percorrer cada uma das três listas, observe que você NÃO deve usar todas as perguntas aqui!

Essas perguntas devem ser usadas como ponto de partida ao planejar sua próxima pesquisa pós-evento. Se você usar todas, sua pesquisa será muito longa e repetitiva! Compilamos uma lista de 40 perguntas de pesquisa de eventos para você começar.

Além disso, vale a pena notar que as perguntas de pesquisa de eventos são enviadas após o evento, ou pelo menos quando o evento já terminou. Isso é especialmente o caso para planejamento de eventos corporativos, executados como parte de uma estratégia de marketing B2B. Certifique-se de ajustar qualquer redação necessária para o tempo passado.

Perguntas de pesquisa abertas:

Perguntas abertas são o mais próximo que você pode chegar de uma conversa regular. Onde outras perguntas de pesquisa têm uma lista de respostas potenciais para escolher, essas perguntas são exatamente o que dizem: abertas. Os respondentes da pesquisa podem dizer qualquer coisa e tudo o que está em sua mente!

Lembre-se de que suas perguntas abertas devem ser limitadas – não faça muitas! Além de levar mais tempo para seus convidados responderem, você não pode quantificar os resultados.

Apesar disso, elas são incrivelmente úteis e devem ser incluídas em algum lugar da sua pesquisa!

Exemplos: Perguntas abertas de pesquisa de eventos

• Qual foi o destaque desta conferência? (O que você mais gostou?)
• Você tem alguma sugestão para o evento do próximo ano?
• Se você gostaria de fornecer uma citação para uso promocional, por favor, inclua aqui com seu título e ocupação. (Nome/empresa opcional.)
• Houve alguma parte da conferência que você achou especialmente útil?
• Qual foi a sua parte menos favorita deste evento?
• Este evento ajudará a avançar sua carreira/metas da sua equipe/ROI da sua empresa? Se sim, como?
• Você tem alguma sugestão de tópico ou palestrante para eventos futuros?
• Como esta conferência melhorará seu trabalho?
• Como podemos tornar esta conferência melhor?
• Algum outro comentário ou feedback?

Observe que perguntei: "Este evento ajudará a avançar suas metas? Se sim, como?" É essencial que você não faça suposições ou faça perguntas tendenciosas. Embora você espere que seu evento tenha tido um impacto positivo, você não pode fazer essa suposição.

Perguntas de escala Likert, ou de classificação:

Perguntas de escala Likert dão aos seus respondentes uma escala na qual eles podem avaliar o quanto concordam ou discordam de uma afirmação. Por exemplo, você poderia perguntar: "Em uma escala de 1 a 5, quão satisfeito você está com este evento?" A classificação geralmente é feita em uma escala de 1 a 5 ou 1 a 7. É bom ter um número ímpar para ter um ponto médio claro.

A parte mais importante é rotular claramente qual extremidade é "muito boa" e qual extremidade é "muito ruim!"

Observe como neste exemplo da Research Now, a explicação de "1 - Nada importante" e "5 - Extremamente importante" está bem ali onde as perguntas estão sendo respondidas.

Fonte da imagem: Research Now

Sem especificar se "1" significa bom ou ruim, você acabará com dados que não têm sentido. Você não tem como saber o que seus convidados pensam; isso é exatamente como jogar um jogo de cartas sem especificar se um ás é alto ou baixo!

Aqui está uma lista de perguntas que você pode usar com uma escala Likert ou formato de "classificação". Na primeira, dei um exemplo de como você pode incluir a redação para qual lado é alto e qual é baixo.

Exemplos: Perguntas de pesquisa pós-evento de escala Likert

Em uma escala de 1 a 5, sendo um baixo e cinco alto:

• Como você avaliaria o conhecimento de cada palestrante? (Você poderia colocar isso em um gráfico, ou matriz, para os convidados avaliarem individualmente o conhecimento de cada palestrante.)
• Quão provável é que você recomende esta conferência a um amigo ou colega de trabalho?
• Quão provável é que você participe desta conferência novamente no próximo ano?
• Como você avaliaria o valor desta conferência?
• Quão benéfica foi a informação apresentada neste evento?
• Quanto este evento impactará positivamente a execução do seu trabalho?
• Quão satisfeito você estava com a agenda do evento?
• Como você avaliaria o serviço de catering?
• Como você avaliaria o local?
• Como você avaliaria sua experiência geral?
• Como você avaliaria o valor desta conferência?
• Como você avaliaria as comunicações do evento antes do evento:
• Como você avalia a qualidade geral dos palestrantes?
• No geral, quão satisfeito você estava com este evento?
• Como você avaliaria a qualidade do networking neste evento?
• Quão provável é que você participe de nossos outros eventos?

Como mostrado na imagem acima, você também pode criar uma matriz, ou uma grade, para pedir aos participantes que avaliem vários fatores dentro da mesma pergunta.

Aqui está um exemplo com algumas perguntas adicionais pós-evento. Ao colocar as perguntas todas juntas, em uma única grade, sua pesquisa fica mais consolidada e parece mais curta do que oito perguntas separadas. Além disso, começar oito perguntas seguidas com "Em uma escala de 1 a 5" parece mais do que um pouco redundante!

Perguntas de múltipla escolha e "Escolha todas as que se aplicam"

Estas são perguntas nas quais você dá aos participantes uma resposta específica para escolher. Pode ser de múltipla escolha, na qual eles selecionam a resposta que melhor se encaixa, ou "escolha todas as que se aplicam", na qual eles podem marcar quantas caixas forem relevantes.

(Minhas sinceras desculpas se eu trouxe você de volta a qualquer um dos seus dias de teste no ensino médio!)

Aqui estão alguns exemplos das perguntas que você poderia fazer. Certifique-se de incluir uma opção "N/A" para manter seus resultados o mais precisos possível! (Mais sobre isso em um momento!)

Exemplos: Perguntas de múltipla escolha e "Escolha todas as que se aplicam" de pesquisa pós-evento

• Como você ouviu falar da conferência pela primeira vez?
• Você já participou desta conferência antes?
• Você já participou de algum de nossos outros eventos antes?
• A conferência atendeu às suas expectativas?
• Como você soube da conferência?
• Quais patrocinadores você se lembra do evento?
• Quão satisfeito você estava com a agenda do dia?
• Quais fatores determinam sua decisão de participar de conferências e outros desenvolvimentos profissionais?
• A data e o horário foram convenientes para você?
• O conhecimento se adequou ao seu papel? (Foi muito alto ou baixo?)
• Quem foi seu palestrante favorito?
• As sessões tinham o comprimento certo?
• Você participou de alguma das atividades após a conferência? (Esta pergunta se aplica se você organizou um jantar, drinks de networking ou qualquer festa relacionada à sua conferência.)
• Você teve tempo suficiente para perguntas e respostas no final de cada apresentação?
• Perguntas demográficas - título, setor, etc.

Algumas dessas perguntas você pode adicionar um acompanhamento aberto. Vamos dar uma olhada em uma das perguntas acima como exemplo:

 
Nesta situação, você deu aos convidados a capacidade de fornecer uma resposta rápida selecionando uma opção se estiverem com pouco tempo. Isso também lhe dá uma maneira direta de medir se a sinalização do evento cumpriu seu propósito.

Pensando em "O que funcionou, o que não funcionou e por quê", as perguntas de "sim" e "não" estão descobrindo se a sinalização funcionou ou não. Esperançosamente, a pergunta de acompanhamento aberta lhe dará uma visão sobre o "porquê"!

Compilando suas perguntas: Dicas para criação de pesquisa pós-evento

Agora que você entende o tipo de perguntas de pesquisa que pode escolher (e tem exemplos dessas perguntas!), vamos ver como juntar tudo isso.

Aqui estão os três principais pontos a serem lembrados ao compilar suas perguntas de pesquisa de eventos.

1. O perigo das perguntas obrigatórias na pesquisa

Perguntas obrigatórias são ótimas na teoria. O perigo é que, quando você quer saber tudo, você torna tudo obrigatório.

Ao fazer isso, você pode perder respondentes de duas maneiras.

A primeira é se sua pesquisa for muito longa. (Dado que o comprimento da pesquisa é tão crucial, discutirei isso mais no próximo parágrafo!) Se um convidado do evento começar a responder sua pesquisa e depois ficar sem tempo, você pode pelo menos permitir que ele envie as respostas que completou.

O segundo problema surge quando você exige que os participantes respondam a uma pergunta quando eles legitimamente não têm uma resposta.

Por exemplo, se você exigir que os convidados avaliem cada palestrante em uma escala de 1 a 5, e Sarah teve que atender uma ligação e perdeu o palestrante número três, que nota ela deve dar a ele?

Este é meu maior aborrecimento quando estou respondendo pesquisas!

Além de frustrar os respondentes, perguntas obrigatórias podem levar a dados imprecisos, o que não ajuda em nada!

Sempre que você tornar perguntas de pesquisa obrigatórias, crie uma opção "N/A" (não aplicável). Assim, os convidados podem pelo menos ser honestos se algo não se aplicou a eles!

Embora você não queira tornar todas as perguntas obrigatórias, vale a pena notar que há alguns benefícios.

Por exemplo, se você está incentivando sua pesquisa, é justo que você queira que os convidados realmente tenham lhe dado feedback – não uma pesquisa inteira de respostas em branco.

Encontre um meio-termo: Escolha algumas perguntas obrigatórias, mas não todas. Isso ajudará seus respondentes a acelerar o processo se não tiverem tempo para perguntas abertas e garantirá que você obtenha as respostas que mais importam para você.

2. Comprimento da pesquisa de eventos

Falando em "acelerar"...

Seja realista ao pensar sobre quanto tempo sua pesquisa exigirá. Sim, quanto mais informações você obtiver, melhor, mas as pessoas estão ocupadas. (Para dizer o mínimo!)

Se sua pesquisa for muito longa, você perderá respondentes no meio do caminho. Ou antes! De acordo com um estudo da Survey Monkey, as taxas de resposta caem a cada pergunta que você adiciona:

Crédito da imagem: Survey Monkey

Como aconselhado pela Survey Monkey, pense no valor de cada pergunta que você adiciona, pois cada uma pode perder outra pessoa completando sua pesquisa. SurveyAnyplace recomenda manter o comprimento da sua pesquisa em um máximo de 15 perguntas, e idealmente 10.

Se sua pesquisa for curta e direta, informe seus convidados do evento. Incluir "pesquisa curta de sete minutos" no assunto do e-mail (ou em negrito no corpo do texto!), pode ajudar a aumentar a taxa de resposta. Apenas certifique-se de que esse tempo seja honesto e preciso!

Se você está pedindo aos convidados para completar uma pesquisa dentro de um aplicativo de evento, você precisa mantê-la ainda mais concisa. David Housman, um pesquisador de experiência do usuário, aconselha os planejadores de eventos a pensar em sua pesquisa no aplicativo em número de minutos. Ele recomenda elaborar perguntas que os participantes possam responder rapidamente: "Fique com múltipla escolha, entrada de texto e escala deslizante."

3. Incentivando suas perguntas de pesquisa

Muitas pesquisas são incentivadas, o que significa que as pessoas que as respondem ganham algo, ou a chance de ganhar algo.

Algumas pessoas estão dispostas a dar feedback, mas têm dificuldade devido a uma lista de afazeres extensa. A chance de ganhar um cartão-presente da Amazon pode ser o que as empurra para dar cinco minutos do seu tempo.

O único negativo a observar? Algumas pessoas se importarão mais com o cartão-presente do que em compartilhar feedback legítimo. Na minha experiência executando pesquisas, isso nunca foi um problema!

Se você não tem orçamento para cartões-presente, pode pensar em oferecer um desconto para o seu próximo evento, ou a oportunidade de dar um passe gratuito para a conferência do próximo ano.

Fui ao B2B Marketing Forum em 2017, organizado pela MarketingProfs, que utilizou seu aplicativo de evento para pesquisas após cada sessão. O aplicativo tinha uma mini-pesquisa para cada sessão de palestrante que você assistia, e para cada mini-pesquisa preenchida você tinha a oportunidade de ganhar um cartão-presente. E adivinhe? Eu fiz. Cada. Única. Pesquisa.

Infelizmente, não ganhei, mas não me arrependo de ter tentado!

Como tantas áreas da vida, criar pesquisas fica mais fácil com a prática. Você não apenas descobrirá "O que funcionou, o que não funcionou e por quê" em seus eventos, mas também aprenderá o que funcionou na criação e execução de suas pesquisas!

Depois de criar e enviar sua pesquisa, você não pode esquecer o passo final: realmente ler essas respostas!

Analisando Resultados da Pesquisa Pós-Evento

É desnecessário dizer; uma pesquisa é inútil se você não escolher ouvir e aprender com o feedback.

Ao fazer isso, lembre-se destes dois pontos:

1. Procure maneiras de melhorar seu evento, depois tome uma atitude.

Dê uma olhada nas perguntas abertas e busque qualquer feedback relevante. Você pode descobrir sugestões que são fáceis de ajustar para o seu próximo evento, elevando-o para o próximo nível. Um convidado também pode sugerir um palestrante incrível para a próxima vez.

Certifique-se de quantificar suas outras perguntas. Se você tem um elemento que tem uma classificação consistentemente baixa, você sabe onde colocar seus esforços para o seu próximo evento! Abordar esses itens ajudará seus convidados a saber que você os ouve e está comprometido em oferecer a melhor experiência possível.

Esteja aberto ao feedback, mesmo quando não for o que você quer ouvir. Se não estiver, você pode deixar um pequeno problema (que poderia ter sido facilmente corrigido!) se transformar em um obstáculo e custar futuros participantes.

Ok, claro, você também pode ter alguns convidados mal-humorados que vão lhe dar feedback negativo. Algumas pessoas simplesmente procuram coisas para ficarem insatisfeitas. Normalmente, essas pessoas se destacam em suas respostas. Mesmo assim, tente superar a negatividade e considere as partes do feedback que são válidas. E espero que você não tenha muitos desses no seu evento!

2. Encontre o que está funcionando e mantenha a consistência.

Tire um tempo para se sentir bem com o que deu certo. Quando as pessoas estão felizes, mantenha esse impulso! Você pode ter encontrado um local que todos os seus convidados adoram. Se for o caso, você pode reservar o espaço novamente para o ano seguinte. Uhu! Um passo do processo de planejamento riscado da sua lista!

Ah sim, e dê um tapinha nas costas. Após todo o seu árduo trabalho, você merece!

A importância das perguntas de pesquisa pós-evento

Feedback pode ser difícil. (Ok, eu admito: muito difícil.) Não gostamos de ouvir críticas, porque isso significa admitir erros. Isso é especialmente difícil quando você colocou seu coração e alma (e horas intermináveis!) em qualquer coisa – incluindo seus eventos.

Feedback positivo é ótimo. Quem não gosta de ouvir que você foi bem?

É bom saber que todo o seu árduo trabalho valeu a pena. No entanto, você não pode ficar excessivamente confiante ou deixar isso subir à cabeça. Você deve incluir uma pesquisa pós-evento como parte da sua lista de verificação de planejamento de eventos.

Nas palavras de Tony Jaa, um artista marcial tailandês, diretor e monge budista (entre outras profissões!): "Nunca tenha medo de falhar. O fracasso é apenas um degrau para a melhoria. Nunca seja excessivamente confiante, porque isso bloqueará sua melhoria."

Não é fácil ser honesto e preciso ao avaliar nossos próprios sucessos e aprendizados. É para isso que as pesquisas estão aí!

Execute suas pesquisas com a confiança de que você deu tudo de si para um ótimo evento, e a tranquilidade de que continuará aprendendo e melhorando.