Quase qualquer empresa pública ou privada com um departamento de contabilidade e finanças realiza um fechamento de fim de mês, trimestre e ano, que é uma série de etapas para revisar, registrar e reconciliar informações contábeis.

Para este blog, vou me referir apenas ao fechamento de fim de mês para consistência e simplicidade.

É importante para as empresas realizarem um fechamento de fim de mês para manter os dados contábeis organizados e garantir que todas as transações do período de relatório sejam contabilizadas. O fechamento de fim de mês contém uma série de etapas detalhadas que verificam e ajustam os saldos das contas e produzem relatórios para representar e comunicar a verdadeira situação financeira de uma empresa para a administração, investidores e outras partes interessadas.

Normalmente, um sistema ERP, ou outras plataformas financeiras, auxiliam nos fechamentos automatizando processos como gestão de reconciliação, importação ou integração de planilhas, sinalização de inconsistências, relatórios, fluxos de trabalho, e assim por diante. Muitas vezes, as organizações dependem de várias plataformas no processo de fechamento, cada uma realizando uma tarefa específica. Por exemplo, uma plataforma de orçamento e previsão pode compartilhar informações com um software de fechamento financeiro, que por sua vez extrai dados de um sistema ERP.

Mas e se uma organização estiver usando uma plataforma ERP local—software ERP local que funciona usando servidores internos em um local controlado pela empresa, usando sua própria infraestrutura de TI, pessoas, sistemas e processos—ou outro software local, e for forçada a fechar seus livros de casa? Em tal situação, eles também não estão capacitados a usar software de infraestrutura de desktop virtual (VDI), rede privada virtual (VPN), ou software de desktop remoto para acessar seu posto de trabalho e rede locais. Quais tarefas devem ser realizadas manualmente e como as equipes podem se manter organizadas e manter os fluxos de trabalho adequados quando cada funcionário está trabalhando de um local diferente?

Mantendo-se organizado

Existem várias etapas envolvidas no processo de fechamento de fim de mês que geralmente são divididas entre vários funcionários, o que torna a comunicação e a gestão de fluxo de trabalho mais cruciais do que nunca. Software de gestão de fluxo de trabalho ajuda na colaboração entre os membros da equipe e auxilia na definição e gestão de atividades e tarefas de fechamento. A administração também precisa garantir que as informações de contato de cada funcionário estejam atualizadas, seus calendários sejam visíveis para outros membros da equipe, e que um sistema eficiente de mensagens instantâneas e comunicação esteja em vigor e sendo utilizado, como Slack ou Microsoft Teams.

Quando cada dólar importa e a atenção aos detalhes é uma necessidade em cada etapa do processo, é imperativo ter comunicação aberta e clareza entre as equipes para aliviar quaisquer mal-entendidos.

Manutenção do livro razão geral (GL)

O ponto de partida para consolidar e fechar os livros no final do mês é o livro razão geral (GL). Durante o mês anterior, contadores e outros funcionários de finanças registram débitos e créditos de contas pagas e pagamentos recebidos, para verificar se todas as transações do período estão registradas nas contas corretas e nos valores corretos. Eles também precisam traçar uma linha firme entre um período e o próximo para que haja um corte definitivo para as atividades de cada período. Seguindo o princípio da correspondência, as despesas precisam ser registradas no mesmo período que a receita relacionada.

Normalmente, essas informações são organizadas e alimentadas automaticamente em um sistema ERP, o que resulta em um balancete ou uma listagem preliminar de todos os saldos de contas no final de um período. Mas não ter acesso a um sistema ERP local representa desafios nesta etapa do processo.

Os contadores agora têm que registrar manualmente as transações de AP e AR acessando várias fontes, como seu banco, automação de AP e software de automação de AR, recibos ou faturas em papel, e assim por diante. Isso não é apenas demorado e tedioso, mas abre a porta para erros humanos que, sem dúvida, causarão inconsistências mais adiante no processo de fechamento.

Em seguida, esses saldos de contas precisam ser ajustados para seguir os GAAP (Princípios Contábeis Geralmente Aceitos), que é um conjunto de regras para financeiros consistentes, precisos e comparáveis que as empresas devem seguir. É obrigatório para empresas públicas, mas muitas empresas privadas também seguem essas diretrizes. Devido a essas diretrizes, e sem a ajuda de uma plataforma ERP baseada em nuvem, os contadores precisam confirmar manualmente que os dados que estão apresentando são precisos, transparentes e apresentados em intervalos consistentes.

Outro desafio que a adesão manual aos padrões GAAP traz para as equipes de contabilidade é acumular transações em uma base de acumulação, em vez de uma base de caixa. Contabilidade de base de acumulação registra transações no período em que ocorrem, independentemente do momento dos pagamentos. Isso representa um desafio quando feito manualmente, porque os funcionários precisarão comparar registros entre períodos e, dependendo do tamanho da organização, entre empresas. Contabilidade de base de caixa não é compatível com GAAP porque registra receitas e despesas com base no dinheiro que entra e sai, criando assim diferenças de tempo nos pagamentos. Isso, por sua vez, pode obscurecer a realidade financeira das transações, fazendo com que os resultados pareçam melhores ou piores do que realmente são.

Outro aspecto crucial do fechamento de fim de mês é a criação e apresentação de relatórios, gráficos e outros materiais para partes interessadas financeiras, como investidores, bancos e alta administração. Geralmente, um sistema ERP ou sistema de contabilidade é capaz de digerir as informações financeiras alimentadas nele e produzir pelo menos os três relatórios padrão (demonstração de resultados, balanço patrimonial, demonstração de fluxo de caixa) de forma precisa e oportuna, assumindo que as informações recebidas estavam corretas. Sem acesso a um sistema para auxiliar na criação desses relatórios, as equipes de contabilidade e finanças teriam que coletar, revisar e inserir manualmente dados em um modelo. Isso exigiria coordenação entre vários funcionários para garantir que os dados estejam primeiro corretos e, em seguida, formatar os relatórios para corresponder aos relatórios de períodos anteriores. Novamente, esse aumento na interação humana pode levar a erros e equívocos que os sistemas ERP ajudam a evitar.

Outros processos manuais

A gestão de dados é outro processo de fechamento de fim de mês que se torna desafiador quando feito manualmente. Itens como listas de verificação, cronogramas, documentos e reconciliações que anteriormente eram armazenados em um só lugar para fácil referência, agora estão possivelmente espalhados por vários sistemas e funcionários. Isso não apenas cria um problema logístico ao consolidar e verificar esses dados, mas agora é mais difícil localizar e ver se alguma alteração foi feita, e por quem.

A maioria dos recursos de software de fechamento de fim de mês fornece um painel que permite aos membros da equipe ver o que precisa ser feito e qual é o status de cada tarefa. Essa lista de verificação de certa forma também fornece notas e documentação para facilitar a comunicação entre funcionários e mantém a documentação de suporte facilmente acessível.

Esses recursos do processo de fechamento de contabilidade financeira são importantes porque ajudam a eliminar trabalho duplicado, redundâncias, e garantem que todos estejam trabalhando com o mesmo documento e que nada esteja sendo alterado duas vezes ou copiado. Não ter acesso a esses recursos exigiria que os gerentes rastreassem manualmente quais funcionários estão realizando quais tarefas e garantissem que essas informações estejam sendo compartilhadas com sucesso com a equipe. Cada funcionário precisa ser minucioso com sua documentação ao longo do processo de fechamento para manter não apenas um fluxo de trabalho ordenado e organizado, mas também para produzir dados precisos.

Esta lista abaixo cobre algumas etapas envolvidas em um fechamento de fim de mês e mostra como a comunicação e organização entre a equipe são importantes.

Existem muitas peças em movimento em um processo de fechamento financeiro de fim de mês. Existem cálculos complicados usando dados de várias fontes que criam relatórios importantes que a administração e outras partes interessadas usam para guiar a direção financeira da empresa. Sem a assistência de um ERP baseado em nuvem, contabilidade ou software de fechamento financeiro, equipes de contabilidade e finanças trabalhando em casa em tempo integral precisam garantir que haja comunicação clara entre as equipes na firma de contabilidade em relação a processos e responsabilidades. Eles também precisam definir expectativas realistas para cada membro da equipe e explicar como seu trabalho se encaixa e impacta o processo de fechamento.