Como o Software Baseado em Projetos Ajuda as Empresas

A maioria das tarefas que realizamos no trabalho são baseadas em processos ou projetos. Processos são compostos por tarefas repetitivas que fazemos repetidamente, com pouca ou nenhuma variação. O trabalho de projeto pode variar significativamente de um projeto para outro e pode mudar com base em requisitos internos ou do cliente.

Por exemplo, para manter uma casa funcional e confortável, realizamos tarefas repetitivas como limpeza, pintura ocasional e, às vezes, projetos, como grandes reformas. Normalmente, não rastreamos os custos de limpeza, mas somos cautelosos com melhorias, que costumam ser mais caras e difíceis de gerenciar.

Aqui está um resumo dos vários tipos de custos necessários para manutenção e reparos da casa:

O exemplo acima é um projeto simples, mas os projetos empresariais costumam ser muito mais complicados. Para entender completamente como as empresas usam a gestão de projetos, vamos dar uma olhada nos principais setores industriais baseados em projetos:

• Serviços profissionais incluem consultores, assessores ou contratados focados em profissões liberais (contadores, advogados, médicos) e novos tipos de trabalho, como marketing e relações públicas (RP).
• Arquitetura, construção e empresas de engenharia (AEC) gerenciam o ciclo de vida de estruturas construídas, desde edifícios até infraestrutura. As empresas AEC projetam, constroem e mantêm estruturas físicas, mas muito poucas cobrem todas essas etapas.
• Engenharia sob encomenda (ETO) na fabricação refere-se a produtos complexos que são projetados e fabricados com base em requisitos específicos do cliente. Alguns exemplos de fabricação ETO são equipamentos pesados para mineração ou petróleo e gás ou sistemas de radar para aeroespacial e defesa.

Empresas de outros setores, como desenvolvimento de software, também dependem da gestão de projetos. Devido à natureza de seu trabalho, as empresas de desenvolvimento de software são mais propensas a adotar uma metodologia ágil para gestão de projetos, que é usada para dividir grandes projetos em pequenas tarefas que são gerenciadas em iterações curtas. Isso permite que as empresas modifiquem rapidamente e de forma eficiente seu software. A metodologia tradicional, metodologia em cascata, leva mais tempo e usa cronogramas rígidos, o que pode ser útil para grandes projetos, mas não para desenvolvimento de software.

Finalmente, empresas de setores como manufatura estão diversificando suas atividades oferecendo serviços. Por exemplo, uma empresa que vende lâmpadas e luminárias industriais pode decidir fornecer serviços de instalação e manutenção. Embora esses serviços possam não ser úteis para pequenos clientes, eles podem ser muito benéficos para grandes empresas com várias localizações, como armazéns e lojas de varejo.

Melhores opções de software para empresas baseadas em projetos

Como mostrado acima, há uma alta demanda por software de gestão de projetos, o que explica por que existem tantas ferramentas para gerenciar tarefas, recursos, projetos, portfólios ou todas as operações de empresas de serviços profissionais. A imagem abaixo descreve os diferentes tipos de recursos e produtos de software usados por empresas baseadas em projetos. Alguns deles, como gestão de recursos ou gestão de tarefas, podem ser entregues como produtos independentes ou como parte de uma solução mais abrangente.

O mercado de software baseado em projetos é ainda mais complicado do que o gráfico acima. Existem centenas de fornecedores oferecendo milhares de produtos para qualquer combinação de recursos descritos no diagrama. A maioria deles são pequenas e médias empresas que se concentram na gestão de projetos e seus componentes, como rastreamento de tempo, gestão de recursos, gestão de tarefas, gestão de fluxo de trabalho e gestão de custos de projetos. De acordo com os revisores do G2, alguns dos produtos de software de gestão de projetos mais populares incluem Asana, Basecamp, Microsoft Project, monday.com, Smartsheet, Trello e Wrike.

Grandes fornecedores como Oracle, SAP ou Infor concentram-se principalmente em soluções empresariais, como software de gestão de portfólio de produtos e programas (PPM), gestão de projetos de capital, bem como software específico para a indústria. Alguns fornecedores de médio porte, como Clarizen e Deltek também são players essenciais no espaço PPM.

Finalmente, o mercado de software de automação de serviços profissionais (PSA) é uma mistura de software entregue por fornecedores tradicionais como Oracle ou Unit4, novas soluções nativas da nuvem, como FinancialForce e Workday, e fornecedores de PPM como Clarizen ou Mavenlink.

Para dar uma ideia melhor da complexidade do mercado de software baseado em projetos, o slide abaixo mostra os Grids do G2 para quatro das categorias mais populares: PPM, PSA, gestão de projetos e ERP baseado em projetos.

Apresentando Deltek

Existem muito poucos fornecedores de software que fornecem a funcionalidade para cobrir todas as etapas da gestão de projetos, independentemente de sua complexidade. Um deles é Deltek, cujo portfólio de soluções inclui software para todos os tipos de projetos e contratantes do governo. A contratação governamental não é um foco para a maioria dos fornecedores de software porque requer recursos complexos e é um setor altamente regulamentado.

Deltek oferece vários produtos de software para contratantes do governo:

• • Govwin IQ ajuda a encontrar e participar de oportunidades para trabalhar com o governo, rastrear concorrentes e colaborar com parceiros
  • Costpoint é útil para finanças e contabilidade de projetos, bem como fabricação baseada em projetos, análises e conformidade
  • Cobra e Acumen ajudam a gerenciar risco de projetos, valor agregado e conformidade com regulamentos governamentais
  • Deltek Talent Management ajuda a atrair, reter, engajar e recompensar funcionários valiosos

O fornecedor também anunciou recentemente que lançará uma nova oferta em nuvem projetada especificamente para contratantes do governo. A nova oferta estará disponível em 2020 e é compatível com os Regulamentos Internacionais de Tráfego de Armas (ITAR) e os padrões do Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST).

O ITAR é particularmente importante para empresas de defesa com presença global que precisam gerenciar dados sensíveis sobre tecnologia militar. A não conformidade com o ITAR pode ser muito custosa para as empresas, resultando em multas criminais de até US$ 1 milhão e 10 anos de prisão por violação.

Na conferência Deltek Insight, o fornecedor também fez outros anúncios importantes, incluindo:

• • Reconhecimento inteligente de caracteres, que combina inteligência artificial (IA) e software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), ajudará os usuários do VantagePoint e do Costpoint a simplificar tarefas como gestão de despesas.
  • Nova colaboração para desenvolver bots inteligentes com a Alirrium, um parceiro autorizado da UiPath, que fornece software de automação de processos robóticos (RPA).
  • Novas capacidades de IA que podem ser combinadas com produtos existentes, como o Costpoint Business Intelligence (BI) para fornecer melhores insights e simplificar processos.
  • O lançamento de um novo produto, o Acumen Touchstone, definido pela Deltek como uma nuvem de inteligência de projetos (PIC). O novo produto pode ajudar as empresas a melhorar fluxos de trabalho, agendamentos, mitigar riscos e melhorar a gestão de custos.

Todos esses novos produtos, recursos e tecnologias inteligentes têm o objetivo de complementar o extenso portfólio de software da Deltek para empresas baseadas em projetos.

Minha principal conclusão da conferência Deltek Insight é que o fornecedor está se preparando para o futuro enquanto foca no presente. As empresas baseadas em projetos devem se adaptar à força de trabalho do futuro e às mudanças em seus mercados, mas ao mesmo tempo gerenciar desafios urgentes, como conformidade, risco de projetos, produtividade e lucratividade.