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Como a COVID-19 Está Mudando o Futuro dos Eventos Virtuais

12 de Maio de 2022
por Stephanie Graham

Quando comecei na gestão de eventos, aprendi rapidamente que há um evento para tudo. Não importa em que indústria ou negócio você trabalhe, há um evento para isso.

Eventos presenciais são oportunidades incrivelmente benéficas para compartilhar conhecimento da indústria, encontrar clientes cara a cara, engajar com potenciais clientes e gerar novos leads. Como resultado, as empresas estão dispostas a gastar muito dinheiro em eventos. Em 2017, a indústria global de eventos B2B gerou mais de 1 trilhão de dólares em gastos diretos. Eventos geram receita para muitas outras indústrias também, incluindo publicidade, hospitalidade e viagens.

Este ano, no entanto, a pandemia de COVID-19 está mudando a forma como o mundo trabalha, e a indústria de eventos não é exceção. Em resposta às proibições de viagem generalizadas e ao conselho de especialistas médicos para praticar o distanciamento social, muitas empresas estão tomando decisões difíceis sobre os eventos que planejaram por meses ou até anos.

Mobile World Congress, a maior feira de comunicações móveis do mundo, tornou-se uma das primeiras conferências a ser cancelada devido ao surto. Uma onda de cancelamentos e adiamentos seguiu, incluindo South by Southwest, Facebook F8 e E3 Expo. No entanto, uma nova tendência curiosa começou a emergir: em vez de cancelar ou adiar seus eventos, muitas empresas de tecnologia estavam anunciando que suas conferências presenciais seriam reformuladas como eventos "digital-first".

Adobe Summit, originalmente programado para acontecer em Las Vegas durante a última semana de março, agora será um evento online. Okta, DocuSign, Cisco, Domo e outros fornecedores de software seguiram o exemplo, convertendo eventos presenciais em virtuais. Google e Oracle anunciaram iniciativas semelhantes para Google Cloud Next ‘20 e Oracle Modern Business Experience. (Esses eventos foram adiados ou cancelados após novas diretrizes federais limitando reuniões a 10 pessoas ou menos. Embora os participantes experimentem eventos digitais com segurança em suas próprias casas, eventos virtuais ainda podem exigir que equipes de produção e palestrantes se reúnam no mesmo espaço.)

Dez anos atrás, é muito provável que todos esses eventos teriam simplesmente sido reagendados ou cancelados. Mas novas tecnologias e produtos estão tornando mais fácil do que nunca para as organizações transicionarem seus eventos para espaços digitais. Essa transformação sinaliza uma oportunidade importante para as pessoas participarem de eventos que, de outra forma, poderiam não ter conseguido participar por razões financeiras ou de acessibilidade.

Encontrando a tecnologia certa para um evento virtual

Empresas que já hospedam outro tipo de evento virtual, webinars, estão intimamente familiarizadas com o melhor software de webinar. Soluções de webinar tornam possível transmitir conteúdo audiovisual de um apresentador, ou condutor, para grandes audiências. Tipicamente usadas para eventos online como treinamentos, briefings e demonstrações de produtos em várias indústrias diferentes, o software de webinar é uma ferramenta imensamente importante para trazer um componente chave dos eventos online. 


O software de webinar pode ser usado para transmitir palestras principais, sessões de grupo, painéis e qualquer outro tipo de apresentação de um para muitos planejada para um evento. Com um planejamento cuidadoso da agenda e a configuração certa, os organizadores de eventos podem usar o software de webinar para garantir que os participantes tenham a oportunidade de assistir a várias palestras principais, sessões, grupos e painéis, bem como fazer perguntas, assim como fariam em um evento presencial.

Existem muitos tipos diferentes de soluções de webinar disponíveis, então os organizadores de eventos devem tentar aproveitar os testes gratuitos oferecidos por muitos dos principais produtos de webinar para descobrir qual ferramenta funcionará melhor para seu evento. Alguns fornecedores, como Adobe e LogMeIn, estão temporariamente oferecendo acesso gratuito às suas plataformas de webinar para prestadores de serviços de saúde, instituições educacionais e organizações sem fins lucrativos. No G2, a categoria de software de webinar viu um grande aumento no tráfego à medida que as empresas buscam tecnologia que lhes permita continuar trabalhando e colaborando efetivamente durante a pandemia de COVID-19

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Tecnologia de eventos online enfrenta o desafio

Enquanto o software de webinar pode ajudar as empresas a transmitir eventos que normalmente aconteceriam em palcos, conferências são mais do que palestras principais e grupos. Para muitos participantes, o aspecto mais valioso de uma conferência é o networking. Conferências são uma rara oportunidade de encontrar clientes e potenciais clientes cara a cara.

Tradicionalmente, a tecnologia de eventos tem lutado para capturar esse aspecto único dos eventos presenciais. Em conferências, novas parcerias e negócios podem acontecer espontaneamente e organicamente enquanto os participantes caminham pelos salões de exposições, participam de sessões ou até mesmo enquanto estão na fila para o almoço. É possível recriar algumas dessas reuniões através de videoconferência e software de inteligência de conferência, que ajudam a facilitar a comunicação entre os participantes da conferência. No entanto, integrar um produto e experiência separados com o restante do conteúdo de uma conferência virtual pode ser desafiador.

À medida que as empresas continuam a navegar pela transição para eventos virtuais em resposta à crise de COVID-19, uma nova geração de tecnologia de eventos online está começando a emergir. Alguns fornecedores de software de eventos estão adicionando novos recursos às suas plataformas para ajudar empresas e organizadores de eventos impactados pela crise.

Criadores da solução de matchmaking de eventos Grip lançaram Grip Virtual para ajudar os participantes de eventos a realizarem reuniões virtuais 1:1. Pathable, um fornecedor de tecnologia de eventos móveis com sede em Seattle, viu um enorme aumento de consultas de planejadores de eventos que procuram mudar para eventos online. Pathable integra webinars ao vivo e salas de reunião Zoom com as experiências cross-device da empresa para chat em tempo real, chamadas de vídeo 1:1 e gamificação. 

Hopin, uma plataforma de eventos online atualmente em acesso antecipado, também viu um aumento no interesse de organizadores de eventos. A lista de espera do Hopin saltou de 10.000 para 18.000 organizadores de eventos em apenas algumas semanas, disse o CEO Johnny Boufarhat ao Crunchbase News. Combinando eventos especiais, estandes e oportunidades de networking, tudo disponível online, a missão do Hopin é dupla: tornar os eventos ambientalmente sustentáveis e acessíveis a todos.

Run the World, uma startup de tecnologia de eventos, está atualmente isentando todas as taxas de configuração para organizadores que precisam mudar seus eventos presenciais para a plataforma online devido ao coronavírus. A fundadora e CEO Xiaoyin Qu disse que foi inspirada a criar o Run the World depois que sua mãe participou de uma conferência internacional de pediatria pela primeira vez — embora tenha achado a viagem inestimável, ela disse a Qu que não se via participando novamente devido às despesas e ao tempo fora do trabalho.

O’Reilly Media, uma empresa de aprendizado conhecida por suas conferências de tecnologia, anunciou recentemente que tomou a difícil decisão de fechar a divisão de eventos presenciais do negócio. Em uma carta no site da O’Reilly, a presidente Laura Baldwin escreveu que a empresa estaria explorando inovações no espaço de eventos digitais: “Com grandes fornecedores de tecnologia movendo seus eventos completamente online, acreditamos que o palco está montado para um novo normal daqui para frente quando se trata de eventos presenciais.”

Eventos virtuais além da crise de COVID-19

Eventos presenciais são inegavelmente valiosos. Embora eventos virtuais possam não ser capazes de substituir totalmente esse valor, eles são uma opção cada vez mais viável para as empresas complementarem seus programas de conferências existentes. Ao hospedar ou participar de um evento virtual, as organizações são capazes de economizar os custos de aluguel de locais, hospedagem, alimentação, ingressos, logística e viagens. Ao mesmo tempo, eventos online reduzem o impacto ambiental dos eventos presenciais e garantem que os participantes possam participar independentemente de suas circunstâncias físicas, geográficas ou financeiras. Com benefícios como esses, eventos virtuais não vão a lugar nenhum.

Stephanie Graham
SG

Stephanie Graham

Stephanie is a Market Research Manager and Senior Research Analyst at G2 concentrating on marketing and digital advertising software. Prior to joining G2, Stephanie spent four years in B2B marketing and event management at an independent publishing company. This experience nurtured her passion for understanding how technology can help solve the unique challenges small businesses face today. Stephanie’s areas of interest include brand perception, customer experience, SEO, and local marketing. She received her BA in journalism and Spanish from Marquette University and in her spare time enjoys reading, gaming, and trying new vegetarian restaurants.