O que é um Gráfico de Gantt? Como Ele Pode Ajudar a Planejar Seu Próximo Projeto

Seja o seu negócio sobre software ou paraquedismo, mapear suas tarefas pode ser emocionante e desafiador.

Há apenas um certo tempo em um dia. Você precisa gastar essas horas valiosas da forma mais eficiente e produtiva possível. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é usando gráficos de Gantt. Os gráficos de Gantt tornam o gerenciamento de projetos e processos muito mais fácil. Eles podem ajudar você e sua equipe a eliminar esforços desperdiçados e serem o mais produtivos possível.

Muitas empresas usam software de mapeamento mental para criar gráficos de Gantt para gerenciar projetos e processos.

Gráficos de Gantt são usados em negócios e gerenciamento de projetos para ilustrar eventos agendados na forma de barras. Eles são nomeados em homenagem ao seu inventor, Henry Gantt, e foram amplamente utilizados durante a Primeira Guerra Mundial para coordenação entre governo, militares, empresas industriais e contratantes de defesa.

Gráficos de Gantt representam visualmente dados de projetos como barras horizontais empilhadas. Uma barra mostra quando cada tarefa ou projeto começa em relação aos outros. Isso significa que você pode ver facilmente quais tarefas foram realizadas ou quando não há tempo suficiente para concluir quaisquer projetos e tarefas não relacionados. É mais fácil ver como o progresso acontece diariamente, semanalmente e mensalmente. Isso facilita a eliminação de tempo e esforço desperdiçados.

Gráficos de Gantt podem ser criados usando software ou um marcador em um quadro branco. Gerentes de projeto e membros da equipe os utilizam para visualizar as datas de início, término e marcos de um cronograma de projeto em um formato visual.

Por que usar um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é eficaz porque introduz o gerenciamento visual de tarefas, uma abordagem para organizar tarefas. Você pode monitorar sua tarefa usando uma interface gráfica simples em vez de depender de centenas de listas de tarefas ou gerenciar datas de vencimento em planilhas, pastas de arquivos e caixas de entrada.

Gráficos de Gantt são diretos porque são gráficos – eles permitem que os usuários vejam tudo claramente em um só lugar, servindo como um ponto de referência para a equipe.

Gráficos de Gantt podem ajudar a economizar tempo, pois são tão simples. Eles reduzem a quantidade de horas que os funcionários passam procurando respostas ou acompanhando colegas de equipe para perguntar sobre o progresso de um trabalho e se precisam de algo para continuar trabalhando. Quando feito corretamente, um gráfico de Gantt pode simplificar até mesmo o projeto mais complexo.

História dos gráficos de Gantt

Em 1896, Karol Adamiecki, um engenheiro mecânico e professor polonês, projetou o que se tornaria o primeiro gráfico de Gantt. Para melhorar a produtividade, ele criou a lei da harmonia na administração, destacando a necessidade de equipes eficazes, agendamento e produção adequada. Ele inventou o harmonograma, que foi um precursor do gráfico de Gantt. Ele não foi lançado até 1931 e estava disponível apenas em polonês.

Em 1917, o engenheiro americano Henry L. Gantt se inspirou no harmonograma de Adamiecki para criar seu próprio gráfico. O gráfico de Gantt tornou-se um método de descrever a carga de recursos e o gerenciamento de produção em indústrias. Também foi crucial na avaliação da produtividade dos funcionários.

Os primeiros gráficos de Gantt foram construídos usando itens tangíveis, como papel e blocos. Alguns dos primeiros foram empregados em fábricas de armamentos durante a Primeira Guerra Mundial para supervisionar as metas de produção extraordinárias para ajudar nos esforços de guerra de forma eficaz.

Os gráficos de Gantt eram simplesmente desenhados à mão até a década de 1980. A introdução da tecnologia de computação abriu caminho para gráficos de Gantt mais complicados. Eles também se tornaram mais fáceis de adaptar e alterar conforme necessário. Hoje em dia, os gráficos de Gantt são frequentemente usados com ferramentas de mapeamento mental ou software de gerenciamento de projetos.

Para que serve um gráfico de Gantt?

Gráficos de Gantt ajudam a visualizar o progresso de várias atividades e projetos que ocorrem simultaneamente dentro de uma empresa. Equipes modernas os usam para planejar e organizar projetos para otimizar o uso de recursos e concluir iniciativas prioritárias antes de iniciar tarefas menos significativas. Esta é uma informação vital para ter ao gerenciar projetos por várias razões:

• Rastreamento de progresso: Gerentes de projeto podem monitorar a conclusão de cada tarefa e ajustar o cronograma do projeto de acordo. Os gráficos também destacam quais metas são cumpridas a tempo, o que ajuda a identificar pontos fortes e fracos na produtividade da equipe.
• Planejamento de projeto: Gerentes podem atribuir prazos, marcos e cronogramas a diferentes seções do projeto.
• Administração de recursos: Gerentes de projeto podem sincronizar alocação de recursos com o cronograma do projeto. Eles podem observar quanto tempo cada procedimento requer e alocar recursos de acordo.

Gráficos de Gantt funcionam por conta própria, mas também podem se dar bem com outros. Eles são um ótimo companheiro para a metodologia de gerenciamento de projetos em cascata, onde as expectativas do cliente são coletadas no início de um projeto. Um plano linear é construído para satisfazê-las, pois eles representam linearmente as informações do projeto e cada etapa depende da tarefa anterior. Isso pode ser claramente mostrado em gráficos de Gantt.

Equipes de projeto ágeis criam seus próprios objetivos e usam feedback constante do cliente para revisar seus planos em tempo real. No gerenciamento de projetos ágeis, gráficos de Gantt podem ajudar a comparar um plano antigo com uma nova emenda e determinar o impacto da mudança na estratégia geral.

Quando um gráfico de Gantt é apropriado?

Como você pode saber se um gráfico de Gantt é apropriado para gerenciar projetos? Um gráfico de Gantt é útil para qualquer projeto que tenha um plano! No entanto, há alguns sinais reveladores de que você precisará de um gráfico de Gantt para concluir o trabalho.

Componentes de um gráfico de Gantt

Interpretar um gráfico de Gantt se resume a entender como os vários componentes se juntam para fazê-lo funcionar. Para ser considerado um gráfico de Gantt, ele deve apresentar uma lista de tarefas com barras representando as datas de início e término de cada tarefa. No entanto, a maioria dos gerentes de projeto bem-sucedidos expande a capacidade de um gráfico de Gantt integrando componentes adicionais.

Aqui estão os principais componentes de um gráfico de Gantt e como eles funcionam em um plano de projeto:

Datas

As datas são um dos componentes essenciais de um gráfico de Gantt, pois indicam às equipes de projeto quando o projeto começa e termina, bem como quando cada tarefa precisa ocorrer. As datas são claramente visíveis na maioria dos gráficos de Gantt, e os olhos da maioria dos stakeholders logo se dirigem para o topo do gráfico, onde vivem os prazos.

Tarefas

O primeiro passo no gerenciamento de projetos é dividir um projeto em tarefas individuais. Grandes projetos quase sempre têm uma infinidade de subtarefas. A lista de tarefas é conhecida como EAP no jargão de gerenciamento de projetos. Um gráfico de Gantt apoia os gerentes de projeto ao acompanhar todas as subtarefas em um plano para que nada seja esquecido. As tarefas são exibidas no lado esquerdo da página.

Os gerentes de projeto devem ter cuidado porque, se as tarefas forem pequenas, a microgestão ineficaz é um risco. Se as tarefas forem muito grandes, as equipes perdem o benefício do controle do projeto. Cada tarefa deve, de preferência, levar entre 8 e 80 horas para ser concluída.

Barras

Barras representam o período de tempo alocado para realizar cada tarefa. Isso garante que cada subtarefa seja concluída a tempo, o que permite que o projeto geral termine a tempo. Estas são exibidas horizontalmente no lado direito do gráfico de Gantt e indicam progresso, duração e datas de início e término.

Marcos

Marcos são atividades que são críticas para a conclusão e sucesso de um projeto. Ao contrário de detalhes simples que devem ser cumpridos, alcançar um marco proporciona uma sensação de realização e impulso para frente.

Marcos são representados em um gráfico de Gantt como diamantes (ou outras formas) no final de uma determinada barra de tarefa. Marcos também podem significar eventos importantes, prazos, decisões e entregas.

Dependências

Em um mundo ideal, todas as tarefas do projeto são interdependentes. Enquanto algumas atividades podem ser realizadas a qualquer momento, outras devem ser executadas antes ou depois do início ou conclusão de outra subtarefa. Por exemplo, você não começa uma recepção de casamento antes dos votos de casamento.

De fato, isso exemplifica o tipo mais prevalente de dependência de tarefa: uma tarefa não pode começar até que a tarefa anterior seja concluída. Isso é conhecido como dependência.

As dependências de tarefas são representadas como uma seta de uma tarefa para a próxima no gráfico de Gantt.

Marcador de linha vertical

Um marcador de linha vertical descreve a data atual no gráfico, que é outra abordagem para rastrear o progresso do projeto. Ele permite que você gerencie seu tempo de forma eficiente, pois você pode ver de relance quanto trabalho resta e se está no cronograma para entregar o projeto a tempo.

ID da tarefa

No ambiente de negócios altamente competitivo de hoje, você provavelmente está lidando com várias funções ao mesmo tempo. Incluir o ID da tarefa no gráfico de Gantt permite que todos os envolvidos identifiquem prontamente a tarefa mais relevante.

Recursos

Nem todo gráfico de Gantt inclui o nome dos responsáveis pelas tarefas. Mas se o seu projeto envolve um grupo de indivíduos, incluir seus nomes e responsabilidades pode ser altamente benéfico. Identificar e alocar recursos permite que supervisores gerenciem funcionários, ferramentas e talentos de forma mais eficiente.

Exemplo de gráfico de Gantt

Um gráfico de Gantt apoia você no desenvolvimento, execução e controle de suas estratégias de negócios. Este é um exemplo de como gráficos de Gantt podem ajudar você a criar uma campanha de otimização para motores de busca (SEO) vencedora.

Uma campanha de SEO é uma tentativa bem planejada de aumentar as classificações de SEO de uma página ou site. Um gráfico de Gantt simples pode ajudar equipes de SEO a:

• Atribuir trabalho e estabelecer prazos
• Definir dependências e marcos
• Rastrear progresso
• Participar de atividades em equipe

Uma campanha de SEO envolve muitas variáveis. Uma empresa deve alocar recursos de forma eficaz para atender às necessidades de sua estratégia de SEO. Gráficos de Gantt apoiam os usuários ao dividir grandes projetos em partes menores para delegar tarefas e compartilhar responsabilidades.

Um plano de projeto de SEO também pode ser usado como um ponto de referência para avaliar resultados. Os marcos e objetivos do plano mostrarão se você está no caminho certo e quais áreas requerem atenção adicional. As ferramentas que os gráficos de Gantt usam fornecem tudo o que você precisa para planejar como um especialista.

Com software de gráfico de Gantt, você pode facilmente criar cronogramas para seus esforços de SEO, rastrear o progresso das tarefas, gerenciar dependências e executar campanhas.

Uma das vantagens mais significativas dos gráficos de Gantt é que eles podem dividir um grande projeto em pequenos pedaços de trabalho conhecidos como tarefas. Isso permite que aqueles que trabalham em uma campanha obtenham uma compreensão visual mais precisa dos cronogramas.

Isso ajuda os colaboradores a compreender tarefas dependentes e como qualquer mudança afeta o desenvolvimento geral. Por exemplo, as equipes podem dividir toda a pesquisa de SEO em tarefas como análise de concorrentes, pesquisa de palavras-chave e análise de público para atrair o público correto.

 Como os gráficos de Gantt mostram a porcentagem de conclusão de cada atividade, os membros da equipe entendem como organizar sua estratégia e foco. Tanto gerentes quanto membros da equipe podem usar isso para medir o progresso e destacar tanto erros quanto conquistas. Membros da equipe de alto desempenho podem usar essas informações para demonstrar responsabilidade ou oferecer ajuda a colegas que estão enfrentando dificuldades.

Auditoria, otimização on-page e geração de conteúdo são componentes críticos de qualquer esforço de SEO. Esses momentos significativos podem ser considerados marcos que permitem que outros identifiquem rapidamente datas importantes e as risquem à medida que são concluídas.

Como fazer um gráfico de Gantt

Sistemas de gerenciamento de projetos que integram gráficos de Gantt oferecem aos líderes uma melhor visão das cargas de trabalho da equipe e da disponibilidade potencial, permitindo um agendamento mais preciso. Embora não existam dois gráficos de Gantt idênticos, há certos procedimentos básicos que você precisa executar, independentemente da tecnologia que escolher.

• Examine o escopo do projeto. Reúna sua equipe para decidir sobre o escopo do projeto. Discuta os objetivos que você deseja alcançar agora e as metas que deseja guardar para o futuro. Como o trabalho será dividido entre os membros da equipe? Quais são as principais dependências? Quais recursos você precisará para alcançar seus objetivos?
• Estabeleça um intervalo de tempo. Considere seu gráfico de Gantt como uma representação do seu projeto em uma linha do tempo. Embora todas as tarefas tenham um ponto final claro, você pode ter algumas responsabilidades de acompanhamento com seu cliente após concluir o projeto. Você pode precisar incluir alguns prazos pós-facto para essas atividades.
• Adicione tarefas com prazos. Para exibir corretamente sua lista de tarefas, certifique-se de que cada tarefa tenha uma data de início e término definida para que possam ser claramente vistas em um gráfico de barras. Se você não fornecer datas de início e término das tarefas, suas tarefas aparecerão como pontos no tempo, o que é difícil de ver no contexto da visão geral. Datas de início e término claramente definidas ajudam sua equipe a entender quando devem começar a trabalhar em uma tarefa. Dessa forma, eles não serão pegos de surpresa por uma grande tarefa com vencimento no dia seguinte.
• Identifique dependências. É natural em grandes projetos ter certas atividades que não podem começar até que outras tarefas tenham sido concluídas. Exiba dependências entre tarefas em seu gráfico de Gantt para manter o projeto funcionando sem problemas.
• Defina marcos. Marcos são pontos fixos no tempo. Considere-os como pontos de verificação para indicar a conclusão de partes importantes do projeto. Marcos estão frequentemente próximos ao final das fases do projeto, mas não há um método único para definir marcos para sua equipe, especialmente porque cada equipe e projeto é único.
• Atualize as tarefas conforme os planos mudam. Os planos, sem dúvida, mudam, e é por isso que seu gráfico de Gantt deve ser capaz de se adaptar às suas demandas. Procure um sistema que permita arrastar e soltar tarefas e alterar dinamicamente dependências em tempo real. Dessa forma, você pode sempre manter seus projetos no caminho certo, mesmo quando o inesperado acontece.

Como usar um gráfico de Gantt

Começar com gráficos de Gantt é fácil. Os três usos mais comuns para este tipo de gráfico são:

1. Desenvolver uma estratégia de marketing: Esforços de marketing maiores precisam de excelente coordenação e colaboração, mas acompanhar todas as partes móveis é desafiador. Portanto, é fundamental visualizar seu trabalho como uma série de tarefas com responsáveis e estimativas de tempo para cada esforço. Dessa forma, as equipes reconhecem quem é responsável por quê e como sua ação afeta os outros e o objetivo geral.
2. Esboçar entregas ao cliente: Quando você fornece aos clientes um cronograma de todas as suas entregas, você define expectativas claras sobre quanto tempo cada tarefa levará. Ao estabelecer esses parâmetros, você pode fornecer aos clientes e stakeholders uma compreensão clara do escopo e duração de suas entregas.
3. Organizar um lançamento de produto: Você pode usar um roteiro para traçar toda a estratégia para um lançamento de produto, desde a concepção até o lançamento e além. As equipes podem ver mais facilmente os desafios antes de começarem, entender as dependências entre as fases e entender tudo o que está acontecendo visualizando tudo em uma linha do tempo.
4. Desenvolver uma estratégia de marketing: Esforços de marketing maiores precisam de excelente coordenação e colaboração, mas acompanhar todas as partes móveis é desafiador. Portanto, é fundamental visualizar seu trabalho como uma série de tarefas com responsáveis e estimativas de tempo para cada esforço. Dessa forma, as equipes reconhecem quem é responsável por quê e como sua ação afeta os outros e o objetivo geral.

Benefícios dos gráficos de Gantt

Uma vantagem fundamental de um gráfico de Gantt é sua capacidade de fornecer uma visão geral de um projeto. Ele dá aos gerentes e trabalhadores uma visão de alto nível das tarefas essenciais do projeto e seus prazos. O gráfico permite que você acompanhe o progresso do projeto, mostrando como as tarefas estão relacionadas.

Aqui estão algumas das principais vantagens de usar gráficos de Gantt:

• Aumentar a eficiência e ajudar na gestão de recursos. Gráficos de Gantt apoiam gerentes de projeto na determinação de prazos de projeto alcançáveis e na definição de metas com base nos recursos disponíveis. Ambos esses benefícios aumentam a produtividade.
• Promover trabalho em equipe e produtividade. Os colegas de equipe têm acesso às mesmas informações, o que mantém todos atualizados sobre o status do projeto. Como resultado, todos os membros da equipe, incluindo funcionários remotos, podem ser responsabilizados por suas tarefas. Os membros da equipe podem usar o gráfico para definir papéis e responsabilidades.
• Apoiar um melhor acompanhamento. Líderes de projeto e membros da equipe podem usar gráficos de Gantt para avaliar fluxos de trabalho em busca de limitações e ajustar seus esforços de acordo. Gráficos de Gantt ajudam gerentes de projeto a acompanhar marcos e tarefas ao longo do projeto. Os membros da equipe podem ver rapidamente quais elementos do gráfico de Gantt estão faltando.
• Gerenciar vários projetos. Gráficos de Gantt capacitam equipes que estão tentando conciliar. É mais fácil para supervisores avaliar quais recursos são essenciais em quais momentos e fazer ajustes apropriados.

Limitações dos gráficos de Gantt

Gráficos de Gantt não estão isentos de falhas. Um dos maiores problemas ao empregar gráficos de Gantt em grandes projetos é sua complexidade. Os gráficos também podem falhar em retratar com precisão as complexidades de algumas tarefas e o tempo que sua equipe precisa para concluí-las.

Aqui estão alguns dos problemas mais comuns com gráficos de Gantt:

• Pouca informação sobre dependências de tarefas. Gráficos de Gantt fazem espaço para dependências, mas apenas em um nível superficial dentro de tarefas específicas do projeto. Para compensar isso, uma equipe de projeto pode empregar uma técnica de revisão de avaliação de programa (PERT) junto com um gráfico de Gantt. Um gráfico PERT inclui setas destacando a ordem em que os membros da equipe devem concluir tarefas específicas antes de passar para a próxima.
• Falta de especificidade. Gráficos de Gantt ajudam a apresentar uma visão geral de alto nível de projetos em andamento. No entanto, eles podem deixar certas coisas abertas à interpretação. Isso é especialmente verdadeiro em relação a projetos de TI em grande escala, como DevOps. Informações específicas sobre objetivos, datas e expectativas são frequentemente negligenciadas.
• As barras de tarefas não exibem o volume de trabalho para cada tarefa. O comprimento de uma barra de tarefa do gráfico de Gantt indica quanto tempo pode levar para concluir um trabalho, mas a duração não representa os recursos exatos necessários para tal tarefa. Algumas tarefas com barras pequenas podem precisar de recursos substanciais, enquanto algumas tarefas com barras longas podem usar poucos recursos. O gráfico de Gantt é enganoso quando se trata de expressar a quantidade de trabalho e recursos necessários. Como resultado, várias ferramentas junto com o gráfico de Gantt são necessárias para alocar e gerenciar recursos com precisão.

Melhores práticas

Existem alguns princípios fáceis de seguir se você deseja criar um gráfico de Gantt que todos possam usar e explorar. Siga estas dicas e melhores práticas para criar um bom gráfico de Gantt que seja simples de atualizar e gerenciar.

• Seja detalhista com suas tarefas. Quanto mais detalhado você puder ser com as tarefas, mais fácil será acompanhar o progresso e os processos que levam às entregas. Revise sua estrutura de divisão de trabalho e identifique suas ações para desenvolvê-la.
• Classifique as tarefas em grupos ou estágios. Formar grupos de tarefas torna seu plano mais simples de revisar e compreender. Também permite que sua equipe e stakeholders identifiquem tarefas relacionadas a uma entrega ou fase.
• Nunca aloque tarefas sem primeiro confirmar a disponibilidade da equipe. Se você tiver a sorte de ter uma solução que exiba a disponibilidade completa da equipe, aproveite! Saber o quão ocupada sua equipe está e em quais projetos estão envolvidos ajuda você a entregar o trabalho a tempo e aumentar o espírito de equipe. Conhecer a disponibilidade geral da sua equipe permite que você adapte sua estratégia para atender às demandas do trabalho atual do projeto ou altere os marcos que você definiu.

Visualize seu sucesso

Visualizar seu plano de projeto é um passo crucial para toda equipe. Gráficos de Gantt são benéficos porque fornecem às equipes uma representação visual de onde seu trabalho pode se sobrepor, ajudando sua equipe a planejar projetos e priorizar tarefas.

Não consegue gerenciar suas tarefas? Use software de gerenciamento de tarefas para supervisionar tarefas individuais e organizar o fluxo de trabalho diário de sua equipe.