Gestão do conhecimento é, fundamentalmente, uma filosofia que abrange como o conhecimento é criado, organizado, utilizado e otimizado para gerar o máximo valor. A definição de gestão do conhecimento evolui com nosso entendimento e significado do termo conhecimento. Acompanhando o espaço de gestão do conhecimento em constante evolução, a G2 fez algumas mudanças em sua taxonomia para refletir melhor o mercado.
A evolução da gestão do conhecimento
Tradicionalmente, o conhecimento não era tão democratizado como é agora. Quando se trata de uma organização, conhecimento refere-se a informações criadas por uma pessoa que ajudam outras a realizar seu trabalho. Isso pode incluir documentação formal, como relatórios financeiros e contábeis, processos, organogramas de equipe, atas de reuniões, contratos com clientes, e informações informais, como notas de sessões de brainstorming, rascunhos de blogs e itens de ação de reuniões semanais de equipe.
| As organizações entenderam os benefícios de tornar a informação mais acessível para seus funcionários, parceiros e clientes. Isso inclui: |
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Com os benefícios do compartilhamento de conhecimento e o aumento exponencial da quantidade de informações disponíveis, as empresas começaram a procurar ferramentas que pudessem ajudar a otimizá-las para colher os benefícios. Isso levou à rápida evolução do espaço de software de gestão do conhecimento na última década.
Software de gestão do conhecimento visa capturar e distribuir conhecimento, permitindo que membros, parceiros e clientes de uma organização acessem e usem as informações de forma eficaz. Ter um repositório centralizado onde esse conhecimento é armazenado ajuda a criar uma única fonte de verdade em uma organização, eliminando confusões e reduzindo o tempo necessário para encontrar informações.
O seguinte depoimento de um usuário de software de gestão do conhecimento captura melhor os benefícios da ferramenta:
“O software de gestão do conhecimento nos permite ter recursos de conhecimento para novos e antigos funcionários sobre processos da empresa, explicações técnicas de recursos de software e uma ferramenta de notificação em massa para perguntas. Isso começou a criar um nível de transparência entre liderança, produto e sucesso do cliente de uma forma que era impossível antes. A cultura mudou para se tornar menos 'você só saberia disso se estivesse aqui há 6 meses durante a situação XYZ.”
O software de gestão do conhecimento agora progrediu para incluir recursos como:
- Funcionalidade robusta: As ferramentas de gestão do conhecimento evoluíram para permitir que os usuários façam mais com seu conhecimento. Essas ferramentas agora podem armazenar vários tipos de arquivos, têm habilidades de busca mais fortes, permitem mais colaboração e têm capacidades analíticas. Elas também são mais personalizáveis, para que as organizações possam configurar estruturas de pastas e permissões de usuário que melhor atendam às suas necessidades.
- Sistemas baseados em casos de uso: Embora um sistema de gestão do conhecimento possa armazenar todas as informações necessárias por um negócio, às vezes é mais fácil ter diferentes sistemas que atendam a necessidades específicas. Casos de uso comuns incluem representantes de centros de contato, propósitos de capacitação de vendas e intranets corporativas.
- Integrações: Com o conhecimento sendo armazenado em vários lugares, como sistemas de mensagens internas, e-mails e CMSs empresariais, as ferramentas de gestão do conhecimento agora têm integrações para capturar conhecimento dessas fontes, permitindo que os usuários busquem em vários repositórios.
Como a G2 se adaptou a essas mudanças
Atualmente, na G2, a categoria de Gestão do Conhecimento atua como uma categoria principal, sob a qual existem quatro subcategorias: software de Base de Conhecimento, Plataformas de Perguntas e Respostas, software de Procedimentos Operacionais Padrão e software de Instruções de Trabalho.
A subcategoria de Base de Conhecimento é mais vagamente definida em termos de funcionalidade e caso de uso, enquanto as outras três subcategorias são mais granulares e orientadas por casos de uso. Isso ocorre porque o software de base de conhecimento pode ser usado em vários setores e para diversos fins. No entanto, o software de perguntas e respostas tem uma funcionalidade mais restrita, com o principal objetivo de fornecer uma plataforma que permita que funcionários ou clientes façam e respondam perguntas. Da mesma forma, os softwares de procedimentos operacionais padrão e instruções de trabalho têm casos de uso específicos, principalmente ajudando empresas a documentar seus fluxos de trabalho e processos. Isso é particularmente útil em indústrias que exigem tarefas práticas e mecânicas, como manufatura, petróleo e gás, e serviços de campo.
Recentemente, a G2 atualizou sua taxonomia. Anteriormente, tínhamos alguns produtos listados sob a categoria principal de Gestão do Conhecimento, enquanto o restante estava listado em uma ou mais subcategorias. Removemos todos os produtos da categoria principal e os colocamos nas subcategorias para eliminar confusões. Embora produtos nessas diferentes subcategorias possam ter funcionalidades e casos de uso diferentes, eles ainda podem competir entre si. Por essa razão, todos esses produtos ainda se agrupam na categoria principal de Gestão do Conhecimento, para a qual publicamos relatórios trimestrais para que os compradores possam comparar produtos em todas as quatro subcategorias.
O G2 Grid® abaixo contém todos os produtos das quatro subcategorias de gestão do conhecimento que atingiram o limite de 10 avaliações necessário para serem incluídos nos Relatórios Grid®.
Também atualizamos a subcategoria de Wiki Empresarial, agora renomeada para Base de Conhecimento. O termo “wiki” não representava com precisão os produtos na categoria, pois tais produtos são mais colaborativos e têm menos estrutura e controles de segurança. Por outro lado, “base de conhecimento” abrange uma gama mais ampla de ferramentas de gestão do conhecimento com funcionalidades variadas. Wiki agora é um atributo na categoria Base de Conhecimento, que os compradores podem usar para filtrar a categoria se estiverem especificamente procurando por um produto wiki.
A G2 entende que o mercado está em constante mudança. A equipe de pesquisa visa acompanhar essas mudanças para garantir que, quando os compradores explorarem nossa taxonomia, ela reflita o que está acontecendo na indústria de software, para que possam tomar decisões de compra informadas e confiantes.
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Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
