Os projetos de engenharia envolvem domínios variados, como civil, mecânico, elétrico, hidráulico e mais. Cada um tem seus desenhos, documentos e designs específicos. Em várias disciplinas de engenharia — utilidades, metais e mineração, manufatura, petróleo e gás, e empresas de transporte — o volume e a complexidade de um projeto podem tornar desafiador localizar documentos críticos. G2 adicionou uma nova categoria de Gestão de Documentos de Engenharia para ajudar compradores de software a comparar e escolher as melhores ferramentas para gerenciar as informações de engenharia de suas organizações, enquanto agilizam a colaboração com todas as partes interessadas e fornecem um repositório central e consistente para todos os documentos relacionados a projetos e ativos.

Criando a categoria da G2 para gerenciar informações de engenharia

Antes da mudança para soluções de gestão de documentos de engenharia, havia outras ferramentas disponíveis para ajudar a organizar dados gerais de negócios e produtos. No G2, esses produtos estavam listados nas categorias de Sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) e Gestão de Dados de Produto (PDM). A solução ECM ajuda a gerenciar documentos em formato digital para toda a organização. A ferramenta permite que as empresas organizem, gerenciem e entreguem conteúdo não estruturado, como documentos, e-mails, imagens e mais.
O software PDM é usado principalmente por empresas de manufatura para gerenciar dados de produtos, como modelos de design auxiliado por computador (CAD) e instruções de manufatura, do design à produção.
Embora essas ferramentas ajudem a gerenciar dados, elas não atendem particularmente à gestão de documentos de engenharia, que são grandes em tamanho e altamente complexos devido às frequentes atualizações feitas nas informações relacionadas a ativos. A nova categoria de gestão de documentos de engenharia fornecerá visibilidade para produtos que ajudam na gestão de dados de engenharia e documentação técnica relacionada a instalações de plantas, equipamentos e mais em organizações intrínsecas a ativos.

Ascensão das soluções SaaS de gestão de documentos de engenharia

A pandemia de COVID-19 levou as organizações a desenvolver maneiras de continuar as operações em um ambiente remoto. As empresas estão, portanto, optando por soluções de gestão de documentos de engenharia baseadas em SaaS ou na nuvem para garantir a continuidade dos negócios e a conclusão oportuna de projetos de capital.

• As partes interessadas podem acessar arquivos de qualquer local e usando seus dispositivos móveis. Ao contrário de um sistema local, uma ferramenta baseada na nuvem não exige que as organizações mantenham seus próprios servidores. Os fluxos de trabalho de engenharia podem ser facilmente gerenciados e escalados em termos de servidores, armazenamento e o número e velocidade dos processadores usados. 
• As empresas também podem economizar as despesas incorridas para manter servidores internos, novos dispositivos, espaço em disco e mais.
• Uma solução em nuvem garante altos níveis de segurança, garantindo conformidade com as diretrizes predefinidas pela organização e os marcos regulatórios que se aplicam à sua proteção.

Gestão de documentos de engenharia vs. gestão de conteúdo empresarial: Qual é mais ideal?

O software de gestão de conteúdo empresarial (ECM) desempenha um papel fundamental na gestão do conteúdo não estruturado da empresa como um todo. Ele tem um escopo muito mais amplo e ajuda a capturar, armazenar, analisar e automatizar o conteúdo de negócios.  Gerenciar dados de engenharia é altamente complexo em comparação com informações gerais de negócios. Cada disciplina gera seus próprios designs técnicos, que precisam ser avaliados por partes interessadas de outras disciplinas para minimizar gargalos na execução do projeto. Um software de gestão de conteúdo regular não oferece atributos focados na gestão de interdependências no fluxo de trabalho entre diferentes disciplinas de engenharia. A maioria dessas soluções não possui suporte embutido para gerenciar integrações com ferramentas de CAD e gestão de informações de construção (BIM).  O software de gestão de documentos de engenharia é customizado para focar especificamente na gestão de dados de engenharia que incluem arquivos CAD contendo especificações técnicas e designs, modelos BIM e layouts de circuitos. Esse tipo de dado é geralmente mais estruturado, altamente inter-relacionado e precisa de gestão adequada para um fluxo de trabalho suave. Ele permite que as organizações garantam conformidade, reduzam custos de projetos de engenharia, maximizem a segurança e prolonguem a vida útil dos ativos.

As ferramentas ECM são mais adequadas para compartilhar, armazenar e gerenciar documentos genéricos, geralmente não técnicos, como documentos legais, materiais de marketing e demonstrações financeiras. Apesar de ter sido recentemente introduzida, a categoria de Gestão de Documentos de Engenharia já conseguiu obter o número necessário de avaliações de compradores para gerar automaticamente um G2 Grid^Ⓡ. Os compradores podem consultar este G2 Grid® para identificar os principais fornecedores neste espaço.

Em resumo

Embora haja uma série de ferramentas de gestão de documentos disponíveis no mercado hoje, é imperativo que as organizações percebam que as equipes de engenharia precisam de mais do que apenas uma solução regular de gestão de conteúdo. Uma solução eficiente pode economizar recursos, promover eficiência e aumentar a segurança, fornecendo uma fonte única de verdade centralizada e atualizada.

Editado por Sinchana Mistry