Por décadas, software de gerenciamento de projetos tem sido direto — os compradores sabiam muito bem o que esperar desse tipo de software, já que a maioria dos produtos oferecia potencialmente os mesmos ou quase semelhantes recursos.

As principais funcionalidades focavam invariavelmente no planejamento de projetos, gerenciamento de tarefas, acompanhamento de marcos do projeto, alocação de recursos, gráficos de Gantt, caminho crítico e relatórios.

O gerenciamento de projetos tradicional foi (e ainda é) baseado em princípios definidos por organizações como o Project Management Institute (PMI). De acordo com o PMI, cada projeto tem cinco estágios: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, e, portanto, o software de gerenciamento de projetos deve fornecer recursos para todos eles.

Novas tecnologias como computação em nuvem permitiram que mais fornecedores entrassem no mercado de software de gerenciamento de projetos, tornando o desenvolvimento de software mais acessível. Embora esses fornecedores oferecessem mais opções para os compradores escolherem, seus produtos eram principalmente básicos, pois não tinham grandes orçamentos para desenvolvimento de produtos. Alguns deles focaram em necessidades específicas de gerenciamento de projetos, como gerenciamento de recursos ou gerenciamento de fluxo de trabalho, enquanto outros preferiram focar no gerenciamento de tarefas.

Como o software de gerenciamento de projetos está evoluindo?

Hoje, o software de gerenciamento de projetos vem em muitas variações diferentes, muitas delas nem sempre cobrindo o ciclo de vida completo do projeto e seus cinco estágios mencionados acima. Por exemplo, versões "leves" desse software focam mais no gerenciamento de tarefas, o que é útil para trabalhos repetitivos e para monitorar operações não relacionadas.

Além disso, alguns fornecedores oferecem um produto "em branco" que permite aos usuários criar tudo (planos, fluxos de trabalho, tarefas, etc.) do zero, dando-lhes assim muita liberdade e flexibilidade. Ao mesmo tempo, a flexibilidade sem controle pode ser um problema e recursos básicos muitas vezes não são suficientes para gerentes de projeto.

Não acredite apenas na minha palavra — aqui está o que os revisores do G2 têm a dizer:

“Desvantagens incluem a facilidade de tornar o projeto excessivamente complexo.”

“você pode fazer praticamente qualquer coisa — mas isso é quase um problema. Não está realmente configurado — fora da caixa — para qualquer função.”

Por outro lado, há um meio-termo entre a abordagem tradicional de gerenciamento de projetos e o gerenciamento de projetos básico. A má notícia? Existem inúmeras opções disponíveis, dificultando a comparação para os compradores de forma justa.

Em resposta aos últimos desenvolvimentos no mercado de software de gerenciamento de projetos, o G2 recentemente adicionou duas novas categorias: Gerenciamento de Trabalho e Colaboração em Projetos.

Conforme descrito abaixo, esses tipos de software fornecem uma mistura de recursos geralmente incluídos em soluções separadas, como colaboração em equipe e faturamento. O principal benefício de combinar esses recursos é que as empresas podem ter uma única fonte de verdade, o que aumenta a visibilidade em todos os departamentos. A principal desvantagem desses tipos de software é o nível de suporte para funcionalidades não tradicionais, que varia significativamente de um produto para outro. Por exemplo, a colaboração em projetos geralmente inclui recursos para bate-papo e discussões, mas nem sempre suporta gerenciamento de documentos e conteúdo.

Vamos dar uma olhada no escopo de cada nova categoria para ver por que elas são importantes e como são diferentes do software de gerenciamento de projetos que conhecemos.

Gerenciamento de trabalho para toda a empresa e equipes remotas

Um número crescente de fornecedores está oferecendo software para gerenciamento de trabalho, que visa envolver todos os funcionários, bem como usuários externos, no gerenciamento de produtos. O gerenciamento de projetos tradicional era usado principalmente por gerentes de projeto — outros funcionários dependiam de planilhas, e-mail ou software de intranet para funcionários para contribuir com projetos ou monitorar seu progresso. Além disso, 68% das empresas trabalham com freelancers e contratados para gerenciamento de projetos. Usuários externos precisam de acesso ao mesmo software usado internamente pela organização, mas geralmente têm acesso limitado aos dados e tarefas com os quais estão ajudando.

Outra maneira de ver o gerenciamento de trabalho é como um conjunto integrado de ferramentas para múltiplos propósitos, entregue na mesma plataforma. Alguns fornecedores usam o termo Sistema Operacional de Trabalho (OS) que visa eliminar espaços em branco entre aplicativos de negócios.

O termo Work OS nos lembra do projeto Workplace OS da IBM, descrito como "um dos investimentos em software de sistemas operacionais mais significativos de todos os tempos" e "um dos maiores fracassos de sistemas operacionais dos tempos modernos" no "Microkernel e OS do Workplace: Um Estudo de Caso". Ao contrário do Workplace OS, que deveria ser o sistema operacional definitivo, o gerenciamento de trabalho tem um escopo mais realista e mais chances de sucesso.

Adicionamos uma nova categoria de Software de Gerenciamento de Trabalho para destacar as diferenças entre este e o gerenciamento de projetos tradicional. Como esse tipo de software está se tornando popular a cada dia, a categoria já tem uma grade para os compradores analisarem, embora tenha sido adicionada apenas há alguns meses, em abril de 2020.

Colaboração em projetos para ambientes de trabalho dinâmicos

Em muitos casos, o software de gerenciamento de projetos é usado para definir e rastrear tarefas e fluxos de trabalho que raramente mudam. Embora essa abordagem seja útil para tarefas repetitivas que os funcionários realizam o tempo todo, ela não ajuda profissionais criativos em ambientes dinâmicos, como a indústria de software e TI.

A colaboração em projetos está se tornando cada vez mais importante para o gerenciamento de projetos, à medida que usuários internos e externos estão se envolvendo mais no gerenciamento de produtos e serviços. Como resultado, os fornecedores de gerenciamento de projetos começaram a adicionar recursos para bate-papo e comunicações, compartilhamento de documentos e conteúdo, calendários e eventos, bem como espaços de trabalho compartilhados e visualizações de projetos. Esses recursos geralmente não estão incluídos no software de gerenciamento de projetos tradicional, por isso é importante diferenciar entre eles e aqueles que focam na colaboração.

O que vem a seguir no gerenciamento de projetos?

O principal desafio com muitos produtos de gerenciamento de projetos é que eles fornecem uma mistura de recursos que os tornam difíceis de categorizar. Como mencionado acima, o gerenciamento de projetos tradicional inclui recursos padrão, mas novos produtos focam em subconjuntos de funcionalidades ou em recursos adicionais, como colaboração. Um número crescente de fornecedores de gerenciamento de projetos também está se especializando em produtos específicos para a indústria, como gerenciamento de agências ou gerenciamento de projetos de construção.

Esperamos que essa tendência continue e que identifiquemos mais produtos que não se encaixam bem nas categorias que temos em nosso site. Por essa razão, criamos Ferramentas de Gerenciamento de Projetos, uma categoria abrangente para qualquer software que não se qualifique para inclusão nas categorias de Software de Gerenciamento de Projetos, Portfólios e Programas.

No G2, continuaremos a nos adaptar às mudanças do mercado, que serão refletidas na taxonomia das categorias. Também estamos constantemente trabalhando em mais conteúdo e pesquisa para familiarizar os compradores com o mercado e sua evolução.