Como projetar um programa de evento que os convidados irão gostar

Há muito o que pensar ao planejar um evento, seja para 10 pessoas ou 1.000 pessoas. Desde o local e o catering até os palestrantes e o cronograma do evento, sua conferência, feira, workshop ou gala deve ser bem organizada.

Uma área importante que você nunca deve negligenciar é o programa do evento. Mesmo no mundo digital de hoje, ter um livreto físico com todas as informações importantes que seus convidados possam precisar saber é essencial. Você também pode combiná-lo com um aplicativo para seus participantes focados em tecnologia!

O objetivo de um programa de evento é dar aos participantes uma melhor compreensão do que esperar do evento para que possam gerenciar seu tempo de acordo. Eles são uma parte essencial do planejamento de eventos e podem ser criados em software de planejamento de eventos com antecedência. Isso facilita para a equipe do evento revisar e atualizar conforme necessário durante o processo de planejamento e distribuir os programas do evento aos participantes antes do início do evento.

Tipos de programas de eventos

A maioria dos programas de eventos tradicionalmente tem sido em formato físico, como um livreto ou folheto. Dependendo do tipo de evento, esses livretos podem ser usados para revisar informações de palestrantes ou patrocinadores posteriormente ou como uma lembrança para os participantes. Este formato ainda é uma escolha popular para muitos eventos, mas opções adicionais incluem:

• Um aplicativo de evento: Hoje em dia, os anfitriões de eventos usam um programa de evento físico e digital para manter todos os detalhes acessíveis a qualquer momento. Aplicativos são uma ótima maneira de evitar confusão se os convidados perderem seu livreto de papel ou simplesmente preferirem ter informações em seu telefone. Muitos aplicativos de eventos agora oferecem aos convidados a capacidade de selecionar individualmente quais sessões de palestrantes participar em uma grande conferência, permitindo que eles construam um cronograma personalizado que sincroniza com seu calendário. 
• Uma página da web acessível via código QR: Um código QR adicionado ao ID do evento pode ser uma ótima alternativa a um aplicativo independente. Todas as informações listadas em um programa físico podem ser replicadas digitalmente nesta página de destino do evento e, em seguida, acessadas por dispositivos inteligentes através do código QR.
• Placas ou sinalização no local: Ter detalhes do programa do evento anotados em placas ao redor do local pode ser útil para os convidados que procuram informações rapidamente. Se você está tentando direcionar as pessoas para a sala correta ou dar a elas uma visão antecipada dos eventos que ocorrerão naquele dia, essas são úteis em um espaço grande com vários locais.

Por que os programas de eventos são importantes

Um programa de evento pode parecer desnecessário quando você está no processo de planejamento, mas é uma parte vital do evento. Esses programas ajudam a estruturar e organizar seu evento, ajudando os convidados a navegar e evitar qualquer confusão sobre onde devem estar.

Eles ajudam as pessoas a gerenciar seu tempo

Ter todos os seus convidados no lugar certo na hora certa é essencial, especialmente se você tiver várias opções de palestrantes e workshops ou retomando após uma longa pausa como o almoço. Seu programa de evento é o recurso de referência para os participantes saberem o que está acontecendo e o que podem esperar do dia.

Eles criam entusiasmo

As pessoas adoram saber o que está por vir e começar a ansiar por isso, então projete seu programa de evento para construir essa antecipação desde o início. Suponha que você esteja divulgando qualquer informação do programa com antecedência. Nesse caso, isso também pode aumentar sua participação geral se as pessoas virem que o evento está bem organizado e tem sessões ou atividades das quais estão ansiosas para participar.

Eles contêm informações importantes

Detalhes como horários, locais ou informações de contato para os anfitriões do evento devem ser todos componentes-chave do seu programa de evento. Incluir uma seção de FAQ também pode ser útil. Se você estiver usando um formato digital, permitir que os convidados e participantes enviem suas perguntas antecipadamente e durante o evento pode criar um programa de evento mais eficaz.

Eles constroem relacionamentos com patrocinadores

O programa do evento é o lugar para destacar quem está apoiando o evento e mostrar seu apreço. Esta é uma forma importante de marketing para muitas empresas, especialmente em grandes conferências, já que todos os participantes estarão procurando informações sobre sua empresa. Portanto, certifique-se de manter seus patrocinadores felizes com um programa de evento bem projetado que eles sintam que vale o investimento que fizeram.

Eles melhoram a imagem da sua marca

Como anfitrião do evento, tudo o que você faz reflete em sua marca. Um programa de evento cuidadoso e informativo faz com que sua empresa pareça profissional e organizada e pode ajudá-lo a se destacar acima dos concorrentes que podem hospedar eventos semelhantes. Você sempre quer que seus participantes saiam com uma visão positiva da sua empresa, e o programa do evento é uma pequena mas vital parte de estabelecer essa imagem de marca para seus convidados.

Melhores práticas para projetar um programa de evento

Seja você trabalhando com um designer gráfico externo ou montando seu programa de evento internamente, há várias dicas de design importantes que você vai querer ter em mente ao construir seu programa de evento. 

Embora possa parecer simples, focar nos pequenos detalhes pode levar seu programa de bom a excelente e deixar seus convidados com uma excelente impressão duradoura. Esses detalhes incluem:

• Visuais interessantes: Gráficos, ilustrações ou até mesmo fotos podem tornar seu programa de evento mais do que simplesmente informativo. Eles podem ser um bom ponto de conversa entre convidados ou participantes e outra maneira de reforçar visualmente sua identidade de marca.
• Tipografia: Não há nada pior do que exagerar no número de fontes diferentes em seu programa de evento e torná-lo difícil de ler para os participantes. Afinal, o objetivo de um programa de evento é ajudá-los! Mantenha 2 ou 3 fontes da mesma família ou de famílias de fontes semelhantes para variar seu texto, mas ainda mantê-lo simplificado e visualmente agradável.
• Listas e texto em blocos: Seu programa de evento provavelmente conterá muitas informações, então divida grandes seções de texto em blocos ou use um formato de lista com marcadores. Isso torna os detalhes mais fáceis de ler e compreender. Não tenha medo do espaço em branco, pois ele pode ser um bom lugar para os participantes anotarem notas ou lembretes enquanto estão no seu evento.
• Dobras e tamanhos experimentais: Você não precisa se limitar a um livreto padrão de meia dobra se isso não funcionar bem para o tipo de evento. Experimente formatos diferentes, como um folheto tríptico ou papel em estilo sanfona, para tornar seu programa de evento verdadeiramente único e distinto.

Criando um pequeno livro para o seu grande evento

Os programas de eventos valem o investimento de tempo e dinheiro como um elemento adicional ao seu evento. Não só são necessários para dar aos seus convidados todas as informações de que precisam, mas são uma peça adicional do quebra-cabeça maior que faz seu evento ser um sucesso.

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