15 Habilidades Essenciais de Planejamento de Eventos que Você Precisa para Ter Sucesso

Faz-tudo? Absolutamente. Mestre em nada? Não exatamente...

Os organizadores de eventos são notórios por serem gênios da multitarefa. Não importa a tarefa que lhes é atribuída, eles sempre parecem realizá-la sem perder o ritmo.

Basta pensar em cada pequeno detalhe que envolve o planejamento de eventos. Desde lidar com os pedidos mais ridículos dos clientes até gerenciar todos os fornecedores terceirizados e muito mais.

Os organizadores de eventos sempre encontram um método para a loucura.

Grandes organizadores de eventos devem constantemente refinar e melhorar seu conjunto de habilidades. É a melhor maneira de dominar seu ofício e se destacar da concorrência.

15 habilidades de planejamento de eventos que você precisa ter

Esta lista abrangente de habilidades engloba o que todo grande organizador de eventos deve possuir se desejar obter algum sucesso na indústria.

Embora algumas dessas habilidades sejam óbvias, há outras que podem surpreendê-lo completamente. Este artigo irá guiá-lo pelas habilidades mais necessárias para qualquer tipo de trabalho na indústria de eventos.

1. Organização

Esta é a habilidade mais importante que qualquer organizador de eventos deve possuir. Cada evento tem milhares de partes móveis, e se você levar em conta que pode estar encarregado de vários eventos ao mesmo tempo, é imperativo que suas habilidades organizacionais sejam de primeira linha. Garantir que qualquer pedido, faturamento, reuniões e todos os outros detalhes sejam iniciados e executados no momento adequado exigirá um planejamento extremamente organizado e detalhado.

É normal se sentir sobrecarregado pelo número de coisas que precisam ser verificadas antes do evento. Dê uma olhada no guia definitivo de planejamento de eventos da G2. Nossa lista de verificação abrangente garantirá que nenhum passo seja perdido!

2. Criatividade

Esta é óbvia. A criatividade é crucial. A capacidade de impressionar e envolver os convidados e clientes de um evento de maneira criativa é o objetivo principal do trabalho. Qualquer um pode reservar um local, contratar fornecedores e confirmar entretenimento, mas os organizadores de eventos levam esses elementos a um novo nível que impressiona os participantes. A capacidade de transformar espaços e ideias em algo maior não é uma habilidade que se aprende facilmente, mas é necessária. Essa habilidade é a razão pela qual o planejamento de eventos é uma carreira em primeiro lugar!

3. Comunicação

Estar confortável em acompanhar não apenas seus clientes, mas todos os fornecedores terceirizados e equipes com quem você trabalha é necessário para garantir que você esteja ciente de cada projeto e plano. Além de estar confortável em se comunicar com muitas pessoas diferentes ao longo do dia, você também deve ser forte em transmitir mensagens e ordens de maneira que agrade a todos. Ter o papel de organizador de eventos significa que você é o líder do evento e está encarregado de como ele é executado. Uma comunicação forte com um modo amigável garante que você não perca de vista nada, incluindo as ações de sua equipe.

4. Adaptabilidade

Ter a capacidade de ser adaptável em qualquer situação, especialmente quando essa situação é de alto estresse e alto risco, faz parte do trabalho. Como organizador de eventos, você deve pensar rapidamente e se adaptar quando surgirem problemas. As coisas vão desviar da sua lista de verificação meticulosamente pensada; é um fato de qualquer evento. Como você responde quando isso acontece fará ou quebrará seu evento e, em última análise, sua reputação na indústria. Adapte-se a qualquer novo progresso, problema ou mudança rapidamente e sempre tenha um "plano B" pronto.

5. Dedicação ao atendimento ao cliente

Planejar um evento é tudo sobre as pessoas para quem o evento é. A menos, é claro, que seja seu evento! O trabalho mais importante de um organizador de eventos é sempre manter o cliente em mente. Lembre-se, é o evento, a visão e o orçamento do cliente, então, não importa o quanto você possa discordar de uma determinada decisão, você deve segui-la. Seu principal trabalho é fornecer recomendações, suporte e a capacidade de executar os desejos deles. Dedique-se à felicidade e experiência do seu cliente durante todo o processo e certifique-se de que, no final do dia, eles estejam encantados com a forma como seu evento foi realizado.

6. Atenção aos detalhes

Implementar detalhes intrincados é o que faz um evento passar de mediano a extraordinário, e cabe ao organizador de eventos pensar nisso em todos os aspectos do design e execução. Lembre-se do que dissemos sobre ser o evento do cliente? E que você deve sempre seguir a visão do cliente? Embora isso ainda seja verdade, os detalhes são o que a pessoa comum não está necessariamente pensando e por que um organizador de eventos foi contratado em primeiro lugar! A criatividade, paixão e pensamento fora da caixa que grandes organizadores de eventos têm transformam eventos, e tudo se resume à atenção aos detalhes.

7. Orçamento

Uma informação importante para nunca esquecer é que você está planejando um evento com o dinheiro de outra pessoa. Habilidades de orçamento e gerenciamento de dinheiro são imperativas na indústria de eventos. É muito fácil ser cobrado em cada esquina, e taxas e compras desnecessárias se acumularão rapidamente se você não estiver no seu melhor. Seja frugal, seja esperto. Este não é o seu dinheiro.

8. Habilidades de negociação

Quer você goste ou não, negociar contratos será uma parte importante do seu trabalho como organizador de eventos. Locais, entretenimento, comida, seus serviços e mais! Você nomeia, provavelmente terá que ser negociado. Ter as habilidades para fazê-lo de forma eficaz é o que fará a diferença entre um organizador de eventos mediano e um espetacular, e se você conseguir negociar contratos consistentemente a favor de seus clientes, então você está bem encaminhado para referências e recontratações.

9. Multitarefa

Como afirmado no início deste artigo, os organizadores de eventos são gênios da multitarefa. Gerenciar vários projetos, prazos e tarefas ao mesmo tempo faz parte do trabalho e é essencial para o sucesso do evento. Pense em todas as partes móveis que ocorrem em apenas um evento. É trabalho do organizador de eventos orquestrar cada detalhe para garantir que tudo se una no dia do evento. Ficar atento, antecipar o que precisa acontecer a seguir e acompanhar e seguir com sua equipe é o nome do jogo caótico de eventos.

10. Liderança

Até agora, você deve estar ciente da quantidade de responsabilidade que um organizador de eventos tem. Com imensa responsabilidade vem a necessidade de liderança e delegação. Dirigir várias equipes compostas por diferentes trabalhos e personalidades não é uma tarefa fácil, e não é para alguém que não pode liderar com confiança. A liderança é um traço que vem naturalmente para muitas pessoas, mas para aqueles que não se sentem confortáveis em fazê-lo, definitivamente terão que trabalhar duro na habilidade para melhorar.

Pense em um organizador de eventos como um maestro em uma orquestra. O maestro está liderando a orquestra como um todo, enquanto ainda dirige e ajuda cada seção individual. Os membros da orquestra olham para o maestro frequentemente em busca de sinais e comandos, e falhariam lentamente, dependendo da habilidade da orquestra, sem ele. O planejamento de eventos é o mesmo, mas o maestro, neste caso, é o organizador de eventos.

As importantes habilidades de planejamento de eventos que não te contam

O verdadeiro aprendizado é feito melhor através da experiência. Mergulhar de cabeça, não ter medo de falhar e adquirir o máximo de habilidades que puder ao longo do caminho é a melhor maneira de se tornar excelente em qualquer coisa.

Leva tempo. A grandeza não é construída da noite para o dia.

É verdade, e não importa qual seja a situação, absorver sabedoria daqueles que são muito mais experientes e sábios do que você prova ser uma maneira incomparável de aprender.

Embora as habilidades que abordamos anteriormente sejam uma base fantástica que todo organizador de eventos deve possuir, você definitivamente vai querer ouvir os conselhos detalhados daqueles que já estiveram em seus sapatos.

Para colocá-lo no caminho rápido para o sucesso, perguntei a organizadores de eventos experientes que sabem uma coisa ou duas sobre o que realmente é necessário para ter sucesso na indústria.

Aqui está o que eles tinham a dizer:

11. Desapego emocional

"Esta é a habilidade mais necessária quando as coisas não estão indo conforme o planejado. Como você lida com a situação define o ritmo e o tom para a resolução do problema. Manter suas emoções sob controle é essencial para gerenciar um evento. Mostrar raiva, frustração e culpa não resolve o problema, nem motiva as equipes que estão trabalhando duro para você.”

Marla Harr, Fundadora & CEO
Business Etiquette International

12. Entender que é o que o cliente quer, não o que você quer

“Na primeira reunião com o cliente, os organizadores de eventos devem fazer o máximo de perguntas possível para desenhar uma imagem de 'evento perfeito' em suas cabeças, para que tenham uma compreensão clara de como o cliente imagina o evento.

Em outras palavras, os organizadores de eventos precisam se concentrar nas necessidades dos clientes e entender o que eles realmente querem. É ainda mais do que ler os pensamentos de alguém. Como resultado, o evento é planejado e executado com sucesso de acordo com a visão e as expectativas do cliente, mesmo que não corresponda à visão e ideias do organizador profissional.”

Anna Bessonowa, Diretora de Operações
Magic Day Luxury Experiences

13. Lidar com pessoas difíceis com facilidade

“Ter a capacidade de lidar e gerenciar uma ampla gama de personalidades, incluindo os tipos mais difíceis, como aqueles que estão em pânico, muito tensos ou simplesmente dramáticos, sem ofendê-los ou deixar que eles consumam todo o seu tempo e energia. Quando todos os outros estão em pânico, esta é uma habilidade que todos os organizadores de eventos bem-sucedidos possuem naturalmente ou desenvolvem muito rapidamente.”

Polly Kay, Gerente Sênior de Marketing Digital
English Blinds

14. Nunca pare de aprender

“A indústria de eventos está em constante evolução, e é uma necessidade aprender em movimento. Confie em mim, gerenciar eventos se torna muito mais fácil se você tiver disposição para aprender e puder fazê-lo rapidamente. Ouvir, absorver e aplicar conhecimento no momento faz de você um membro da equipe altamente valioso que está sempre atento aos pequenos detalhes.”

Christine McDowell, Gerente de Marketing de Eventos
Seismic

15. Otimismo

“Não existe evento perfeito. Se algo der errado, é seu trabalho como organizador de eventos manter a calma e pensar nas melhores soluções possíveis. A última coisa que a equipe precisa durante um momento de angústia é um líder negativo que só consegue ver os grandes problemas e não consegue encontrar maneiras de chegar às soluções. Você deve liderar pelo exemplo e sempre olhar para os aspectos positivos. A atitude certa manterá sua equipe no caminho certo e na mentalidade correta.”

Elandas Miller, Fundador & CEO
Kicking It Sports  

Continue refinando suas habilidades

Se há uma coisa clara, é que a indústria de eventos está evoluindo em um ritmo muito rápido. Organizadores de eventos bem-sucedidos conseguem acompanhar porque nunca param de aprender e construir suas habilidades. Ter uma base sólida composta pelas competências principais listadas neste artigo o preparará para o sucesso. Apenas lembre-se de sempre fazer perguntas e aprender com aqueles mais experientes do que você, pois isso será o diferencial que o destacará na indústria.

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