O Checklist Definitivo para Planejamento de Eventos (+Guia de Planejamento Definitivo Grátis)

Marketing de eventos é tudo sobre os detalhes.

Para ter sucesso, você deve ter uma mente para gestão de projetos e a capacidade de manter um olho nas pequenas coisas.

Seja você novo no marketing de eventos ou um profissional experiente, nunca subestime o poder de uma lista de verificação de planejamento de eventos.

Como uma visão geral, os 15 principais detalhes cobertos nesta lista de verificação de gestão de eventos incluem:

Essa é uma visão geral muito básica. Vamos passar pelos detalhes desses itens, incluindo um cronograma de planejamento de eventos, em um momento.

Com tantas tarefas passando pela sua mente, uma lista de verificação oferece uma maneira tangível de garantir que nada seja esquecido. Isso é especialmente útil nos dias finais antes do seu evento ou quando surgem problemas inesperados.

Recomendo fortemente imprimir a lista de verificação da "caixa de ferramentas do dia do evento" e marcar fisicamente cada item. É muito fácil passar por um item e perdê-lo na tela do seu computador. Um pequeno "tick" é uma maneira infalível de garantir que você tenha tudo o que precisa no dia do evento.

Os detalhes básicos desta lista de verificação devem ser feitos o mais rápido possível, idealmente de quatro a seis meses de antecedência. No entanto, se você está começando a planejar um evento que está a apenas um ou dois meses de distância, ainda é possível executar um evento bem-sucedido! Eu mesmo já fiz isso várias vezes; você pode apenas precisar de um pouco mais de cafeína. ;)

Use esta lista de verificação como seu guia de planejamento de eventos e tenha fé de que sua estratégia de marketing de eventos será um sucesso!

Os primeiros passos

Estas são as primeiras ações que você precisa tomar quando estiver pronto para planejar um evento. Comece decidindo o objetivo do seu evento. Qual é a meta e qual orçamento você tem para executar essa meta?

Então, antes de poder criar o site do seu evento ou promovê-lo, você precisará ter alguns detalhes básicos, como a data, hora e local.

Os primeiros passos para planejar um evento são:

• Decida as metas do seu evento.
• Determine o orçamento.
• Faça um brainstorm sobre o tema do evento.
• Pesquise palestrantes e entretenimento; entre em contato com aqueles que se encaixam em seus objetivos. Este guia da BigSpeak é um ótimo recurso sobre como contratar um palestrante famoso.

• Encontre locais para eventos, pesquise preços e visite locais potenciais.

1. Verifique se há requisitos contratuais – eles têm um mínimo de alimentos e bebidas?
2. Garanta que o local tenha as licenças necessárias para álcool, se necessário.
3. Esteja ciente das acomodações para pessoas com deficiência.
4. Verifique opções de estacionamento e transporte público.

• Defina seus níveis e pacotes de patrocinadores.
• Compile uma lista de patrocinadores potenciais; solidifique e envie sua proposta de patrocínio.
• Trave a data do seu evento. (Certifique-se de que não há eventos semelhantes no mesmo dia!)
• Decida se contratará uma empresa de gestão de eventos para ajudá-lo.

Três a seis meses antes do evento

Agora que você tem as peças básicas do quebra-cabeça no lugar, é hora de continuar se comunicando com parceiros de eventos, palestrantes e patrocinadores. Os outros passos principais incluem construir o site do seu evento (para que os convidados possam se registrar) e começar a promover seu evento.

O cronograma para iniciar esse processo será afetado pelo tamanho do seu evento. Uma grande conferência que dura vários dias terá um custo mais alto para os participantes. Isso significa que você deve começar a promover seu evento com meses de antecedência. Se o seu evento for uma sessão de um único palestrante, você não precisará de tanto tempo de antecedência na promoção do evento.

Os passos a serem executados de três a seis meses antes do seu evento incluem:

• Estabeleça quem em sua equipe será responsável por quê.
• Esboce seu cronograma de marketing e publicidade.
• Confirme palestrantes e entretenimento e continue buscando, se necessário.
• Obtenha fotos e biografias dos palestrantes para o seu site.
• Trave patrocinadores e continue entrando em contato com mais, se necessário.
• Envie contratos para patrocinadores e mantenha um arquivo detalhado de contratos assinados e os benefícios que você está fornecendo a eles.
• Reúna-se com quaisquer parceiros ou co-anfitriões do evento.
• Para um grande evento, decida se usará um aplicativo de evento. Se sim, comece a compilar conteúdo para o seu aplicativo, incluindo:

1. Logos de patrocinadores
2. Fotos e biografias dos palestrantes
3. Perguntas de pesquisa
4. Enquetes ao vivo durante as sessões
5. Localização do evento e hospedagem
6. Preços e registro
7. Perguntas frequentes
8. Mapas do salão de exposições

• Finalize a marca e o design do evento – tema, logos, cores, etc.
• Agende o evento em todos os calendários internos dos funcionários.
• Confirme a taxa de ingresso que você cobrará.
• Adquira quaisquer permissões ou licenças necessárias.
• Estabeleça a agenda. Inclua tempo para:

1. Registro
2. Apresentação(ões) ou entretenimento
3. Perguntas e Respostas
4. Pausas
5. Networking e refrescos

• Planeje o layout do local, incluindo espaço para:

1. Apresentações
2. Catering
3. Salas para palestrantes
4. Estandes de patrocinadores
5. Registro

• Decida se fará alguma publicidade paga, como retargeting ou anúncios de display.
• Faça um brainstorm e planeje as decorações do evento.
• Pesquise quaisquer fornecedores de eventos necessários. Isso inclui impressoras, fornecedores de catering, fotógrafos, áudio/visual ou videomakers.

1. Peça recomendações a contatos. Leia avaliações de clientes de fornecedores para garantir a qualidade do atendimento ao cliente deles.
2. Verifique preços: Eles se encaixam no seu orçamento? Fornecedores mais caros oferecem mais valor?
3. Faça sua lista curta e verifique a disponibilidade dos fornecedores.

• Construa quaisquer documentos compartilhados para sua equipe, como:

1. Cumprimento de patrocinadores do evento: Aqui você acompanhará quais benefícios cada patrocinador receberá durante a promoção do evento e no dia do evento. Certifique-se de incluir informações de contato.
2. Informações dos palestrantes: Esta é a fonte para todos os detalhes dos palestrantes, incluindo informações de contato, tópicos de apresentação, permissão para compartilhar seus slides e discursos, requisitos especiais e quaisquer outros detalhes.

• Negocie um acordo em bloco de hotel para convidados de fora da cidade.
• Crie o site do seu evento e o processo de registro de ingressos.
• Anuncie e promova seu evento.

Criando seu site de evento e registro

Assim que você tiver seu local e pelo menos alguns dos seus palestrantes ou entretenimento confirmados, é hora de aprender como fazer um site para o seu evento.

É aqui que os convidados podem encontrar informações adicionais e se registrar. A menos que você esteja trabalhando com uma agência de gestão de eventos que esteja lidando com seus registros, isso envolverá duas etapas.

1. Primeiro, configure seu evento em uma plataforma de registro e venda de ingressos para eventos.
2. Em seguida, crie uma página de destino no site da sua própria empresa.

Configurando o processo de registro

• Escolha sua plataforma de venda de ingressos e registro de eventos.
• Crie uma conta nessa plataforma.
• Adicione seu logo, detalhes do evento, números de capacidade e preços.
• Verifique se há configurações automáticas dentro da plataforma. Por exemplo, um e-mail será enviado automaticamente aos inscritos no evento? Se sim, você precisa ajustar o texto?

Criando sua página de destino do evento

• Escreva a descrição do seu evento.
• Inclua a data, hora e local.
• Carregue as fotos e biografias dos seus palestrantes ou entretenimento.
• Certifique-se de ter um forte call-to-action (CTA) para registrar.
• Com seu CTA, inclua um link, botão ou formulário para registrar através do seu software de registro de eventos.

Anunciando e promovendo seu evento

Assim que seu site for publicado, é hora de anunciar e promover seu evento. Certifique-se de incluir um link para registrar sempre que compartilhar o evento e em todos os canais.

O marketing do seu evento inclui os seguintes passos. Para um evento de qualquer tamanho, você deve enviar um e-mail para seu banco de dados e compartilhá-lo nas redes sociais. Para um evento menor, como uma apresentação de um único palestrante, você não precisa de um comunicado de imprensa e provavelmente não investirá em publicidade paga.

Os passos básicos para anunciar e promover seu evento são:

• Escreva e distribua um comunicado de imprensa do evento. Aprenda como escrever um comunicado de imprensa para iniciantes.
• Envie um e-mail para seu banco de dados. Considere oferecer preços antecipados.
• Compartilhe o evento em todos os canais de mídia social relevantes:

1. Twitter
2. LinkedIn
3. Facebook
4. Instagram

• Peça aos palestrantes para compartilhar o evento com seus seguidores. Dê a eles códigos de desconto personalizados.
• Comece qualquer publicidade paga.

Um a três meses antes do evento

Neste momento, você está ganhando impulso. Quaisquer que sejam suas outras tarefas de marketing, a preparação do evento está ocupando cada vez mais tempo a cada dia.

Alguns dos passos mais importantes neste ponto incluem garantir que seus patrocinadores, palestrantes e fornecedores de eventos estejam 100% confirmados.

E, claro, este é o momento ideal para continuar a promoção do evento!

Um a três meses antes do evento, seus itens de ação são:

• Verifique regularmente os números de registro na sua plataforma de registro de eventos:

1. Você está se aproximando da capacidade?
2. Se não, você precisa investir mais tempo na promoção?
3. Quanto de receita está entrando?
4. Algum pedido especial foi enviado através da plataforma de registro?

• Reserve voos e hotéis para a equipe; registre todas as informações de viagem em um documento compartilhado.
• Confirme e registre voos e acomodações para seus palestrantes.
• Realize reuniões regulares com sua equipe de planejamento de eventos.
• Entre em contato com voluntários do evento.
• Execute detalhes do aplicativo do evento:

1. Finalize e adicione conteúdo ao aplicativo.
2. Teste seu aplicativo de evento em dispositivos Apple e Android.
3. Publique o aplicativo e promova-o para os participantes do evento.

• Envie lembretes mensais do evento para seu banco de dados; lembre-os de quaisquer promoções de preços que estão terminando.
• Continue anunciando quaisquer novos palestrantes ou artistas principais no seu evento.

1. Adicione novos apresentadores ao site do evento.
2. Crie comunicados de imprensa e envie e-mails para cabeças de cartaz que têm influência.

• Continue compartilhando seu evento em todos os canais de mídia social.
• Forneça aos funcionários da sua empresa e palestrantes conteúdo regular de mídia social para compartilhar.
• Encomende qualquer brinde do evento desejado.
• Obtenha aprovação dos patrocinadores em quaisquer itens de marca. Por exemplo, uma empresa pode ser a única patrocinadora da sacola de brindes ou do caderno oficial do evento. Certifique-se de que eles aprovem o uso do logotipo deles.
• Continue a nutrir e reservar patrocinadores potenciais que não assinaram.
• Adicione quaisquer novos patrocinadores ao site do evento e à sua planilha de cumprimento de patrocinadores.
• Encomende decorações para o evento.
• Confirme os detalhes de carga com o local. Forneça aos patrocinadores quaisquer detalhes de envio.
• Escreva o texto para qualquer material colateral do evento, como a sinalização e o programa do evento.
• Finalize e confirme fornecedores do evento, incluindo:

1. Catering
2. Fotógrafo
3. Áudio-visual
4. Videomaker
5. Impressora
6. Aluguel de equipamentos (quaisquer mesas, cadeiras, toalhas, palcos temporários, etc.)

• Trabalhe com a equipe de design em quaisquer materiais impressos:

1. Mapa do local e direções
2. Outras sinalizações e banners do evento
3. Agenda e programa
4. Mapa de assentos
5. Menu
6. Crachás

• Continue verificando os números de registro.

O mês que antecede o evento

Este é o momento crítico para se comunicar com seus parceiros de eventos. Quando você está trabalhando com tantas outras pessoas (como palestrantes, patrocinadores e fornecedores) para executar seu evento, é fácil para alguém esquecer um detalhe que você discutiu durante as etapas iniciais.

Continue a ter reuniões regulares com sua equipe e quaisquer parceiros de eventos. O tempo vai voar; não espere até o último minuto para lembrar os patrocinadores do que você precisa deles ou encomendar materiais.

As atividades a serem executadas no mês anterior ao seu evento são:

• Verifique o cumprimento contratual dos requisitos dos patrocinadores:

1. Você tem confirmação dos itens da sacola de brindes dos patrocinadores?
2. O logotipo de cada patrocinador está em todos os materiais impressos e digitais do evento?
3. Os detalhes do estande dos patrocinadores e pedidos especiais estão confirmados?

• Confirme se haverá tomadas e estações de carregamento suficientes.
• Envie e-mails para os participantes sobre requisitos alimentares.
• Discuta os tópicos dos palestrantes e finalize quaisquer detalhes.
• Finalize o menu de catering.
• Garanta que as refeições dos voluntários e funcionários estejam encomendadas.
• Crie e envie um briefing de produção para seu videomaker ou empresa de produção.
• Envie e-mails para patrocinadores com quaisquer novas instruções e informações da agenda.
• Confirme as capacidades de Wi-Fi do local do evento e certifique-se de que quaisquer senhas estarão visíveis para os participantes.
• Delegue tarefas do dia do evento para os funcionários.
• Convide membros do conselho e VIPs para apresentar palestrantes e conduzir perguntas e respostas.
• Finalize, revise e encomende materiais impressos.

Uma a duas semanas antes do evento

Até agora, qualquer coisa não relacionada ao evento terá caído para o fundo da sua lista de afazeres. Isso não é uma coisa ruim; é assim que funciona no marketing de eventos!

Colocar a mão na massa e trabalhar duro agora garantirá estresse mínimo nos dias finais antes do seu evento.

Neste período agitado, seus itens de afazeres são:

• Escreva roteiros para quaisquer introduções ou discursos.
• Crie slides de espera e apresentação.
• Envie quaisquer materiais necessários para o local do evento.
• Fonte e registre quaisquer nomes de participantes desconhecidos:

1. Se seus patrocinadores receberam ingressos para o evento, confirme e registre os funcionários que estarão presentes.
2. Se você teve registrantes em grupo ou "mesas de 10", obtenha detalhes de registro para esses indivíduos.

• Registre palestrantes – eles também precisam de crachás!
• Embale as sacolas de brindes.
• Atribua tarefas aos voluntários:

1. Escanear crachás de nome.
2. Receber convidados e conduzir o registro.
3. Segurar placas para alertar os palestrantes de "cinco minutos restantes" durante suas apresentações.
4. Direcionar os convidados para onde ir.
5. Monitorar salas.
6. Distribuir brindes.

• Envie e-mails de lembrete e quaisquer materiais de treinamento para voluntários e funcionários do evento.

A semana que antecede o evento

O momento crítico chegou oficialmente! Os dias são longos e as noites são curtas, mas espero que você tenha entusiasmo e adrenalina suficientes para continuar.

Esta semana estará cheia dos detalhes finais do evento. Normalmente, um evento envolve tantas partes móveis que você não pode executar tarefas como criar sua folha de execução ou crachás antes deste período. Caso contrário, os detalhes mudarão e você terá que fazer isso duas vezes!

Os itens a serem ativados esta semana são:

• Crie e envie sua folha de execução do evento (também conhecida como cronograma de produção) para:

1. Os funcionários da sua empresa
2. Palestrantes
3. Voluntários ou funcionários temporários

• Teste o tamanho e a compatibilidade dos seus slides de espera e apresentação:

1. Suas fontes são compatíveis com outros dispositivos? Seu PowerPoint pode parecer completamente diferente em um computador que não tenha sua fonte instalada. Se possível, salve seu PowerPoint como PDF para superar isso.
2. Seu documento PowerPoint tem as mesmas dimensões da tela de apresentação? Verifique se ambos são 4:3 ou 16:9.

• Entre em contato e envie lembretes para todos os fornecedores do evento. Envie a eles a folha de execução e confirme direções e horário de chegada.
• Envie números finais de participantes para seu fornecedor de catering e local.
• Certifique-se de ter todos os slides do PowerPoint dos palestrantes; teste-os para compatibilidade.
• Envie um e-mail de lembrete do evento para os convidados. Inclua direções e a agenda.
• Crie e imprima crachás de nome.
• Envie quaisquer requisitos alimentares para o local do evento.
• Finalize qualquer treinamento no local para funcionários e voluntários do estande de feira.
• Imprima cópias físicas dos seus documentos:

1. Mencionamentos "deve fazer"
2. Os handles de patrocinadores e palestrantes
3. Hashtags relevantes
4. Ordem de execução
5. Folha de contatos
6. Lista de participantes
7. Lista de verificação de mídia social:
8. Qualquer outra agenda interna e documentação.

• Coloque slides de espera e apresentação em um pen drive.
• Envie ao seu fotógrafo uma lista de fotos necessárias.
• Embrulhe presentes para palestrantes.
• Faça o check-in para voos, se necessário.
• Embale sua caixa de ferramentas do evento. (Continue lendo para uma lista de verificação de itens a incluir!)

No dia do evento

O dia finalmente chegou! Eu adoro a sensação de antecipação quando entro no local do evento. É cedo e estou com pouco sono, mas estou pronto e animado para o dia.

Entre no local do seu evento com um sorriso no rosto e confiança de que você está preparado. E, embora não esteja na lista, não se esqueça de um relógio e sapatos confortáveis!

Seu kit do dia do evento

Sempre recomendo levar impressões para o local do evento. Você nunca sabe quando pode ter problemas de internet ou uma bateria descarregada! Nenhuma tecnologia pode atrapalhar um pedaço de papel real. (Desde que sua impressora funcione, é claro!)

Ao ler esta lista de verificação, você rapidamente perceberá um lema que os planejadores de eventos compartilham com os escoteiros: Sempre esteja preparado!

Os itens para sua caixa de ferramentas do dia do evento são:

• Listas impressas de participantes
• Impressões da sua ordem de execução
• Rotulador ou impressora portátil de crachás de nome
• Pilhas para rotuladores ou carregadores para uma impressora portátil
• Fita extra para rotulador
• Seus crachás em ordem alfabética para todos os convidados e palestrantes
• Etiquetas/crachás de nome em branco para imprimir no evento
• Porta-crachás extras
• Canetas Sharpie
• Quaisquer banners ou outras sinalizações do evento
• Laptop
• Carregador de laptop
• Carregador de telefone
• Pen drive de backup com slides de espera
• Notas adesivas
• Fita adesiva e massa adesiva
• Tesoura ou estilete
• Papel e canetas
• Câmera
• Advil ou Tylenol
• Parede de mídia
• Sinais de "Reservado" (Use-os para que convidados VIP se sentem na frente. Ou, coloque-os nas cadeiras no fundo, para que os atrasados tenham um lugar para sentar.
• Filme plástico e recipientes para sobras de comida
• Lista de verificação de compartilhamento de mídia social impressa
• Balas ou chiclete
• Alfinetes de segurança
• Curativos ou kit de primeiros socorros
• Presentes para palestrantes

Com seu kit do dia do evento embalado e pronto para ir, você estará pronto para cada um dos seguintes:

Quando você chegar

• Chegue cedo para uma caminhada pelo local.
• Entre em contato com seu ponto de contato do local do evento.
• Responda a quaisquer perguntas ou problemas no local dos patrocinadores.
• Configure quaisquer banners e sua parede de mídia.
• Verifique o catering; garanta que os requisitos alimentares sejam atendidos.
• Carregue e teste seus slides de espera.
• Teste o equipamento de som, incluindo microfones de lapela individuais.
• Coloque qualquer sinalização do evento para direcionar os participantes.
• Configure a mesa de registro e os crachás de nome.
• Realize uma verificação final de áudio/visual.

Ao longo do dia

• Ajude palestrantes e patrocinadores conforme necessário.
• Receba convidados, especialmente VIPs.
• Guie apresentadores da sala de palestrantes para suas salas de apresentação.
• Coloque microfones nos palestrantes.
• Compartilhe imagens e citações do evento nas redes sociais.
• Tire fotos do evento ou certifique-se de que seu fotógrafo esteja executando a lista de fotos necessárias.
• Certifique-se de que os copos de água dos palestrantes estejam cheios.
• Guie os convidados de volta para as salas de apresentação após as pausas.
• Atribua a si mesmo ou a outro líder a prontidão para solucionar problemas.
• Lembre-se de comer!

Pós-evento

O evento acabou. Espero que você tenha tido um fim de semana para descansar e recuperar o sono. Então, é hora de voltar ao trabalho! Embora a pressão do tempo tenha acabado, é essencial realizar os processos pós-evento o mais rápido possível.

As pesquisas devem ser enviadas e conduzidas enquanto estão frescas na mente dos seus participantes, e agradecimentos rápidos são apreciados.

No total, seus itens de ação pós-evento são:

• Agradeça palestrantes e patrocinadores.
• Trabalhe com uma empresa de produção/videomaker em edições pós-produção.
• Atualize contatos no seu software de CRM.
• Pague quaisquer faturas pendentes.
• Escreva e envie sua pesquisa pós-evento para os participantes. Lembre-se de:

1. Analisar os resultados da pesquisa pós-evento.
2. Enviar aos patrocinadores do evento uma pesquisa separada dando feedback sobre suas experiências.
3. Compilar dados para patrocinadores, seu CEO e o conselho.
4. Escolher depoimentos para compartilhar com esses tomadores de decisão.

• Atualize seu site do evento:

1. Mude o evento para "evento passado" em vez de "próximo".
2. Carregue fotos do evento.
3. Atualize o texto para o tempo passado.
4. Adicione quaisquer apresentações e vídeos dos palestrantes.

• Pague quaisquer faturas pendentes.
• Debriefings da equipe: discuta e documente o que funcionou e o que não funcionou.
• Se uma pesquisa foi incentivada, selecione e notifique os vencedores.
• Compile e envie resumos executivos (também conhecidos como relatórios de patrocinadores).
• Reconciliar quaisquer documentos contábeis – você obteve lucro?

E aí está – a lista de verificação definitiva de planejamento de eventos.

Parabéns, você agora completou todos os itens de ação na execução do seu evento!

Sim, a lista é longa. Sim, parece esmagadora. Mas, na realidade, o fato de ser longa é o que lhe dá tranquilidade! Utilizar esta lista garante que você não deixou nenhuma pedra sobre pedra.

Dado o quão ocupados todos no gerenciamento de eventos estão, certifique-se de conferir o guia do G2 Crowd sobre produtividade e gestão do tempo. Ou, para aprender como pontuar todos aqueles leads que você obtém no seu evento, leia o guia completo de marketing B2B.

E, se você notou algo que eu perdi, me encontre no Twitter. À medida que a tecnologia muda, os eventos também mudam, e estou sempre pronto para atualizar esta lista de verificação.

Aprenda sobre marketing de eventos e domine a arte de engajar seu público e alcançar seus objetivos de negócios com eventos notáveis.