A integração de funcionários pode variar dependendo de qual estágio da experiência do funcionário você está.

Saber o momento certo para introduzir cada seção da integração pode ser complicado de discernir. Quando é o melhor momento para que um novo funcionário preencha a papelada? Quando eles devem receber seu primeiro projeto? Não ter as respostas para essas perguntas pode frustrar seus candidatos. Na verdade, você sabia que 88 por cento dos funcionários tiveram um desempenho ruim na integração? Que susto.

Mas não se preocupe, nós fizemos o trabalho pesado para você. Abaixo está o seu roteiro definitivo de integração de funcionários, completo com dicas e truques para criar uma experiência memorável.

Seu roteiro definitivo de integração de funcionários

Existem vários fatores que contribuem para uma integração de funcionários bem-sucedida. Como profissional de RH, seu papel é manter as coisas funcionando sem problemas. Você é o gerente de projeto da experiência do funcionário. Trata-se de mais do que apenas criar uma lista de verificação de integração, trata-se de criar uma experiência. Temos o seu guia para criar uma experiência de integração perfeita para cada estágio da experiência do funcionário.

Como se preparar antes que seu novo funcionário comece

Embora possa parecer muito trabalho, garantir que seus novos contratados se sintam bem-vindos e preparados no primeiro dia é crucial para garantir que eles tenham um início feliz em sua empresa!

1. Envie um e-mail de boas-vindas

Todos sentem nervosismo no primeiro dia antes de começar um novo emprego. Uma das principais coisas que você pode fazer para ajudar um novo funcionário a se livrar desses nervos é enviar um e-mail de boas-vindas antes de começar. Mostre ao seu novo contratado que você está animado para que ele comece e responda a quaisquer perguntas que ele possa ter sobre o primeiro dia com antecedência.

Você deve enviar seu e-mail de boas-vindas alguns dias antes da data de início. Isso permitirá que seu novo funcionário revise as informações e faça quaisquer perguntas que possa ter.

2. Prepare tudo para a chegada deles

Como profissional de RH, seu objetivo é criar uma experiência acolhedora para seu novo contratado. Criar uma lista de todas as coisas que seu funcionário precisará no primeiro dia pode parecer assustador, mas não se preocupe, temos algumas coisas para você começar.

Esta pode ser a parte mais demorada do processo, mas é a mais importante. Você vai querer trabalhar com cada gerente individual para entender as necessidades únicas de cada novo contratado. A integração de funcionários para um novo contratado que trabalha em Vendas pode precisar de materiais diferentes de alguém que trabalha em TI. Certifique-se de preparar cada funcionário para o sucesso.

3. Informe a todos que eles estão começando – sério

Acredite ou não, há algumas empresas que esquecem de informar seus funcionários atuais que um novo contratado está começando. Isso não só confundirá seus funcionários atuais, mas também fará com que um novo funcionário se sinta indesejado e desconfortável no primeiro dia.

Assim que seu novo funcionário assinar a carta de oferta, envie um e-mail de apresentação na sexta-feira antes de começar. Inclua uma breve biografia sobre eles e um link para o perfil do LinkedIn. Isso dará a todos a chance de se conectar com o novo contratado online e se familiarizar com ele antes do primeiro dia.

Como é a integração de funcionários no primeiro dia?

Há um equilíbrio delicado entre estar despreparado para o primeiro dia de um funcionário e estar demasiadamente preparado. Lembre-se, seu novo contratado provavelmente está nervoso e se sentindo sobrecarregado ao começar um novo emprego. Não cometa o erro de sobrecarregar seu novo funcionário com muitas informações de uma só vez. Mantenha as coisas leves e casuais no primeiro dia.

Como é o primeiro dia ideal para um novo funcionário? Depende muito da cultura do seu local de trabalho e da indústria, mas aqui estão alguns pontos de partida.

1. Mostre a eles todas as coisas importantes primeiro

A primeira coisa que você deve fazer é levar seu novo contratado à sua mesa e deixá-lo colocar suas coisas. O dia será cheio de caminhadas e encontros com novas pessoas. Você não quer que eles tenham que carregar a mochila ou bolsa por toda parte.

Depois de fazer isso, mostre a eles onde ficam os banheiros e ofereça a chance de usá-los. Isso dará ao seu novo funcionário a chance de usar o banheiro, se precisar, e evitará perguntas constrangedoras sobre isso mais tarde.

2. Resolva a papelada

A próxima prioridade para a integração de funcionários deve ser a papelada. Você e seu novo contratado devem encontrar uma sala tranquila onde possam revisar os termos de emprego, informações sobre benefícios e compensação, acordos de não concorrência, documentos de emprego estaduais e federais e o manual do funcionário.

Agende pelo menos uma hora para revisar todos esses materiais e permita que seu novo contratado tenha tempo para ler tudo antes de assinar. Depois que tudo for revisado e assinado, dê ao seu novo funcionário uma cópia para seus registros e informe que você está disponível caso tenha alguma dúvida.

3. Foque em conhecer as pessoas

O restante do primeiro dia deve ser focado em conhecer todos. Leve seu novo funcionário para um almoço em equipe e deixe-o conhecer todos em um ambiente mais descontraído. Você deve sempre se oferecer para pagar a conta do novo contratado. Agende cerca de uma hora e meia para o almoço em equipe e não entre em pânico se o tempo se estender. Trata-se de fazê-los se sentirem bem-vindos!

4. Dê a eles um tour pelo escritório e apresente-os a quem ainda não conheceram

Após o almoço em equipe, mostre o escritório e apresente-os a quem ainda não conheceram. Mostre ao seu novo funcionário onde o chefe dele se senta e onde fica seu escritório, caso tenham alguma dúvida. Você também deve mostrar onde ficam a sala de descanso, a sala de telefone e a cozinha.

Não se esqueça de perguntar ao seu novo contratado se ele tem alguma dúvida à medida que o tour avança. Muitas vezes, novos funcionários estão sobrecarregados e não querem fazer perguntas a menos que sejam incentivados. Dê a eles a oportunidade de dizer o que está em sua mente.

5. Deixe-os sair mais cedo

As apresentações e a papelada são as duas coisas mais importantes a serem resolvidas no primeiro dia. Depois que isso for concluído, deixe seu novo contratado encerrar o dia mais cedo. Acompanhe-os até a porta e diga como foi bom conhecê-los e que você está ansioso para que eles trabalhem com a empresa.

Como é a integração de funcionários durante a primeira semana?

Depois de superar o nervosismo do primeiro dia, você pode se concentrar em colocar seu novo funcionário em dia. A primeira semana no trabalho é crucial para informar ao seu novo contratado o que esperar e mostrar a ele o quanto ele é valioso para sua equipe. Aqui estão quatro maneiras de fazer isso durante a primeira semana de integração de um novo funcionário.

1. Inicie a orientação e os treinamentos online

Se o seu processo de integração de funcionários incluir algum treinamento ou orientação obrigatória, você deve tentar concluí-los durante a primeira semana. Tente dividir as sessões de treinamento em vários dias para que o processo de integração não se torne esmagador.

Você também pode usar uma mistura de programas de treinamento online e presenciais para ajudar a manter seu treinamento atualizado. Plataformas de aprendizado online são perfeitas para permitir que os funcionários trabalhem no seu próprio ritmo e se guiem pelo processo de integração de funcionários.

Esses programas oferecem a flexibilidade de definir prazos, incluir verificações de conhecimento e acompanhar o progresso dos funcionários. Se você antecipar que novos funcionários terão tempo livre durante o processo de integração, pode usar programas de treinamento online para dar a eles algo para fazer.

Isso lhes proporcionará clareza sobre sua nova posição e permitirá que façam quaisquer perguntas que possam ter. Isso também ajudará o gerente de contratação a definir expectativas sobre o que espera do novo funcionário. A comunicação clara no início do processo de integração é a chave para o sucesso.

À medida que seu novo contratado começa o processo de integração, ele vai se perguntar como se encaixa no quadro geral. É importante que você agende um horário para que seu novo contratado se encontre individualmente com seu novo gerente para revisar seu papel e seus objetivos.

2. Dê a eles um projeto fácil para começar

Converse com o gerente de contratação do seu novo funcionário e pense em um projeto simples que o novo contratado possa começar a trabalhar. É importante garantir que este projeto esteja relacionado ao seu papel e agregue valor à empresa.

Dar ao seu novo funcionário um projeto para trabalhar fará com que ele sinta que está fazendo um trabalho real em vez de apenas participar de reuniões durante a primeira semana. Isso também lhe dará uma visão rápida sobre seus pontos fortes e em quais áreas eles podem precisar de ajuda para melhorar. Além disso, evitará que seu novo funcionário se sinta entediado durante o tempo livre.

Como é a integração de funcionários um mês depois?

Após a primeira semana, seu novo funcionário provavelmente está entrando no ritmo do novo trabalho, mas sua experiência de integração de funcionários não para por aí. Para garantir o sucesso contínuo, você precisa verificar regularmente seu novo contratado. Aqui estão quatro coisas que sua experiência de integração de funcionários deve incluir um mês depois.

1. Verifique após os primeiros 30 dias

Isso não é uma avaliação de desempenho; em vez disso, é uma verificação casual para ver como as coisas estão indo. Sente-se com o novo funcionário e converse com ele sobre sua experiência. Revise seu treinamento e integração, pergunte o que eles gostaram no processo e o que poderia ser melhorado. Isso lhe dará a chance de ver quais pontos cegos seu novo funcionário ainda tem que precisam ser abordados e lhe dará a oportunidade de melhorar seu processo de integração de funcionários.

2. Defina metas de desempenho de longo prazo

Uma vez que seu novo funcionário se sinta confortável em seu papel, é hora de definir metas de desempenho para ele. Uma maneira fácil de fazer isso é criar um plano de desenvolvimento de carreira para seu novo funcionário. Mostre a eles o que você imagina que o sucesso parece nos primeiros seis meses para eles e dê a eles algumas métricas-chave que podem almejar alcançar.

Permita que seu novo funcionário compartilhe suas ideias sobre o que ele imagina para o papel. Não limite seus funcionários ditando tudo a eles. Mantenha as linhas de comunicação abertas e permita que suas ideias frescas influenciem a conversa.

3. Forneça a eles um mentor

Configurar seu novo funcionário com um mentor é uma ótima maneira de ajudar no processo de integração. Um mentor fornecerá ao seu novo funcionário alguém além do gerente que ele pode procurar para tirar dúvidas sobre o papel. Isso também lhe dará a chance de combiná-los com funcionários de alto desempenho que você deseja que seu novo contratado aprenda.

4. Dê a eles a chance de dar feedback

Agende uma reunião com seu novo funcionário e reserve um tempo para ouvir e abordar quaisquer preocupações que ele possa ter. Se seu novo funcionário ainda se sentir desconfortável usando um determinado programa de software, você deve agendar um treinamento para colocá-lo em dia. Revise a reunião com o gerente do funcionário e informe o que ele pode fazer para proporcionar ao novo funcionário uma experiência melhorada.

A experiência de integração de funcionários é longa

É por isso que ter um plano claro para a transição de novos funcionários para sua empresa é tão importante. Criar um processo de integração uniforme ajudará a mantê-lo são durante a loucura que se desenrola quando um novo contratado começa e ajudará seus novos funcionários a se sentirem bem-vindos e prontos para aproveitar o dia!