O Guia Completo para Monitoramento de Funcionários

Nossa necessidade de produtividade disparou com o trabalho remoto.
À medida que as empresas continuam a navegar por essas novas estruturas, os gerentes tentam manter os níveis de produtividade. Essa mudança introduziu o conceito de monitoramento de funcionários para rastrear tarefas, projetos e o tempo total gasto durante o horário de trabalho.

Muitas empresas estão permitindo que os funcionários trabalhem de casa no futuro próximo – e algumas até para sempre. Investir em software de monitoramento de funcionários é valioso para empresas que têm dificuldade em acompanhar a presença e a produtividade dos funcionários remotos.

Independentemente de você liderar uma equipe no escritório, híbrida ou remota, monitorar seus funcionários fornece insights que podem tornar os processos mais eficientes e sustentar o engajamento dos funcionários.

O monitoramento tradicional de funcionários focava fortemente na microgestão e na vigilância dos funcionários.

A tecnologia moderna permite que empresas e supervisores usem essas ferramentas de forma responsável para tornar as pessoas mais produtivas e se alinhar de forma transparente com as políticas da empresa.

Os dados coletados pelo rastreamento de funcionários podem ser analisados para entender e avaliar o comportamento dos funcionários. Esses insights ajudam os empregadores a saber mais sobre a dinâmica da equipe, conversas entre colegas e processos de negócios existentes.

As informações coletadas pelo monitoramento de funcionários no local de trabalho estão intimamente relacionadas às suas tarefas diárias. Assim, fornece uma representação confiável da gestão eficaz da força de trabalho.

Tipos de monitoramento de funcionários

Então, o que exatamente é considerado monitoramento de funcionários e rastreamento de atividades?

Há uma ampla gama de atividades que se enquadram no monitoramento de seus trabalhadores, desde a coleta de provas de trabalho até métodos de espionagem e vigilância. Qualquer que seja o seu caso de uso, o melhor software de monitoramento de funcionários oferecerá diferentes maneiras de coletar dados dos funcionários.

Ao selecionar uma abordagem de monitoramento de funcionários, considere as possíveis preocupações que podem surgir e maneiras de mitigar os riscos.

Atividade na internet e no computador

Trabalhar remotamente significa trabalhar online. O monitoramento de funcionários remotos geralmente abrange o rastreamento da atividade na internet. Isso inclui, mas não se limita a, rastrear os URLs visitados durante o horário de trabalho, uso de redes sociais e filtragem da web.

Empregadores preocupados com o tempo gasto longe das tarefas de trabalho geralmente utilizam esse tipo de monitoramento.

Outra faceta é o download de programas para monitorar a atividade em dispositivos de trabalho. Isso rastreia o uso de aplicativos de desktop e fornece relatórios de dados com folhas de ponto para medir o desempenho dos funcionários. Isso permite que os gerentes entendam quanto tempo o dispositivo foi usado ativamente para o trabalho.

Algumas empresas impedem o uso de determinados sites e aplicativos de computador por completo. Os funcionários são restritos ao uso de portais e sistemas de trabalho e não têm acesso a outros aplicativos. Esse tipo de monitoramento é comumente visto na indústria bancária e em empresas que operam com informações confidenciais.

Monitoramento de e-mails

Quase todas as empresas do século XXI usam o bom e velho e-mail para se comunicar tanto internamente quanto externamente. O e-mail é a ferramenta mais comumente rastreada para ajudar as empresas a identificar problemas potenciais e proteger dados importantes.

Existem duas principais vantagens de monitorar a atividade dos funcionários por meio de seus e-mails:

1. Segurança de dados

Monitorar os e-mails dos funcionários é útil para empresas que temem vazamentos de dados. Isso também ajuda a bloquear e-mails suspeitos de partes externas para proteger ainda mais os dados e os ativos organizacionais.

2. Resolução de conflitos

Este aspecto particular do monitoramento de funcionários é benéfico para grandes equipes espalhadas pelo mundo. Simplesmente revisar e-mails enviados e recebidos pode ajudar a resolver conflitos entre funcionários ou entre trabalhadores e seus gerentes.

Chamadas e correio de voz

Conversas de suporte ao cliente e interações de vendas são dois exemplos comuns de rastreamento de chamadas. Essas chamadas são rastreadas para avaliar o desempenho dos representantes e servir como material de treinamento para novos contratados.

O monitoramento de chamadas ajuda os empregadores a entender o que está funcionando para os melhores desempenhos e como suas estratégias podem ser ensinadas a funcionários que estão lutando para atingir suas metas.

Keylogging

Keylogging, ou registro de teclas, é o registro de pressionamentos de teclas no computador de um funcionário e a conversão desses dados em um arquivo legível. Este tipo de monitoramento de funcionários apresenta o maior risco, pois pode levar a vazamentos de senhas.

Outra desvantagem do keylogging é o fato de que os funcionários muitas vezes não sabem se seus movimentos no teclado estão sendo rastreados, o que pode causar confusão e ansiedade.

Rastreamento de tempo e de arquivos

O rastreamento de tempo é um dos tipos de monitoramento de funcionários mais difundidos. Ele coleta dados sobre quando os funcionários entram, saem e fazem pausas. Software de rastreamento de tempo fornece uma visão geral de quanto o funcionário trabalhou durante o dia e relata as informações em folhas de ponto.

Alguns sistemas de monitoramento de funcionários também rastreiam arquivos que são enviados e recebidos em dispositivos de trabalho. Isso varia de transferências de arquivos dentro e fora da organização, conversões, gravações USB e acesso a hardware.

Mensageiros instantâneos

O trabalho remoto introduziu um conjunto totalmente novo de aplicativos para algumas empresas, como Slack, MS Teams e Skype. A maioria das interações dos funcionários ocorre por meio desses meios e desempenha um papel na criação de uma cultura empresarial que foca na comunicação ativa.

As empresas podem rastrear essas interações para garantir que os funcionários não estejam se aproveitando dessas plataformas e manter o controle sobre o material que está sendo compartilhado. Uma vantagem de acompanhar essas conversas é que isso previne o bullying no local de trabalho e sustenta uma cultura empática. No entanto, os funcionários precisam ser informados sobre isso para garantir a transparência.

Rastreamento por GPS

Embora não seja visto com muita frequência, algumas empresas rastreiam os telefones ou carros dos funcionários para determinar sua localização a qualquer momento. Esse tipo de monitoramento é geralmente visto em indústrias que exigem informações precisas de posicionamento, como serviços de correio ou empresas de transporte e postal.

O monitoramento de coordenadas de GPS também pode ajudar a recuperar propriedades perdidas e garantir a segurança dos funcionários para empresas que enviam sua equipe para viajar.

Por exemplo, a maioria dos jornalistas e equipes de serviço de campo são rastreados assim que saem do escritório por razões de comunicação e segurança, pois podem acabar tomando rotas desconhecidas para cobrir as notícias.

Prós e contras do monitoramento de funcionários

Não é surpresa que o software de rastreamento possa ter um impacto duradouro na cultura da sua empresa, nas políticas e nas relações entre empregador e empregado. Como qualquer outra tecnologia, monitorar seus trabalhadores pode ter um impacto positivo ou negativo, dependendo do uso e da dependência da empresa em relação à ferramenta.

Prós do monitoramento de funcionários

Quando usado de forma responsável e transparente, o rastreamento de funcionários pode aumentar os níveis de produtividade com dados para garantir o sucesso dos negócios e fornecer aos funcionários a oportunidade de alcançar seu verdadeiro potencial de trabalho.

Aumento dos níveis de produtividade

Obter insights sobre como os funcionários estão progredindo ajuda os gerentes a identificar fluxos de trabalho improdutivos e entender quais projetos levam ao esgotamento dos funcionários.

Uma diminuição na produtividade dos funcionários é um sinal claro de trabalho desfocado, falta de motivação em seu papel e incapacidade de atingir metas.

O monitoramento de funcionários facilita o rastreamento de quanto tempo é gasto no trabalho, fornecendo uma imagem de se os funcionários estão distraídos ou gastando seu tempo em tarefas não relacionadas ao trabalho. Isso pode ajudar a melhorar a produtividade abordando questões relacionadas à redução de foco e multitarefa.

Operações comerciais eficientes

As empresas muitas vezes superestimam os processos que implementam para aumentar os lucros e ajudar os funcionários. O monitoramento de funcionários remotos avalia atividades comerciais que são ineficientes, desatualizadas ou incapazes de cumprir seu propósito desejado.

O monitoramento de funcionários otimiza os recursos organizacionais para funcionários remotos e no escritório e fornece insights sobre quais processos e sistemas precisam mudar para apoiar a produtividade.

Delegação e administração de tarefas simplificadas

A delegação de tarefas e o controle são dois pontos problemáticos importantes para qualquer gerente. Quando bem feitos, podem incentivar o trabalho em equipe e melhorar a colaboração entre funções.

As soluções de monitoramento de funcionários rastreiam quem está trabalhando em quais projetos, reduzindo o tempo de projeto e a ambiguidade de propriedade. Com recursos exclusivos de controle de dados, os empregadores também podem decidir quem pode acessar tarefas e informações específicas, facilitando a administração simplificada.

Alguns softwares de monitoramento de funcionários remotos integram-se a ferramentas de folha de pagamento e tecnologia de rastreamento de tempo para melhorar a gestão de ausências, reduzir o trabalho manual e eliminar erros humanos.

Mais engajamento dos funcionários

A rotatividade de funcionários é um problema sério no local de trabalho. Empresas com equipes remotas devem trabalhar mais para engajar os funcionários e estabelecer relacionamentos fortes com seus colegas e supervisores.

O monitoramento de funcionários ajuda a reduzir o desengajamento por meio de análises de comportamento e aumenta a motivação para trabalhar ao rastrear o tempo ocioso.

Melhor cibersegurança organizacional

Esta é uma das maiores vantagens de empregar ferramentas de monitoramento. Os ativos e dados da empresa estão propensos a vazamentos de dados, ataques de malware e hacking.

Ao rastrear e-mails, mensagens e arquivos, os gerentes podem verificar se os funcionários mantêm protocolos de segurança ao compartilhar informações. Isso previne violações de segurança internas e externas e ajuda os funcionários a seguir os protocolos da empresa.

Menor risco de violação de conformidades

Um bom software de monitoramento de funcionários ajuda os funcionários a seguir a conformidade de segurança e evitar vazamentos de dados. Estes geralmente ocorrem devido à falta de conscientização sobre segurança e negligência dos funcionários.

Contras do monitoramento de funcionários

O monitoramento de funcionários, quando usado para fins diferentes da medição da produtividade, pode ter um impacto negativo na percepção dos funcionários sobre a empresa. Também pode levar à falta de confiança entre os trabalhadores e causar insatisfação.

Suspeita contra a empresa

Isso não é o Big Brother. Se os funcionários sentirem que estão sendo espionados, isso pode levar ao ressentimento, à falta de confiança e à infelicidade geral.

Para garantir que isso não aconteça, seja transparente em sua comunicação sobre o software de monitoramento de funcionários implementado. Também é uma boa ideia explicar por que você está optando por monitorar a atividade dos funcionários e como eles também podem se beneficiar disso.

Questões potenciais de privacidade

O monitoramento de funcionários gira em torno da captura de informações pessoais. Isso traz preocupações com a privacidade e a necessidade de abordar essas questões desde o início.

Ofereça oportunidades para que os funcionários entendam quais dados estão sendo coletados e como estão sendo usados. Também é essencial mencionar quais salvaguardas existem em relação aos dados dos funcionários dentro da política da empresa.

Questões legais

Esta é uma grande questão e muitas vezes a mais complicada de navegar devido às diferentes leis ao redor do mundo. Embora o monitoramento no local de trabalho e de funcionários seja geralmente legal na maioria das situações, é sempre melhor verificar as leis para evitar complicações.

Para resumir, aqui estão os principais prós e contras do monitoramento de funcionários:

As questões éticas do monitoramento de funcionários

Embora o monitoramento de funcionários ajude a acompanhar o trabalho, ele traz consigo um conjunto de problemas éticos relacionados aos direitos e à segurança dos funcionários. É essencial encontrar um equilíbrio entre o que pode e o que não deve ser monitorado em um ambiente de trabalho.

O consentimento é fundamental, especialmente quando se trata de monitorar funcionários em tempo real durante o dia de trabalho. Certifique-se de que seus funcionários estejam totalmente cientes de quais atividades estão sendo rastreadas antes de implementar qualquer ferramenta de monitoramento de funcionários. A prática de monitorar trabalhadores tem sido alvo de muitas críticas nos últimos anos, por isso é importante considerar preocupações éticas, morais e legais.

O monitoramento ético de funcionários é possível e promove a colaboração e uma melhor comunicação interpessoal, além de ajudar a mitigar quaisquer dúvidas que os funcionários possam ter em relação à prática. Independentemente do tipo de monitoramento, é importante notar que o primeiro e principal caso de uso de qualquer tecnologia deve ser apoiar os funcionários e melhorar a produtividade.

5 melhores softwares de monitoramento de funcionários

As soluções de monitoramento de funcionários ajudam a construir uma força de trabalho produtiva e proativa. Essas ferramentas simplificam as tarefas do dia a dia e desempenham um papel integral na obtenção de insights sobre o desempenho e o comportamento dos funcionários.

Para ser incluído como uma solução de software dentro desta categoria, um produto deve:

• Monitorar conversas telefônicas e de chat de funcionários durante interações com clientes
• Supervisionar computadores de funcionários para garantir níveis de produtividade
• Arquivar conversas de suporte ao cliente para garantia de qualidade e fins de treinamento

* Abaixo estão as 5 principais soluções de software de monitoramento de funcionários do Relatório Grid® de Inverno de 2022 da G2. Algumas avaliações podem ter sido editadas para maior clareza.

1. Time Doctor

Time Doctor é uma ferramenta de monitoramento de funcionários que fornece análises sobre o tempo gasto trabalhando e a presença. Ele oferece um detalhamento do tempo gasto em tarefas, projetos e clientes para aumentar a produtividade de funcionários e gerentes.

O que os usuários gostam:

“Gosto que ele me ajude a registrar minhas horas de trabalho e gerenciar melhor minha agenda. Também posso acompanhar o que meus agentes estão fazendo para garantir que estão usando seu tempo adequadamente e sendo produtivos. Posso ver capturas de tela e posso editar suas folhas de ponto caso precisem de uma exceção."

- Avaliação do Time Doctor, Karina L.

O que os usuários não gostam:

“A ferramenta tem um temporizador pop-up que aparece sempre que detecta baixa atividade. Acredito que seja um ótimo recurso, mas também precisa fazer um trabalho melhor em identificar quando você está genuinamente em baixa atividade ou se está assistindo a um vídeo, por exemplo.”

- Avaliação do Time Doctor, Joan J.

2. Hubstaff

Hubstaff ajuda a combater a ineficiência com rastreamento de tempo simplificado e gerenciamento de equipe e projetos. Ele se integra a mais de 30 aplicativos e rastreia o tempo com precisão em dispositivos, permitindo que os empregadores vejam o trabalho acontecer em tempo real em dispositivos.

O que os usuários gostam:

“Como equipe digital, temos usado o Hubstaff para rastreamento de tempo e gerenciamento de folha de pagamento para todos os funcionários remotos.

É uma ferramenta abrangente que nos permite adicionar vários projetos e rastrear o tempo de um funcionário em cada projeto. Ele possui um painel com folhas de ponto online que têm sido úteis e fáceis de usar. Ele cria capturas de tela das atividades dos funcionários e permite adicionar notas ao tempo rastreado.”

- Avaliação do Hubstaff, Yulia L.

O que os usuários não gostam:

“As correções podem ser complicadas de fazer no início, e recentemente as interações do Hubstaff com o Windows 10 não são as melhores. As notificações para mudar o status de rastreamento são enviadas duas vezes em vez de uma.”

- Avaliação do Hubstaff, Vojislav K.

3. ActivTrak

Usuários que buscam otimizar processos e maximizar a tecnologia escolhem o ActivTrak para melhorar a produtividade. Ele permite um trabalho remoto sem interrupções e possui extensas habilidades de obtenção de dados para acompanhar logs de tempo e atividade.

O que os usuários gostam:

“Nos permitiu trabalhar remotamente sem preocupações e agora podemos expandir a equipe sem as restrições geográficas usuais. Adoramos a capacidade de decidir quais aplicativos são relacionados ao trabalho para que o rastreamento seja feito automaticamente.

Nossa equipe pode rastrear seu tempo, mas também está ciente de que, com capturas de tela a cada poucos minutos, eles precisam garantir que estão fazendo a coisa certa, não apenas pairando sobre aplicativos.”

- Avaliação do ActivTrak, Nicholas F.

O que os usuários não gostam:

“Espero que a capacidade de rastrear a produtividade de um funcionário em diferentes dispositivos seja incluída no futuro para consolidar informações. Outra área de melhoria é em relação ao registro de usuários, que coleta nomes do próprio registro em vez do diretório ativo. Isso leva a muito trabalho manual.”

- Avaliação do ActivTrak, José Alfredo M.

4. Workpuls

Workpuls é um software de análise da força de trabalho que monitora a produtividade dos funcionários, rastreia o tempo e ajuda a gerenciar equipes remotas. Construído com segurança de nível empresarial, ele protege dados e simplifica as conformidades de privacidade.

O que os usuários gostam:

“O Workpuls é uma das opções mais baratas do mercado com mais recursos incluídos. Ele possui recursos de entrada/saída de ponto, bem como opções de revisão de aplicativos e sites.

As capacidades de captura de tela podem ser alteradas para preferências individuais e é fácil ativar e desativar funcionários. Gerentes, clientes e administradores também podem ser adicionados sem custo adicional.”

- Avaliação do Workpuls, Jean Carlo F.

O que os usuários não gostam:

“Espero que em uma fase posterior, os relatórios possam estar disponíveis em nível individual para que cada pessoa possa medir sua produtividade ao longo do dia.

Na plataforma individual, os funcionários podem registrar seus tempos de pausa ou tempos fora para que o relatório seja mais preciso. As horas improdutivas poderiam ser melhor rastreadas, incluindo quais sites e aplicativos estão contribuindo para menos produtividade."

- Avaliação do Workpuls, Candice B.

5. We360.ai

We360.ai é um software de monitoramento de funcionários baseado em nuvem que fornece dados e insights acionáveis para melhorar o ambiente de trabalho dos funcionários. A ferramenta automatiza a presença, mede a produtividade e rastreia informações com um painel de inteligência de negócios.

O que os usuários gostam:

“O We360.ai é um pacote completo para equipes que desejam crescer em diferentes locais. Para mim, é o recurso de produtividade que me ajuda a avaliar o engajamento dos funcionários no trabalho.

Com o We360.ai, conseguimos contratar talentos de ponta de diferentes locais. Nossa equipe opera de forma eficiente graças ao rastreamento de aplicativos, capturas de tela e recursos de rastreamento de produtividade.”

- Avaliação do We360.ai, Abhigyanam G.

O que os usuários não gostam:

“Seria maravilhoso se houvesse um modo onde os funcionários pudessem apenas registrar entrada e saída no aplicativo. Não quero que eles vejam a produtividade, tarefas, licenças ou folhas de ponto. Seria útil se eu pudesse mudar o aplicativo deles para um módulo simples de presença.”

- Avaliação do We360.ai, Shivam S.

Rastrear é bom, mas fazer isso de forma responsável é ótimo

As ferramentas de monitoramento de funcionários têm uma ampla gama de recursos para rastrear quase tudo o que os funcionários fazem durante seus dias de trabalho. Elas ajudam os gerentes a entender o progresso das tarefas, os tempos de foco e a produtividade individual dos funcionários.

No entanto, há consequências graves para o uso indevido desse software. Os funcionários podem se voltar contra a empresa e as repercussões legais podem ser ainda mais caras do que a implementação da tecnologia de monitoramento. Portanto, é essencial ser consistentemente transparente sobre isso com seus funcionários e obter consentimento sempre que necessário. 

A melhor maneira de abordar o monitoramento de funcionários é mantendo uma comunicação aberta com seus trabalhadores e escolhendo um software que atenda aos seus requisitos de rastreamento. O objetivo final deve ser ajudar a sustentar uma cultura empresarial forte enquanto melhora a produtividade e o bem-estar dos funcionários.

Monitorar funcionários pode ajudar no crescimento geral dos negócios. No entanto, o uso indevido dessas ferramentas pode levar à frustração dos funcionários e a um ambiente de trabalho tóxico. Saiba mais sobre ambientes de trabalho hostis e maneiras de mitigar riscos.