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Seus e-mails estão seguros? Arquivamento de e-mails pode economizar milhões

19 de Novembro de 2021
por Keerthi Rangan

Ferramentas de comunicação vêm e vão, mas o e-mail continua sendo o rei da comunicação.

A correspondência iniciada por e-mail é tão importante no mundo dos negócios que é quase impossível para uma organização funcionar sem trocar dados por e-mail. Grandes corporações, empresas de médio porte e até pequenas empresas usam e-mail para realizar trabalhos, trocar informações e se conectar com clientes e outras empresas.

Mas o que acontece com todos os seus e-mails importantes quando seu computador trava? Ou pior, e se alguém roubar dados sensíveis do servidor da sua empresa?

De ser uma ferramenta de comunicação a aumentar as capacidades de outros softwares, um servidor de e-mail tornou-se parte integrante da infraestrutura de TI de qualquer organização. Com isso em mente, as empresas de hoje estão buscando maneiras de melhorar seus sistemas de e-mail para um melhor desempenho e para proteger o fluxo de informações digitais.

Uma maneira de as empresas evitarem a perda de dados é através do arquivamento de e-mails. Implementar software de arquivamento de e-mails reduz o risco de perder dados de e-mail. As mensagens de e-mail são facilmente recuperadas se os usuários excluírem ou perderem e-mails importantes.

O arquivamento de e-mails é um dos métodos mais úteis de gerenciamento de dados. Este processo envolve a retenção de mensagens de e-mail que as entidades empresariais enviam e recebem. Abrange tudo, desde a recuperação até a manutenção de registros e conformidade regulatória, entre outras coisas.

Com o número de e-mails crescendo a cada dia, você precisa de uma abordagem organizada para gerenciá-los melhor. É bastante fácil categorizar, gerenciar e recuperar informações arquivadas com pouco esforço. O arquivamento em massa de e-mails também ajuda a reduzir o tempo gasto no gerenciamento de mensagens e a diminuir os custos de armazenamento e sistema.

As empresas podem arquivar seus e-mails de três maneiras:


  1. Salvar todos os e-mails
  2. Depender dos usuários para arquivar e-mails via software de e-mail
  3. Usar uma solução de arquivamento de e-mails

Em 2020, estima-se que 306,4 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos todos os dias. Salvar cada e-mail é inútil. Isso aumenta o custo e a duração dos processos de descoberta eletrônica. Também não é confiável depender dos usuários para arquivar seus e-mails. Quando eles esquecem ou não sabem o que arquivar, uma empresa é responsabilizada, especialmente se o e-mail for necessário para fins de litígio ou auditoria.

Arquivar os e-mails manualmente é um processo tedioso, e você precisa de uma solução robusta para ajudá-lo com isso. Uma solução de arquivamento de e-mails faz todo o trabalho pesado e arquiva, armazena e retém e-mails para você automaticamente.

Importância do arquivamento de e-mails

O e-mail não é apenas uma forma essencial de comunicação digital; também é uma fonte vital de informações para as empresas. Mas, gerenciar esse ativo pode ser difícil. Os dados enviados por e-mail não são armazenados em um local separado, mas nas caixas de correio dos funcionários, criando muitos silos de dados com anos de conhecimento que se ampliam diariamente.

Preservar esse conhecimento ao longo do tempo para que os colegas possam usá-lo é fundamental para o sucesso de uma empresa. Existem cinco razões principais pelas quais uma organização deve arquivar seus e-mails.

1. Continuidade dos negócios

O tempo médio de inatividade para uma empresa após um ataque de ransomware é de 21 dias. Isso equivale a quase milhões perdidos em oportunidades perdidas. Esse tempo de inatividade é apenas para organizações com backups adequados. Se uma empresa não tiver backups adequados, ela gastará mais tempo recuperando e-mails, configurando novos domínios e realizando outras tarefas demoradas e problemáticas.

Cada funcionário da sua organização tem muitas mensagens de e-mail críticas para os negócios em sua caixa de entrada. Durante um desastre, eles podem precisar acessar serviços e dados críticos que provavelmente estão contidos nessas mensagens de e-mail. O arquivamento de e-mails permite que as empresas mantenham um repositório de todos os e-mails recebidos e enviados que podem ser rapidamente copiados e recuperados.

Muitas empresas incluem backups de seus dispositivos, arquivos e servidores como parte de sua estratégia de recuperação de desastres empresariais (BDR). Eles geralmente ignoram salvar mensagens de e-mail. É aqui que uma solução de arquivamento ajuda os administradores de e-mail a proteger as mensagens de e-mail de serem corrompidas e a restaurar rapidamente contas com conteúdos intactos.

2. Conformidade

Embora todas as empresas estejam sujeitas a compromissos de conformidade que exigem a retenção e produção de informações da empresa, alguns setores estão sujeitos a requisitos regulatórios mais rigorosos e, às vezes, exigentes.

Serviços financeiros, saúde, farmacêuticos e energia são alguns setores sob regulamentos de conformidade estritos. A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), a Autoridade Reguladora da Indústria Financeira (FINRA), a Lei Sarbanes Oxley (SOX) e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) são alguns dos regulamentos obrigatórios que as empresas devem seguir.

As empresas devem procurar uma solução de arquivamento que atenda aos seus requisitos de conformidade. A maioria das indústrias regulamentadas exige soluções com uma abordagem granular baseada em políticas que retém dados por um período de tempo específico.

$5,01 milhões

O custo médio total de uma violação de segurança causada pelo comprometimento de e-mails empresariais.

Fonte: IBM

3. Suporte legal

As empresas operam em ambientes que são constantemente criticados e sujeitos a litígios ou investigações legais. A descoberta de litígios é o processo em que um tribunal de justiça solicita às partes envolvidas no litígio que apresentem dados relevantes para o caso.

No caso de uma auditoria, descoberta eletrônica ou inquérito envolvendo a empresa, a empresa deve pesquisar seus arquivos e fornecer todas as informações relacionadas ao tribunal. É crucial fazer a submissão em um prazo razoável sem esgotar os recursos. O custo de produzir detalhes para litígios pode ser enorme, muitas vezes superando os danos buscados em um processo.

Isso é comum para empresas que não possuem uma estratégia de arquivamento de e-mails apropriada. As soluções de arquivamento de e-mails armazenam registros de e-mails de forma segura e sistemática em um repositório central, fácil de pesquisar, onde os indivíduos não podem adulterar o conteúdo do e-mail.

4. Gestão do conhecimento

O sistema de e-mail de uma empresa serve como um repositório de conhecimento empresarial. Ele pode conter uma grande quantidade de dados de e-mail valiosos que, muitas vezes, são críticos para um negócio. Permitir que os usuários acessem esse ativo corporativo pode torná-los mais produtivos. Mesmo organizações que usam ferramentas para isolar informações, como software de CRM, ainda dependem fortemente do e-mail para se comunicar claramente.

Um sistema de arquivamento de e-mails fornece ferramentas adequadas de gestão do conhecimento, como classificação de registros de e-mail, funções de pesquisa avançada e recuperação. Isso permite que os administradores de TI e os usuários finais gerenciem a base de conhecimento dentro do arquivo de e-mails de uma empresa.

5. Gestão de armazenamento

As empresas costumam usar cotas de armazenamento de e-mail para evitar que os armazenamentos de mensagens se expandam e degradem o desempenho do servidor. A desvantagem das cotas é seu impacto na produtividade do usuário final. As cotas podem ter consequências mais graves do que simplesmente impedir que os usuários usem seu e-mail quando ficam sem espaço de armazenamento. Por exemplo, as cotas e os bloqueios resultantes podem forçar os usuários a excluir e-mails críticos para permitir novos e-mails.

O aumento no uso de e-mails e o aumento relativo no tamanho dos e-mails impactam a eficiência, a confiabilidade e a velocidade dos servidores de e-mail corporativos. Como resultado, armazenar e-mails online requer mais espaço de armazenamento físico e hardware para gerenciar as cargas do servidor. Os regulamentos de conformidade de e-mail também contribuíram para a maior demanda por armazenamento.

Embora as soluções de armazenamento possam resolver o problema do crescimento do armazenamento de e-mails, um sistema de arquivamento de e-mails é uma opção muito melhor. Além de criar um repositório centralizado de e-mails, o software de arquivamento comprime as mensagens de e-mail, resultando em economias significativas no uso de disco em comparação com o armazenamento convencional de e-mails.

Uma solução de arquivamento de e-mails arquiva e-mails empresariais sem armazenar localmente arquivos PST volumosos. Dado que os arquivos PST precisam de 2 a 5 vezes a capacidade de armazenamento físico de um arquivo de e-mail, isso resultaria em economias significativas de armazenamento.

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Como funciona o arquivamento de e-mails?

Arquivar e-mails um de cada vez é um desafio. A maioria dos e-mails é armazenada no seu sistema ou em um servidor na internet. Isso depende do sistema de e-mail do usuário.

O e-mail é armazenado em um dos dois lugares:


  1. Localmente no seu sistema, onde você abre um software para acessá-lo. Por exemplo, o aplicativo de e-mail Microsoft Outlook para PC.
  2. Remotamente no site do seu provedor de e-mail, onde você abre um navegador e navega até uma página da web para acessá-lo. Por exemplo, usando o aplicativo Gmail através de um navegador da web.

Arquivamento de e-mails armazenados localmente

Quando você tem um aplicativo de e-mail instalado no sistema, o e-mail é armazenado na pasta de arquivos do aplicativo. A maioria dos clientes de e-mail de desktop inclui uma opção de menu para arquivar uma cópia do seu e-mail. A função é a mesma em todos os programas de e-mail, mas a terminologia ou o processo pode variar ligeiramente.

Um procedimento padrão é selecionar a pasta ou diretório de e-mail que você deseja arquivar, depois escolher "Arquivo > Salvar Como" ou "Arquivo > Arquivar" ou "Arquivo > Exportar" ou algo semelhante. Às vezes, os usuários são solicitados a especificar o formato em que desejam salvar seu e-mail.

Arquivamento de e-mails armazenados remotamente

Os e-mails são armazenados em servidores remotos por serviços de e-mail baseados na web. Apenas alguns serviços baseados na web, bem conhecidos, permitem que os usuários baixem seus e-mails dos servidores de e-mail. Outros exigem que os usuários paguem por um serviço premium. Você pode não conseguir baixar e-mails ao usar seu serviço gratuito.

A maioria dos serviços de e-mail baseados na web tem duas maneiras de arquivar e-mails remotos: arquivar individualmente um e-mail movendo-o da caixa de entrada para a pasta de arquivo e arquivar em massa um grande número de e-mails para a pasta de arquivo.

Soluções de arquivamento de e-mails

Os métodos acima de arquivamento de e-mails dependem dos usuários para manter cada arquivo atualizado. A TI pode fazer backup do e-mail de um usuário, mas pode levar semanas para rastrear algo específico. O advento de softwares que fornecem serviços de arquivamento de e-mails altamente especializados ajuda as empresas a curar dados de milhares de caixas de correio.

Várias soluções de arquivamento de e-mails de terceiros permitem que as empresas arquivem e-mails e realizem outras tarefas de organização de e-mails. Uma ferramenta de arquivamento de e-mails melhora um sistema de e-mail existente. O administrador pode configurar regras para especificar quais e-mails são movidos para o arquivo e quando, ou se devem ser excluídos das caixas de correio do servidor uma vez arquivados. O sistema então os armazena em um ambiente seguro e acessível na nuvem.

A plataforma de arquivamento de e-mails gera um índice pesquisável, filtrando e-mails em massa em minutos. As empresas geralmente obtêm uma opção de arquivamento de e-mails como parte de um conjunto abrangente de software como serviço (SaaS) para backup e recuperação de desastres, governança de e-mails ou gerenciamento do ciclo de vida da informação. Alguns fornecedores oferecem arquivamento de e-mails como um produto autônomo também.

Tipos de soluções de arquivamento de e-mails

Um bom sistema de arquivamento de e-mails pode ajudar as organizações a rastrear informações rapidamente. Funcionalidades como funções de pesquisa podem localizar informações sem complicações técnicas. Essa capacidade de encontrar rapidamente dados nos drives de armazenamento ajuda os funcionários a trabalhar de forma eficiente.

Existem duas abordagens principais para implantar e manter soluções de arquivamento de e-mails:


  1. Arquivamento de e-mails no local
  2. Arquivamento de e-mails baseado em nuvem

Arquivamento de e-mails no local

O arquivamento de e-mails no local também é conhecido como arquivamento de e-mails interno. Exige que o cliente compre o software e a infraestrutura de hardware que requer instalação no ambiente de servidor da organização.

Uma opção de arquivamento de e-mails interno implica armazenar os arquivos de e-mails em um servidor dentro da instalação corporativa. O maior benefício do arquivamento no local é que o material sensível é armazenado atrás do firewall da empresa e gerenciado por funcionários internos. Isso permite mais controle sobre a integridade dos dados e a confidencialidade. Como a organização depende exclusivamente e independentemente de seus próprios recursos, ela pode examinar seu status de conformidade a qualquer momento.

A principal desvantagem é o alto investimento inicial e o impacto imediato que a plataforma pode ter na divisão de TI da empresa. Para configurar um arquivo de e-mail interno, a organização deve primeiro comprar um software de arquivamento de e-mails adequado e o hardware (servidor) para abrigar o arquivo.

Arquivamento de e-mails baseado em nuvem

As soluções de arquivamento de e-mails baseadas em nuvem são mais baratas de implementar do que as alternativas no local. As empresas podem começar imediatamente sem investir em hardware ou recursos de TI. As despesas operacionais também são baratas porque o fornecedor geralmente implementa novas capacidades e atualizações de software/hardware.

Em uma solução hospedada na nuvem, um programa de software no servidor de e-mail da empresa registra todas as mensagens de e-mail. Ele envia as mensagens para fora do local através da internet para um armazém de dados de terceiros para arquivamento. Usuários autorizados podem então usar um navegador da web ou um aplicativo de e-mail adequado para visualizar dados fora do local.

Arquivamento de e-mails vs. backup de e-mails

Apesar de várias ferramentas de comunicação alternativas, o e-mail continua sendo a ferramenta de comunicação mais poderosa para empresas em todo o mundo. Devido a essa dependência constante do e-mail, o arquivamento e o backup de e-mails são críticos para a continuidade dos negócios. No entanto, a narrativa se torna mais difícil para empresas que precisam atender a padrões regulatórios e se preparar para a descoberta eletrônica.

Embora o arquivamento e o backup de e-mails sejam operações comerciais vinculadas, ainda existem algumas concepções errôneas sobre a diferença entre backup e arquivo. As pessoas frequentemente usam esses termos de forma intercambiável, mas são soluções diferentes.

Como você está se perguntando se precisa de um sistema de backup ou arquivo de e-mails, a resposta é simples: você precisa de ambos por diferentes razões. O backup e o arquivamento de e-mails operam em uníssono para fornecer a solução mais abrangente para armazenar e proteger dados críticos para os negócios.

Email archiving vs. email backup

Backup de e-mails

Um backup de e-mails é uma captura instantânea do banco de dados de e-mails da empresa em um momento específico. Em qualquer momento, apenas uma captura instantânea existe no backup, o que significa que o backup antigo é excluído antes que o novo o substitua.

Suponha que e-mails sejam excluídos ou danificados por engano, e um novo backup seja criado antes que os administradores possam restaurá-los. Nesse caso, os e-mails são perdidos permanentemente quando o backup mais recente substitui o antigo.

O backup de e-mails é projetado para salvar dados a curto e médio prazo e obter uma captura instantânea regular do banco de dados de e-mails. Essa abordagem permite a criação de cópias de conjuntos de dados inteiros, que podem então ser movidos para um armazenamento externo ou um ambiente de nuvem e posteriormente recuperados. Como resultado, um backup serve apenas como uma ferramenta de recuperação de desastres para transferir conjuntos de dados temporários e copiados de volta do armazenamento externo durante a perda de dados.

Uma solução de backup de e-mails geralmente produz cópias temporárias dos dados no servidor de e-mails em um dispositivo de armazenamento externo ou na nuvem. Aqui, o termo temporário significa que os dados dentro do backup são reescritos ou apagados (como em backups incrementais) ou apagados de acordo com um cronograma predeterminado se o arquivo de backup não for mais necessário. Criar essas duplicatas não impede a necessidade de cotas de caixa de correio. Caixas de correio cheias e a necessidade frequentemente associada de trocar e-mails irritam tanto os usuários quanto os administradores de TI.

Os backups podem restaurar dados essenciais perdidos devido a erros, falhas mecânicas ou preocupações operacionais, mas o procedimento não permite uma busca rápida por e-mails individuais. Os backups são menos úteis para proteger dados corporativos não estruturados, pois não podem ser pesquisados.

Arquivamento de e-mails

O arquivamento de e-mails permite um gerenciamento fácil e eficiente de informações e atua como um mecanismo para categorizar e armazenar dados. É um dos aspectos mais cruciais de uma estratégia empresarial digital. Os e-mails arquivados podem ser armazenados na rede local ou na plataforma de nuvem, e os usuários podem aproveitar melhor seus recursos e funcionalidades.

O arquivamento de e-mails é exigido por lei para muitas empresas em áreas regulamentadas, como operações financeiras, saúde ou serviços jurídicos. Ele fornece ferramentas específicas para manter registros de e-mails à prova de adulteração, rastreáveis e recuperáveis para uma auditoria, investigação de RH ou litígio.

O arquivamento de e-mails é destinado à preservação de dados em larga escala, conformidade regulatória e descoberta eletrônica. Ele indexa e arquiva com segurança todos os e-mails, enquanto fornece acesso instantâneo e capacidade de pesquisa de e-mails empresariais e outras mensagens cruciais.

Sistemas profissionais de arquivamento de e-mails mantêm os dados "à prova de adulteração" criptografando-os, gerando valores hash, limitando as capacidades dos usuários e mantendo registros de auditoria de atividades vitais. Todos os e-mails são salvos em seu formato original compatível com Write Once Read Many (WORM) e não podem ser modificados. Isso implica que arquivar e-mails garante que uma empresa cumpra todos os regulamentos aplicáveis.

Tanto o arquivamento de e-mails quanto os backups fornecem desduplicação e compressão do conteúdo dos e-mails e anexos, resultando em menor consumo de espaço de armazenamento. No entanto, ao contrário das soluções de backup de e-mails, o arquivamento de e-mails ajuda a excluir itens arquivados do servidor, reduzindo consideravelmente os requisitos de armazenamento.

Algumas plataformas armazenam um índice abrangente dos conteúdos e metadados dos e-mails e anexos salvos. Isso permite que os usuários finais pesquisem certos e-mails no sistema ao vivo de forma rápida e eficaz, sem depender do administrador de TI.

Melhores práticas de arquivamento de e-mails

Como o e-mail é um dos ativos mais valiosos de uma organização, a capacidade de preservá-lo através do arquivamento é crítica. Os avanços tecnológicos ajudaram muito no processo de arquivamento de e-mails e forneceram algumas melhores práticas a serem seguidas.

  • Garanta a segurança dos dados. As empresas correm o risco de não conformidade se seus dados arquivados não estiverem seguros. Qualquer dado que saia do ambiente deve sempre ser criptografado para garantir sua segurança. Considere uma solução de arquivamento de e-mails em nuvem que proteja as informações em trânsito e em repouso na infraestrutura de nuvem.
  • Personalize o período de retenção de e-mails. Se um administrador definir inadvertidamente "reter tudo" como a política padrão para a estratégia de arquivamento de uma empresa, isso pode causar um grande problema. O volume de dados no arquivo afetará o desempenho e aumentará os custos de armazenamento e distorcerá os insights dos dados. Uma empresa deve primeiro identificar os diferentes tipos de usuários para determinar o período de retenção.
  • A conformidade com e-mails é mantida. A conformidade regulatória exige que as empresas retenham dados sensíveis e os tornem acessíveis quando necessário. Sua estratégia de arquivamento de e-mails deve incluir períodos de retenção apropriados para várias categorias de informações. Por exemplo, a conformidade com a HIPAA exige que uma empresa mantenha dados de saúde por sete anos.
  • Usando recursos de armazenamento em nuvem para arquivamento de e-mails: Plataformas de mensagens de e-mail como Office 365, Mimecast, Gmail e Cloudian oferecem capacidades de arquivamento de e-mails baseadas em nuvem. Um arquivo em nuvem oferece benefícios como menos necessidade de migrar dados de uma plataforma para outra, maior durabilidade dos dados, maior escalabilidade de recursos para acomodar requisitos de arquivamento e a potencial redução de custos de arquivamento em relação ao armazenamento legado.

Benefícios do arquivamento de e-mails

O arquivamento de e-mails é essencial para o gerenciamento de e-mails para garantir que dados e correspondências empresariais valiosos sejam armazenados e retidos com segurança a longo prazo. Além de permitir que os usuários finais e o pessoal visualizem e-mails prontamente, uma plataforma de arquivamento de e-mails simplifica a otimização do desempenho do servidor e o cumprimento de cotas de armazenamento, enquanto retém dados críticos. Os benefícios de adotar ferramentas e serviços de arquivamento de e-mails incluem:

  • Prevenção de perda de dados. Dados críticos são perdidos se os funcionários excluírem e-mails acidentalmente ou se toda a caixa de entrada for apagada quando eles saem da organização. Todos os e-mails, incluindo anexos, são retidos no arquivo para acesso futuro com software de arquivamento de e-mails.
  • Recuperação fácil de dados. E-mails individuais e anexos são facilmente recuperados usando ferramentas de arquivamento de e-mails. Se um usuário excluir ou perder um e-mail valioso, ele é rapidamente recuperado com a ajuda de uma boa solução de arquivamento de e-mails. Os metadados também são recuperados quando o e-mail é recuperado, facilitando a classificação do resumo dos dados e a localização das informações que você está procurando.
  • Redução de custos de armazenamento. O gerenciamento de armazenamento econômico é uma razão importante para investir em soluções de arquivamento de e-mails. Arquivar e-mails pode ajudar a reduzir o espaço de armazenamento ocupado por e-mails empresariais. E-mails e anexos são frequentemente comprimidos usando métodos de arquivamento. Eles também empregam técnicas de desduplicação para garantir que apenas uma cópia de cada e-mail seja arquivada. Isso geralmente não é o caso ao armazenar e-mails em servidores de e-mail, pois o encaminhamento de e-mails frequentemente resulta em duas versões da mesma mensagem de e-mail e usa sua cota de armazenamento desnecessariamente.

Desafios do arquivamento de e-mails

No início, começar com o arquivamento de e-mails pode parecer um processo simples. Os objetivos são simples: criar transações de e-mail duplicadas e armazená-las para recuperação posterior. No entanto, existem muitos desafios importantes que acompanham a estratégia de arquivamento.

  • Práticas de arquivamento de e-mails legadas: Embora as práticas empresariais e os sistemas de TI tenham evoluído, o arquivamento de e-mails realmente não evoluiu. Muitas das soluções de arquivamento de e-mails hoje, como o Office 365, não são construídas para padrões de uso recentes. Embora eles efetivamente recebam dados, descobrir e extrair dados relevantes é difícil. Isso cria uma série de problemas de fluxo de trabalho de TI e de usuários finais.
  • Custo aumentado: Arquivos de e-mails desatualizados têm um retorno sobre o investimento (ROI) mais baixo. Executar e manter um sistema de arquivamento de e-mails no local requer esforço contínuo e despesas para atualizar e renovar tanto o hardware quanto o software. Além disso, sustentar essa infraestrutura requer a retenção de administradores de TI e pessoal de suporte mais caros. Apesar de estratégias eficientes de gerenciamento de dados, como definir cotas de caixa de correio e períodos de retenção, os custos de armazenamento frequentemente excedem as expectativas à medida que as quantidades de dados crescem.

Melhores soluções de arquivamento de e-mails

O sistema de arquivamento de e-mails comprime e retém e-mails mais antigos do que uma idade específica definida pelo usuário para referência futura ou auditoria. Essas plataformas permitem que as empresas preservem registros completos de todas as trocas de e-mails sem consumir muito espaço de armazenamento.

As empresas podem monitorar conversas de e-mail de funcionários, registros de engajamento de e-mails de vendas e mais, preservando e-mails para uma visão completa do registro de conversação. Os departamentos de TI podem usar sistemas de arquivamento de e-mails para salvar o histórico de e-mails, ajudando os departamentos de RH, gestão, equipes de vendas e outros a auditar e-mails arquivados e tomar decisões empresariais.

Um produto deve atender aos seguintes critérios para ser incluído na categoria de arquivamento de e-mails:

  • Permitir pesquisas por palavras-chave para filtrar e-mails armazenados
  • Criptografar e-mails salvos e usar medidas de segurança adicionais para mantê-los seguros
  • Comprimir e salvar e-mails mais antigos do que uma idade particular

*Abaixo estão as cinco principais plataformas de arquivamento de e-mails com base em dados do G2 coletados em 8 de novembro de 2021. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.*

1. Mimecast Cloud Archive

Mimecast Cloud Archive é uma solução de arquivamento de e-mails padrão da indústria. Ela fornece três cópias criptografadas à prova de adulteração para proteger o conteúdo do seu e-mail contra perda de dados para preservação de dados a longo prazo. Mimecast armazena todos os e-mails de uma empresa em um cofre altamente seguro. O software salva todas as trocas de e-mails recebidos, enviados e internos, juntamente com metadados extensos, permitindo fácil pesquisa usando descoberta eletrônica poderosa.

O software também gera dados que revelam quando e quem visualizou o arquivo. Isso pode ajudar uma empresa a permanecer em conformidade e apoiar argumentos legais. A plataforma também inclui capacidades que permitem aos usuários acessar seus próprios arquivos, o que é vital para gerenciar clientes antigos. Mimecast é uma escolha popular para empresas que apreciam os tempos rápidos de descoberta eletrônica do arquivo e a facilidade de uso, especialmente em dispositivos móveis.

O que os usuários gostam:

"A melhor característica do Mimecast é pesquisar e validar quaisquer URLs e anexos. Essa conexão é roteada pela rede Mimecast, e o usuário não tem permissão para acessá-la se o link for malicioso. Mesmo que algo não apareça corretamente, ele preservará o e-mail e lembrará o destinatário dos anexos. Isso economiza muito tempo e nos permite identificar rapidamente malware."

- Revisão do Mimecast Cloud Archive, André A.

O que os usuários não gostam:

"Seria bom ter uma ingestão de e-mails diretamente do Office 365 em vez de upload de PST (ainda em beta na última vez que verifiquei)."

- Revisão do Mimecast Cloud Archive, Paris W.

2. Jatheon Archiving Suite

Jatheon Archiving Suite é um sistema de arquivamento de e-mails flexível, no local, que permite que organizações em todo o mundo coletem, armazenem, gerenciem e recuperem comunicações eletrônicas, como e-mails, mídias sociais, mensagens de texto, chamadas telefônicas e mensagens instantâneas. A plataforma de arquivamento fornece uma solução econômica para empresas de médio a grande porte com necessidades de conformidade, arquivamento e armazenamento.

As soluções da Jatheon, construídas inteiramente com hardware de nível de servidor, permitem que as empresas ativem vários módulos de acordo com suas necessidades específicas de arquivamento. Além disso, os usuários podem hospedar o software de e-mail em um ambiente virtual como uma solução de arquivamento virtual.

O que os usuários gostam:

"Há algumas coisas que eu gosto sobre o Jatheon Archiving Suite. Primeiro, o processo de implantação é fácil, e a ferramenta é facilmente personalizável. Este software vem com ótimos recursos de segurança, e o upload, bem como a recuperação de e-mails, é tranquilo. A ferramenta também é acessível, pois é baseada em nuvem e há uma versão web e móvel."

- Revisão do Jatheon Archiving Suite, Florence G.

O que os usuários não gostam:

"Eu não gosto da interface. Não é intuitiva, e eu tenho que ler o manual com frequência quando quero realizar algo. Pena que não pode atuar como um servidor de e-mail em tempos de crise. É apenas um repositório para e-mails que passam pelo seu sistema. Existem redundâncias incorporadas na solução Jatheon, mas todas são apenas um arquivador."

- Revisão do Jatheon Archiving Suite, John M. D.

3. Barracuda Essentials

Barracuda Essentials é uma plataforma de arquivamento de e-mails composta por três serviços em nuvem: um gateway de e-mail seguro, um serviço de continuidade e um serviço de arquivamento. O arquivo de e-mails é indexado para descoberta eletrônica rápida usando um mecanismo de busca integrado ao ambiente de armazenamento.

Os administradores de TI podem alterar os regulamentos de retenção de e-mails com base no conteúdo do e-mail. Os usuários também podem colocar comunicações de e-mail identificadas necessárias para processos legais em um status de "retenção legal", protegendo-as de manipulação. Como resultado, é uma plataforma adequada para empresas estabelecerem conformidade legal, como aquelas na indústria financeira.

O gateway de e-mail seguro fornece um serviço de continuidade mantendo todos os e-mails passados por 96 horas. Todas as caixas de entrada empresariais são espelhadas no servidor, e os funcionários podem acessar seus e-mails usando um navegador da web durante interrupções no servidor de e-mail.

Os funcionários também podem usar o sistema de e-mail do gateway para enviar e-mails para o domínio da empresa. Quando o servidor de e-mail principal volta a operar, o sistema o atualizará com os e-mails recebidos durante seu tempo de inatividade. O gateway de e-mail seguro também impede a propagação de e-mails de spam e e-mails que carregam malware, phishing e ataques de personificação.

O que os usuários gostam:

"Barracuda Essentials é uma ótima ferramenta completa que usamos com uma solução completa para proteger nossos e-mails e dados no Office 365 e no Microsoft Exchange. O que eu também gosto é a proteção contra ameaças avançadas de ataques Zero-Day e proteção contra exclusões e hacking de informações."

- Revisão do Barracuda Essentials, Gabriel S.

O que os usuários não gostam:

"Eu não gosto do layout do site. Achei um pouco difícil de navegar quando estava no meu dispositivo móvel. Eu também colocaria em quarentena itens que haviam sido aceitos no passado."

- Revisão do Barracuda Essentials, Neisha P.

4. N-able Mail Assure

N-able Mail Assure (anteriormente conhecido como SolarWinds Mail Assure) é uma plataforma de arquivamento de e-mails baseada em nuvem que permite que as empresas mantenham o controle e protejam e-mails recebidos e enviados. O software fornece proteção de e-mail aproveitando a inteligência de ameaças coletiva, garantindo a continuidade do e-mail e uma instalação de arquivamento de e-mails.

A solução emprega inteligência artificial em tempo real para detectar spam, vírus, ataques de phishing, ransomware, malware e outras ameaças transmitidas por e-mail. Os e-mails enviados são automaticamente examinados para vazamento de dados. O N-able Mail Assure é mais comumente usado por organizações de médio porte e empresas na indústria de TI e serviços.

O que os usuários gostam:

"A interface do Mail Assure é muito amigável e fácil de navegar, fornecendo muitas opções de personalização para ajustar as configurações de limite de spam. Os logs têm muitas opções de filtragem, tornando rápido encontrar e-mails problemáticos."

- Revisão do N-able Mail Assure, Steven W.

O que os usuários não gostam:

"A única coisa que eu diria que está faltando é que o Mail Assure não parece ser bom em prevenir e-mails falsificados que vêm de um endereço de e-mail lixo. Mas a assinatura do e-mail corresponde talvez ao presidente da empresa ou outra pessoa em uma posição de alto nível. Isso é um grande problema para nossos clientes."

- Revisão do N-able Mail Assure, Nathan S.

5. Gmail Backup Tool

Gmail Backup Tool, também conhecido como Aryson Gmail Backup Tool, é uma ferramenta de backup de e-mails baseada em Windows que pode fazer backup de e-mails de contas pessoais e empresariais do Gmail. A plataforma permite que os usuários armazenem backups de e-mails em vários formatos de arquivo, incluindo PST, EML, MBOX, PDF, MSG, EMLX, HTML e TXT.

A ferramenta também permite que os usuários transfiram mensagens de e-mail de uma conta do Gmail para contas do Gmail, Yahoo, Hotmail, Thunderbird, Office 365 e IMAP. O Gmail Backup Tool é compatível com todas as versões do sistema operacional Windows, incluindo o Windows 10 e anteriores. Ele permite que os usuários armazenem e-mails de sua conta do Gmail como arquivos PST que podem ser visualizados com qualquer versão do aplicativo Microsoft Outlook. Ele também armazena backups de e-mails como arquivos EML, que são prontamente importados para o Windows Live Mail, Thunderbird, Windows Mail e Apple Mail.

O que os usuários gostam:

"Ele economiza muitas dores de cabeça relacionadas ao gerenciamento do Gmail em diferentes formatos, como pdf, HTML, PST, etc. Se um arquivo for excluído acidentalmente, esta ferramenta recupera facilmente o arquivo desejado. A interface do usuário é bastante simples e fácil. Ele tem um mecanismo de backup automático para proteger meus arquivos do Gmail."

- Revisão do Gmail Backup Tool, Dhiraj G.

O que os usuários não gostam:

"Eu acho caro para mim. Além disso, sua versão gratuita não permite salvar em diferentes formatos de arquivo."

- Revisão do Gmail Backup Tool, Din B.

Você está perdendo dados essenciais de e-mail? Não mais!

O arquivamento de e-mails garante aos usuários que suas mensagens de e-mail e dados estão seguros, mesmo que o remetente ou o destinatário exclua as mensagens de sua caixa de correio. Arquivar e-mails garante conformidade legal e ajuda a evitar problemas legais.

Isso é especialmente útil para empresas como bancos e instituições financeiras que frequentemente dependem de provas documentadas, como e-mails, para defender seus interesses em um processo judicial.

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Keerthi Rangan
KR

Keerthi Rangan

Keerthi Rangan is a Senior SEO Specialist with a sharp focus on the IT management software market. Formerly a Content Marketing Specialist at G2, Keerthi crafts content that not only simplifies complex IT concepts but also guides organizations toward transformative software solutions. With a background in Python development, she brings a unique blend of technical expertise and strategic insight to her work. Her interests span network automation, blockchain, infrastructure as code (IaC), SaaS, and beyond—always exploring how technology reshapes businesses and how people work. Keerthi’s approach is thoughtful and driven by a quiet curiosity, always seeking the deeper connections between technology, strategy, and growth.