O que é uma assinatura eletrônica? Como ela muda as transações comerciais

A proliferação de software ao longo de nossas vidas profissionais transformou alguns dos elementos mais básicos da conduta empresarial.

O conceito de assinatura tem sido um dos elementos mais duradouros do mundo moderno, atuando como um pilar de negociações legalmente vinculativas e acordos comerciais desde o século XVII.

No entanto, à medida que a tecnologia e o software passaram a moldar o mundo do trabalho moderno, os métodos por trás dessa prática empresarial antiga foram forçados a mudar, levando à adoção de software de assinatura eletrônica. Mesmo que o significado tenha permanecido em grande parte o mesmo, a forma assumiu uma importância maior do que nunca.

O advento dessa ‘transformação digital’ afetou quase todos os aspectos dos negócios. Desde funções voltadas para o cliente, como vendas e marketing, até departamentos internos como RH e contabilidade, bem como aplicativos para ajudar a tornar a experiência de trabalho em casa o mais tranquila possível, os ganhos em eficiência trazidos pela digitalização de processos anteriormente manuais levaram a aumentos no retorno sobre o investimento em todos os setores.

As assinaturas são tão centrais para a conduta empresarial que faz todo o sentido que as assinaturas eletrônicas tenham se tornado a base para essa nova expressão da atividade humana.

De acordo com o ESIGN Act dos Estados Unidos, uma assinatura eletrônica pode ser definida como “um som, símbolo ou processo eletrônico anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro.”

Uma assinatura eletrônica é um tipo de marcador digital que captura formalmente a intenção do signatário de aceitar os termos e condições do contrato ou acordo ao qual estão concordando. Isso permite um registro mais fácil ao rastrear a intenção dos indivíduos em negociações comerciais e outros procedimentos legais, um elemento central da tendência crescente em direção à adoção de escritórios sem papel.

Como as assinaturas eletrônicas são usadas?

As assinaturas eletrônicas são apenas uma das muitas soluções de software remoto que simplificam as operações comerciais. Elas podem ser usadas em quase qualquer circunstância em que uma assinatura seja necessária.

No entanto, há algumas áreas onde a utilização de uma assinatura eletrônica pode se tornar particularmente útil.

Contratos legais

Quando se trata da lei, uma assinatura é provavelmente a ferramenta mais útil em seu arsenal. Infelizmente, muitos processos legais podem ser nada menos que ponderosos e difíceis de navegar, mesmo nos melhores momentos.

A última coisa que você quer é o longo processo de envio de documentos para uma assinatura manual e depois esperar que eles sejam devolvidos pelo correio. E que Deus te ajude se esquecerem de assinar uma página crucial ou duas.

As assinaturas eletrônicas podem ajudar a evitar essas complicações enviando todos os documentos com os formulários relevantes com o clique de um botão. Manter as coisas em movimento no setor jurídico é de vital importância para que qualquer negócio seja conduzido, então torná-lo o mais indolor possível deve ser uma prioridade máxima para suas equipes de operações comerciais.

Recursos humanos

Os departamentos de recursos humanos têm um papel um tanto único em qualquer empresa. Eles têm que trabalhar com a lei quase tanto quanto os próprios departamentos jurídicos, mas seu foco é inteiramente interno, voltado para os próprios funcionários.

Quando se trata de conduzir uma operação de recursos humanos tranquila, você quer garantir que todos tenham as informações de que precisam e possam concordar com todas as coisas necessárias que mantêm uma organização funcionando sem problemas.

Isso pode incluir o envio de cartas de oferta para novos candidatos a contratação, desligamento de funcionários que estão deixando a empresa e apoio a leis e iniciativas de diversidade e inclusão para ajudar a garantir um ambiente de trabalho positivo e saudável.

Vendas

Garantir que o processo de venda seja o mais suave e fácil possível para seus potenciais clientes é uma das coisas mais importantes que um vendedor pode oferecer.

Para a maior parte do pipeline de vendas, isso envolve conteúdo facilmente acessível, representantes responsivos e respeitosos e total transparência em relação ao produto ou serviço da empresa.

No entanto, todo esse trabalho árduo pode ser desperdiçado se o processo real de assinatura de um contrato encontrar um obstáculo logístico. Eliminar o trabalho em nome do seu potencial cliente quando se trata de assinar o documento que legalmente vinculará você e ele pode fazer maravilhas para reduzir a frustração e garantir uma experiência positiva para o cliente, que pode eventualmente se transformar em um relacionamento profissional saudável e leal no futuro.

Finanças

O mundo das finanças requer inúmeras assinaturas para funcionar de forma eficaz. Quer fazer um empréstimo para iniciar ou expandir seu negócio? Precisa registrar um sinistro de seguro?

Ambos exigirão assinaturas de sua equipe financeira. Certifique-se de que esse processo seja o mais rápido possível para que você possa voltar rapidamente aos negócios como de costume.

Diferença entre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais

Embora assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais possam parecer a mesma coisa à primeira vista, elas são duas partes diferentes do processo geral que permite que assinaturas online funcionem.

Uma assinatura digital está relacionada à criptografia, a arte de criar e resolver códigos. Enquanto uma assinatura eletrônica pode simplesmente ser algumas palavras digitadas em uma caixa, uma assinatura digital usa algoritmos matemáticos complexos para gerar uma impressão digital única para cada documento.

Isso permite a identificação e validação de assinaturas feitas pelo signatário. Afinal, qualquer um pode digitar um nome em uma caixa.

É crucial garantir que existam salvaguardas para evitar a adulteração ou falsificação de assinaturas online para garantir que as assinaturas eletrônicas sejam representações válidas da intenção do signatário.

Esse processo de criptografia usa o sistema de infraestrutura de chave pública (PKI) para gerar dois conjuntos de “chaves”: uma privada e uma pública. Assinar o documento online fornece a chave pública ao destinatário enquanto codifica a chave privada no próprio documento.

Quando a assinatura é verificada, o destinatário pode usar a chave pública para descriptografar e visualizar o documento. Se as chaves pública e privada não corresponderem, o documento permanecerá bloqueado.

Como fazer assinaturas online

Existem algumas maneiras diferentes de abordar a criação de sua assinatura online.
Como sua caligrafia, a assinatura de cada pessoa é um tanto única, e isso não muda só porque o formulário ou documento está sendo assinado pela Internet em vez de pessoalmente.

Embora o formato dependa do software que está sendo usado, existem alguns métodos comuns para criar uma assinatura online que você provavelmente encontrará com mais frequência:

• Use um teclado para digitar sua assinatura. Esta é de longe a forma mais básica de assinatura online. Basta clicar na caixa apropriada e digitar seu nome como faria em um processador de texto. Não se preocupe; as ferramentas de criptografia no software ajudarão a garantir sua autenticidade.
• Use uma caneta digital ou um dedo para desenhar sua assinatura. Esta é uma ótima opção para recriar a sensação de uma assinatura escrita tradicional; no entanto, requer uma tela sensível ao toque. Felizmente, esta é uma função integrada para muitas ferramentas de assinatura eletrônica que são compatíveis com telefones ou tablets.
• Use seu mouse ou trackpad para desenhar sua assinatura. Se você não tiver acesso a uma tela sensível ao toque, pode usar o cursor para desenhar sua assinatura, assim como faria com uma caneta digital. Embora não seja tão preciso, ainda funcionará tão bem.
• Carregue uma imagem de sua assinatura escrita. Se você realmente quiser buscar autenticidade, pode escrever sua assinatura manuscrita e digitalizá-la ou tirar uma foto dela para usar como sua assinatura online. É bastante simples de fazer; basta carregá-la no seu computador como faria com qualquer outra imagem e colocá-la no espaço apropriado do documento que está assinando. Observe que nem todo software de assinatura eletrônica suportará essa opção.

Benefícios das assinaturas eletrônicas

Embora possa parecer que algo tão simples como uma assinatura eletrônica não é um elemento vital das operações comerciais de ponta, a integração de software na maioria dos aspectos da vida deu origem à tendência de colocar o controle nas mãos do consumidor.

Colocar a conveniência e a qualidade de vida em primeiro lugar trará grandes dividendos quando se trata de canalizar seus potenciais clientes através do seu pipeline de vendas e reter clientes. Além disso, integrar assinaturas eletrônicas de forma harmoniosa com soluções de gestão de práticas jurídicas pode ajudar a simplificar fluxos de trabalho e gerenciar documentos legais de forma mais eficiente. 

Abaixo estão apenas alguns dos benefícios que a adoção de assinaturas eletrônicas em suas operações comerciais pode ter para sua organização.

Custo-benefício

O software de assinatura eletrônica é de longe a opção mais acessível para documentar a intenção. Não só você economiza dinheiro em papel, mas também economiza em postagem, envio e suprimentos, o que pode custar uma grande quantidade de dinheiro ao longo do tempo.

Amigável ao meio ambiente

Reduzindo a quantidade de papel que você usa, você pode ajudar a parar de contribuir para as enormes quantidades de resíduos produzidos pela indústria do papel. Cerca de 400 milhões de toneladas de papel e papelão são produzidos em todo o mundo a cada ano, e este é um dos principais fatores na destruição do mundo natural.

Controle de versão mais fácil

Um dos elementos mais importantes de qualquer forma de assinatura é a capacidade de fornecer um registro detalhado e atualizado da intenção do signatário.

Infelizmente, o erro humano é muito fácil de introduzir e confundir as águas quando se trata de métodos tradicionais de assinatura em papel. Isso pode ser desastroso quando se trata de negociações legais ou comerciais importantes, causando atrasos, multas ou até mesmo ações legais caso a assinatura apropriada seja perdida.

As assinaturas eletrônicas não deixam nada ao acaso, pois atualizam e armazenam automaticamente as informações de qualquer documento que você use em um espaço de armazenamento digital facilmente acessível. Usar software de assinatura eletrônica garantirá que você tenha todas as assinaturas de que precisa quando precisar delas.

Melhor experiência do usuário

O advento da transformação digital do início do século 21 transferiu muito mais influência para os indivíduos que compõem a base de consumidores de uma determinada empresa ou indústria.

Em vez do “mercado” como um conceito amplo, a maneira mais eficaz de conduzir marketing, vendas e operações comerciais passou por uma inversão fundamental, exigindo uma abordagem personalizada para indivíduos em vez de grandes faixas da população.

O software de assinatura eletrônica ajuda a garantir isso através da facilidade de uso, eliminando o incômodo envolvido com assinaturas remotas e tendo que depender de montanhas de documentos, onde informações importantes podem ser facilmente perdidas.

Seguro

Uma das realidades infelizes da mudança para escritórios e operações digitais tornou-se as oportunidades aumentadas para violações de segurança e hacking.

Embora isso possa potencialmente representar um problema ao coletar uma assinatura online, a maioria dos softwares de assinatura eletrônica oficiais vem equipada com um alto nível de segurança que ajuda a manter suas informações e as de seus clientes seguras. Na verdade, está sendo usado até mesmo em indústrias como a bancária para ajudar a proteger dinheiro e informações financeiras sensíveis.

Eficiente

É desnecessário dizer, mas a tecnologia é muito mais eficiente do que qualquer humano poderia esperar ser.

As assinaturas eletrônicas aproveitam essa eficiência permitindo que assinaturas remotas sejam concluídas em apenas alguns segundos. Além disso, elas facilitam a escalabilidade da coleta de assinaturas em uma organização ou base de clientes mais do que nunca.

Mitos e equívocos comuns sobre assinaturas eletrônicas

Apesar da crescente adoção, vários mitos cercam as assinaturas eletrônicas, dificultando sua aceitação mais ampla. Vamos desmistificar alguns desses equívocos comuns.

• Mito: Assinaturas eletrônicas não são legalmente vinculativas.
  Realidade: As assinaturas eletrônicas são legalmente vinculativas em muitos países, incluindo os Estados Unidos sob o ESIGN Act e na União Europeia sob o eIDAS. O quadro legal garante a mesma autenticidade e integridade que as assinaturas tradicionais.
• Mito: Assinaturas eletrônicas podem ser facilmente falsificadas.
  Realidade: Com medidas avançadas de criptografia e autenticação, as assinaturas eletrônicas podem ser mais seguras do que as assinaturas tradicionais. Trilhas de auditoria e processos de verificação adicionam camadas de segurança, tornando a falsificação extremamente difícil.
• Mito: Assinaturas eletrônicas são complexas de implementar.
  Realidade: As soluções modernas de assinatura eletrônica são projetadas para serem fáceis de usar. Elas se integram perfeitamente aos processos de negócios existentes e requerem conhecimento técnico mínimo para serem implementadas.

Melhor software de assinatura eletrônica

Não levará muito tempo para você perceber que existem inúmeras opções quando se trata de selecionar o software de assinatura eletrônica que ajudará a adoção do modelo de escritório virtual da sua organização. É por isso que é importante fazer um levantamento cuidadoso das necessidades distintas do seu negócio para que você possa proporcionar a melhor experiência possível aos seus consumidores.

Para se qualificar para esta categoria, um produto deve:

• Permitir que remetente e destinatário assinem documentos em uma variedade de dispositivos e sistemas operacionais
• Criptografar e proteger comunicações e documentos compartilhados entre usuários 
• Acompanhar o status do documento e notificar os usuários quando ações forem necessárias (assinar, aprovar, etc.)
• Permitir que os usuários definam funções de usuário e direitos de permissão internamente e para usuários externos (contratados, parceiros, clientes, etc.)
• Oferecer recursos de criação e armazenamento de documentos integrados ou integrar-se com soluções de software de terceiros que fornecem recursos de criação ou armazenamento de documentos

Abaixo estão os 5 principais softwares de assinatura eletrônica do Relatório Grid® de Verão de 2024 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para maior clareza. 

1. DocuSign

DocuSign ajuda as organizações a conectar e automatizar as várias maneiras pelas quais precisam gerenciar acordos legais. Como um dos líderes no espaço de assinatura eletrônica, sua solução permite o fácil rastreamento e arquivamento de informações comerciais e ajuda a oferecer uma experiência tranquila em qualquer lugar do mundo.

O que os usuários gostam:

“É intuitivo no preenchimento prévio de campos de assinatura. Gosto da conveniência de apenas verificar e enviar por e-mail para clientes assinarem. O fato de ser seguro tranquiliza meus clientes e a mim. Também gosto da capacidade de ir ao site do DocuSign e encontrar todos os documentos que enviei ou assinei disponíveis para download.”

- Avaliação do DocuSign, Jonathan W.

O que os usuários não gostam:

“A única coisa que não gosto é que às vezes as perguntas de segurança para os clientes podem ser muito obscuras. As perguntas são geradas pela LexisNexis, então sei que o DocuSign não tem muito a dizer sobre quais perguntas um cliente pode receber.”

- Avaliação do DocuSign, Mariam H.

2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat se destaca como uma solução de assinatura eletrônica com recursos para criar, editar e assinar PDFs. Ele fornece segurança avançada, formulários personalizáveis e fluxos de trabalho automatizados, garantindo a integridade e conformidade dos documentos. Sua integração com os serviços em nuvem da Adobe e outros produtos aumenta a produtividade e a facilidade de uso.

O que os usuários gostam:

“Gosto de poder criar PDFs editáveis. Isso é um grande requisito em nosso negócio, pois uma grande parte de nosso público-alvo tem mais de 50 anos e prefere fazer o pedido em um formulário físico ou digital onde preenchem seus dados, em vez de fazê-lo diretamente pelo nosso site.”

- Avaliação do Adobe Acrobat por Parisa H.

O que os usuários não gostam:

“Existem algumas funcionalidades e atalhos que não são padrão e causam alguns problemas quando você está acostumado a adotar diferentes ferramentas de dentro e fora do Adobe CC Suite.”

- Avaliação do Adobe Acrobat por Pietro V.

3. PandaDoc

PandaDoc’s all-in-one document automation software streamlines the process of creating, approving, and eSigning proposals, quotes, and contracts. When you integrate your existing CRM, payment, and file storage apps into a single workflow, PandaDoc helps you simplify processes and increase efficiency across the entire organization.

O que os usuários gostam: 

“O que mais gosto no PandaDoc é a integração com o SalesForce. Também gosto de como ele acelera os negócios. Ter clientes capazes de usar o PandaDoc em vez de enviar papéis de um lado para o outro é um divisor de águas. Também vi a recente atualização do Panda que mostra os novos recursos e atualizações que estão trabalhando e já foram disponibilizados ao público. Ter clareza e transparência para os usuários é enorme e realmente bom de ver.”

- Avaliação do PandaDoc, Kidder S.

O que os usuários não gostam:

 “Estou animado para atualizações baseadas na integração de campos, especialmente no que diz respeito a algo como o Pipedrive, que puxa as informações do Pipedrive para o PandaDoc - alguns dos campos nem sempre correspondem, o que significa que estou inserindo manualmente informações de endereço, apenas porque é nomeado de forma diferente no Pipedrive em comparação com o Pandadoc. No entanto, o suporte ao cliente é incrível!”

- Avaliação do PandaDoc, por Ruth O.

4. Jotform Sign

JotForm Sign oferece uma solução de assinatura eletrônica poderosa focada na facilidade de uso e eficiência. Os principais recursos incluem modelos personalizáveis, armazenamento seguro de documentos e integração perfeita com várias aplicações. Suas ferramentas avançadas de automação e conformidade simplificam o processo de assinatura, tornando-o ideal para empresas que buscam uma plataforma confiável e fácil de usar.

O que os usuários gostam:

“Gosto desta ferramenta porque oferece muitos recursos e gosto da facilidade de uso, da interface intuitiva e dos modelos que oferecem, além de poderem ser personalizados e adaptados às minhas necessidades, também é fácil de configurar e é conveniente e economiza muito tempo.”

- Avaliação do Jotform Sign, por Christian C.

O que os usuários não gostam:

“A maior desvantagem tem sido alguns dos bugs que aparecem no site de vez em quando. Com isso, quero dizer que de vez em quando, quando vou visualizar um formulário em que trabalhei, certos elementos do formulário estarão em uma ordem diferente da que coloquei ou estarão ausentes, ou duplicados. Isso me forçou a voltar e "corrigir" esses problemas várias vezes.”

- Avaliação do Jotform Sign, Chris D.

5. Dropbox Sign (anteriormente HelloSign)

Dropbox Sign (anteriormente HelloSign) fornece uma experiência de assinatura eletrônica simplificada com recursos como assinatura de documentos intuitiva, segurança avançada e integração com aplicativos populares. Sua interface amigável e ferramentas robustas de conformidade fazem dele uma escolha forte para gerenciamento de documentos eficiente e seguro.

O que os usuários gostam:

“Adoro a facilidade de uso; É muito fácil fazer upload do meu documento e configurar todas as diferentes coisas necessárias para assinaturas, iniciais, campos de texto e caixas de seleção que usamos o tempo todo.”

- Avaliação do Dropbox Sign (anteriormente HelloSign), David S.

O que os usuários não gostam: 

"A única coisa que não gosto no Droprox Sign é que você não pode alterar as variáveis depois de enviar o item para assinatura. Às vezes, recebemos um cliente que quer omitir um nome do meio ou adicionar uma inicial, e em vez de consertar, temos que descartar tudo e começar de novo. Não é grande coisa, mas se você está lidando com um cliente que já é um problema, ter que refazer o contrato pode deixá-lo irritado por um minuto.”

- Avaliação do Dropbox Sign (anteriormente HelloSign), Cynthia M.

Assinando

Independentemente do setor em que você opera, encontrar uma maneira de transicionar suas operações de escritório para um formato digital economizará tempo, dinheiro e aborrecimentos a longo prazo. O software de assinatura eletrônica oferece uma maneira abrangente e segura de conduzir negócios e acordos legais sem qualquer complicação dos métodos tradicionais de caneta e papel.

Fique cauteloso e mantenha seus níveis de segurança digital altos aprendendo como se proteger online.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.