Já foi estabelecido que a cultura de trabalho remoto não vai desaparecer. No entanto, isso não significa que os escritórios simplesmente deixarão de existir. Muitas empresas estão oferecendo ambientes de trabalho flexíveis para seus funcionários, incluindo a opção de trabalhar de casa parte da semana. Essa mudança para um ambiente de trabalho mais híbrido exigirá algumas alterações no espaço de trabalho com a convergência do escritório físico e virtual.

O aumento resultante de produtos de software para auxiliar na transição para um espaço de trabalho híbrido levou a G2 a criar uma nova categoria: Software de Gestão de Espaço. Vamos explorar como é esse local de trabalho moderno, bem como o software usado para gerenciá-lo.

O novo local de trabalho híbrido

De 1.000 adultos dos EUA que participaram de uma pesquisa em maio, 39% disseram que considerariam deixar seus empregos se não lhes fossem concedidos horários de trabalho flexíveis. Em uma pesquisa separada realizada em abril, 58% de mais de 2.100 usuários disseram que procurariam um novo emprego se não pudessem continuar trabalhando remotamente, e apenas 2% expressaram desejo de trabalhar no escritório em tempo integral. Esses números falam uma verdade inegável — a capacidade de trabalhar remotamente, seja em tempo integral ou parcial, não é apenas altamente desejável, mas pode impactar diretamente a taxa de retenção de talentos de uma empresa, bem como sua capacidade de adquirir novos talentos.

Enquanto algumas empresas não estão convencidas de que uma força de trabalho remota ou semi-remota é compatível com sua cultura e ética de trabalho, outras estão ativamente redesenhando seus espaços de escritório para acomodar a mudança para funcionários híbridos e remotos. Por exemplo, a WeWork está planejando introduzir máquinas de café sem toque em escritórios em Londres. Além disso, a KPMG está condensando e redesenhando seus escritórios e investindo em um modelo de trabalho híbrido. Outras empresas, como o HSBC, estão eliminando escritórios executivos e adotando o hotdesking ou hoteling para reduzir o espaço desperdiçado.

O JPMorgan Chase é um ótimo exemplo de como as empresas estão redesenhando seus escritórios. De acordo com o CEO Jamie Dimon, a empresa estará reorganizando os escritórios para adotar uma configuração de "assentos abertos". A empresa também estará reduzindo a capacidade geral dos escritórios de 100% para cerca de 60% para reduzir o espaço não utilizado e minimizar sua pegada de imóveis. Dimon também mencionou que ferramentas serão implementadas para ajudar a gerenciar assentos, salas de reunião e outras comodidades do escritório.

À medida que a demanda por escritórios híbridos aumenta, a G2 tem observado um aumento constante nas ofertas de produtos criados para a gestão desses espaços modernos. Como resultado, a G2 lançou uma nova categoria de Software de Gestão de Espaço para acomodar esse mercado em rápida expansão. Esta categoria visa ajudar os compradores de software a encontrar e comparar produtos que lhes permitam aproveitar ao máximo seu espaço físico.

Gestão de espaço: Um companheiro de software para o escritório híbrido

O software de gestão de espaço baseia-se em sistemas tradicionais de reserva de salas de reunião permitindo que os usuários reservem mesas e outros espaços compartilhados em um escritório. As equipes podem reservar mesas juntas ou em um bairro designado, promovendo a colaboração em equipe nos dias em que estão no escritório juntos, garantindo ainda que o espaço possa ser usado por outros quando estão trabalhando remotamente.

Algumas ferramentas podem fornecer aos usuários uma visão em tempo real de quem está no escritório e qual espaço eles reservaram, permitindo que colegas se encontrem facilmente na ausência de mesas atribuídas. Isso permite que as empresas aproveitem ao máximo seu espaço enquanto fornecem um ambiente flexível e adaptável para funcionários híbridos. Muitas ferramentas também oferecem algumas capacidades de software de orientação digital, permitindo que os usuários explorem o espaço virtualmente por meio de mapas interativos antes de reservar uma sala ou mesa.

O principal benefício do software de gestão de espaço é a funcionalidade e os dados disponíveis para os administradores. Não só o software de gestão de espaço fornece aos administradores a capacidade de gerenciar permissões de usuários e supervisionar instalações, mas também os equipa com ferramentas de análise aprofundada para tomar decisões baseadas em dados.

As ferramentas de gestão de espaço fornecem dados sobre o uso das instalações, incluindo a demanda por certas salas ou mesas, como o espaço físico está sendo utilizado e análises de salas de reunião. Este software capacita os administradores a garantir que as instalações sejam reservadas de acordo com as regulamentações do escritório, como distanciamento social ou manutenção de níveis específicos de ocupação. Mais importante, no entanto, é a capacidade de utilizar o espaço do escritório da forma mais eficiente possível e reduzir o espaço desperdiçado, o que pode economizar dinheiro para as empresas.

Segurança e saúde no escritório

Embora um novo layout de escritório possa aumentar a eficiência, ele também pode promover um ambiente de trabalho mais seguro e saudável. À medida que cidades ao redor do mundo continuam a reabrir, protocolos de saúde e segurança estão sendo implementados para manter um ambiente de trabalho seguro. Muitos escritórios estão abrindo com limites de capacidade e implementando distanciamento social.

Algumas empresas estão utilizando sistemas de reserva de salas de reunião para realizar triagens de saúde, monitorar quem está no escritório em um determinado momento e gerenciar os níveis de ocupação para garantir que não haja superlotação.

O que vem a seguir para o escritório híbrido?

À medida que mais empresas começam a se adaptar a uma força de trabalho híbrida, mudanças adicionais podem ser necessárias para se adaptar completamente a esse novo ambiente. As salas de reunião tradicionais, que muitas vezes são equipadas para colaboração no escritório, provavelmente precisarão implementar tecnologia moderna que permita que os funcionários no escritório colaborem e se comuniquem efetivamente em tempo real com funcionários híbridos ou remotos. Isso pode significar um aumento na adoção de software de quadro branco colaborativo, que capacita as equipes a colaborar e fazer brainstorming em tempo real, independentemente de onde estejam localizadas.

Na G2, a avaliação de Daniel M. sobre o Lucidspark destaca como essa ferramenta ajudou sua equipe híbrida com a colaboração:

“Com nossa força de trabalho híbrida atual, o Lucidspark tem sido uma ferramenta fundamental que usamos para todos colaborarem juntos. A dificuldade de colaborar com uma força de trabalho híbrida (no local e remota) e fazer com que todos façam brainstorming e contribuam. O Lucidspark tem sido um divisor de águas com a colaboração da nossa equipe.”

Além do software colaborativo, uma reformulação completa das salas de reunião e conferência pode estar em andamento. Funcionários da Microsoft desenvolveram um novo design de sala de reunião que é perfeito para equipes híbridas. Este protótipo inclui uma mesa curva que proporciona uma visão clara de cada participante, projeções em tamanho real de trabalhadores remotos, quadros brancos digitais e físicos, câmeras e alto-falantes com inteligência artificial, bem como vários layouts de tela que colocam os membros da equipe remota ao nível dos olhos com aqueles que participam presencialmente. Essas novas salas, construídas no espaço de prototipagem da empresa chamado Hive, estão atualmente informando mudanças que estão sendo implementadas no Microsoft Teams para melhorar a experiência de trabalho híbrido.

Evolução do local de trabalho moderno

Uma coisa é certa — o local de trabalho está mudando. À medida que o mercado de software de gestão de espaço continua a evoluir, os analistas da G2 estarão identificando e adicionando produtos adicionais à categoria. Como sempre, os leitores podem contar com a G2 para manter e expandir a taxonomia de categorias, capacitando os compradores com informações atualizadas necessárias para tomar decisões de software mais inteligentes.