O que é Gestão de Contratos e Por Que é Importante?

Os contratos regem quase todas as interações entre empresas.

Deixe isso assentar.

Pense em todas as diferentes maneiras que sua empresa interage com outras pessoas e organizações. As pessoas que compram sua solução, os funcionários que trabalham para você e a empresa que fornece materiais de escritório para sua empresa.

Cada uma dessas relações é iniciada com a execução de um contrato.

Isso é um monte de contratos, e acompanhar cada um deles é crucial para evitar problemas legais - é aqui que o software de gestão de contratos entra em cena. Basicamente, se você está gerenciando qualquer tipo de organização, vai precisar de algum tipo de sistema eficaz de gestão de contratos.

As empresas dependem fortemente dos termos e condições dentro dos contratos para conduzir atividades normais de negócios – uma grande delas é gerar e coletar receita dos clientes.

Quando um contrato é criado, executado ou gerenciado de forma inadequada, uma organização pode perder benefícios esperados devido a tecnicalidades e má conformidade. Nem é preciso dizer que manter um olhar atento sobre as obrigações contratuais da sua empresa é necessário para o crescimento.

Ter um departamento jurídico separado dentro da sua organização é definitivamente uma vantagem, mas todos os seus funcionários precisam estar familiarizados com o ciclo de vida de todos os contratos que percorrem as veias do seu negócio.

Componentes chave da gestão de contratos

• Criação de Contratos: Redação de contratos claros, abrangentes e juridicamente sólidos.
• Negociação: Negociar termos e condições favoráveis com as contrapartes.
• Execução: Garantir a execução oportuna e adequada dos contratos.
• Monitoramento e Conformidade: Acompanhar o desempenho do contrato, garantir a conformidade com os termos e resolver quaisquer problemas.
• Renovação e Emendas: Gerenciar renovações de contratos e emendas conforme necessário.
• Resolução de Disputas: Lidar com disputas e resolver conflitos de forma eficaz.

Estágios da gestão de contratos

Se você está começando um novo sistema de gestão de contratos para sua empresa do zero, bom para você. Folhas em branco são boas para a alma. Se não, você pode ter muito mais trabalho pela frente. De qualquer forma, abaixo estão os seis estágios da gestão de contratos que toda empresa deve passar em algum momento.

Lembre-se, a lei é uma coisa com a qual você não quer brincar, então vale a pena investir tempo.

Planejamento

Qualquer novo processo de negócios requer planejamento antes da implementação. A gestão de contratos não é diferente. Portanto, se isso faz sentido, o primeiro passo no processo de gestão de contratos é planejar o próprio processo.

A fase de planejamento da gestão de contratos é toda sobre pensar à frente para que você não precise retroceder mais tarde. Faça um brainstorm de todos os recursos disponíveis, outras coisas que você precisa para ter sucesso e partes interessadas chave. Determine uma maneira de manter tudo simplificado e organizado ao longo de todo o processo de contrato.

Como sua empresa acabará lidando com uma variedade de acordos, sua estratégia de gestão de contratos terá que ser flexível. Você pode ter que implementar processos para cada tipo diferente de contrato. Se você acha que esse será o caso, planeje com antecedência.

Auditoria

Antes de construir um caminho para o futuro, você terá que revisitar o passado.

Parte de determinar seus problemas atuais com a gestão de seus contratos está em examinar sua situação atual com uma auditoria. Investigue cada detalhe de como sua empresa lida com contratos, acordos e outros documentos legais desde a criação até a execução e gestão.

Se você encontrar alguns problemas com a forma como está cumprindo os requisitos dos termos e condições dentro do contrato, anote qual é o problema, por que sua empresa pode estar enfrentando-o e possíveis soluções que você pode implementar para evitá-lo no futuro.

Neste ponto do processo, você estará conduzindo esta auditoria em um nível macro, o que significa que examinará uma grande quantidade de contratos. No entanto, à medida que avança com seu processo de gestão de contratos, terá que fazê-lo em um nível micro.

Não deixe a auditoria parar assim que terminar de criar seu processo de gestão de contratos. Continue investigando cada contrato que você executar a partir desse ponto.

Construindo uma estrutura

Após seu planejamento e auditoria, você terá uma melhor compreensão de como o processo de gestão de contratos específico da sua empresa precisará ser para ter sucesso.

Agora é a hora de construir uma estrutura organizada para sua empresa usar ao lidar com contratos existentes e futuros. Este plano deve delinear cada elemento de gestão de um contrato, bem como ações e requisitos associados para cada estágio que ele atinge. Deixe claro qual departamento lida com quais estágios no processo, recursos que serão usados e métricas para medir o sucesso.

Mesmo que esta não seja sua primeira vez construindo um processo de gestão de contratos, espere feedback. Não apenas o receba, mas leve-o a sério. Se sua estratégia não está funcionando para todos dentro da sua organização, vale a pena o esforço extra para encontrar uma maneira de corrigir isso.

Encontrando a tecnologia certa

Vamos esclarecer uma coisa antes de seguir em frente. Enfiar um monte de contratos em papel em um armário velho não é gestão de contratos. É uma bagunça.

Para gerenciar adequadamente seus contratos, você precisa da tecnologia certa para fazê-lo. Não importa o quão organizada sua equipe seja, é sempre melhor tornar tudo eletrônico onde puder. Desta forma, tudo está no mesmo lugar e acessível onde quer que você possa se conectar ao seu servidor.

Implementando novos contratos

Agora que você tem seu novo processo em vigor, pode implementá-lo para novos contratos. Além de sua gestão, os próprios acordos podem se tornar um pouco complicados também.

Vamos rapidamente passar pelo que o processo pode parecer para cada contrato individual que sua empresa entra.

1. Solicitações

O processo começa com uma solicitação de contrato após fechar um negócio com um cliente, fornecedor, funcionário ou quem quer que você esteja criando um acordo.

Durante esta fase, certifique-se de entender a relação comercial, as necessidades de cada parte e o objetivo do acordo. Obtenha a aprovação do contrato de cada parte interessada chave antes de seguir em frente.

2. Criação

Em seguida, você terá que redigir o contrato real. Certifique-se de incluir todos os elementos chave que um contrato deve incluir para ser juridicamente vinculativo.

Como ponto de partida, inclua todas as informações que vieram da solicitação de um contrato e tenha em mente que está sujeito a mudanças durante as negociações. Ao escrever o contrato, certifique-se de usar uma linguagem consistente e ter uma seção descrevendo os termos incluídos.

3. Negociação

Uma vez que você entrega o produto à outra parte, provavelmente haverá algumas negociações. Durante a negociação, certifique-se de que cada parte interessada tenha um rascunho do contrato, colete feedback e renegocie os termos e condições até chegar a um acordo final entre ambas as partes.

4. Aprovação

Com o novo rascunho do contrato negociado, você precisa obter aprovações finais sobre os termos e condições. Obtenha o OK de todas as partes interessadas e lembre-se de que a visualização do contrato por elas pode trazer algumas mudanças adicionais que você precisará fazer.

Se este for o caso, passe pela outra parte. Estabeleça um processo de aprovação formal, simplificado e repetível para garantir eficiência e consistência na gestão de contratos em toda a organização.

5. Execução

Executar o contrato geralmente se refere a assiná-lo. Nesse ponto, os termos, condições e obrigações tornam-se oficialmente legais e entram em vigor. É por isso que é tão importante ter um processo de aprovação minucioso. Uma vez que um contrato é executado, certifique-se de atualizar sua solução de gestão de contratos com os detalhes.

6. Conformidade

Neste ponto, você é legalmente obrigado a cumprir sua parte do acordo. Para evitar quebrar o contrato, certifique-se de permanecer em conformidade com todos os termos e condições listados.

Isso pode incluir fazer um pagamento ou completar uma ação em um determinado tempo. Certifique-se de que cada pessoa envolvida saiba como é a conformidade e fique atento a qualquer comportamento desalinhado.

7. Rescisão ou renovação do contrato

No momento da expiração, determine se sua empresa deve renovar ou rescindir o contrato avaliando se você obteve ou não os resultados desejados. Se não, considere outra renegociação ou deixe-o terminar conforme programado.

Todas as ações listadas acima fazem parte não apenas da criação e execução de contratos, mas também de sua gestão. Ao longo de cada estágio, certifique-se de que cada peça de informação do contrato esteja organizada, simplificada e mantida segura. Uma vez que você assina um contrato, você está vinculado às suas expectativas, então técnicas adequadas de gestão sempre precisam estar em mente.

Gestão de contratos e vendas

A gestão de contratos com clientes é a força vital da sua equipe de vendas. Um negócio fechado não está oficialmente definido até que alguém assine na linha pontilhada. Consequentemente, a gestão de contratos tornou-se uma parte integrante do ciclo de vendas.

Se uma empresa pode gerenciar adequadamente seus contratos, isso pode ajudá-la a agilizar ainda mais seus processos de vendas. Isso é especialmente o caso quando se trata de gerenciar relacionamentos com clientes.

Embora o relacionamento possa ter começado muito antes, o segundo em que eles concordam com seu negócio é quando essa conexão muda de ser uma oportunidade para um cliente cuja lealdade você deve estar ansioso para conquistar.

Se você tem um processo de contratação eficiente e repetível que inclui modelos de contrato pré-aprovados, cumprir sua parte do acordo com o cliente deve ser um pouco mais fácil. Dessa forma, os representantes de vendas podem se concentrar mais em nutrir esse relacionamento com o cliente em vez de elaborar rascunho após rascunho de essencialmente o mesmo contrato.

Se você der um passo adiante e digitalizar todos os seus contratos, pode haver uma única fonte de verdade facilmente acessível para qualquer pessoa dentro da sua organização.

Melhores práticas de gestão de contratos

Passar com precisão por cada estágio do processo de gestão de contratos é apenas metade da batalha. Para fazer todo esse trabalho duro valer a pena, há algumas práticas recomendadas de gestão de contratos adicionais que você deve implementar para garantir total eficiência e eficácia.

Foco na conformidade

Se você não pode cumprir seus contratos, nenhum dos seus estágios de gestão valeu a pena. O tema da sua estratégia de gestão de contratos deve ser conformidade. A beleza da gestão de contratos é que sua estrutura facilita a melhoria da sua conformidade com acordos legais.

Além disso, monitore todas as regulamentações federais e estaduais que podem afetar seu negócio para evitar quaisquer penalidades por não conformidade. Se algo de nota acontecer, revise todos os seus contratos e tome medidas onde necessário.

Mantenha-se organizado

O tema secundário da sua estratégia de gestão de contratos deve ser organização. Uma das práticas mais importantes aqui é garantir que você está mantendo todos os seus contratos no mesmo lugar. Acompanhamento, atualização e revisão são todos parte de uma gestão eficaz, e ser consistente com o local é necessário para que isso aconteça de forma eficiente.

Nesse sentido, enquanto as pessoas que precisam acessar contratos devem poder fazê-lo, também deve haver um equilíbrio de segurança. Apenas dê acesso àqueles que realmente precisam. Os contratos podem incluir algumas informações sensíveis, e quanto mais pessoas puderem vê-las, mais arriscado se torna.

Acompanhe seu tempo de aprovação

Todos os seus acordos devem oferecer algum tipo de valor para sua empresa, mas você não poderá colher esses benefícios antes que o contrato seja aprovado e assinado.

Para garantir que você está acessando esse valor, defina e monitore alguns indicadores chave de desempenho (KPIs) de gestão de contratos. Monitore quanto tempo leva para um contrato chegar ao estágio de aprovação para que você possa identificar maneiras de otimizar o processo de gestão de contratos como um todo. A melhor maneira de garantir eficiência no seu processo é aprendendo com seus erros.

Automatize onde puder

As equipes jurídicas e os representantes de vendas não precisam mais cuidar de cada detalhe em relação aos contratos. Existem muitas tarefas mundanas ao longo do processo que você pode deixar para a automação, especialmente quando se trata de comunicação entre as partes. O software de gestão de contratos permite que os usuários agendem e enviem alertas e notificações quando uma ação é necessária em seu nome.

Antecipe as necessidades de negócios em mudança

Embora sua empresa provavelmente acabe confiando em modelos de contrato reutilizáveis para suas necessidades legais padrão, não se deixe ficar muito confortável.

À medida que sua empresa muda, seja com uma nova solução, público-alvo ou padrões de funcionários, seus contratos terão que se adaptar também. Faça o seu melhor para ser proativo e antecipar suas necessidades de negócios em mudança para que você possa ajustar seus contratos de acordo.

Benefícios de usar software de gestão de contratos

Construir um sistema de gestão de contratos vai parecer diferente de empresa para empresa. No entanto, no final do dia, nenhuma equipe pode ser verdadeiramente bem-sucedida em gerenciar seus contratos sem a solução certa.

O software de gestão de contratos remove ineficiências prejudiciais que sobrecarregam aqueles que acompanham seus documentos legais manualmente. Em suma, não importa qual produto específico você escolha, aqui estão alguns dos benefícios associados à implementação de uma solução de gestão de contratos.

Fornece uma única fonte de verdade

Porque todos os seus documentos legais serão armazenados na ferramenta que você escolher, o software de gestão de contratos atua como uma única fonte de verdade para sua organização. Cada usuário autenticado saberá exatamente onde procurar os detalhes, ciclo de vida e requisitos de cada contrato.

Esta localização central dos seus contratos também evita que os usuários olhem para versões desatualizadas de documentos atuais.

Visibilidade e insight aprimorados

Manter todos os seus contratos dentro de um software também pode ajudá-lo a reunir insights valiosos sobre o quão bem, ou mal, sua empresa lida com seus documentos legais e suas obrigações associadas. O software de gestão de contratos pode lhe dar uma visão panorâmica de todos os seus negócios e ajudar a extrapolar dados úteis que abrirão caminhos para a otimização de processos.

Economiza tempo

Deixar uma ferramenta de software lidar com todas as suas tarefas de gestão de contratos é um grande economizador de tempo. A automação que o software de gestão de contratos fornece abre tempo para os membros da equipe se concentrarem em tarefas mais importantes que requerem sua atenção.

O fato de que tudo está online torna os contratos fáceis de encontrar e pesquisar, removendo a necessidade de folhear contratos e arquivos em busca de detalhes específicos. A maioria das ferramentas até permite que você configure alertas para saber quando uma ação precisa ser tomada do seu lado. E com integrações de assinatura eletrônica, fechar o negócio é mais fácil e rápido do que nunca.

Reduz o risco

Provavelmente o benefício mais importante do software de gestão de contratos, que decorre dos outros listados acima, é que ele reduz o risco de não conformidade, perda de dinheiro e deterioração de relacionamentos importantes.

Entrar em problemas legais não é algo com que se deve brincar, e o software de gestão de contratos é a melhor maneira de combater isso. Ele torna quase impossível perder um prazo, fornece a todas as partes interessadas insights valiosos e analisa ciclos de contratos para identificar pontos fracos.

Melhor software de gestão de contratos

Existem algumas ferramentas diferentes que você pode usar para supervisionar e automatizar seus processos de contratos, mas o melhor lugar para começar é com o software de gestão de contratos.

Para se qualificar para ser incluído na categoria de gestão de contratos, um produto deve:

• Oferecer modelos personalizáveis envolvidos na criação de contratos comerciais
• Incluir um repositório de documentos que podem ser armazenados em diferentes categorias
• Ter a capacidade de criar, editar, compartilhar e colaborar em contratos com outros funcionários (internamente) e com clientes ou parceiros (externamente)
• Estar em conformidade com os requisitos legais, bem como com as regras de negócios
• Permitir que os usuários enviem notificações para marcos como data de expiração ou renovação

*Abaixo estão as cinco principais soluções de software de gestão de contratos líderes do Relatório Grid® de Outono de 2024 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. PandaDoc

PandaDoc é uma ferramenta usada por equipes de vendas para melhorar os fluxos de trabalho associados ao lado contratual de fechar negócios. Este software foca na automação de documentos e na simplificação do processo de criação, aprovação, assinatura e execução de contratos.

O que os usuários mais gostam:

"Eu uso o PandaDoc para obter a assinatura durante a entrega do projeto. Ter a capacidade de ter vários documentos modelados que posso enviar para os clientes com o apertar de alguns botões é valioso. Isso transformou o que antes era um e-mail em algo mais formal, completo e profissional. Isso é algo que eu uso toda semana, às vezes com mais frequência. É muito fácil configurar modelos e adicioná-los à sua biblioteca para uso recorrente."

- Revisão do PandaDoc, Jake B.

O que os usuários não gostam:

"Sem suporte técnico adequado, sem atualizações por e-mail quando há uma interrupção ou problema técnico, sem resposta automática quando há um problema com a verificação de ID de um cliente que pode ser respondido no local durante uma sessão. Sem recurso de edição uma vez concluído se uma assinatura ou carimbo foi perdido. Sem capacidade de editar tags sem limpar todo o progresso e assinaturas."

- Revisão do PandaDoc, Ashley R.

2. DocuSign CLM

DocuSign CLM é uma plataforma CLM abrangente que simplifica e automatiza todo o processo de contrato, desde a criação e negociação até a execução e gestão. Ele capacita as empresas a gerenciar contratos de forma mais eficiente, reduzir riscos e melhorar a colaboração.

O que os usuários mais gostam:

"Achei a automação a mais útil. Não preciso fazer manualmente o mesmo processo de cliente para cliente com as regras que podem ser configuradas dentro do Docusign, você simplesmente faz menos enquanto o sistema faz mais automaticamente."

- Revisão do DocuSign CLM, Nelson G.

O que os usuários não gostam:

"Às vezes pode ser difícil navegar por todo o documento para datar, inicializar e depois finalmente assinar um documento no final. Se você pular alguma coisa, é difícil voltar para onde estava o pulo. Às vezes, alguns problemas gerais de dimensionamento facilmente corrigíveis quando se trata das fontes, mas tudo em tudo um bom produto."

- Revisão do DocuSign CLM, Brain G.

3. Jotform Sign

Jotform Sign é uma solução de assinatura eletrônica fácil de usar que simplifica o processo de coleta de assinaturas para contratos, formulários e documentos. Ele oferece uma interface de arrastar e soltar para fácil criação de formulários, permitindo que você adicione campos de assinatura, caixas de texto, caixas de seleção e outros elementos conforme necessário.

O que os usuários mais gostam:

"Jot From é fácil de usar e robusto. Começar a criar um novo formulário e implementá-lo é super fácil e intuitivo.

É fácil de usar tanto para os usuários finais, para o usuário que cria o formulário quanto para o usuário que preencherá o formulário. Nosso público-alvo são mecânicos que nem sempre são tecnicamente inclinados, e eles usaram os formulários com facilidade."

- Revisão do JotForm, Ryan H.

O que os usuários não gostam:

"Às vezes, meu público me diz que a integração do PayPal e outros recursos de pagamento falharam com eles, especialmente quando estão usando um Mac."

- Revisão do JotForm, Alex S.

4. GetAccept

GetAccept pode ser usado por uma variedade de departamentos, incluindo vendas, recursos humanos, sucesso do cliente e capacitação de vendas. Esta plataforma fornece mensagens de vídeo, rastreamento e análise de documentos e capacidades de assinatura eletrônica.

O que os usuários mais gostam:

"É muito flexível, fácil de usar e fácil de aprender, suporta os documentos que usamos internamente, ótimo suporte e você está muito engajado para fazer funcionar dentro do nosso negócio, nos ajuda a ser criativos e você tem ampla experiência de diferentes negócios que nos ajuda a melhorar o nosso."

- Revisão do GetAccept, Stefan L.

O que os usuários não gostam:

“Às vezes é um pouco confuso recriar ou mudar uma proposta se você precisar enviar uma nova. Funciona, mas poderia ser mais fácil. Muitas vezes temos que mudar o arquivo PDF que enviamos para nossos clientes, já que não usamos os modelos integrados.”

- Revisão do GetAccept, Jesper J.

5. LinkSquares

LinkSquares é uma plataforma abrangente de gestão de contratos projetada para simplificar e automatizar todo o ciclo de vida do contrato. Oferece recursos avançados para análise de contratos, mitigação de riscos e colaboração, tornando-se uma ferramenta poderosa para empresas de todos os tamanhos.

O que os usuários mais gostam:

"LinkSquares CLM é altamente personalizável (ou seja, não é um tamanho único para todos) e eles fornecem suporte prático para garantir que seja implementado corretamente e configurado para o sucesso. Também é muito mais intuitivo do que outros CLMs que consideramos."

- Revisão do LinkSquares, Cameron W.

O que os usuários não gostam:

“Existem algumas melhorias de produto adicionais que são necessárias para automatizar mais processos e remover algum trabalho manual necessário no lado administrativo." Richele B.

- Revisão do LinkSquares, Richele B.

Desta vez, não faça você mesmo

Deixar a tecnologia gerenciar seus contratos não é preguiçoso. É inteligente, e neste ponto, é quase necessário. Existem muitas preocupações diárias de operar um negócio, e lidar com documentos legais não deve ser uma delas. Embora haja algumas partes da gestão de contratos que requerem um toque humano (presencial ou online), aproveitar o software trará tudo junto.

Gerenciar contratos online abre o mundo das assinaturas eletrônicas, que é surpreendentemente seguro. Saiba mais sobre a diferença que as assinaturas eletrônicas podem fazer para o seu negócio.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.