O que é uma chamada de conferência? Melhores práticas para se conectar remotamente

As formas tradicionais de conduzir negócios estão evoluindo.

Muitas coisas definem o "novo normal", incluindo o trabalho remoto. A pandemia começou tornando o trabalho em casa uma necessidade; agora, é uma escolha amplamente permitida. E nada transmite essa experiência de forma mais precisa do que as reuniões regulares por chamadas de conferência.

Muitas empresas usam software de conferência de áudio para configurar, hospedar e gerenciar suas necessidades de comunicação profissional. Essas ferramentas são frequentemente compatíveis com conferências baseadas na web que permitem vídeos, compartilhamento de tela e outras ferramentas de colaboração, como chat ao vivo e compartilhamento de conteúdo.

Na última década, as chamadas de conferência ganharam imensa popularidade e importância à medida que mais empresas expandem sua presença geográfica. À medida que o conceito de trabalhar de qualquer lugar continua a crescer, essa tecnologia é uma necessidade para os negócios modernos.

Como funciona uma chamada de conferência?

Os chamadores convidados participam de uma chamada de conferência via linha fixa, inserindo o número compartilhado em seus teclados para se conectar a uma ponte de conferência. A ponte de conferência é uma sala virtual que permite que várias pessoas hospedem ou participem de reuniões simultaneamente. Você pode possuir uma ponte de conferência ou assinar para hospedar chamadas de conferência na ponte de outra empresa.

Os participantes da chamada também podem usar um aplicativo móvel para fazer uma chamada de conferência em iPhones ou dispositivos Android. Alternativamente, eles podem configurar um sistema de telefone por protocolo de voz sobre internet (VoIP) para participar com um sistema de desktop ou telefone móvel.

O VoIP permite que os participantes se conectem a partir de computadores em vez de telefones tradicionais. Enquanto o método convencional de discagem é perfeito para os momentos em que você não tem uma conexão com a internet ou não pode acessar um dispositivo de desktop, as chamadas VoIP são consideravelmente mais baratas do que as chamadas tradicionais.

No entanto, na maioria dos casos, ambos os tipos podem se conectar à mesma ponte de conferência, para que os participantes possam se juntar usando qualquer método.

Três componentes principais são necessários para uma chamada de conferência.

• O número de discagem é o número de telefone que você recebe do provedor de serviços. Os chamadores precisam dele para participar de uma chamada de conferência. É um número tarifado que custa uma taxa aos participantes ou um número gratuito cobrado ao anfitrião.
• O código de acesso é composto por sete símbolos e precisa ser inserido ao participar de uma chamada de conferência. O anfitrião distribui esse código único a todos os participantes.
• O número de identificação pessoal (PIN) é usado pelo anfitrião para iniciar a chamada de conferência. Ele dá acesso a funções como gravação de chamadas, contagem de participantes e bloqueio de conferência.

Como fazer uma chamada de conferência

Se estamos falando de chamadas de conferência tradicionais feitas a partir de telefones de mesa, a configuração é bastante restrita. Ela permite controle limitado sobre áudio e participação. Os chamadores precisam ter o número de discagem e o código de acesso à mão para inserir na chamada e se conectar à mesma sala virtual.

Fazendo uma chamada de conferência via número de discagem distribuído

Aqui está como iniciar uma chamada de conferência usando um número de discagem.

• Passo 1: Envie um convite de calendário com antecedência para realizar a reunião. Certifique-se de adicionar uma nota para os participantes com os detalhes necessários, como data, hora, número de discagem e códigos de acesso.
• Passo 2: Insira o número de discagem para se conectar à sua sala de reunião virtual no dia da reunião.
• Passo 3: Insira o código de acesso, seguido pelo código PIN (se solicitado). Para alguns provedores, o código de acesso é suficiente para iniciar a chamada.
• Passo 4: Depois de inserir os detalhes necessários, simplesmente aguarde que outros se juntem à sala antes de iniciar a reunião.

Fazendo uma chamada de conferência via conferência ad hoc

Os passos que envolvem soluções de conferência ad hoc diferem do método de discagem.

• Passo 1: O organizador precisa configurar o localizador uniforme de recursos (URL) da ponte de conferência para gerenciar e conectar múltiplos chamadores simultaneamente.
• Passo 2: O organizador então liga para todos os participantes usando software VoIP e os adiciona à sala virtual.
• Passo 3: Uma vez que todos os participantes tenham se juntado à sala, a chamada começa. Apenas o organizador pode encerrar a reunião, mas os participantes são livres para sair.

Tipos de chamadas de conferência

Para atender adequadamente às suas necessidades de conferência de negócios, você precisa entender a diferença entre os tipos de chamadas de conferência. Existem três tipos a considerar.

Conferência de áudio

Este tipo de chamada de conferência conecta múltiplos chamadores via qualquer serviço de telefone baseado em VoIP. Como eles dependem exclusivamente de linhas telefônicas, as chamadas de conferência de áudio são fáceis de configurar. As chamadas de conferência de áudio vêm em diferentes formas, como:

• Chamadas de conferência sem reserva são econômicas e não requerem reserva prévia. Você só precisa de um provedor de serviços de chamada de conferência para facilitar essa chamada sob demanda. Os chamadores podem discar a qualquer momento.
• Chamadas de conferência assistidas por operador são um pouco mais caras do que o tipo sem reserva. Este tipo de chamada de conferência tem um operador na linha para gerenciar a chamada. O serviço também inclui vantagens como gravação de chamadas e transcrição.
• Chamadas a três são a opção mais simples, não exigindo soluções de conferência de áudio ou serviços adicionais. No entanto, elas são um pouco limitadas em comparação com outras opções. Por exemplo, seu controle de áudio é limitado a quão alto você fala ou quão bem você ouve o áudio, e o número máximo de participantes pode não ser mais do que cinco pessoas.
• Chamadas de conferência de resultados são chamadas públicas entre uma empresa, seus investidores e partes interessadas. Elas são realizadas para explicar o desempenho financeiro de uma empresa e planejar o próximo trimestre financeiro.

Videoconferência

Para usar a videoconferência, os participantes se envolvem em um ambiente audiovisual conectando-se à mesma sala de reunião online. Uma webcam permite reuniões por vídeo, permitindo que os chamadores interajam uns com os outros por meio de videoconferência em alta definição em tempo real.

Esta é a alternativa mais próxima das reuniões presenciais, pois os usuários veem as expressões faciais e a linguagem corporal uns dos outros. Mesmo ao usar o melhor software de videoconferência, uma conexão de internet de alta velocidade é necessária. Com boa conectividade, os participantes podem evitar dificuldades técnicas, como imagens borradas ou atrasos.

Conferência web

A conferência web leva as chamadas de vídeo para o próximo nível. Não só os usuários podem interagir uns com os outros em tempo real, mas também podem compartilhar mídia e suas telas para usar outras ferramentas colaborativas ausentes nas plataformas de chamadas de conferência de áudio e vídeo.

Embora a conferência web proporcione uma experiência imersiva, ela pode ser um pouco cara e requer algum nível de treinamento e configuração para usar as muitas ferramentas disponíveis.

Chamada de conferência por telefone vs. chamada de conferência web

Para conduzir qualquer forma de chamada de conferência, você precisa se inscrever com seu provedor de serviços e obter seus números de discagem junto com os códigos de acesso.

Chamadas de conferência por telefone eram tradicionalmente realizadas por meio de conexões de linha fixa usando um telefone de mesa. Se você não tem uma conexão de internet estável, esta ainda é uma opção viável. Caso contrário, você pode conectar a internet ao seu telefone de mesa e instalar um serviço VoIP.

Chamadas de conferência web oferecem mais recursos do que chamadas de conferência por telefone. Elas usam dispositivos que suportam conexões de vídeo, como smartphones, laptops e tablets, e oferecem recursos inteligentes, como mensagens em tempo real por chat, compartilhamento de tela e mídia, e suporte a webcam.

Casos de uso de chamadas de conferência

As chamadas de conferência oferecem maneiras versáteis para grandes grupos de pessoas se comunicarem em todo o mundo. Elas são uma ótima ferramenta para conectar equipes remotas e escritórios globais. Confira alguns casos de uso específicos abaixo.

1. Chamadas telefônicas com clientes

Seu time inteiro pode se conectar com clientes como um grupo usando chamadas de conferência. Você pode se comunicar com seus clientes em um ambiente de trabalho virtual e aproveitar recursos integrados, como mensagens instantâneas, compartilhamento de mídia e controles de áudio para proporcionar uma boa experiência.

2. Comunicações internas

Se seus membros da equipe estão trabalhando em vários locais, as chamadas de conferência reúnem todos. Elas simplificam a comunicação da equipe para brainstorming e discussão de detalhes críticos sem a necessidade de ir e voltar com longos e-mails.

3. Reuniões gerais

Reuniões gerais usam chamadas de conferência para se conectar com equipes em diferentes locais. A conferência é uma ótima maneira de conduzir sessões de perguntas e respostas, pois pode hospedar grandes grupos de chamadores enquanto fornece alta qualidade de áudio para fácil interação.

Melhores práticas para chamadas de conferência

De ruídos de fundo altos a atrasos nas expressões faciais, muitas coisas podem tornar uma chamada de conferência constrangedora. Trabalhe em sua etiqueta de chamada de conferência antes de sua próxima grande reunião.

1. Teste o equipamento com antecedência

Nada diz "não profissional" mais alto do que conexões disruptivas, especialmente ao se dirigir a um grupo maior. Teste seu equipamento antes das chamadas de conferência para evitar qualquer gafe de última hora.

2. Encontre um canto silencioso

Semelhante ao tratamento de dificuldades técnicas, certifique-se de que seu ambiente físico esteja bem equipado para participar ou hospedar uma chamada de conferência. Se puder, não atenda chamadas de ruas movimentadas ou táxis enquanto estiver em movimento. Além disso, silencie e ative o som do seu microfone nos momentos corretos.

3. Use as ferramentas de colaboração certas

Se você estiver se conectando via conferência web, escolha as ferramentas de colaboração certas para tornar suas chamadas mais imersivas. Por exemplo, software de compartilhamento de tela é ótimo para apresentações, ou você pode usar uma ferramenta de gravação de chamadas para fins de treinamento. Outras opções incluem transcrições de chamadas, música personalizada de espera, soluções de quadro branco colaborativo e chat instantâneo.

4. Grave sua reunião

Você pode manter gravações como recursos para compartilhar com os chamadores que não estavam presentes. As gravações também fornecem recibos para um registro das decisões tomadas durante a chamada e um ponto de referência para reuniões futuras.

5. Invista no software certo

Para obter a melhor experiência de chamada de conferência, encontre o software de conferência de áudio certo para suas necessidades. Aliste um provedor que permita que você hospede conversas em uma ponte de conferência de áudio para vários grandes grupos em diferentes locais.

Melhores soluções de chamada de conferência de áudio em 2024

Com software de conferência de áudio, você pode hospedar chamadas de voz entre várias partes trabalhando de locais separados. É ideal para chamadas de grupos pequenos, mas principalmente facilita reuniões profissionais.

Para ser incluído nesta categoria, um produto deve:

• Permitir comunicação de áudio via uma rede pública de telefonia comutada (PSTN) ou rede móvel para fácil colaboração
• Hospedar chamadas de áudio multiusuário em uma ponte de conferência de áudio

*Abaixo estão os 5 principais softwares de conferência de áudio do Relatório Grid® de Verão de 2024 do G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Workplace from Meta

Workplace from Meta é uma ferramenta de comunicação empresarial tudo-em-um que mantém os funcionários engajados e conectados. Ele suporta seus jogadores favoritos, como Google Calendar e Microsoft Outlook e até permite integrações personalizadas.

Novos clientes podem se inscrever para um teste gratuito de 30 dias do Workplace from Meta e usá-lo gratuitamente! A empresa também oferece seu serviço gratuitamente para organizações de caridade sem fins lucrativos elegíveis.

O que os usuários mais gostam:

“O principal benefício do Workplace é a colaboração em equipe por meio de chat e conferência. No entanto, a melhor componente é a agrupação. Cada grupo tem sua própria base de informações e conhecimento.”

- Revisão do Workplace from Meta, Mohammed Shohrab H.

O que os usuários não gostam:

“Acho que a plataforma é um pouco confusa para novos usuários. Seria útil ter uma saudação inicial que informasse o que você pode realizar usando a plataforma.”

- Revisão do Workplace from Meta, Val C.

2. Spike

Converta seu e-mail em um escritório! Spike fornece tudo, desde mensagens e colaboração até chamadas de áudio/vídeo em uma plataforma, permitindo que você se comunique melhor e mais rápido.

O plano gratuito para sempre do Spike suporta chamadas de conferência de áudio e vídeo ilimitadas um-a-um, juntamente com recursos adicionais, como notas colaborativas e chat.

O que os usuários mais gostam:

"Usei dezenas de plataformas de e-mail, mas a forma como o Spike organiza as comunicações torna muito fácil encontrar e se envolver. Ele trata as comunicações como mensagens de texto e organiza com base na pessoa, não na linha de assunto, o que é enorme.”

- Revisão do Spike, Peter J.

O que os usuários não gostam:

"Gostaria de ver mais opções de conta e controles para fora do escritório. Além disso, poder integrar outros canais não relacionados a e-mail em um único thread de comunicação seria ótimo.”

- Revisão do Spike, Peter J.

3. PowWowNow

PowWowNow oferece uma solução de conferência de áudio fácil de usar e econômica, adaptada para empresas que buscam ferramentas de comunicação confiáveis e diretas. Conhecido por sua abordagem prática, o PowWowNow garante conectividade perfeita, tornando-o uma escolha ideal para organizações de todos os tamanhos.

O que os usuários mais gostam:

"PowWowNow é super fácil de usar. Não há custos ocultos e me permite iniciar chamadas virtuais espontaneamente sem reserva prévia. Ele fornece números de discagem gratuitos e locais, permitindo que pessoas de todo o mundo participem da reunião."

- Revisão do PowWowNow, Siddhant G.

O que os usuários não gostam:

"Alguns problemas possíveis que os usuários podem encontrar incluem dificuldades técnicas com a plataforma, conectividade de internet ruim causando má qualidade de vídeo ou áudio, e dificuldade em replicar o nível de engajamento e espontaneidade que pode ser alcançado em reuniões presenciais. Além disso, alguns usuários podem preferir reuniões presenciais e achar as reuniões virtuais menos satisfatórias."

- Revisão do PowWowNow, Rithik D.

4. Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS)

Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS) é uma solução de comunicação avançada baseada em nuvem projetada para atender às necessidades complexas das empresas modernas. Este serviço integra várias ferramentas de comunicação em uma única plataforma coesa, permitindo colaboração e conectividade perfeitas em toda a sua organização.

O que os usuários mais gostam:

"A integração foi fácil e sem estresse, a equipe é amigável e comunicativa. A mudança do serviço telefônico tradicional para o Teams Phone foi mais fácil do que o esperado."

- Revisão do Comunicações Unificadas como Serviço, Joe Y.

O que os usuários não gostam:

"As chamadas que chegam pelo call center às vezes caem ou não chegam aos agentes na fila."

- Revisão do Comunicações Unificadas como Serviço, Mike S.

5. Conferência InterCall Reservationless-Plus

Conferência InterCall Reservationless-Plus facilita a comunicação perfeita para empresas de todos os tamanhos. Seja você hospedando uma reunião de equipe, uma apresentação para clientes ou um grande evento corporativo, esta plataforma oferece conexões de áudio confiáveis e de alta qualidade que mantêm suas conversas claras e ininterruptas.

O que os usuários mais gostam:

"Adoro que não preciso reservar uma ponte ou me preocupar que outra pessoa no meu escritório possa precisar da linha. Posso fazer uma chamada espontaneamente e decidir, no momento, gravar para reprodução posterior - uma revisão. Lidamos com questões complexas de TI. Capturar todos os detalhes técnicos em uma chamada é CRÍTICO. O fato de eu poder gravar minhas chamadas de conferência é incrivelmente valioso."

- Revisão da Conferência InterCall Reservationless-Plus, Kelli J.

O que os usuários não gostam:

“Os processos de faturamento são tão inconvenientes, e a equipe parece não ter controle sobre a resolução de problemas."

- Revisão da Conferência InterCall Reservationless-Plus, Josh W.

Vamos voltar a isso

As chamadas de conferência continuarão em alta demanda à medida que continuamos a fazer negócios com qualquer pessoa de qualquer lugar. Felizmente, os custos são baixos e os provedores oferecem ótimo suporte. Para organizações com uma força de trabalho global, uma excelente comunicação é a chave para a sobrevivência.

Se você está procurando mais maneiras de melhorar as comunicações em toda a empresa, dê uma olhada no melhor software de mensagens instantâneas para empresas para facilitar conexões eficazes entre departamentos e equipes.