A Mistura Perfeita: Como Programar Seus Baristas de Café Como um Profissional

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Se você é dono de um negócio, sabe que manter sua equipe unida enquanto coloca o cliente em primeiro lugar não é fácil. E se você possui uma cafeteria? Adicione a correria das 6 da manhã e clientes mal-humorados, sem café, à equação.

Toda empresa precisa priorizar o agendamento eficaz de funcionários. Com o ambiente agitado, mesmo da menor cafeteria local, isso rapidamente se torna algo que pode fazer ou quebrar as chances de sucesso.

Muitas cafeterias e outras empresas de atendimento ao cliente usam ferramentas de agendamento de funcionários e ferramentas de agendamento de restaurantes para fazer seu local funcionar como uma máquina de espresso bem lubrificada.

Lembre-se destes conselhos importantes ao começar a agendar sua cafeteria. Antes que perceba, você poderá recorrer a um software de agendamento de baristas para fazer o trabalho corretamente todas as vezes.

Principais dicas para agendamento de cafeterias

Você não precisa de muita cafeína para agendar seus baristas da maneira certa. Confira estas principais dicas para começar.

Organize as necessidades com antecedência

Quando você começa a pensar sobre o que sua cafeteria precisa, terá que responder a muitas perguntas. A cafeteria pode funcionar com apenas dois baristas? Quais dias da semana ou horários do dia você precisará de mais? Deve haver uma pessoa completamente dedicada a receber pedidos? Suas respostas honestas ajudarão a identificar o que é necessário em termos de agendamento e equipe geral.

Agendar com antecedência dá tempo para lidar com quaisquer conflitos ou problemas que possam surgir à medida que os funcionários veem suas cargas de trabalho alocadas. Quando você realmente começar a agendar turnos de seus baristas, muito dependerá das habilidades individuais e pontos fortes de sua equipe.

Agende por conjunto de habilidades

O agendamento para uma cafeteria começa antes de um funcionário ser contratado. O processo de entrevista é a melhor maneira de começar a planejar o futuro, contratando pessoas com conjuntos de habilidades comprovadas que possam trabalhar juntas para criar um ambiente de trabalho bem equilibrado.

Às vezes, você terá funcionários que são mais fortes em algumas áreas do que em outras. Por exemplo, você pode ter um barista que é eficiente em tirar shots de espresso, mas não muito rápido na limpeza de equipamentos. Você pode ter outro que limpa facilmente o equipamento com tempo de sobra, mas ainda está aprendendo a usar um sistema POS.

É seu trabalho identificar e anotar os pontos fortes e fracos de cada um. Dessa forma, você pode agendar de acordo, para que cada turno tenha alguém que execute cada elemento do negócio com confiança e sucesso.

Familiarize-se com as regulamentações

Nenhum dono de cafeteria quer ter problemas legais porque não agendou funcionários de acordo com as leis locais.

A FLSA é especialmente importante ao criar o cronograma para seus funcionários. Não aderir a todas essas regulamentações pode resultar em multas pesadas ou na dissolução completa do seu negócio.

Mantenha-se flexível

Uma das principais razões pelas quais as pessoas procuram empregos em cafeterias é a flexibilidade. Cobrir turnos é uma tradição no serviço de alimentação. O agendamento de funcionários começa com a identificação das necessidades da cafeteria, mas você falhará se não considerar as necessidades de sua equipe.

É preciso esforço, mas você pode acomodar um grande grupo de funcionários dentro das limitações das horas limitadas que eles podem oferecer, enquanto atende às demandas do seu negócio de café.

Seja atencioso com os membros da equipe matriculados na escola, que têm segundo emprego, trabalham meio período, são cuidadores ou têm outras responsabilidades urgentes. Mostrar que você se importa faz com que os funcionários se sintam mais à vontade e, por sua vez, eles serão mais honestos sobre seus calendários. O agendamento se torna um processo colaborativo, o que faz com que a equipe se sinta valorizada.

Manter-se flexível inclui estar aberto a trocas de turno de última hora e manter funcionários de plantão em mente em caso de emergência. Certifique-se de que você sempre pode intervir, se necessário.

Incentive a comunicação aberta

Se você deseja criar um processo de agendamento que funcione bem para todas as partes envolvidas, permita que seus funcionários comuniquem-se livremente sobre seus horários. Dar a eles a propriedade de falar abertamente ajuda a evitar esgotamento profissional e aumenta a satisfação para que possam ter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Além disso, certifique-se de ter um método de treinamento de funcionários sobre o processo de agendamento e que o cronograma em si seja fácil de ler e entender. Seus funcionários precisam de flexibilidade, mas como proprietário e empregador, você deve agendá-los de forma tão consistente quanto possível.

Edite o processo

Mesmo o cronograma de cafeteria mais perfeito tem áreas que precisam de melhorias. Considere reavaliar seu processo de agendamento a cada trimestre para continuar aprimorando.

Não tenha medo de coletar feedback dos funcionários – o processo de agendamento deve ser mutuamente benéfico.

Quando você decidir fazer mudanças, por menores que sejam, certifique-se de comunicar-se com os funcionários em cada etapa do caminho para evitar problemas maiores e mal-entendidos no futuro. Priorizar esses fortes processos de gestão de força de trabalho é essencial para o quadro geral.

O que é software de agendamento de baristas?

O agendamento de funcionários é um processo que exige que a gestão crie cronogramas de trabalho justos para os funcionários e garanta que as operações funcionem sem problemas. Isso requer expertise, tempo e observação cuidadosa. Felizmente, soluções de agendamento automatizadas oferecem uma variedade de soluções para as empresas escolherem, tornando o processo muito mais fácil.

Software de agendamento de funcionários

O software de agendamento de funcionários ajuda as empresas a gerenciar seus recursos de forma mais eficiente, melhorar o desempenho dos negócios e reduzir custos.

Essas ferramentas automatizam o agendamento, organizam todas as tarefas dos funcionários em um só lugar e rastreiam pedidos de folga.

Software de agendamento de restaurantes

Muitos fatores influenciam a seleção de software de agendamento, mas o objetivo permanece o mesmo: máxima produtividade e custos mínimos. É por isso que muitos proprietários de negócios usam software de agendamento de restaurantes para lidar com seus cronogramas de turnos de serviço de alimentação.

O software de agendamento de restaurantes oferece às empresas as ferramentas para criar calendários virtuais para organizar o rastreamento de tempo, comunicar-se diretamente com os funcionários, fazer mudanças rápidas e aumentar a visibilidade em toda a equipe.

Como escolher o software de agendamento de baristas certo

O que você faz depois de identificar que a automação é a escolha certa para sua empresa? Mantenha as seguintes dicas em mente enquanto procura aquele gole perfeito de software.

• Defina suas necessidades. Que tipo de software você está procurando? Você pode querer um com recursos simples de agendamento, ou pode estar procurando soluções mais robustas que incluam software de folha de pagamento ou integrações de software de rastreamento de tempo. Determine essas necessidades para que a busca seja organizada.
• Recolha feedback. Procurar por um novo software é um ótimo momento para coletar feedback de outras pessoas na empresa para ver o que elas acham que está faltando no processo atual.
• Comece a pesquisar. Depois de saber o que precisa, você está pronto para mergulhar na grande busca. Compare todos os softwares com sua lista de verificação e considere entrar em contato com empresas de software para obter uma cotação personalizada.
• Avalie seu orçamento. Após a pesquisa, você terá uma boa ideia da faixa de preços para software de agendamento. Trabalhe internamente para solidificar exatamente qual é o seu orçamento e quanto dele você pode alocar para custos potenciais de integração, instalação e manutenção.
• Leia avaliações de clientes. Não leve todas as promessas do software ao pé da letra. Procure algumas avaliações de clientes para descobrir exatamente como os usuários reais se sentem sobre cada ferramenta em sua lista. Considere usar G2 para acelerar o processo.
• Aproveite as demonstrações. Inscreva-se para qualquer teste gratuito disponível. Use essa oportunidade para ver se essa ferramenta se encaixaria em suas formas atuais de trabalho. Lembre-se de acompanhar quando seus testes gratuitos terminam, para não ser cobrado por um plano inteiro.

Não se queime

Sei que essas informações podem parecer um "latte", mas se for muito avassalador, você sempre pode "chai" novamente mais tarde.

Falando sério, planejar com antecedência como se sua empresa dependesse disso (porque depende) é a única maneira de agendar seus baristas com sucesso. É um pedido alto, mas com algum tempo e esforço, ninguém nunca mais terá que fazer um "double" novamente.

Confie em mim – não seguir essas dicas seria um erro "grande".

Procurando mais maneiras de melhorar como você administra seu negócio? Confira estas melhores práticas de gestão de restaurantes para levar seu jogo para o próximo nível.