Modelagem de Processos de Negócio: Seu Guia para Visualizar o Sucesso

Se foram os dias em que as empresas estrategizavam com a filosofia "tamanho único".

Desde mudanças econômicas globais e superação da concorrência até a adoção de novas regulamentações e acompanhamento das mudanças na intenção de compra, uma empresa tem que equilibrar muitas coisas para se manter no topo do seu jogo. Compreender os detalhes das suas operações é a chave para o crescimento, independentemente de qual indústria você deseja dominar.

A modelagem de processos de negócios é um método que pode ajudá-lo a navegar pelas complexidades das tendências dinâmicas na era digital. Derivada dos registros de eventos de uma empresa extraídos com software de mineração de processos, a modelagem de processos de negócios pode reduzir custos operacionais, melhorar a velocidade dos processos e aumentar a eficiência geral do seu modelo de trabalho.

Reinvenção e adaptabilidade são essenciais para manter uma organização no caminho do sucesso. As organizações tendem a lidar com múltiplos processos de diferentes complexidades que requerem colaborações interdepartamentais. E, na maioria das vezes, esses procedimentos não são mapeados corretamente.

Como resultado, a falta de documentação cria desvios, gargalos, ambiguidade e ineficiência geral. O que é necessário nesses casos é uma imagem clara do fluxo de trabalho de uma organização. Com conhecimento especializado e insights de dados, analistas de negócios e especialistas no assunto mapeiam um modelo de negócios de ponta a ponta, permitindo que os tomadores de decisão desenvolvam uma compreensão aprofundada de seus processos de negócios.

Outra maneira de mapear um modelo de negócios é usando os registros de eventos de uma empresa armazenados em bancos de dados e sistemas de informação com software de mineração de processos. A mineração de processos é frequentemente integrada com software de gestão de processos de negócios para criar um repositório de ferramentas para modelagem e melhoria de processos de negócios.

Qual é o propósito da modelagem de processos de negócios?

Antes de pensar em melhorar um processo de negócios, é crucial saber como ele funciona. Documentação baseada em texto ou manual raramente é suficiente para compreender o desempenho de um processo.

Por isso, toda organização precisa modelar, documentar, analisar e comunicar processos de negócios e obter uma visão clara dos fluxos de trabalho, entradas e saídas de suas operações em andamento. Mas como a modelagem ajuda nisso?

A modelagem é a representação visual, em pequena escala, de como um sistema funciona. No contexto de negócios, um modelo permite a compreensão do fluxo de trabalho de uma organização e identifica maneiras de otimizá-lo enquanto minimiza o desperdício de tempo e recursos.

O software de modelagem de processos de negócios possui as ferramentas necessárias para visualizar seus processos graficamente e identificar os insights críticos necessários para melhorar uma operação. Ele ajuda os proprietários de negócios a comunicar sua visão aos stakeholders, além de lhes dar a chance de desenvolver e testar a arquitetura de seu sistema.

As empresas praticam a gestão de processos porque ela conduz tudo, desde o mapeamento e descoberta de processos até a simulação, análise e melhoria de processos. Cada pequeno passo em um fluxo de trabalho afeta outras ações. Como resultado, delinear todo o processo é essencial para obter visibilidade de uma só vez antes de tomar qualquer decisão para aprimoramento ou reengenharia de processos.

A modelagem de processos também preenche a lacuna de comunicação que frequentemente ocorre entre o design do processo e a fase de implementação. Além disso, a padronização em toda a indústria permite que stakeholders internos e externos permaneçam na mesma página enquanto mantêm um registro do mapeamento de processos.

História da modelagem de processos de negócios

A origem da modelagem de processos remonta ao século XIX com a invenção dos gráficos de Gantt. O primeiro uso desses gráficos representava um cronograma de projeto simples. No entanto, não foi até a evolução dos fluxogramas em 1920 que a modelagem de processos como conceito começou a tomar forma.

A maior vantagem dos fluxogramas era a alta flexibilidade diante das dinâmicas de negócios em mudança e a facilidade de compreensão. Mas, ao mesmo tempo, havia uma preocupação com os fluxogramas sendo ligeiramente informais, o que levava a ambiguidades e interpretações errôneas. Por essa razão, especialistas da indústria passaram várias décadas tentando aprimorar os fluxogramas e projetar modelos de processos formais.

Mais tarde, na década de 1970, a linguagem de modelagem unificada (UML) surgiu na comunidade de gestão de processos de negócios. Este método usava um conjunto de regras unificadas para modelar diferentes elementos em processos. No entanto, cientistas da computação usavam principalmente a UML para sistemas de software complexos; sua aplicação para modelos de negócios não se materializou até muito mais tarde.

No início dos anos 2000, a comunidade BPM desenvolveu duas outras linguagens de modelagem: linguagem de modelagem de processos de negócios (BPML) e linguagem de execução de processos de negócios (BPEL). Infelizmente, essas técnicas careciam de padronização e declinaram em 2008 devido à falta de adoção em massa.

Por volta de 2004, a notação de modelagem de processos de negócios (BPMN) entrou em cena, fornecendo um processo de modelagem padronizado em todos os setores. Era o equilíbrio perfeito entre simplicidade e formalidade. O modelo foi prontamente adotado no mundo da gestão de processos de negócios. A aceitação em massa pela comunidade de negócios e TI fez do BPMN o padrão universal para os players de tecnologia.

Técnicas de modelagem de processos de negócios

Fundamentalmente, um modelo de processo de negócios comunica o que você está fazendo atualmente para alcançar seu plano de negócios, o que você deveria estar fazendo, o que não deveria estar fazendo e o que pode ser melhorado.

Como os modelos de processos de negócios trabalham com insights de dados quantitativos coletados de registros de eventos, eles apresentam uma visão factual do estado atual do seu fluxo de trabalho, incluindo métricas e observações que podem passar despercebidas de outra forma.

Notação de modelagem de processos de negócios (BPMN)

Em termos mais simples, a notação de modelagem de processos de negócios (BPMN) representa visualmente um processo de negócios de ponta a ponta em um fluxograma, destacando as etapas, escolhas e participantes envolvidos no processo.

Originalmente concebida pela iniciativa de gestão de processos de negócios (BPMI), a BPMN permite que as organizações ganhem uma vantagem competitiva e melhorem o uso de seus recursos, resultando em um modelo de negócios geral aprimorado.

Nos últimos anos, houve uma tentativa de padronizar esse método, e agora é mais comumente conhecido como modelagem e notação de processos de negócios, ainda mantendo o acrônimo BPMN.

Os modelos e diagramas de notação de processos de negócios adotam uma abordagem focada no funcionário, tornando fácil implementar mudanças precisas. A linguagem comum padrão e os componentes da BPMN permitem que ela colabore sem esforço entre departamentos internos e externos.

Um dos principais benefícios dessa abordagem é que ela usa modelos de fluxograma para mapear o fluxo de sequência e o fluxo de mensagens do processo, tornando-o muito mais simples de entender do que qualquer outro modo de comunicação.

Os diagramas BPMN compreendem uma coleção de símbolos, anotações, gateways e práticas para vincular esses objetos para ilustrar com precisão um processo de negócios do início ao fim. Uma vez executado com sucesso, o BPMN pode preencher a lacuna entre a intenção do processo e os atrasos que podem ocorrer após a implementação.

Para representar um processo virtualmente, o BPMN usa alguns objetos proprietários unificados, incluindo alguns dos listados abaixo.

• O objeto de fluxo de processo define a sequência de fluxo e execução de um processo de negócios
• Pool significa a coleção de participantes do processo
• Swimlane representa subgrupos e divisões dentro dos pools
• O objeto de dados simboliza os dados que flutuam pelo processo e como eles conectam diferentes etapas
• Artefatos determinam a organização de tarefas e atividades

Diagramas de linguagem de modelagem unificada

Reconhecida como a abordagem moderna para documentar e modelar processos de negócios, a linguagem de modelagem unificada (UML) é um sistema padronizado que incorpora diagramas que visualizam o design de um modelo de negócios.

Os engenheiros de software foram os primeiros a desenvolver a UML para sistemas de software complexos e a usaram da mesma forma que os projetos funcionam em outros campos da engenharia.

Agora, os diagramas UML são uma parte integral da modelagem de processos de negócios. Processos complexos envolvem colaborações interdepartamentais, então ter uma linguagem padronizada para comunicar em toda a organização é vital, especialmente para não programadores que não entendem de código.

Os diagramas UML são equivalentes focados em objetos de fluxogramas que detalham a lógica por trás de um processo de negócios. Esta técnica vem com 14 diagramas diferentes que ajudam a documentar processos de forma compreensível para os stakeholders. Esses diagramas podem enfatizar informações estruturais ou o comportamento entre objetos (fluxo de informações e interações) em um modelo de processo de negócios.

Modelo de fluxograma

Os fluxogramas ajudam a criar uma representação gráfica de um modelo de processo, usando formas simples e setas para mapear o progresso de uma operação enquanto alcança um resultado específico.

Embora os fluxogramas funcionem melhor para operações sequenciais, eles podem muitas vezes ser muito unidimensionais para representar processos de negócios modernos com funções simultâneas trabalhando em sincronia em múltiplos níveis. Processos de negócios padrão compatíveis com fluxogramas são integração de funcionários, relatórios de incidentes e processos de aprovação hierárquica.

Diagramas de fluxo de dados

Como os fluxogramas, um diagrama de fluxo de dados (DFD) mapeia um processo de negócios ou fluxo de sistema. No entanto, os DFDs se concentram nos dados que viajam entre etapas e canais em vez de atividades.

Esta técnica inclui tudo, desde como os dados entram e fluem em um sistema até onde são armazenados e usados. Os DFDs são melhores para processar dados brutos e utilizar as informações extraídas para mapear modelos de negócios úteis.

Os DFDs podem variar em termos de simplicidade, desde diagramas simples desenhados à mão até modelos complexos detalhados; tudo depende de como o processo lida com os dados. Como resultado, este diagrama de modelagem de processos de negócios não é totalmente adequado para funções que não são orientadas por dados.

Definição integrada para modelagem de funções

Variando conforme sua aplicação, a definição integrada para modelagem de funções (IDEF) é um conjunto de métodos de modelagem de negócios que usam diagramas de fluxo para representar um processo. Ele usa um conjunto padrão de direções e símbolos para mapear uma estratégia, destacando as entradas, saídas, atividades, mecanismos e controle das operações de negócios.

O IDEF é bem adequado para definir os requisitos operacionais necessários para um sistema funcionar sem problemas. Ele contém 16 métodos, cada um dos quais captura um conjunto de dados específico para modelagem de processos de negócios. Este mecanismo de trabalho de captura e processamento de dados torna o IDEF ideal para traduzir uma operação de negócios em uma representação gráfica.

Diagramas de atividade de função (RAD)

Como o nome sugere, um diagrama de atividade de função foca nos papéis das pessoas e nas interações entre atividades em um processo. Os papéis no RAD podem incluir indivíduos, equipes, departamentos, stakeholders ou organizações.

Por outro lado, as interações podem consistir em coisas como delegar trabalho, relatar o status de um projeto ou transferir informações dentro de um sistema.

Os RADs apoiam a comunicação porque são fáceis de ler e entender para partes internas e externas em todas as etapas. No entanto, essa técnica carece dos benefícios orientados a objetos oferecidos por outras técnicas de modelagem, como o BPMN.

Gráficos de Gantt

Nomeados em homenagem ao engenheiro mecânico americano Henry Gantt, os gráficos de Gantt representam processos na forma de gráficos de barras. Este método era prevalente no final do século XIX para empresas que procuravam maneiras de visualizar um fluxo de trabalho de negócios com cronogramas distintos.

Os gráficos de Gantt facilitam para os empregadores especificar qual funcionário deve cumprir prazos específicos de tarefas para manter o cronograma. O eixo vertical representa a tarefa que precisa ser concluída e o eixo horizontal representa o cronograma para conclusão. Uma vez que você insere as tarefas, seu cronograma e dependências, o gráfico será atualizado automaticamente para fornecer uma representação precisa do processo.

Apesar de serem centenários, os gráficos de Gantt ainda são um dos diagramas de modelagem de processos de negócios mais amplamente usados para rastrear projetos e subprocessos.

Método orientado a objetos

Os métodos tradicionais do ciclo de vida de desenvolvimento de software muitas vezes tinham que enfrentar desafios como um fluxo rígido de procedimentos. Consequentemente, os sistemas desenvolvidos usando esses métodos convencionais também eram rígidos e difíceis de mudar.

Resolver problemas complexos no mundo dos negócios moderno requer automação e destreza. Isso se tornou um desafio para empresas que praticam técnicas de modelagem tradicionais.

A indústria logo começou a perceber que localizar o impacto da mudança em um sistema pode ser feito representando elementos, comportamento e dados de um processo na forma de objetos e mapeando como eles interagem.

Assim, as empresas começaram a adaptar técnicas de modelagem de processos orientadas a objetos para adquirir flexibilidade e melhorar a competitividade no mercado. Como o título sugere, esses métodos se concentram nos objetos de um modelo de negócios, acentuando seu relacionamento dentro do sistema.

Comparado a outros diagramas de modelagem de processos de negócios, a modelagem orientada a objetos integra comportamento e dados, facilitando o manuseio de sistemas complexos.

Diagramas de interação de funções

Cada função em um processo está ligada a uma atividade. Um diagrama de interação de funções (RID) representa essas atividades com a ajuda de texto e símbolos. Embora esse método possa ser um pouco mais complexo do que um fluxograma, também é menos flexível.

O fluxo de ida e volta neste modelo indica que a conexão entre funções e atividades pode tornar os RIDs desafiadores de desenvolver. Além disso, essa técnica não destaca as entradas ou saídas de um processo e possui uma notação rígida, tornando a colaboração uma tarefa exigente.

No entanto, os RIDs são mais adaptáveis em comparação com outras formas de diagramas de modelagem de processos de negócios. Eles ajudam a estabelecer o relacionamento entre ações e definem a estrutura organizacional mapeando interações distintas entre funções.

Níveis de modelagem de processos de negócios

Compreender como mapear, analisar e otimizar processos pode beneficiar qualquer profissional em qualquer indústria. Mas a modelagem de processos também vem com múltiplas camadas, e antes de trabalhar em qualquer técnica de modelo, você precisa dissecar e entender os diferentes níveis de modelagem de processos de negócios.

• Nível um: Este nível de modelo de processo destaca as operações principais de uma organização e os diferentes papéis ou departamentos que realizam essas operações.

• Nível dois: Comumente referido como modelagem de cadeia de valor, este nível foca nos processos de ponta a ponta das áreas operacionais de uma empresa. As cadeias de valor exibem o fluxo de trabalho do sistema atual, entradas e saídas.

• Nível três: O próximo nível é o modelo físico e usa um diagrama BPMN. Ele destaca os diferentes papéis e atividades necessárias para realizar uma operação e o fluxo de informações dentro do sistema.

• Nível quatro: O nível final é a documentação dos subprocessos, atividades e requisitos do sistema necessários para implementar o modelo de processo de negócios criado no nível três.

Quais são os benefícios da modelagem de processos de negócios?

A natureza visual dos modelos de processos de negócios os torna uma ferramenta inestimável para produtividade e eficácia em operações departamentais. Estudar diagramas de modelagem de processos de negócios significa que os stakeholders podem analisar e aperfeiçoar processos existentes para aumentar as eficiências operacionais.

Processo de negócios aprimorado

Com a transparência adicional adquirida através de um modelo de processo de negócios, os supervisores podem descobrir oportunidades para tornar as operações ainda melhores. Armados com o conhecimento de discrepâncias existentes e insights de dados, as empresas reduzem as áreas de função mais adequadas e adaptáveis para mudança.

Os gerentes também podem aproveitar o aumento da responsabilidade mapeando as etapas de um processo e indicando quem é responsável por cada tarefa.

Acompanhe a dinâmica da indústria

Em um ambiente de negócios em constante evolução, as empresas precisam de maneiras de acompanhar as mudanças ao seu redor para emergir como líderes. Como resultado, sua estratégia de negócios deve ser versátil o suficiente para se adaptar às necessidades da indústria em evolução.

Com o poder da modelagem de processos de negócios, os líderes podem tomar decisões complexas com total transparência e elevar sua infraestrutura sem complicações.

Racionalize o fluxo de trabalho da empresa

Com diagramas de modelagem de processos, as organizações podem localizar ineficiências e áreas de melhoria. Além disso, podem padronizar o fluxo de trabalho de negócios, dando aos funcionários as etapas necessárias para concluir um processo.

A modelagem de processos não apenas melhora o fluxo de trabalho ao evitar a necessidade de os funcionários realizarem uma tarefa como acharem melhor, mas também ajuda as empresas a atenderem seus padrões de qualidade ao racionalizar o fluxo de trabalho para todos.

Canais de comunicação aprimorados

Ao documentar um processo, as empresas podem utilizar a linguagem e metodologia padronizadas para comunicar em todos os canais. Isso significa que não há espaço para ambiguidade em relação à inteligência de processos, então os funcionários têm muito mais probabilidade de serem eficientes e produtivos em seu trabalho. Além disso, essa documentação facilita para as empresas trazerem novos contratados a par.

Descubra tarefas para automatizar

Uma vez que você obtém uma representação visual de seus processos de negócios, pode analisar cada tarefa e subtarefa. O diagrama delineado garante que todos os funcionários estejam na mesma página quando se trata de pontos de decisão, agregação de valor e operações gerais. E tudo isso é feito mantendo os custos baixos.

Portanto, como usuário de negócios, você pode identificar oportunidades de melhoria e automação de fluxo de trabalho. Isso melhora a eficiência operacional e fornece maneiras de realocar recursos quando necessário.

Alinhe os processos com os objetivos de negócios

Implementar qualquer melhoria de processo requer realinhamento das operações e repensar como os funcionários realizam tarefas específicas. Ao descobrir os detalhes do processo e identificar gargalos, os stakeholders podem alinhar o novo modelo de processo com sua estratégia de negócios para obter máxima eficácia.

Além disso, a modelagem de processos de negócios capitaliza as oportunidades certas no momento certo e projeta processos eficientes que usam recursos da melhor forma enquanto buscam custos operacionais mais baixos em toda a organização.

Desafios da modelagem de processos de negócios

Os principais desafios da modelagem de processos de negócios originam-se da variedade de procedimentos dentro de cada organização. Cada processo é uma combinação de operações principais e funções de suporte de back-end. Isso leva a um excesso de mudanças simultâneas no fluxo de trabalho. A alteração simultânea aumenta a imprevisibilidade dos processos em toda a organização, especialmente considerando a probabilidade de erro humano.

• Divisão entre modelo e realidade: A modelagem de processos de negócios pode resultar em uma lacuna entre como os stakeholders planejam um processo e qual é a prática real. Essa divisão entre modelo e realidade pode resultar em funcionários resistindo à adaptação de um modelo de processo de negócios, pois não reflete seu fluxo de trabalho existente.
• Possível má comunicação: Os analistas de negócios precisam de informações acionáveis para serem eficientes em suas práticas. Alguns modelos de processos podem não comunicar claramente sua intenção, especialmente aqueles derivados por engenharia reversa de sistemas de informação existentes. Eles carecem de identificadores ou elementos descritivos, resultando em má interpretação.
• Perda de inovação: Quando os funcionários trabalham com uma abordagem de gestão para modelagem de processos, isso impede o conhecimento que eles adquirem ao trabalhar no processo. Eles ou se abstêm de usar essa expertise para seguir o modelo de trabalho dado ou deixam de lado o pensamento crítico para operar sem pensar de acordo com o novo padrão.
• Falta de precisão do processo: Alguns especialistas da indústria argumentam que a modelagem de processos é altamente dependente do design e pode, às vezes, falhar em capturar a precisão. A representação visual de um modelo de processo muitas vezes negligencia componentes como sua adequação, facilidade de compreensão e aplicação geral.

Modelagem de processos vs. mapeamento de processos vs. mineração de processos

A modelagem de processos, o mapeamento de processos e a mineração de processos são todas formas de técnicas de gestão de projetos usadas sob BPM. As empresas usam modelagem de processos de negócios para se concentrar em visualizar o fluxo de trabalho atual com dados de registros de eventos, ganhando visibilidade sobre como um processo funciona.

Mapeamento de processos de negócios é uma visualização qualitativa do seu processo de negócios, destacando etapas como transferência de informações, interações entre objetos e propriedade de tarefas. Ele usa técnicas manuais como entrevistas com funcionários e workshops para extrair as informações necessárias para mapear um processo inteiro.

Por outro lado, a mineração de processos ajuda a aprimorar e monitorar processos em tempo real e depende de registros de eventos para revelar gargalos. Ela oferece soluções orientadas por dados para corrigi-los através de alocação de recursos ou automação de processos.

Casos de uso de modelagem de processos de negócios

O software de modelagem de processos de negócios traz total transparência ao fluxo de trabalho, tornando-o um elemento vital do BPM. A aplicação universal do BPMN capacita as empresas a assumirem o controle de suas operações, analisando, monitorando e otimizando-as para maior produtividade.

• Obtenha insights orientados por dados sobre um processo. Um modelo de negócios ajuda os stakeholders a analisar um processo de todos os ângulos, compreendendo totalmente o fluxo de trabalho atual. A análise adequada pode revelar componentes como o fluxo de informações e o tempo necessário para concluir um ciclo.
• Incentive a comunicação aberta do esboço do processo. A modelagem de processos permite que analistas de negócios criem e documentem uma representação visual do fluxo de trabalho. Esta aplicação resulta em comunicação acessível entre departamentos e até permite a implementação de soluções práticas para toda a empresa.
• Padronize processos para stakeholders internos e externos. Os proprietários de negócios podem identificar discrepâncias e descobrir maneiras de maximizar o processo existente. Depois disso, as empresas podem criar um modelo padronizado para atuar como um modelo de como cada funcionário deve abordar uma tarefa.
• Avalie e compare processos. Como as empresas podem obter visibilidade completa de suas operações em andamento, não há ambiguidade ou necessidade de suposições sobre como melhorar um processo. Como resultado, os stakeholders podem analisar e otimizar o modelo existente e comparar o desempenho do novo modelo em tempo real.
• Analise a alocação de recursos da empresa. Para a otimização adequada de um processo, é essencial utilizar os recursos atribuídos de forma produtiva. Com as técnicas adequadas de modelagem de processos de negócios, as empresas podem avaliar onde seus recursos estão sendo usados. Em caso de resultados ineficazes, as empresas podem realocar fundos para uma melhor distribuição de recursos.

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