Como Melhorar o Controle de Estoque com um Sistema de Inventário por Código de Barras

Você gosta do som de "bip" que seus itens fazem ao serem escaneados no supermercado? Então, rapaz, eu tenho o sistema de inventário perfeito para você.

Um sistema de inventário com código de barras lhe dá o poder de apontar para cada um dos itens do seu armazém e escanear seu caminho para um novo e melhorado método de organização de estoque.

Um código de barras usa linhas, espaços, formas e padrões legíveis por máquina para fornecer algum tipo de informação ou dado atribuído. Cada código de barras é completamente único e usa números e letras para categorizar e distinguir diferentes classificações de itens.

A maioria dos códigos de barras requer scanners especializados para produzir informações, enquanto alguns podem ser escaneados com a câmera de um dispositivo móvel.

As empresas usam software de código de barras para criar códigos de barras, interpretar os códigos em dispositivos da empresa, gerar modelos imprimíveis, atribuir números de série específicos a itens de inventário e coletar dados rapidamente. Essas ferramentas podem funcionar com sistemas de gestão de inventário para acompanhar os níveis de estoque de produtos e locais e armazenar dados de forma segura e precisa.

Como funciona um sistema de inventário com código de barras?

O principal objetivo de um sistema de inventário com código de barras é ter uma contagem de estoque o mais precisa possível. Isso é feito usando automação para garantir que os dados estejam sendo registrados em tempo real à medida que os itens se movem por toda a cadeia de suprimentos.

Os sistemas de inventário com código de barras funcionam com software de código de barras para criar etiquetas únicas que são colocadas nos itens de inventário e escaneadas para coletar dados de estoque precisos. Existem diferentes tipos de códigos de barras e scanners de código de barras que as empresas usam para atender a diferentes objetivos, seja para atualizar seus códigos de barras o menos frequentemente possível ou escaneá-los a até dois pés de distância.

Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar do uso de um sistema de inventário com código de barras. À medida que uma empresa cresce, um sistema de inventário com código de barras pode ser especialmente útil à medida que o estoque é movido pelo armazém ou por vários locais. Enquanto todos os sistemas de inventário rastreiam ativos, enviam notificações quando os níveis de estoque estão baixos e aumentam a segurança do inventário, um sistema de código de barras automatiza todos esses processos. Essa abordagem prática permite que as empresas se preocupem menos com o inventário e se concentrem mais na produção e distribuição.

Algumas empresas usam software de gestão de armazém (WMS) para manter um controle mais próximo de como os itens se movem dentro do sistema de código de barras. O WMS também dá às empresas a capacidade de gerenciar a força de trabalho do armazém, acessar dados em vários locais, coordenar processos de envio e muito mais.

Tipos de códigos de barras

Existem dois tipos diferentes de códigos de barras que uma empresa pode usar para implementar seu sistema de inventário com código de barras e categorizar todos os itens em estoque. Ambos são eficazes à sua maneira, mas um pode ser mais adequado dependendo dos objetivos de organização de inventário da empresa.

Códigos de barras unidimensionais

Códigos de barras unidimensionais (1D) são os códigos de barras mais comuns, geralmente encontrados em grandes bens de consumo.

Os códigos de barras 1D são provavelmente o que você pensa quando ouve a palavra 'código de barras', com linhas, espaços e números. Os números podem ser usados para criar um método de organização único para o inventário da sua empresa. Por exemplo, os números do código de barras podem se referir ao uso do item ou ao código do produto.

Um scanner de código de barras 1D lê esses elementos da esquerda para a direita. Quando escaneado, o código de barras se refere às informações contidas no banco de dados do inventário. Isso é favorável para empresas que fazem muitas mudanças dentro do banco de dados e esperam evitar a troca constante de códigos de barras.

Códigos de barras bidimensionais

Códigos de barras bidimensionais (2D) usam diferentes padrões e formas para armazenar dados necessários.

O código de barras 2D mais popular é o código QR. Os códigos de barras 2D podem geralmente conter mais informações do que um código de barras 1D porque são lidos vertical e horizontalmente.

Quando escaneados, os códigos de barras 2D podem fornecer imagens, endereços da web e mais. Isso significa que os códigos de barras 2D não precisam necessariamente estar conectados a um banco de dados para oferecer informações de inventário. Isso é favorável para empresas que desejam incluir grandes quantidades de dados dentro do mesmo tamanho de código de barras.

Benefícios de um sistema de código de barras

Um sistema de inventário com código de barras leva as empresas um passo mais perto de um processo de inventário mais organizado e eficiente. Abaixo estão outros benefícios importantes de implementar um sistema de código de barras.

• Economize tempo ao pular o processo manual de contagem de inventário. Os códigos de barras contam todos os itens imediatamente, deixando os funcionários do armazém com mais tempo para atender pedidos de forma eficiente.
• Coletar dados instantaneamente com automação em que você pode confiar. Os sistemas de código de barras permitem que os dados sejam transferidos rápida e precisamente para todos os dispositivos da empresa.
• Reduzir erros humanos confiando na inteligência artificial para fazer o trabalho pesado. A entrada manual de estoque deixa muito espaço para pequenos erros que se tornam problemas significativos. Os códigos de barras aumentam a precisão do inventário enquanto mantêm o fardo da perfeição longe de seus funcionários.
• Melhorar o controle de inventário sabendo exatamente onde todo o estoque está sendo mantido. Os códigos de barras categorizam diferentes classes de inventário e acompanham como eles se movem dentro do sistema. Algumas empresas usam software de controle de inventário com software de código de barras para rastrear ativos e prever necessidades futuras de inventário.
• Reduzir custos comprando apenas os materiais que você precisa. A maior precisão no controle de inventário ajudará a garantir que todas as informações de recompra estejam corretas. As menores chances de erro humano também ajudam a reduzir o potencial de erros caros.

Desafios do sistema de código de barras

Embora existam muitos benefícios em implementar um sistema de inventário com código de barras, há alguns desafios que uma empresa pode enfrentar ao implementar e manter o sistema.

• Custos iniciais altos. Se você é uma pequena empresa com níveis de inventário modestos, o custo de compra e implementação de equipamentos de código de barras pode ser mais caro do que o retorno sobre o investimento vale.
• Instalação demorada. Embora os códigos de barras ajudem a economizar tempo a longo prazo, o processo de configuração pode ser particularmente demorado. Especificamente, muito tempo será necessário para imprimir e colocar um adesivo de código de barras em cada item do inventário.
• Treinamento de implementação. Garantir que todos os funcionários estejam na mesma página em relação ao novo sistema de código de barras também pode ser incrivelmente demorado. A codificação de barras afeta tanto processos de envio e recebimento , então todos os membros da equipe devem saber como usar o sistema corretamente.
• Problemas de impressão. Ao usar um sistema de código de barras, você confia muito nos códigos de barras para fazer a parte difícil de contar o estoque. Com isso dito, encontrar um problema de impressão ao criar os códigos de barras pode causar atrasos significativos na preparação e envio de pedidos.
• Manutenção contínua. Onde quer que haja tecnologia, há a necessidade de mantê-la. Um sistema de código de barras precisará de atenção especial para garantir que todos os processos estejam atualizados e funcionando adequadamente.

Como implementar um sistema de código de barras para inventário

Depois de determinar que um sistema de inventário com código de barras é o ajuste certo, você pode começar a implementá-lo em seu processo de inventário atual.

1. Avalie os objetivos de inventário

Antes de adicionar ou mudar qualquer coisa sobre a forma como seu sistema de inventário funciona, defina exatamente o que você espera alcançar. Considere objetivos específicos de inventário, como diminuir os tempos de atendimento de pedidos ou aumentar a coleta de dados.

Em seguida, procure por indicadores-chave de desempenho (KPIs) gerais que devem ser alcançados para atender às expectativas da empresa. Reconhecer os objetivos em questão ajudará a identificar exatamente quais aspectos do sistema de inventário com código de barras funcionarão para alcançá-los.

2. Construa uma lista mestre de itens de inventário

Uma lista mestre de inventário é necessária para começar o processo de implementação de um novo sistema de gestão de inventário com código de barras. Compreender o escopo do seu estoque ajudará a determinar não apenas quais aspectos do sistema de código de barras se encaixam melhor, mas se ele será um ajuste de fato. Por exemplo, um sistema de código de barras pode não ser favorável para empresas com um pequeno número de itens de inventário.

Para criar esta lista, anote a unidade de manutenção de estoque (SKU) de cada item no inventário. Isso inclui a quantidade exata em estoque e quaisquer variantes de produto. Essas informações também devem incluir uma descrição visual do item, medidas, custos associados e a quantidade necessária para a produção. Quanto mais detalhado você for, mais precisa será sua lista.

3. Selecione o software de código de barras

Uma solução de software de inventário com código de barras é necessária para criar, imprimir e acompanhar todos os códigos de barras em seu inventário.

Muitas soluções de software oferecem tanto ferramentas de produção quanto capacidades de coleta de dados. Algumas podem até oferecer modelos para criar os códigos de barras, organização do fluxo de trabalho da cadeia de suprimentos, rastreamento de inventário em vários locais e notificações automáticas de ponto de reordenação.

4. Escolha um código de barras e scanner de código de barras

Em seguida, determine qual combinação de código de barras e scanner se encaixa melhor com seus objetivos e orçamentos. Para escolher suas ferramentas preferidas, consulte os tipos de códigos de barras para pesar os prós e contras de cada um.

Ao escolher um scanner de código de barras, considere onde você usará o scanner, quão longe você pode precisar escanear, como está seu orçamento, com que frequência você pretende escanear e quão rapidamente você espera escanear.

5. Crie códigos de barras

Depois de escolher seu software de código de barras, tipo de código de barras e scanner, você está pronto para começar a criar os códigos de barras reais. A maioria dos softwares de código de barras incluirá modelos para códigos de barras que serão gerados automaticamente quando você carregar seu banco de dados de inventário.

Também há a opção de fazer seus próprios códigos de barras! Criar códigos de barras personalizados permite que você crie seu próprio sistema de organização com base em como você deseja que os itens sejam escaneados ao longo do armazém.

6. Atualize o sistema de gestão de inventário

Ao implementar um novo sistema de inventário com código de barras, algumas coisas precisarão ser atualizadas para contabilizar a mudança. Isso inclui combinar sua nova solução de código de barras e processos com qualquer software de gestão de inventário existente para criar um sistema de organização de inventário imbatível.

7. Coloque adesivos e comece a escanear

Depois que tudo estiver funcionando, você está pronto para usar uma impressora de código de barras para produzir os códigos de barras e colocá-los nos itens que você planeja rastrear. Embora este seja o passo mais demorado do processo, também é o mais satisfatório.

Use o processo de adesivagem para garantir que todos os itens estejam exatamente onde precisam estar. Depois que todos os códigos de barras forem colocados, você está agora pronto para desfrutar de um sistema de inventário com código de barras extremamente organizado.

Melhor software de código de barras em 2024

O software de código de barras dá às empresas as ferramentas para automatizar a forma como seu sistema de inventário com código de barras é criado e mantido. Diferentes sistemas oferecem capacidades únicas para organizar dados de inventário e rastrear ativos ao longo do ciclo de vida.

Para ser incluído nesta categoria, o produto de software deve ser capaz de:

• Criar códigos de barras
• Produzir modelos de código de barras imprimíveis
• Designar números de série distintos para itens
• Permitir que um computador ou outro dispositivo eletrônico registre e traduza códigos de barras gerados
• Combinar com um sistema de gestão de inventário para armazenar dados relevantes

*Abaixo estão as 5 principais soluções de software de código de barras do Relatório Grid® de Verão de 2024 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Launchmetrics

Launchmetrics é composto por mais de 10 aplicativos SaaS e serviços voltados para profissionais de marketing e comunicação nos setores de Moda, Luxo e Beleza. Sua suíte de produtos permite que os clientes tomem decisões de marca mais inteligentes, digitalizando processos internos, otimizando recursos e aproveitando dados para medir o ROI em campanhas e ativações.

O que os usuários gostam:

"Launchmetrics nos permite codificar e rastrear amostras de forma eficiente e eficaz. Mark está sempre disponível para responder perguntas e fornecer assistência, muitas vezes indo além para sugerir opções que podem ser mais adequadas para nossas operações. Seu suporte melhora nossa experiência do usuário e simplifica o processo."

- Avaliação do Launchmetrics, John S.

O que os usuários não gostam:

"Às vezes é desafiador que ele colete todos os recortes e exija uploads manuais, mas a equipe de suporte faz um excelente trabalho em resolver esses problemas."

- Avaliação do Launchmetrics, Sandra G.

2. Fishbowl Inventory

Fishbowl Inventory é a solução perfeita de inventário, armazém e manufatura para pequenas e médias empresas. Seus principais recursos incluem gestão de inventário, planejamento de requisitos de material (MRP), controle de chão de fábrica, gestão de ordens de trabalho, ordens de fabricação e listas de materiais, codificação de barras e muito mais. O Fishbowl pode ser implantado tanto no local quanto na nuvem.

O que os usuários gostam:

"Eu aprecio a facilidade de navegação nos módulos individuais, o que ajuda a simplificar nossos processos de recebimento e entrega. As várias opções para coleta, embalagem e envio de nossos produtos nos permitiram personalizar e otimizar nosso fluxo de trabalho. Também acho úteis os atalhos, como criar pedidos de venda duplicados, para agilizar a criação de pedidos semelhantes. Além disso, os múltiplos recursos de suporte, incluindo o Manual do Usuário, Chat e módulos de Treinamento, fornecem excelente orientação sempre que precisamos de ajuda."

- Avaliação do Fishbowl Inventory, Katle C.

O que os usuários não gostam:

"Há algumas melhorias simples na interface do usuário que poderiam melhorar substancialmente a experiência. A implementação não foi tão suave quanto eu esperava, principalmente porque usamos o QBO em vez do QuickBooks Desktop, com o qual a maioria das pessoas parecia mais familiarizada. Além disso, alguns problemas surgiram mais tarde que poderiam ter sido evitados com discussões mais detalhadas no início."

- Avaliação do Fishbowl Inventory, Adam N.

3. Increff WMS

Increff WMS é uma solução abrangente para marcas de varejo exporem 100% do inventário, em uma única visão, para canais offline e online simultaneamente. Suas soluções baseadas em dados capacitam as marcas a automatizar a tomada de decisões, trazer precisão aos processos e impulsionar o varejo sustentável.

O que os usuários gostam:

"Os fluxos do WMS são bastante tranquilos, e a equipe é prestativa e está disponível para suporte a qualquer momento. Como resultado, houve significativamente menos problemas de produção tanto do ponto de vista de software quanto operacional."

- Avaliação do Increff WMS, Gaurav R.

O que os usuários não gostam:

"Não gostei da atualização do ID de subpedido. Ao procurar pedidos usando o ID do pedido do sistema, são exibidos detalhes diferentes em comparação ao uso do ID de subpedido, causando confusão. Essa inconsistência torna difícil identificar os detalhes corretos, levando a desafios entre armazéns."

- Avaliação do Increff WMS, Shahbaz S.

4. EZOfficeInventory

EZOfficeInventory é uma solução de gestão do ciclo de vida de ativos que oferece ferramentas de código de barras e RFID em seu aplicativo de dispositivo móvel. O EZOfficeInventory ajuda as empresas a manter registros de ordens de compra, verificar ativos entrando e saindo e rastrear ativos em vários locais.

O que os usuários gostam:

“Esta ferramenta é ideal para fazer um inventário completo de todas as ferramentas e produtos disponíveis para nós. Ela nos permite manter nossos armazéns de peças de reposição com o número indicado de cada peça que precisamos. Com esta ferramenta, podemos incluir um sistema de código de barras para todos os nossos produtos, sejam ferramentas ou acessórios, e depois classificá-los em diferentes seções em um banco de dados na nuvem.”

- Avaliação do EZOfficeInventory, Daniel L.

O que os usuários não gostam:

“Não posso usá-lo para mais do que fins de inventário, como cartões de ponto ou gestão de tempo. O custo está acima do que normalmente orçaríamos. Demonstrações e ofertas para engajamento direto são oferecidas apenas durante o teste ou uso inicial do sistema. A equipe está menos engajada após esse ponto.”

- Avaliação do EZOfficeInventory, Xaviera M

5. HandiFox Desktop

HandiFox Desktop é um Sistema de Rastreamento de Inventário e Gestão de Vendas premiado, projetado para integração perfeita de dados do QuickBooks em dispositivos móveis, incluindo smartphones, tablets e dispositivos portáteis industriais robustos. O software aproveita o melhor dos dois mundos – o poder do desktop no escritório e a flexibilidade de usar dispositivos móveis no campo.

O que os usuários gostam:

"Desde 2017, confiamos no Handifox como uma solução de software confiável que requer pouca manutenção. Ao longo dos anos, à medida que nossas necessidades evoluíram, fizemos vários pedidos especiais e personalizações, todos os quais foram tratados de forma tranquila por sua equipe acolhedora. Seu suporte ao cliente é consistentemente responsivo, garantindo que a assistência esteja a apenas um telefonema de distância quando mais precisamos. Utilizamos seu software de armazém principalmente para controle de inventário, coleta de pedidos, embalagem e módulos de faturamento."

- Avaliação do HandiFox Desktop, Andy P.

O que os usuários não gostam:

"Uma coisa que não gosto no Handifox é que ele não reconhece itens não inventariados. Além disso, os números mostrados no dispositivo portátil muitas vezes diferem significativamente da quantidade real em mãos, especialmente para itens onde frequentemente emitimos créditos. No entanto, uma vez que os itens são contados, os números se alinham corretamente no sistema. Apesar disso, continua sendo um pequeno incômodo para mim."

- Avaliação do HandiFox Desktop, Kevin B.

Escaneie, escaneie até seus sonhos se tornarem realidade

Não há maneira errada de implementar um sistema de inventário com código de barras. Aumentar o uso de automação em seus processos de inventário só ajudará a aumentar a precisão e diminuir as oportunidades de erro humano. A melhor parte de um sistema de código de barras é que é realmente um método que pode ser misturado ou combinado para se adequar às suas necessidades de negócios únicas.

Escolher o sistema de inventário certo é apenas uma peça de um grande quebra-cabeça. Assuma o controle de cada parte de suas operações com gestão de armazém.