O que é Rastreamento de Ativos? Como Ele Otimiza Operações

Os ativos são a espinha dorsal de toda organização.

De armazéns e estoques a ativos de escritório, há muito para as empresas gerenciarem diariamente. Os ativos são o pilar de qualquer organização e podem variar de um pequeno cabo de laptop a grandes contêineres.

Como auditar e monitorar regularmente tantos ativos? Entre no software de rastreamento de ativos.

O Google Sheets ou o Microsoft Excel podem manter registros de todos os ativos dentro de uma empresa. No entanto, as planilhas estão sujeitas a erros.

Além de serem propensas a erros humanos, as planilhas são cansativas e demoradas para manter. Embora isso possa não ser o caso nas fases iniciais, as planilhas rapidamente se tornam pesadas e lentas com a quantidade de dados sendo inseridos regularmente.

Como funciona o rastreamento de ativos?

Os sistemas de rastreamento de ativos têm dois componentes para funcionar efetivamente: hardware e software.

O componente de hardware utiliza balizas de rastreamento de ativos, um rastreador GPS, códigos de barras ou etiquetas RFID. Esses componentes de hardware têm IDs únicos que interagem diretamente com um software associado para permitir que os usuários rastreiem seus ativos a qualquer momento.

Por exemplo, se você quiser saber a localização de remessas usando rastreamento de ativos por GPS, pode simplesmente usar o celular do motorista como dispositivo de rastreamento. O aplicativo que você usa, seja em um desktop ou dispositivo móvel, permite que você rastreie a localização do veículo em um mapa.

O software de rastreamento de ativos pode ser uma solução independente ou agrupada com um sistema de gestão de manutenção computadorizada (CMMS) ou software de gestão de ativos empresariais (EAM).

Quem usa software de rastreamento de ativos?

Funcionários de uma empresa, como técnicos de manutenção ou supervisores, usam software de rastreamento de ativos. Aqui estão alguns exemplos comuns de como diferentes indústrias usam esses sistemas.

Lojas de varejo

Seja uma loja online ou um ponto de venda, todas as lojas de varejo usam software de rastreamento de ativos para entender o status de seus ativos. As lojas de varejo usam esse software para rastrear seus pedidos, a disponibilidade de produtos e o status de entrega de pedidos enviados. Isso ajuda os varejistas a economizar muito em custos e proporcionar uma melhor experiência para seus clientes.

Construção

A indústria da construção lida com muitos ativos diariamente, como plantas e equipamentos. Há uma necessidade de acompanhar todo o equipamento no local e fora do local, pois sua indisponibilidade pode causar atrasos desnecessários no projeto. O software de rastreamento de ativos permite que os usuários acompanhem eficientemente os recursos, incluindo veículos de construção e ferramentas necessárias.

Educação

As escolas lidam com muitos ativos diferentes, como livros didáticos, computadores, equipamentos de laboratório de ciências, móveis e equipamentos de educação física. Elas podem economizar muito dinheiro implementando uma solução de rastreamento de ativos e ficar de olho no que está disponível, além de prevenir roubos e perdas. Um sistema de rastreamento de ativos ajuda a prevenir isso com etiquetas e rótulos de ativos únicos para cada recurso.

Médico

Hospitais lidam com máquinas complexas, ferramentas, documentos e equipamentos. É por isso que é imperativo para eles implementar uma solução de rastreamento de ativos. Enquanto a implementação dessa solução pode ajudar os hospitais a entender onde vários equipamentos estão, também permite que eles aumentem sua eficiência operacional e reduzam os tempos de espera dos pacientes.

Por que o rastreamento de ativos é importante?

E se você não pudesse contabilizar um ativo específico porque seu número de unidade está incorreto em uma planilha? Ou e se você precisasse rastrear um ativo, mas não tivesse acesso ao rastreamento em tempo real?

O rastreamento de ativos é uma das ferramentas mais importantes para o seu negócio. Desde a redução de custos até ajudar você a se manter organizado, aqui estão cinco benefícios do rastreamento de ativos:

Reduz custos

Quando você implementa o rastreamento de ativos, pode rastrear a localização de todos os seus ativos em tempo real. Quando todas as informações dos seus ativos estão em dia, há menos chance de extravio. Além disso, o rastreamento de ativos também elimina a necessidade de preencher papelada, pois o sistema cuida disso para você. O rastreamento de ativos ajuda seu negócio a reduzir custos ao reduzir erros humanos e verificar continuamente todos os seus ativos.

Permite monitorar ativos

Todo ativo em seu negócio é contabilizado com um sistema de rastreamento de ativos. O sistema garante que todas as informações dos seus ativos estejam em um único local, junto com suas etiquetas ou IDs únicos. Isso dá a você a capacidade de monitorá-los sempre que precisar. Além disso, você pode evitar que seus ativos sejam roubados ou que seus dados de localização sejam adulterados, garantindo que estejam seguros e protegidos.

Melhora o relacionamento com seus clientes

Quando seu cliente faz um pedido, naturalmente ele espera saber quando chegará até ele. Às vezes, atualizações mínimas de forma irregular simplesmente não são suficientes.

Você precisa ajudar seus clientes a rastrear a localização de seus pedidos em tempo real. Um sistema de rastreamento de ativos permite que você forneça essas informações a eles e monitore a eficiência desde a colocação do pedido até a entrega.

Afinal, relacionamentos sólidos com os clientes aumentam a credibilidade do seu negócio.

Ajuda a aderir às regulamentações

Não importa o tamanho do seu negócio, você precisa garantir que ele atenda às regras e regulamentações do setor. Para fazer isso, você precisa manter relatórios e gráficos de todos os seus ativos.

Um sistema de rastreamento de ativos mantém todos os seus ativos com facilidade e pode ajudá-lo a procurá-los rapidamente. Você também pode garantir que eles tenham um certificado de inspeção atualizado, se necessário.

Reduz erros humanos

Manter dados com planilhas parece simples no início. Mas à medida que cresce e coleta mais informações, torna-se incontrolável. Como várias pessoas lidam com isso, há grandes chances de ocorrerem erros.

Cometer pequenos erros pode acabar custando muito dinheiro mais tarde. Um software de rastreamento de ativos cuida dessas informações para você, para que você não precise se preocupar em atualizar manualmente as informações dos ativos. Em troca, isso reduz a probabilidade de erros humanos – em grande escala.

Tecnologias de rastreamento de ativos

O rastreamento de ativos não usa apenas um tipo de tecnologia. Você pode rastrear a localização de ativos dentro de alguns quilômetros ou identificar sua localização exata, dependendo do tipo de caso de uso que seu negócio requer.

Tecnologias de rastreamento de ativos de curto alcance:

O rastreamento de ativos de curto alcance é fácil de implementar, geralmente de baixo custo, e é mais comumente usado por empresas.

Identificação por radiofrequência

Identificação por radiofrequência (RFID) usa campos eletromagnéticos para identificar etiquetas anexadas aos seus ativos. Quando um dispositivo RFID próximo aciona um pulso, a etiqueta anexada ao seu ativo transmite dados, geralmente um número de identificação, que você pode usar para rastrear recursos em seu inventário. Por exemplo, o rastreamento de ativos por RFID previne roubos em lojas de roupas. Também é usado em automóveis para rastrear seu progresso em uma linha de montagem.

Existem diferentes tipos de RFID, incluindo passivo, ativo e passivo assistido por bateria. Enquanto dispositivos ativos e passivos assistidos por bateria têm pequenas baterias que transmitem um sinal, dispositivos passivos usam puramente frequências de rádio para rastrear dispositivos.

Quais são as vantagens do RFID?

• O RFID lê frequências da etiqueta, mesmo que esteja coberta pelo ativo, seja uma grande caixa ou uma pequena peça de roupa
• Etiquetas passivas não precisam de uma bateria para funcionar e, em geral, o RFID oferece soluções de baixo custo, mas altamente eficazes
  
  

Quais são as desvantagens do RFID?

• Embora as etiquetas em si sejam de baixo custo, os leitores usados para rastreá-las geralmente são caros
• Materiais como metal e líquido interferem nas capacidades de rastreamento

Códigos de barras

Tecnologia de rastreamento de ativos por código de barras marca ativos com linhas longas, tanto grossas quanto finas, em uma forma que é legível por um scanner. Você notará códigos de barras em alimentos, produtos eletrônicos ou até mesmo livros, pois automatiza todo o processo de checkout. Você pode usar códigos de barras para identificar o preço correto de um item ou identificar padrões de compra dos consumidores.

Quais são as vantagens dos códigos de barras?

• Você pode identificar rapidamente itens de venda rápida e de venda lenta para uma melhor gestão de inventário
• Você pode imprimi-los facilmente em uma caixa de remessa, o que permite que o destinatário saiba exatamente o que vai receber uma vez escaneado
• Códigos de barras e scanners de código de barras são relativamente baratos de implementar e altamente precisos

Quais são as desvantagens dos códigos de barras?

• Os códigos de barras podem ser rapidamente reimpressos e não oferecem uma vantagem significativa sobre o RFID
• Os scanners podem ler apenas um código por vez, enquanto o RFID pode escanear múltiplos
• Os códigos de barras são mais lentos e armazenam muito menos dados do que o RFID

Comunicação de campo próximo

Comunicação de campo próximo (NFC) é um método que permite que dois dispositivos eletrônicos se comuniquem entre si a uma distância de uma polegada e meia. O NFC funciona de forma semelhante ao RFID, usando uma etiqueta para rastrear e identificar ativos.

Quais são as vantagens do NFC?

• Um leitor NFC é mais barato e um componente essencial na maioria dos smartphones modernos
• Pode ser facilmente anexado a um telefone e é mais acessível do que um scanner de código de barras ou um leitor RFID
• Você pode usar um smartphone sozinho na maioria dos casos sem precisar comprar um leitor separado

Quais são as desvantagens do NFC?

• As etiquetas NFC têm um alcance limitado de cerca de uma polegada e meia entre a etiqueta e o leitor
• Oferece taxas de transferência de dados muito baixas

Bluetooth de baixa energia

Bluetooth de baixa energia (BLE) é um tipo de tecnologia Bluetooth otimizada para ser duradoura e funcionar a distâncias superiores a trezentos pés. O BLE usa pequenas balizas plantadas em ativos, permitindo que os usuários os rastreiem com dispositivos móveis.

Essas balizas vêm em diferentes formas e tamanhos e transmitem sinais em intervalos regulares que permitem que dispositivos de rastreamento localizem a localização do ativo.

Quais são as vantagens do BLE?

• O BLE consome pouca energia e tem longa duração de bateria
• As balizas BLE oferecem segurança baseada em criptografia de 128 bits

Quais são as desvantagens do BLE?

• Você não pode rastrear ativos a longas distâncias com o BLE

Wi-Fi

Assim como o BLE, o Wi-Fi usa uma técnica de impressão digital para localizar e rastrear ativos em um intervalo especificado. Como o Wi-Fi é amplamente usado por empresas e indivíduos, requer menos mecanismos para dados.

Quais são as vantagens do Wi-Fi?

• O rastreamento de ativos por Wi-Fi fornece alta taxa de transferência de dados
• Bem adequado para rastreamento em menor escala
• Os usuários não precisam implementar uma infraestrutura extra para fazê-lo funcionar

Quais são as desvantagens do Wi-Fi?

• O Wi-Fi é conhecido por ser impreciso e pouco confiável para rastreamento de ativos
• Objetos em movimento e obstáculos podem interferir no rastreamento
• Se todas as suas soluções de rastreamento de ativos operarem na mesma rede Wi-Fi, ela se torna propensa a congestionamento de rede, o que desacelera seus esforços de rastreamento

Banda ultra larga

Banda ultra larga (UWB) transmite um sinal em uma ampla área, o que fornece aos usuários menos interferência e alta energia de sinal. Este sinal funciona com nós plantados em toda uma área de armazenamento, permitindo que você localize rapidamente ativos com grande precisão.

Quais são as vantagens do UWB?

• O UWB permite que você rastreie ativos em movimento
• Taxas rápidas de transferência de dados
• Consome pouca energia
• Fácil de implementar

Quais são as desvantagens do UWB?

• As etiquetas usadas para rastreamento de localização UWB são muito caras
• Interfere com sistemas existentes, pois usa o mesmo espectro que aplicações celulares, militares e outras

Tecnologias de rastreamento de ativos de longo alcance?

O rastreamento de ativos de longo alcance fornece informações mais precisas sobre seus recursos e até permite que você saiba onde seus ativos estão em qualquer momento. Geralmente, são mais avançados e complexos de implementar.

Aqui estão diferentes tipos de tecnologias de rastreamento de ativos de longo alcance:

Rede de área ampla de baixa potência

Rede de área ampla de baixa potência (LPWAN) transmite pequenas mensagens em uma rede de área ampla e consome pouca energia. O LPWAN supera as deficiências do BLE e do RFID ao rastrear objetos em locais mais distantes e consumir pouca energia.

Quais são as vantagens do LPWAN?

• O LPWAN não requer um gateway para transmitir informações, então você não precisa configurar infraestrutura adicional
• Menos caro de usar
• Comunica-se a longas distâncias
• Fornece comunicação segura entre nós e gateways usando algoritmos de criptografia

Quais são as desvantagens do LPWAN?

• O LPWAN suporta apenas taxas de transferência de dados mais baixas, o que o torna inadequado para taxas de dados mais altas
• Oferece apenas suporte de alta latência

Sistema de Posicionamento Global

Sistemas de Posicionamento Global (GPS) permitem que você rastreie seus ativos em tempo real, a cada minuto ou hora do dia. A tecnologia GPS rastreia seus ativos e transmite os dados para o back-end usando Wi-Fi.

Quais são as vantagens do GPS?

• O GPS usa pouca energia e não há custo de transmissão envolvido
• Você pode rastrear ativos onde quer que estejam, e você obtém um resultado quase preciso toda vez
• Você não precisa se comunicar excessivamente com motoristas de entrega, pois pode verificar rapidamente seu sistema para ver onde eles estão

Quais são as desvantagens do GPS?

• O GPS pode, às vezes, fornecer resultados imprecisos
• A bateria pode se esgotar rapidamente, o que causa perda de comunicação
• Não há solução pronta disponível

Desafios do rastreamento de ativos

Como qualquer sistema imperativo para os negócios, o rastreamento de ativos vem com alguns desafios. Embora provavelmente não sejam impeditivos, é importante que você entenda suas limitações antes de implementar um para o seu negócio. Abaixo estão alguns desafios do rastreamento de ativos:

Não previne trabalho manual

O rastreamento de ativos fornece a você visibilidade de onde seus recursos estão o tempo todo. No entanto, não pode garantir completamente que cada ativo esteja onde precisa estar. Embora as soluções de rastreamento de ativos reduzam o número de vezes que os funcionários precisam atualizar registros, não podem resolver o problema de inventários desorganizados.

Não pode prevenir erro humano

Embora o rastreamento de ativos possa reduzir as chances de erro humano, não o elimina completamente. Os funcionários ainda podem levar recursos para o cais de carga errado ou atrasos na remessa podem ocorrer que estão fora do seu controle. Você ainda precisará supervisionar seus funcionários para garantir que essas coisas não aconteçam.

Os sistemas têm escopo limitado

Embora o software de rastreamento de ativos seja uma das melhores opções para pequenas e médias empresas, empresas maiores às vezes requerem soluções mais avançadas, como soluções EAM ou CMMS.

Os sistemas precisam ser conectados a outros softwares

Os sistemas de rastreamento de ativos precisam ser conectados a várias soluções para funcionar efetivamente. Isso inclui ERP, contabilidade, inventário e software de gestão de serviços de campo. Sistemas de rastreamento de ativos baseados em SaaS são mais fáceis de configurar, mas a maioria deles é local, tornando a integração desafiadora.

Melhores práticas de rastreamento de ativos

Ter um sistema de rastreamento de ativos é crucial para sua empresa, e você deve ser capaz de fazer pleno uso de seu potencial completo. Caso contrário, é apenas mais um sistema em vigor.

Seja rastreamento de ativos de TI, rastreamento de ativos fixos ou rastreamento de ativos IoT, abaixo estão algumas melhores práticas a seguir:

Tenha um inventário

A primeira coisa que você precisa fazer com seu software de rastreamento de ativos é criar um inventário. Ter um inventário em vigor garante que você tenha um catálogo de todos os recursos que sua empresa possui em um só lugar para que você possa rastreá-los efetivamente.

Entenda o que você precisa rastrear

Claro, você precisa rastrear tudo o que sua empresa possui, mas simplesmente não pode rastrear cada item. Priorize o que você precisa rastrear versus o que não precisa. Por exemplo, se você está na indústria da construção, priorizaria suas máquinas em vez de latas de lixo ao redor do seu canteiro de obras.

Identifique onde cada ativo está

Com um sistema de rastreamento de ativos, você pode tornar as localizações dos seus recursos o mais detalhadas possível. Mapear cada ativo para uma localização específica ajuda seus funcionários a encontrá-los mais rapidamente. Isso significa que os ativos podem sair do seu armazém mais rapidamente para que novos possam ser colocados rapidamente em seu estoque.

Mantenha-se conectado

Independentemente do hardware que seu sistema de rastreamento de ativos possui, você precisa garantir que tenha os meios para se conectar a ele o tempo todo. A maioria das soluções de rastreamento de ativos vem com um aplicativo móvel para rastrear seus recursos, ajudando a prevenir interrupções em suas atividades diárias.

Mantenha a consistência

As soluções de rastreamento de ativos registram campos padrão e personalizados para cada recurso. Garanta que cada recurso esteja mapeado para um campo de dados específico para que os dados sejam consistentes em todo o seu banco de dados. Isso ajuda a evitar confusão e economiza tempo.

Melhor software de rastreamento de ativos

O software de rastreamento de ativos que você escolhe para o seu negócio deve fornecer a você gestão de inventário, capacidades de rastreamento, histórico de ativos e tecnologia GIS.

Se você está procurando por software de rastreamento de ativos, não procure mais! Nós temos você coberto.

Para ser incluído nesta categoria, um produto deve fazer o seguinte:

• Criar listas de ativos ou registros
• Gerenciar diferentes tipos de ativos e categorizá-los
• Rastrear diferentes ativos em várias localizações
• Fornecer inventário e localização de ativos e permitir que os usuários visualizem seu histórico completo
• Rastrear ativos no campo usando tecnologia GIS

*Abaixo estão os cinco principais sistemas de rastreamento de ativos do Relatório Grid® de Inverno de 2022 da G2. Algumas avaliações podem ter sido editadas para clareza.

1. UpKeep

UpKeep ajuda você a gerenciar e utilizar ativos de forma eficiente e fornece insights em tempo real. O UpKeep fornece soluções para equipes de confiabilidade, ajudando-as a acompanhar a eficiência a longo prazo de seus ativos. Por outro lado, as equipes de operações usam o UpKeep para monitorar ativos regularmente por meio de sensores.

O que os usuários gostam:

“Estamos usando o UpKeep em nossa escola particular há pouco mais de um ano. Tem funcionado bem para manter meus funcionários organizados, e o corpo docente gosta de usá-lo. Também tem funcionado bem para compilar uma lista de nossas unidades de HVAC com modelo e números de série. Usar o sistema de PO para rastrear peças encomendadas e trabalhar com nosso escritório de negócios também tem sido um recurso agradável.”

- Avaliação do UpKeep, Brett L.

O que os usuários não gostam:

“O processo de inserção de projetos poderia ser um pouco mais amigável. Podemos ser únicos no que precisamos completar em nosso estádio, e isso pode ser o motivo pelo qual não é tão fácil para nós inserir itens.”

- Avaliação do UpKeep, Trevor N.

2. Fracctal One

Fracctal One ajuda você a monitorar aspectos da gestão de ativos de ponta a ponta. Você pode planejar, atribuir e executar tarefas, bem como atribuir KPIs aos seus funcionários de um único lugar. O Fracctal One fornece a você uma poderosa solução de gestão de ativos, independentemente do dispositivo que você usa.

O que os usuários gostam:

“O Fracttal dá a você controle total de seus ativos de forma fácil. Você pode criar todos os planos de manutenção que precisa para ter tudo em sua melhor condição, com a possibilidade de consultá-los ou modificá-los sempre que precisar.

Ele também oferece muitas maneiras de criar ordens de serviço que melhor se adaptam a cada necessidade singular. Por exemplo, criar ordens de serviço todo mês, todo dia, toda semana, criar uma lista de verificação e mais.”

- Avaliação do Fracctal One, Andrea C.

O que os usuários não gostam:

“Quando um técnico insere uma leitura de hora errada, a ferramenta não gera um alarme com base na lógica que é determinada entre o uso médio do equipamento e o número de horas em um dia.”

- Avaliação do Fracctal One, Luis M.

3. EZOfficeInventory

EZOfficeInventory é uma das principais soluções de gestão de ciclo de vida de ativos no mercado. Você pode rastrear a depreciação de ativos, criar relatórios personalizados, rastrear histórico de localização e manutenção, e até mesmo usar o aplicativo móvel para escaneamento de RFID, código de barras e QR code.

O que os usuários gostam:

“Gostamos do histórico de check-in/out para todos os ativos que são adicionados ao software EZOfficeInventory. Grupos de ativos são um ótimo recurso que queríamos quando estávamos procurando por software de rastreamento de ativos.”

- Avaliação do EZOfficeInventory, Tomislav T.

O que os usuários não gostam:

“Não posso usá-lo para mais do que inventário, como cartões de ponto ou gestão de tempo. O custo está acima do que normalmente orçaríamos. Demonstrações e ofertas para engajamento direto são oferecidas apenas durante o teste ou uso inicial do sistema, e a equipe está menos engajada após esse ponto.”

- Avaliação do EZOfficeInventory, Xaviera M.

4. eMaint CMMS

eMaint CMMS é uma solução que gerencia ordens de serviço, cronogramas de PM e inventário de peças. Com mais de 50.000 usuários em todo o mundo, fornece aos usuários a capacidade de reduzir tempos de inatividade induzidos por ativos e layouts, campos e propriedades personalizáveis. O eMaint CMMS pode simplificar completamente os processos de manutenção em uma organização.

O que os usuários gostam:

“Gosto da flexibilidade do eMaint ao configurar sistemas, processos e relatórios para uma infinidade de modelos de negócios e funções.”

- Avaliação do eMaint CMMS, Dustin C.

O que os usuários não gostam:

“De vez em quando, há atualizações que mudam o que o usuário vê. A maioria dessas torna o uso diário mais fácil, mas às vezes a atualização do sistema parece um pouco desajeitada. Como qualquer novo produto, há uma mudança de paradigma envolvida com a mudança de como as coisas são feitas. Com o eMaint, essa mudança foi perceptível, mas toda a equipe eventualmente se acostumou aos novos procedimentos.”

- Avaliação do eMaint CMMS, Sean A.

5. Simply RFID Wave

Simply RFID Wave ajuda os usuários a lidar e rastrear ativos com facilidade, permitindo que rastreiem itens perdidos, histórico de localização e até mesmo atribuam fotos. Com a tecnologia RFID, o Simply RFID Wave ajuda a reduzir os tempos de inventário.

O que os usuários gostam:

“O aplicativo Wave é a base para nosso próprio aplicativo de Controle de Inventário desenvolvido pela SimplyRFID. É extremamente versátil e a SimplyRFID pode atender à maioria dos modelos de negócios. Gosto de como o aplicativo Wave é estruturado e pode mudar sua funcionalidade para ser usado em uma ampla gama de negócios e suas necessidades. Também gosto que o aplicativo Wave possa ser atualizado automaticamente e sem qualquer esforço para o usuário final. Se a SimplyRFID fizer uma alteração na versão atual, ela atualizará automaticamente todos os usuários.”

- Avaliação do Simply RFID Wave, Kendall R

O que os usuários não gostam:

“Não gosto muito da falta de personalização do painel. Também não gosto de como algumas tarefas podem ser muito repetitivas, como selecionar a localização repetidamente ao adicionar itens ao inventário via etiqueta rápida.”

- Avaliação do Simply RFID Wave, Kurtis B

O rastreamento de ativos é crucial para o seu negócio

O software de rastreamento de ativos é essencial para o seu negócio. Embora o rastreamento de ativos faça uso de diferentes tecnologias, ele serve a um propósito: ajudar você a se manter ciente de onde seus recursos estão o tempo todo.

Procurando implementar um sistema de rastreamento de ativos? Saiba mais sobre software CMMS, compare suas opções e escolha o melhor para o seu negócio.