Lance seu novo produto rapidamente com gerenciamento de projetos ágil

É necessário uma equipe bem equilibrada, cheia de indivíduos talentosos, para completar um projeto. Mas mesmo seus funcionários mais talentosos precisam de direção para guiá-los rumo ao sucesso.

Para a maioria das empresas, essa direção vem na forma de gestão de projetos. Existem inúmeras estratégias de gestão de projetos que sua equipe pode usar para realizar o trabalho. Dependendo do tamanho e do nível de experiência da sua equipe, uma estratégia pode ser melhor do que outra.

Se você está procurando especificamente uma estratégia de gestão de projetos para o desenvolvimento de produtos, no entanto, não procure mais do que a gestão de projetos ágil.

Ágil é a interseção entre velocidade e qualidade. Permite que sua equipe se concentre no trabalho em vez do processo. Com ágil, você não está tão preocupado com como a salsicha é feita, mas sim se a salsicha é feita corretamente. Produzir um produto de qualidade é a parte mais importante do ágil.

Ágil é uma estratégia de gestão de projetos usada para dividir grandes projetos em seções menores e entregáveis conhecidas como funcionalidades. Ágil é comumente usado junto com o desenvolvimento de produtos. O termo gestão de projetos ágil refere-se à natureza rápida desses sprints que permitem que sua equipe mude de direção durante um projeto conforme necessário.

A gestão de projetos ágil foca em um ciclo constante de feedback. Permite que as equipes mudem rapidamente com base em atualizações diárias. É menos rígido do que outras metodologias de gestão de projetos e abre espaço para comunicação e colaboração abertas.

Quando você adota a estratégia de gestão de projetos ágil, você está abandonando a ideia de planejamento rígido. Para implementar o ágil com sucesso, você deve estar de acordo com o fluxo constante de um projeto. Essas mudanças e alterações não são sinais de que um projeto está indo mal, são sinais de que o projeto está evoluindo para a melhor versão que pode ser.

Quais indústrias usam a gestão de projetos ágil?

De acordo com o 13º Relatório Anual do Estado do Ágil da Version One, a tecnologia não é a única indústria que está utilizando a gestão de projetos ágil.

Interessado em saber quais indústrias estão adotando a gestão de projetos ágil? Aqui estão as cinco principais indústrias que usam a gestão de projetos ágil até hoje.

Embora algumas dessas porcentagens possam parecer baixas à primeira vista, é importante notar que 90% dos entrevistados nesse mesmo estudo afirmam que a transformação DevOps foi crucial para o sucesso de sua organização. Espera-se que esses números continuem aumentando à medida que mais equipes adotem o framework ágil para suas próprias organizações. 

Terminologia ágil

A gestão de projetos ágil tem sua própria linguagem que você precisará aprender. Seja pesquisando as melhores práticas ágeis ou apenas se comunicando com sua própria equipe, essas frases-chave são importantes de saber. Aqui está uma visão de algumas terminologias ágeis populares:

Custo Real do Trabalho Realizado (ACWP) – ACWP mede o custo real do trabalho realizado em oposição ao que foi orçado anteriormente.

Custo Orçado do Trabalho Realizado (BCWP) – BCWP é o custo previsto do trabalho realizado antes do início do projeto. Esse número provavelmente mudará à medida que o projeto avança.

Gráfico de Gantt – Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de agendamento usada por gerentes de projeto para visualizar marcos e prazos de um projeto específico.

Kanban – Kanban é uma ferramenta de visualização de projetos que uma equipe usa notas adesivas em um quadro branco para acompanhar o progresso de seu sprint ou projeto. Geralmente são separados em três colunas: a fazer, em andamento e concluído.

Escopo Creep – Escopo creep refere-se ao perigo de ter seu projeto lentamente se expandindo além do escopo original do projeto. Isso pode se referir a prazos estendidos, custos exorbitantes e entregáveis extras.

Scrum – Scrum é uma versão popular da metodologia ágil que foca em entregar um produto no menor tempo possível. Scrum é mais focado na auto-organização da equipe de produto em vez de ser liderada por um gerente de projeto. Esta versão do ágil é melhor usada por uma equipe de produto com anos de experiência e liderança.

Tripla Restrição – Tripla restrição refere-se à relação entre o custo do seu projeto, o escopo do projeto e o cronograma do projeto. Se uma dessas três coisas mudar, as outras duas variáveis devem ser ajustadas também.

Estrutura de Decomposição do Trabalho (WBS) – WBS é uma estrutura de decomposição de projeto que divide um projeto maior em partes menores e mais gerenciáveis. Na gestão de projetos ágil, essas seções menores de trabalho são conhecidas como uma funcionalidade.

Metodologia de gestão de projetos ágil

Como mencionado acima, a base da metodologia ágil é extraída do Manifesto Ágil. Os princípios da gestão de projetos ágil como os conhecemos hoje não mudaram muito desde que o manifesto foi escrito pela primeira vez e podem ser divididos em dois focos principais: os quatro valores fundamentais do ágil e os 12 princípios do ágil.

Quais são os quatro valores fundamentais do ágil?

Os valores fundamentais da gestão de projetos ágil são os princípios orientadores do ágil. Qualquer equipe que adote esse método deve segui-los. Se você se encontrar discordando de qualquer um dos valores fundamentais do ágil, então uma estratégia de gestão de projetos diferente pode ser melhor para você.

1. Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas

O primeiro valor da metodologia ágil é pessoas sobre processos. Isso significa que você dá prioridade aos seus colegas de equipe e funcionários sobre os fluxos de trabalho. Isso é importante porque a comunicação e a adaptabilidade estão no cerne do ágil.

Se você interromper o trabalho de seus funcionários e desacreditar suas preocupações em prol dos fluxos de trabalho, você irá descarrilar o processo. Você também perderá a confiança de sua equipe. Eles serão menos propensos a sugerir melhorias ou ideias e, como resultado final, seu produto sofrerá.

2. Software funcionando sobre documentação abrangente

O segundo valor do ágil é o produto final sobre o processo. Muitas vezes, os gerentes de projeto se prendem à necessidade de documentar cada parte do processo. Isso desacelera sua equipe e atrasa o lançamento do seu produto.

Embora a documentação seja importante, esse valor enfatiza a importância de documentar apenas o que é absolutamente necessário. Isso significa eliminar formulários inúteis ou planilhas duplicadas e, em vez disso, permitir que sua equipe gaste seu tempo trabalhando no produto.

3. Colaboração com o cliente sobre negociação de contratos

O terceiro valor da gestão de projetos ágil é tudo sobre colaboração. Muitas vezes, negociamos contratos com o cliente e depois os excluímos do processo até que o produto final esteja concluído. Ágil incentiva o cliente a fazer parte do processo em cada etapa.

Isso pode ser intimidador de lidar, especialmente se você tem medo de mostrar ao cliente como a salsicha é feita. Mas permitir que o cliente faça parte tanto de seus sucessos quanto de seus fracassos ao longo do caminho resulta em um produto melhor. Não haverá dúvida se você entregou o que o cliente deseja no final, porque ele fez parte da produção desde o início.

4. Responder a mudanças sobre seguir um plano

O valor final do ágil é acolher mudanças sobre seguir o plano. Isso deve ser fácil de entender. Às vezes, o plano está simplesmente errado. Pode ser fácil ver por que ser flexível seria importante em uma situação como essa. Mas esse valor fundamental também significa questionar o plano mesmo quando ele está indo bem.

Com ágil, não há desculpa para seguir em frente com o plano porque ele funciona bem o suficiente para fazer o trabalho. Não há espaço para mediocridade. Ágil força você e sua equipe a perguntar se algo que já está funcionando bem pode funcionar melhor e, em seguida, mudá-lo, independentemente do plano.

Quais são os 12 princípios do ágil?

Se os quatro valores fundamentais do ágil respondem ao porquê, os princípios do ágil respondem ao como. É uma coisa dizer que você vai ser mais ágil, é outra coisa fazer isso. O Manifesto Ágil descreve doze coisas em que você deve se concentrar para otimizar a metodologia ágil.

1. Satisfação do cliente

Entregar um produto com o qual o cliente esteja satisfeito é a prioridade número um para qualquer equipe de gestão de projetos. Isso é feito entregando funcionalidades cedo e frequentemente. Os clientes querem estar envolvidos no processo e preferem receber trabalho em intervalos regulares, em vez de esperar meses entre os lançamentos.

2. Acolher mudanças

Isso é mais do que apenas colaboração. A metodologia ágil é sobre criar o melhor produto possível. Quando você resiste a sugestões e mudanças, isso faz com que todo o processo pare. Esses atrasos resultarão em prazos estourados e um cliente frustrado. Você pode evitar esses problemas sendo aberto e receptivo a mudanças.

3. Entregar frequentemente

A gestão de projetos ágil é definida por seus sprints curtos conhecidos como funcionalidades. O processo é projetado para permitir que sua equipe entregue partes do projeto com mais frequência. Quando você entrega projetos em partes menores e mais gerenciáveis, isso permite que o feedback e as mudanças sejam feitos mais rapidamente.

4. Trabalhar juntos

Os melhores produtos do mercado têm uma coisa em comum: foram projetados através do trabalho em equipe. Trabalhar em um silo prejudica a criatividade e a colaboração. Você e sua equipe devem se reunir diariamente ou semanalmente. Isso incentiva discussões abertas e francas que impulsionarão seu produto a ser melhor.

5. Equipes motivadas

Não é segredo que pessoas motivadas produzem um trabalho melhor. Criar um ambiente onde seus funcionários se sintam encorajados a fazer o seu melhor se traduzirá em seu produto. Isso significa encontrar o que motiva seus funcionários e, em seguida, dar isso a eles. Também significa entender que nem todos são motivados pela mesma coisa.

6. Interações face a face

Mencionamos a importância de se reunir regularmente com sua equipe, mas não abordamos a importância dessas reuniões serem face a face. Evite ter essas conversas importantes por e-mail. Reunir-se pessoalmente reduz as chances de as coisas se perderem na tradução e mantém sua equipe mais engajada. Sempre que possível, você deve se reunir pessoalmente para discutir suas ideias.

Está tendo dificuldade em reunir todos na mesma sala? Software de videoconferência pode ajudá-lo a reunir sua equipe em um só lugar para reuniões face a face.

7. Software funcionando

Isso pode parecer óbvio, mas o produto precisa funcionar. Não só precisa funcionar corretamente, mas também precisa ser capaz de realizar as tarefas que o cliente deseja. Software funcionando significa que um produto funciona sem bugs ou falhas no sistema.

8. Ritmo constante

Você saberá que sua equipe dominou a gestão de projetos ágil quando você for capaz de manter um ritmo consistente e repetível. Sua equipe deve se familiarizar o suficiente com seus fluxos de trabalho para que você, como gerente de projeto, faça menos gerenciamento do dia a dia e mais coisas de grande escala. Isso permite que você produza produtos de qualidade em um cronograma confiável e rápido, sem esgotamento dos funcionários.

9. Bom design

Design é mais do que como seu produto parece. A funcionalidade do produto e a experiência do usuário são tão importantes, senão mais, quanto os visuais. Sua equipe deve testar o design do produto junto com todos os outros aspectos do produto. Nada é pior do que um produto que é lançado com uma interface de usuário ruim ou design desajeitado.

10. Simplicidade

Vamos seguir nosso próprio conselho nesta seção: mantenha simples, estúpido. Faça apenas o que é absolutamente necessário para entregar seu projeto no prazo e com a mais alta qualidade.

11. Auto-organização

Uma equipe que pode se auto-organizar é crítica para a gestão de projetos ágil. Seus funcionários devem ter permissão para tomar decisões, assumir a responsabilidade por suas ideias e se comunicar com outros membros da equipe por conta própria. Isso ajuda a impulsionar o processo e evita bloqueios. Também resulta em um produto melhor no geral.

12. Refletir e ajustar

A gestão de projetos ágil coloca uma grande ênfase em fazer mudanças rápidas. Às vezes, nem todas as mudanças que você decide fazer funcionarão, e é por isso que refletir sobre o processo regularmente é importante. Quando você tira um tempo para verificar com sua equipe e recalibrar, as coisas funcionam de forma mais suave e os processos melhoram.

Implementando a gestão de projetos ágil

Todos esses elementos fundamentais são inúteis sem um plano para colocá-los em ação. A gestão de projetos ágil deve ser adaptada à sua equipe individual, no entanto, existem alguns fundamentos que você pode usar para começar. Aqui está uma visão rápida de como esse processo pode parecer:

Existem dezenas de partes móveis para cada seção que requerem atenção cuidadosa aos detalhes. Vamos nos aprofundar em cada parte do processo e aprender mais. Quanto mais você entender, melhor poderá criar um processo ágil que funcione para sua equipe.

Planejamento de projeto

O primeiro passo para a gestão de projetos ágil é projetar seu plano de projeto. Um plano de projeto é projetado para mapear tudo sobre um projeto, desde quais entregáveis são necessários, até o custo e mais. O planejamento de projetos para a metodologia ágil é diferente do que você provavelmente está acostumado.

Quando você cria um plano de projeto para ágil, você faz isso com o entendimento de que seu plano de projeto mudará e evoluirá ao longo do tempo. Os planos de projeto ágil não são tão rígidos. Eles são projetados com o conhecimento de que as coisas mudarão e sua equipe trabalhará para se ajustar conforme necessário

A maioria das equipes usará software de gestão de projetos nesta fase de seu planejamento. O software de gestão de projetos permite que você delegue tarefas dentro dos projetos, estabeleça metas e crie cronogramas de projetos para sua equipe seguir.

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Criação de roadmap de produto

Depois de planejar o projeto, é hora de criar seu roadmap. Um roadmap de produto descreve tudo o que precisa acontecer para levar sua equipe de uma ideia ao produto final. Na gestão de projetos ágil, você deve limitar seu roadmap de produto apenas ao essencial.

Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer ao criar um roadmap de produto:

• Quanto tempo este projeto levará para ser totalmente concluído?
• Quanto tempo devemos planejar entre os lançamentos?
• Existem problemas que podemos enfrentar?
• Como é o sucesso para este produto?
• Como estamos documentando este processo?

Novamente, a chave para tudo isso é ser flexível. Seu roadmap pode mudar ao longo do caminho e está tudo bem. Ser ágil significa ser adaptável.

Planejamento de sprint

Planejamento de sprint é um conceito emprestado do Scrum. Scrum é uma metodologia de gestão de projetos que divide o trabalho para grandes projetos em sprints menores. Esses sprints são projetados para facilitar o lançamento de cada funcionalidade. Seu sprint é um período de tempo definido onde todo o trabalho para um lançamento específico é feito.

No final de cada sprint, sua equipe entregará a nova funcionalidade ao cliente. Uma vez que isso esteja completo, sua equipe começa a planejar e trabalhar em seu próximo sprint. Esse ciclo continua até que o projeto esteja completo.

A maioria das equipes define seus sprints para durar cerca de duas semanas cada. Qualquer período superior a quatro semanas e seu prazo não é mais considerado um sprint. É importante manter seus sprints curtos porque permite que sua equipe trabalhe rapidamente sem se esgotar.

Reuniões diárias de scrum

Depois de estabelecer seus sprints, você vai querer definir um horário em que sua equipe possa se reunir todos os dias. Lembre-se, seu sprint provavelmente durará apenas duas semanas. Isso significa que há muito pouco tempo para mal-entendidos. Reuniões diárias são vitais para o sucesso de sua equipe. Elas permitem que você exponha quaisquer problemas que encontrou, ajuste conforme necessário e continue avançando.

Revisão e retrospectiva do sprint

Depois que sua equipe completa seu sprint, é hora de fazer um debriefing. Sente-se com sua equipe e fale sobre o que funcionou e o que não funcionou. Permita que todos em sua equipe falem sobre seus sucessos e frustrações com o último sprint e, em seguida, crie um plano para corrigir essas coisas no futuro. As revisões de sprint são importantes porque permitem que você ajuste seu processo ao longo do tempo. Eventualmente, você usará essas reuniões para falar sobre coisas de grande escala em vez de pequenos inconvenientes.

Funções na gestão de projetos ágil

Se você nunca construiu uma equipe de gestão de projetos ágil antes, pode não estar familiarizado com quem devem ser seus principais jogadores. Aqui estão algumas funções que você precisará preencher para planejar sprints, executar o design do produto e mais.

Gerente de produto

Os gerentes de produto são estrategistas. Seu gerente de produto é a pessoa em sua equipe que defende seu produto fora de sua empresa. Eles lideram a pesquisa de mercado para seu produto e se comunicam diretamente com os clientes sobre definir o orçamento e o escopo do projeto. Seu gerente de produto é a pessoa que mais conhece o cliente ideal para seu produto.

Proprietário do produto

Os proprietários do produto são tecnólogos. Eles possuem o processo de implementação e gerenciam o trabalho diário da equipe de desenvolvimento. O proprietário do produto pega a estratégia projetada pelo gerente de produto e a transforma em um plano acionável para o restante da equipe. Eles ajudam a coordenar scrums diários, planejar sprints e transformar o plano maior em realidade.

Membros da equipe de desenvolvimento

Os membros da equipe de desenvolvimento são as pessoas que constroem seu produto. Estes são seus engenheiros de software, seus cientistas de dados e desenvolvedores de sites. É importante ter diversidade de funções em sua equipe de desenvolvimento porque cada membro da equipe traz uma nova perspectiva para sua equipe. Se você tem sete desenvolvedores de software e zero redatores, sua equipe sofrerá por isso. Monte sua equipe com talentos diversos!

Mestre de scrum

O mestre de scrum é o gerente de projeto. Eles são a pessoa encarregada de manter tudo em movimento. Quando surgem roteiros de projeto ou algo dá errado durante o processo de sprint, o mestre de scrum é responsável por corrigir quaisquer problemas. Os mestres de scrum são mais eficazes quando têm alguma autoridade formal dentro de sua organização, pois podem influenciar mudanças mais facilmente.

Habilidades de um membro da equipe ágil

Construir sua equipe é mais do que títulos de trabalho, você precisa do conjunto certo de habilidades para impulsionar sua estratégia ágil. A combinação certa de habilidades técnicas e interpessoais é necessária para uma equipe ágil. Além do conhecimento típico de codificação ou software que sua equipe de desenvolvimento precisará, a expertise em comunicação e liderança também é importante.

Aqui estão algumas das habilidades mais importantes para uma equipe ágil:

• Adaptabilidade
• Responsabilidade
• Comunicação
• Curiosidade
• Multifuncionalidade
• Liderança
• Autonomia
• Orientação para equipe

A maioria dessas habilidades pode ser ensinada ou treinada no trabalho. Contrate para habilidades técnicas e, em seguida, crie um ambiente que valorize liderança e comunicação. Mostre à sua equipe como é o sucesso através do exemplo.

Certificação em gestão de projetos

Não é apenas sua equipe que pode se beneficiar do aprimoramento de habilidades. Quanto mais confiante você se sentir em sua capacidade como gerente de projeto, mais confiança sua equipe terá em você. Uma maneira de você se concentrar em suas próprias habilidades é completando uma certificação em gestão de projetos.

Existem duas certificações populares em gestão de projetos que você pode escolher: o CAPM e o PMP.

A certificação CAPM 

A certificação CAPM é perfeita para alguém que está começando sua carreira em gestão de projetos. Para se qualificar para o CAPM, você precisará ter um mínimo de 1.500 horas de experiência de trabalho, o que equivale a cerca de 10 meses em um cargo de tempo integral, e um diploma de ensino médio ou um um diploma de associado. Uma vez que você atinja essas qualificações, você só precisará completar qualquer curso necessário e passar no exame.

A certificação PMP

A certificação PMP exige que você tenha um pouco mais de experiência do que a certificação CAPM. Existem dois caminhos para se qualificar para uma certificação PMP e ambos exigem 35 horas de educação adicional. 

O primeiro pré-requisito exige que você tenha 4.500 horas de trabalho, o que é um pouco mais de dois anos de experiência, um diploma de quatro anos e as 35 horas de treinamento.

O segundo pré-requisito exige qualquer diploma secundário, pelo menos 7.500 horas de experiência, o que equivale a cerca de quatro anos no trabalho, e as 35 horas de treinamento adicionais.

Prós e contras da gestão de projetos ágil

A metodologia ágil é apenas uma das muitas metodologias de gestão de projetos que sua equipe pode implementar. Antes de determinar se a gestão de projetos ágil é adequada para sua equipe, você precisará entender os benefícios e desvantagens.

Aqui está uma visão rápida dos prós e contras de mudar para ágil:

Lembre-se, só porque ágil é um método popular de gestão de projetos, não significa que será o certo para sua equipe. Vamos dar uma olhada mais de perto nos prós e contras detalhados de usar a gestão de projetos ágil. 

Prós da gestão de projetos ágil

A metodologia ágil é conhecida por seu ritmo rápido e flexibilidade. Se sua equipe é do tipo que pensa rápido e gosta de um desafio, então ágil pode ser o certo para você! Existem três benefícios principais em adotar uma mentalidade ágil para seu próximo lançamento de produto.

Ágil é adaptável

Um dos maiores atrativos da metodologia ágil é a rapidez com que permite que sua equipe se adapte. O ciclo constante de feedback permite que você, como gerente de projeto, identifique problemas cedo e os corrija. Também ajuda você a verificar frequentemente com os membros da equipe para garantir que todos estão trabalhando em direção ao mesmo objetivo.

Ágil é colaborativo

Outro benefício da gestão de projetos ágil é o foco na colaboração. Quer você se reúna diariamente ou semanalmente, essas interações face a face incentivam sua equipe a se comunicar mais regularmente.

Isso é especialmente útil se seu projeto envolver vários departamentos ou partes interessadas. Ao incentivar a comunicação constante, você tem menos chances de isolar seu trabalho de uma forma que possa causar problemas mais tarde.

Ágil incentiva a responsabilidade

Ao dividir o trabalho de cada funcionário em funcionalidades menores, você os incentiva a se tornarem seus próprios mini-gerentes de projeto. Ágil permite que seus funcionários tenham autonomia para tomar decisões, chegar a conclusões e desafiar processos existentes de forma construtiva.

Quando cada funcionário é responsável por seu trabalho em um ambiente estruturado e colaborativo, você provavelmente verá a qualidade do trabalho deles melhorar. Isso permite que você faça menos gerenciamento de funcionários e mais gerenciamento do próprio projeto.

Contras da gestão de projetos ágil

Claro, sempre há desvantagens junto com os benefícios. A gestão de projetos ágil torna mais difícil planejar projetos a longo prazo, além de exigir mais tempo de sua equipe. É importante pesar tanto os prós quanto os contras.

Ágil é imprevisível

A natureza em constante mudança da gestão de projetos ágil resulta em um processo menos previsível. Embora a capacidade de mudar de curso para fazer um produto melhor seja uma vantagem, isso significa que sua equipe precisa estar pronta para qualquer coisa mudar. Planejar semanas ou até meses à frente para um projeto é impossível com uma estratégia de gestão de projetos ágil.

Ágil leva tempo

Aumento da comunicação, reuniões com clientes e reuniões diárias de scrum levam a uma coisa: mais tempo. Todas as coisas necessárias para fazer a gestão de projetos ágil funcionar sem problemas exigem um compromisso significativo de tempo de você e sua equipe. Isso também significa que todos em sua equipe devem se comprometer a comparecer todas as vezes e dar sua total atenção.

Ágil requer diligência

Quando os projetos mudam tão rapidamente quanto na ágil, pode ser fácil esquecer o que vem a seguir. Se você não estiver usando um software de gestão de projetos para acompanhar as mudanças, sua equipe pode facilmente perder de vista o próximo passo. Seu trabalho como gerente de projeto é garantir que seu projeto permaneça no caminho certo durante a velocidade em rápida mudança que a gestão de projetos ágil exige.

Mova-se mais rápido com a gestão de projetos ágil

É importante notar que ágil só funciona se você estiver disposto a seguir as regras. Você não pode adotar ágil e depois se recusar a ser flexível. Pode ser difícil fazer ajustes no início, mas se você conseguir mudar sua mentalidade, você e sua equipe realizarão coisas incríveis.

Interessado em aprender sobre um processo de gestão de projetos diferente? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre a metodologia em cascata.