Não importa o quanto as pessoas pensem que contabilidade e finanças são secas ou monótonas, essas funções são vitais para a saúde de qualquer empresa. Felipe Torres, analista financeiro da G2, explica ainda que as funções de finanças e contabilidade “...nos ajudam a nos preparar para o futuro e a impulsionar estratégias que garantem que estamos maximizando nosso potencial.”

Software de finanças e contabilidade oferece às equipes de finanças e contabilidade uma visão mais profunda do bem-estar financeiro de uma empresa, enquanto gerenciam métricas de indicadores-chave de desempenho (KPI). Esses departamentos acompanham o ritmo da empresa, garantindo que atinjam diferentes metas financeiras.

Não é surpresa que o número de ofertas nos mercados de software de contabilidade e software financeiro esteja crescendo rapidamente. Esses produtos em evolução fornecem às empresas funcionalidades avançadas, relatórios mais profundos, maior eficiência e automação expandida em suas atividades diárias. Em troca, as empresas gerenciam recursos de forma mais eficiente e utilizam o capital de maneira mais responsável. 

Este é o primeiro de uma série mensal sobre software de automação de finanças e contabilidade.

Benefícios da automação contábil

Uma das características mais importantes deste software é a automação e simplificação contábil. Esta automação, ou pelo menos automação parcial, pode auxiliar quase todos os aspectos da contabilidade, incluindo: contas a pagar (AP), contas a receber (AR), livros-razão, balanços patrimoniais, relatórios de fluxo de caixa e demonstrações de resultados. Felipe acrescenta que “processos automatizados em nossa linha de trabalho nos permitem operar de forma mais eficiente e garantem um produto de maior qualidade.” 

A maioria dos sistemas contábeis possui funcionalidade AP/AR embutida, mas nem sempre é suficiente e robusta o bastante para empresas de todos os tamanhos, seja processando algumas faturas por dia ou tendo que processar milhares de faturas e lidar com centenas de fornecedores. De acordo com um estudo de 2017 da Intuit, contadores estão gastando 86% do seu tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas. Além disso, o número de contadores e auditores crescerá cerca de 22% até 2024 nos setores de negócios e finanças, segundo o Bureau of Labor Statistics. Essas estatísticas destacam a importância e a demanda por software de contabilidade que contenha recursos automatizados para tornar processos rotineiros instantâneos, liberando recursos para tarefas e análises mais complexas.  Isso não quer dizer que a automação está tirando empregos/trabalho dos humanos. Torres continua, “Com o tempo economizado pela automação, podemos nos concentrar em iniciativas mais críticas e impactantes que nos ajudam a maximizar nosso potencial e a impulsionar estratégias que garantem que estamos preparados para o futuro.”

Recursos automatizados comuns dos produtos mais bem avaliados

Os produtos AP/AR mais bem avaliados na G2 compartilham atributos automatizados semelhantes que ajudam a simplificar processos para profissionais de contabilidade.

Essas características permitem que empresas de qualquer tamanho reduzam a entrada de dados, tenham maior controle sobre aprovações, detectem erros mais cedo e se mantenham em sincronia com seus sistemas contábeis atuais. Menos entrada de dados e menos erros permitem que os contadores passem de coletar dados e corrigir erros para tomar decisões mais rapidamente. Isso também pode levar a uma utilização mais eficiente do capital e a uma melhor gestão de recursos.

A importância da análise financeira

A análise financeira é essencial para que as equipes de finanças e contabilidade passem menos tempo realizando trabalhos repetitivos e mais tempo analisando dados e tomando decisões informadas. Usando dados históricos e tendências para ajudar a prever resultados financeiros e planejar orçamentos, o software de análise financeira fornece aos funcionários informações mais precisas e relevantes ao tomar decisões. A análise financeira também oferece às organizações uma visão mais aprofundada sobre se são lucrativas, quanto dinheiro têm e se possuem capital suficiente para investir em novas linhas de negócios.  Os três tipos comuns de relatórios usados para análise financeira são demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa.

Outro software financeiro que ajuda com a automação é o software de auditoria financeira, que automatiza a auditoria de vários tipos de transações financeiras, e o software de fechamento financeiro, que ajuda a automatizar o processo de fechamento financeiro de ponta a ponta. 

Outros recursos importantes de automação

Uma das tecnologias mais comentadas (e disruptivas) que surgiu recentemente é o software de blockchain. 

O que exatamente é blockchain? É um sistema eficiente, confiável e seguro para transações, que não pode ser revertido ou adulterado; permite que duas partes realizem transações digitais seguras sem um terceiro. 

O blockchain pode ajudar os contadores automatizando o registro de ativos e livros-razão, além de reduzir os custos associados à manutenção desses registros. As quatro grandes firmas de contabilidade já começaram a investir em blockchain. É apenas uma questão de tempo até que mais empresas adotem o blockchain em suas práticas de negócios.

Existem vários softwares de contabilidade que ajudam a automatizar processos, como inteligência artificial (IA), contabilidade remota e contabilidade em nuvem. Em artigos futuros, irei me aprofundar em cada um desses tópicos, mas por enquanto incluí uma breve descrição de cada um abaixo.

• • Inteligência artificial
    Inteligência artificial (IA) são aplicativos de software que incorporam aprendizado de máquina e algoritmos na funcionalidade diária para automatizar uma variedade de tarefas para os usuários. A IA pode ser incorporada em qualquer indústria; equipes de contabilidade e finanças podem usar esse software para simplificar a entrada e análise de dados, reduzir fraudes e aplicar políticas corporativas identificando questões de não conformidade.
  • Contabilidade remota
    Contabilidade remota, ou computação móvel, é a noção de contabilidade “em movimento”, proporcionando aos profissionais de contabilidade a capacidade de trabalhar remotamente usando portais online e aplicativos. Essa funcionalidade dá aos funcionários o poder de rastrear dados financeiros, gerenciar contas e registrar despesas enquanto estão fora do escritório ou longe de seus computadores. Com a crescente popularidade da computação em nuvem e a aceitação generalizada da documentação eletrônica, a contabilidade remota é cada vez mais atraente para os contadores.
  • Contabilidade em nuvem
    O software baseado em nuvem permite que os usuários acessem seu software de qualquer lugar onde tenham uma conexão com a internet. A “nuvem” dá às empresas acesso a informações financeiras e outros recursos compartilhados que rodam nos servidores dos provedores, tornando as tarefas contábeis mais acessíveis e todo o processo mais eficiente. Várias pessoas podem acessar itens e documentos, enquanto fazem alterações e comentários conforme necessário. A contabilidade em nuvem está se tornando mais prevalente devido a menos barreiras de entrada e à necessidade de menos recursos. 

O futuro...

...é agora! Serviços automáticos são agora comuns em muitos setores da indústria financeira, como software de preparação de impostos, mas o setor contábil ainda não emergiu totalmente e se beneficiou desses recursos. À medida que as indústrias se desenvolvem e mudam, e o software se torna mais eficiente e difundido, a mudança se torna necessária para o crescimento e a sustentabilidade. 

Como contabilidade e finanças são a espinha dorsal da maioria das instituições, é vital que essas empresas aproveitem o software que ajuda a automatizar e simplificar o máximo de processos possível, liberando tempo para outras tarefas. A automação é alimentada pelo avanço do software, e cabe a cada organização se manter atualizada com as tendências, enquanto utiliza plenamente o potencial de economia de tempo e dinheiro que essas soluções podem proporcionar.