Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?
La gestion des flux de travail est le processus de définition et de gestion d'une séquence d'événements qui doivent se produire pour atteindre un objectif organisationnel. Un flux de travail fait référence aux actions spécifiques qui accompliront une tâche commerciale. Avec la gestion des flux de travail, les entreprises peuvent rationaliser les tâches quotidiennes et organiser facilement les informations.
Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des flux de travail pour intégrer et automatiser les éléments des flux de travail. Les outils de gestion des flux de travail offrent aux entreprises la possibilité de créer des flux de travail, de gérer les dépendances, de créer des formulaires, d'envoyer des alertes et des notifications, et de créer un centre de communication et de collaboration.
Types de flux de travail
Il existe quatre types de flux de travail que les entreprises peuvent utiliser. Chaque flux de travail peut prospérer, mais chaque entreprise peut avoir des préférences différentes. Après avoir déterminé quel flux de travail fonctionne le mieux pour leurs ressources, les entreprises peuvent mieux utiliser les pratiques de gestion des flux de travail pour garantir le succès.
- Séquentiel est un flux de travail qui suit un plan clair étape par étape. Les étapes se succèdent et continuent d'avancer. Aucune étape ne peut commencer tant que l'étape précédente n'est pas terminée.
- Parallèle est un flux de travail dans lequel plusieurs étapes se déroulent simultanément avec d'autres étapes. Par exemple, lors de l'intégration d'un nouvel employé, ce nouvel employé peut apprendre l'assurance auprès des ressources humaines, les pratiques de sécurité auprès de l'informatique et les techniques de branding auprès du département marketing, le tout en même temps. Toutes les étapes du processus fonctionnent en tandem sans s'affecter mutuellement.
- Machine à états est un flux de travail qui dépend de la performance du flux. Ce flux de travail peut être modifié au fur et à mesure que le projet est en cours. Bien qu'il y ait un processus général étape par étape, les choses peuvent régresser si nécessaire.
- Basé sur des règles est un flux de travail qui peut s'écouler dans plusieurs directions en fonction de l'avancement des tâches. Par exemple, une étape du projet peut nécessiter l'approbation du PDG. Si le PDG est disponible jeudi, l'approbation peut être recueillie et le projet peut passer à l'étape suivante vendredi. Si le PDG n'est pas disponible, il faut réserver du temps pour continuer. En attendant, l'équipe commence à travailler sur un autre élément du projet qui peut être terminé. Cela est dû au fait qu'un flux de travail basé sur des règles a été créé pour déterminer quelles tâches peuvent être effectuées en fonction de la manière dont les éléments externes affectent le flux global.
Éléments de la gestion des flux de travail
Plusieurs éléments se combinent pour créer un flux de travail. Les entreprises doivent identifier chaque élément et son rôle unique dans leur organisation spécifique afin de construire un système de gestion des flux de travail solide.
- Étapes. Chaque flux de travail commence par un objectif. Les étapes vers cet objectif doivent être initialement définies pour démontrer exactement comment l'organisation entend répondre aux attentes.
- Parties prenantes. Plusieurs personnes sont impliquées dans le processus de gestion des flux de travail, y compris les employés, les gestionnaires ou les contributeurs externes. Une personne n'a pas besoin d'être active pendant tout le flux de travail pour être considérée comme une partie prenante. Tant qu'elle contribue à un moment donné, elle doit être prise en compte dans le processus de construction et de gestion du flux de travail.
- Ressources. Après avoir identifié les principales personnes, il est temps de se concentrer sur les tâches. Les ressources nécessaires peuvent inclure des objets physiques, comme l'espace, les outils et les machines, ou des produits intangibles, comme le temps, les logiciels et la maintenance. Sauf indication contraire dans le flux de travail proposé, les entreprises doivent s'assurer que toutes les ressources sont disponibles avant de mettre en œuvre un nouveau flux de travail.
- Rôles. Une fois que tout est en place, les entreprises peuvent commencer à partager les tâches avec les personnes impliquées dans le flux de travail. Cela inclut de communiquer soigneusement et efficacement les responsabilités de chaque membre de l'équipe, ainsi que leur rôle dans l'ensemble.
- Lignes directrices. Les lignes directrices constituent l'essentiel de la gestion des processus de flux de travail. Elles déterminent comment les tâches sont ordonnées et leurs contingences par rapport à d'autres tâches.
- Dossiers. Les entreprises n'apprendront rien d'un flux de travail s'il n'y a pas de trace écrite. Les entreprises doivent surveiller la performance tout en documentant chaque étape du processus.
- Résultats. Avec les dossiers collectés, les entreprises doivent régulièrement analyser les résultats des flux de travail pour identifier les domaines d'amélioration.
Avantages d'une gestion efficace des flux de travail
Une gestion efficace des flux de travail est un élément essentiel de toute organisation. Les entreprises qui gèrent bien leurs flux de travail ont une plus grande efficacité, une productivité améliorée et un potentiel de croissance plus fort. D'autres avantages sont discutés ci-dessous.
- Communication améliorée. L'objectif principal de la gestion des flux de travail est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Lorsque tant de temps est consacré à organiser les étapes et à les partager efficacement, les entreprises peuvent créer un environnement où la communication n'est pas seulement importante mais une priorité.
- Autonomie des employés. Personne n'aime un patron hélicoptère. La gestion des flux de travail donne aux employés l'espace pour prendre en charge leurs tâches. Un accent sur une bonne communication permet aux employés de savoir exactement ce qu'on attend d'eux et comment leur rôle contribue au succès de l'entreprise.
- Productivité accrue. Lorsque les employés savent ce qu'on attend d'eux, ils ont moins de questions. La confusion et la mauvaise communication sont des facteurs importants de retards de temps dans un flux de travail. Renforcer la communication permet aux employés de travailler de manière indépendante et en toute confiance.
- Moins d'erreurs humaines. Parce que la plupart des systèmes de gestion des flux de travail reposent sur la technologie d'automatisation, passer du temps à mettre en œuvre le bon logiciel réduit considérablement le nombre d'erreurs humaines possibles lors d'un flux de travail.
Meilleures pratiques de gestion des flux de travail
La gestion des flux de travail ne se fait pas simplement. Les entreprises doivent organiser soigneusement leurs processus pour que la gestion des flux de travail en vaille la peine. Voici quelques éléments que les entreprises devraient envisager lorsqu'elles affinent leur flux de travail.
- Attendez-vous à l'inattendu. En ce qui concerne la gestion d'un flux de travail, les plans de secours doivent toujours faire partie de l'équation. Les superviseurs doivent s'assurer que tout le monde dans le flux de travail est au courant du plan B.
- Ajustez en fonction des besoins actuels. Même avec un plan de secours, les entreprises peuvent être confrontées à des décisions qui doivent être prises en temps réel. Les entreprises ne devraient pas avoir peur d'ajuster les éléments du flux de travail si nécessaire, mais elles doivent garantir que tous les changements sont communiqués efficacement.
- Prenez le temps de choisir le bon outil. La meilleure partie de la gestion des flux de travail est qu'une multitude de logiciels peuvent aider dans le processus. Les entreprises devraient consacrer suffisamment de temps à sélectionner l'outil correct pour compléter au mieux les flux de travail existants ou aider à en mettre en œuvre de nouveaux.
Gestion des flux de travail vs. gestion des processus métier vs. gestion de projet
La gestion des flux de travail, des processus métier et des projets sont tous essentiels au succès d'un objectif commercial. Certaines entreprises peuvent même utiliser les termes de manière interchangeable. Cependant, ces processus diffèrent dans leur gestion, leur application et leur objectif global.
La gestion des flux de travail est un processus de gestion et d'automatisation des opérations commerciales. Elle englobe le processus d'organisation des tâches, des personnes, des données et des informations pour atteindre des objectifs.
La gestion des processus métier est l'approche globale que les entreprises adoptent pour éditer, surveiller, analyser et gérer les fonctions qui composent tous les composants de leur entreprise.
La gestion de projet est le processus de diriger une équipe pour accomplir des tâches et des objectifs prédéfinis. Plus souvent qu'autrement, cela se fait également sous une contrainte de temps spécifiée. Certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion de projet pour créer des plans de projet, allouer des ressources, surveiller les dépenses, mettre à jour les tâches ou suivre les progrès.
La gestion des flux de travail et la gestion des processus métier ne diffèrent pas nécessairement trop car la gestion des flux de travail fait en réalité partie de la gestion des processus métier. Alors que la gestion des processus métier supervise toutes les activités et objectifs de l'entreprise d'une perspective globale, la gestion des flux de travail commence à se concentrer sur les tâches réelles qui contribuent aux résultats finaux.
La gestion des flux de travail et la gestion de projet partagent certains des mêmes composants tout en différant de nombreuses manières. La gestion des flux de travail se concentre sur le développement des flux de travail et la planification collaborative de projet nécessaire pour que plusieurs équipes collaborent vers un objectif à long terme. D'autre part, la gestion de projet se concentre principalement sur la supervision des éléments spécifiques de projets à court terme. La gestion des flux de travail s'intéresse à l'organisation des personnes et d'autres ressources, tandis que la gestion de projet se concentre uniquement sur l'achèvement des tâches individuelles dans un délai défini en utilisant des techniques spécifiques de gestion de la portée.
Un système de gestion des flux de travail efficace peut être intégré dans n'importe quel projet et fonctionner tout aussi efficacement car c'est une méthode à étapes fixes. Un processus de gestion de projet doit être flexible car les tâches varient selon le projet et aucun projet n'est exécuté de la même manière.
Vous vous demandez comment les entreprises peuvent adopter une approche plus détachée de la gestion des flux de travail ? En savoir plus sur l'automatisation des flux de travail et comment la mettre en œuvre.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
