Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail conçoit et exécute une série de tâches commerciales répétitives basées sur des règles commerciales pour réduire les interactions humaines et augmenter la productivité. Un flux de travail est une série de tâches qui doivent être accomplies pour atteindre un objectif commercial. Les opérations quotidiennes de la plupart des entreprises dépendent de tâches répétitives telles que l'envoi de vérifications par e-mail, le remplissage de formulaires, etc. Lorsqu'on effectue quelque chose de répétitif, des erreurs humaines peuvent survenir, par exemple, l'employé pourrait envoyer un e-mail au mauvais destinataire avec un nom similaire ou oublier d'inclure le document complété. L'erreur humaine est un problème inévitable pour la plupart des processus commerciaux, c'est pourquoi les entreprises utilisent des logiciels de gestion des flux de travail et des logiciels d'automatisation pour simplifier l'interaction humaine d'un processus. L'automatisation des flux de travail est effectuée à l'aide de logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA) et est également appelée RPA.
L'automatisation des flux de travail transforme des processus manuels compliqués en tâches simples. Les managers peuvent concevoir un flux de travail spécifique et les assigner à l'équipe en fonction de la disponibilité. Le membre individuel de l'équipe recevra les tâches assignées à accomplir sans avoir à interagir avec le manager. Une fois que le membre de l'équipe marque la tâche comme complétée, le manager ou la personne responsable suivante peut examiner et approuver ou refuser le travail complété d'un simple clic. Différentes étapes suivantes apparaîtront en fonction des décisions. Cela élimine les interactions aller-retour entre toutes les parties impliquées pour rationaliser les processus à fort volume.
Types d'automatisation des flux de travail
En fonction des tâches, les entreprises choisiront différents outils de gestion des flux de travail.
- Automatisation générique des flux de travail : La plupart des logiciels de gestion des flux de travail permettent aux managers de créer un flux de travail générique qui fonctionne pour une large gamme de tâches.
- Automatisation des documents ou des formulaires : Ce type de logiciel d'automatisation numérise la capture de données en automatisant le processus de création et de gestion de contenu numérique. Il permet la création d'une variété de formulaires tels que des listes de contrôle, des contrats, des enquêtes, des bons de travail, des dossiers internes de l'entreprise et des documents destinés aux clients.
- Automatisation de la charge de travail : L'automatisation des tâches liées à l'informatique est appelée automatisation de la charge de travail. Les équipes informatiques utilisent ce type de logiciel pour rationaliser les tâches informatiques courantes et s'intégrer au logiciel de service desk ou au logiciel de help desk pour gérer les demandes internes et externes entrantes.
Avantages de l'utilisation de l'automatisation des flux de travail
Lorsqu'elle est utilisée correctement, l'automatisation des flux de travail peut entraîner de nombreux avantages. Certains de ces avantages incluent :
- Réduire les erreurs humaines : Chaque tâche est standardisée, donc sans saisie manuelle et décisions de processus manuelles, la marge d'erreur est réduite.
- Améliorer la conformité : En limitant la portée et en établissant des limites pour chaque tâche, la tâche ne peut être approuvée que lorsqu'elle est conforme aux normes et politiques de l'entreprise. Les flux de travail historiques sont enregistrés pour l'audit.
- Éliminer la gestion inutile : Plus le projet est grand, plus le travail administratif est nécessaire pour assurer la communication de l'équipe, le transfert des tâches et l'évaluation. L'automatisation des flux de travail peut effectuer toutes ces tâches, ce qui remplace les administrateurs pour économiser les frais généraux.
- Améliorer la transparence : Les managers peuvent voir une vue à 360 degrés des tâches accomplies dans différents pipelines pour chaque membre de l'équipe. Cela aide grandement à réduire les biais lors de l'évaluation de la performance et de la productivité des employés.
- Réduire le papier et les e-mails : En approuvant et en gérant les tâches sur le logiciel de gestion des flux de travail, les équipes n'ont plus besoin de passer par le travail sur papier ou par e-mail.
- Améliorer la productivité : Gérer des tâches répétitives est ennuyeux et chronophage. Au lieu de passer des heures à aller et venir sur les détails administratifs, les employés peuvent simplement faire le travail demandé et cliquer sur soumettre une fois terminé. Cela permet de gagner du temps et de stimuler le moral des employés.
Éléments de base de l'automatisation des flux de travail
Le format de l'automatisation des flux de travail dans la gestion des flux de travail peut varier, mais une automatisation complète des flux de travail inclura les éléments suivants :
- Conception du flux de travail : Les managers peuvent créer un flux de travail à partir de zéro ou en utilisant des modèles. Cela implique une série d'arbres de décision avec une logique si/alors.
- Exécution du flux de travail : Une fois la tâche conçue lancée, les tâches seront assignées aux membres de l'équipe correspondants pour spécifier le travail à effectuer en fonction des compétences, des priorités et de la disponibilité.
- Évaluation du flux de travail : Le flux de travail peut être optimisé en examinant les heures de réalisation, la qualité du travail, etc.
Meilleures pratiques pour l'automatisation des flux de travail
Pour que l'automatisation des flux de travail fonctionne, les entreprises doivent suivre ces meilleures pratiques :
- S'aligner sur la politique de l'entreprise : Lors de la conception d'un flux de travail, le concepteur doit prendre en compte les objectifs du projet et la conformité.
- Impliquer les parties prenantes : On ne crée pas simplement du travail et ne l'assigne pas à d'autres sans les consulter. Pour obtenir l'adhésion des managers, des membres de l'équipe et des dirigeants, le concepteur du flux de travail doit passer en revue les attentes, les coûts et les résultats avec eux dès le début. Cela évite les conséquences imprévues et aide à la gestion du changement.
- Définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque tâche : Maintenant que chaque tâche peut être suivie, les managers peuvent définir des KPI pour évaluer la qualité du travail pour chaque étape du processus. Souvent, les managers n'ont des KPI que pour l'ensemble du projet au lieu d'analyser les tâches individuelles.
- Désengager l'administrateur : Une fois que toutes les tâches sont automatisées, les managers peuvent ne pas avoir besoin d'administrateurs pour suivre toutes les tâches. Ils devraient envisager de les désengager progressivement pour économiser de l'argent.
Automatisation des flux de travail vs. gestion des processus métier (BPM)
L'automatisation des flux de travail fait partie des logiciels de gestion des processus métier (BPM). Le BPM est la pratique de rationaliser et d'améliorer les activités commerciales pour exécuter plus efficacement des actions commerciales spécifiques. Ces actions commerciales nécessitent une collaboration inter-équipes et consistent en de nombreuses parties mobiles, qu'il s'agisse de systèmes logiciels ou d'intervention humaine.
L'automatisation des flux de travail se réfère généralement à une séquence de tâches impliquant un ou plusieurs membres de l'équipe. À l'inverse, le BPM se réfère à une planification et une exécution commerciales centrales qui gèrent tous les départements à l'échelle de l'entreprise. On peut également dire que l'automatisation ou la gestion des flux de travail est une version allégée du BPM.
Discussions sur l'automatisation des flux de travail sur G2
Tian Lin
Tian is a research analyst at G2 for Cloud Infrastructure and IT Management software. He comes from a traditional market research background from other tech companies. Combining industry knowledge and G2 data, Tian guides customers through volatile technology markets based on their needs and goals.
