Qu'est-ce que les lieux de travail virtuels ?
Les lieux de travail virtuels sont des espaces de bureau numériques qui tentent de recréer l'expérience en présentiel aussi fidèlement que possible pour les équipes et entreprises à distance. Ces plateformes sont efficaces pour les entreprises hybrides, entièrement à distance et distribuées. La forte croissance des technologies disponibles et l'option de travailler à domicile ont considérablement augmenté la popularité des espaces de travail virtuels au cours de la dernière décennie.
Les lieux de travail virtuels comblent cet espace lorsque des équipes entières ne peuvent pas se rencontrer en personne, permettant ainsi aux collègues de tenir des réunions, de discuter du travail et de la vie, et de collaborer sur des projets.
Les espaces de travail virtuels peuvent être adaptés aux entreprises cherchant à faciliter la collaboration et la productivité numériques. Les lieux de travail virtuels utilisent souvent la visioconférence et les logiciels de communication interne pour faciliter le travail asynchrone et distribué.
Caractéristiques des lieux de travail virtuels
L'une des seules caractéristiques que les espaces de travail virtuels ne peuvent pas reproduire est l'interaction physique en personne. Sinon, les espaces de travail virtuels sont équipés de nombreux composants qui aident les équipes à travailler ensemble et à se connaître. Certaines de ces caractéristiques sont :
- « Salles » de conférence et réservations.
- Capacités de partage d'écran.
- Accès au microphone et à la webcam.
- Audio spatial pour plus d'une conversation dans une même pièce.
- Partage de documents.
- Messagerie instantanée.
- Intégrations d'applications.
- Objets virtuels, semblables à des jeux vidéo, pour interagir et partager.
Avantages des lieux de travail virtuels
La demande croissante et le succès des plateformes et outils de lieux de travail virtuels signifient que les entreprises voient leur valeur. Le travail à distance et hybride ne disparaîtra pas de sitôt, et les équipes continuent de s'appuyer sur les lieux de travail virtuels pour collaborer. Les plateformes de lieux de travail virtuels réussies offrent des avantages aux entreprises à distance qui les utilisent.
- Coût considérablement réduit (seul le coût du logiciel de visioconférence, pas de bail de bâtiment).
- Plus facile à évoluer à mesure que l'entreprise grandit.
- Accès à un plus grand vivier de talents pour recruter.
- Messagerie asynchrone pour que les entreprises puissent continuer à avancer à travers les fuseaux horaires.
- Réduction des coûts de carburant et d'énergie.
- Horaires de travail flexibles.
Considérations pour les lieux de travail virtuels
Les entreprises en présentiel persistent pour une raison. Même avec tous les avantages, les propriétaires d'entreprises devraient envisager les inconvénients des lieux de travail virtuels.
- Les employés peuvent se sentir démotivés, déconnectés ou isolés. Bien qu'ils puissent passer plus de temps avec leurs proches, les lieux de travail virtuels rendent difficile l'épanouissement des collègues sociaux. Le renforcement d'équipe, en particulier, peut s'avérer difficile pour les employés à distance ayant des horaires différents.
- Il peut être plus difficile pour la direction de se concentrer sur la diversité et l'inclusion. Les entreprises peuvent involontairement déprioriser leurs efforts de diversité, d'inclusion et d'équité lorsque tout le monde est derrière un écran.
- Les problèmes de sécurité sont toujours une préoccupation. Gérer un lieu de travail virtuel ouvre naturellement des risques pour les problèmes de conformité et les violations de données, surtout pour les entreprises qui ne surveillent pas de près la sécurité.
- Certains membres de l'équipe non habitués au travail à distance peuvent avoir du mal à adopter le travail virtuel. Une baisse de productivité et de communication peut en résulter, ce qui crée des silos départementaux.
Meilleures pratiques pour gérer les lieux de travail virtuels
Les lieux de travail virtuels ne sont pas nouveaux, et de nombreuses entreprises ont déjà créé des habitudes et traditions utiles avec leur main-d'œuvre à distance. Les entreprises ayant des pratiques de travail virtuelles efficaces :
- Communiquent excessivement. Lorsqu'on travaille à distance, les employés doivent supposer que les autres membres de l'équipe n'ont pas tous les détails. Tout le monde doit partager souvent des informations importantes sur les tâches ou projets en cours.
- Élaborent un plan pour tirer parti de la communication asynchrone. En organisant les journées de travail et en ajustant les priorités des tâches de manière appropriée, les équipes limitent le temps mort entre les responsabilités et les interruptions qui pourraient survenir.
- Donnent l'exemple en tant qu'entreprise pour la collaboration et la transparence. La direction doit modéliser une communication généreuse et la transparence autant que possible concernant les mises à jour, les succès et les obstacles de l'entreprise.
- Établissent des points de contrôle réguliers. Des points de contrôle réguliers doivent être programmés entre les membres de l'équipe, entre les managers et leurs subordonnés directs, et entre la direction et chaque employé. Ceux-ci peuvent se faire par appel vidéo, message instantané ou simple sondage.
- Organisent des retraites en personne. Celles-ci sont très populaires pour les entreprises hybrides et à distance. Une ou deux fois par an, l'équipe doit se rassembler en un lieu et planifier des événements de renforcement d'équipe pour encourager la connexion.
Lieu de travail virtuel vs bureau virtuel vs bureau sur site
Un lieu de travail virtuel est un espace de bureau entièrement numérique où les équipes peuvent travailler ensemble comme si elles étaient physiquement dans un bureau. Il peut également être appelé bureau virtuel.
Un bureau sur site est un espace d'entreprise dans un bureau physique où les employés travaillent en personne.
Les lieux de travail virtuels ne sont qu'une des dernières tendances en matière de lieux de travail ; en savoir plus sur les logiciels pour soutenir ces tendances.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
