Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel (VA) aide les personnes ou effectue leurs activités via une communication textuelle ou vocale. Un VA peut être un humain travaillant à distance ou un logiciel intelligent.
Un logiciel d'assistant virtuel intelligent utilise l'intelligence artificielle (IA) et le traitement du langage naturel (NLP) pour lire et répondre aux requêtes humaines. Ils effectuent diverses tâches, y compris passer des appels téléphoniques, effectuer des recherches sur le web, créer des rappels, et gérer les emails et les rendez-vous.
Types d'assistants virtuels
La plupart des organisations utilisent des assistants virtuels uniquement pour le travail administratif. Voici quelques-uns des types d'assistants virtuels les plus courants disponibles.
- Assistants virtuels personnels aident à passer des appels téléphoniques et à créer des rappels.
- Assistants virtuels d'affaires répondent aux questions des clients et résolvent les problèmes des clients.
- Assistants virtuels de santé facilitent la communication entre les patients et les prestataires de soins de santé.
- Assistants virtuels éducatifs offrent des conseils d'étude, des informations sur les cours des étudiants, et une assistance pour les devoirs.
- Assistants virtuels financiers suivent les dépenses, gèrent l'argent, et fournissent des suggestions d'investissement.
- Assistants virtuels pour maison intelligente prennent soin de divers appareils domestiques, y compris l'éclairage, les thermostats, et les systèmes de sécurité.
Avantages d'avoir un assistant virtuel
Les assistants virtuels offrent aux individus et aux organisations une approche pratique, efficace, et à un coût raisonnable pour augmenter la productivité. Utiliser un assistant virtuel présente plusieurs avantages.
- Gain de temps. Les utilisateurs gagnent du temps en automatisant les tâches répétitives comme la création de rappels et la planification de rendez-vous grâce aux assistants virtuels.
- Productivité accrue. Lorsque les assistants virtuels gèrent des activités chronophages, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches plus cruciales.
- Rentabilité. Tant les individus que les organisations peuvent économiser de l'argent en utilisant des assistants virtuels car ils sont moins chers que d'embaucher un assistant en personne et de lui verser un salaire ou un salaire horaire.
- Disponibilité 24/7 : Les utilisateurs peuvent accéder aux assistants virtuels à tout moment, jour et nuit, selon leurs besoins.
- Personnalisable. Les services polyvalents offerts par les assistants virtuels peuvent être ajustés pour répondre à des demandes spécifiques, qu'elles soient personnelles ou professionnelles.
- Consistance. Les utilisateurs peuvent terminer les tâches rapidement et correctement avec constance grâce au service fiable et supérieur des assistants virtuels.
- Accessibilité. Les entreprises peuvent employer des services VA de n'importe où car ils sont facilement accessibles et constituent une excellente option pour les personnes qui travaillent à distance.
- Évolutivité. Les entreprises peuvent augmenter ou réduire leurs assistants virtuels en fonction des besoins changeants.
Meilleures pratiques pour sélectionner le bon assistant virtuel
Sélectionner le meilleur assistant virtuel parmi les divers services disponibles sur le marché peut être délicat. Chaque assistant virtuel à la demande a un ensemble unique de compétences et de connaissances pour soutenir les utilisateurs efficacement.
Ces suggestions devraient être prioritaires lors du processus de choix des assistants virtuels.
- Examinez la procédure de travail. Déterminez ce qui entrave la productivité et l'efficacité. Considérez la façon dont l'entreprise fonctionne et s'il est possible d'avoir un assistant virtuel pour aider. Cela pourrait impliquer des tâches de routine comme la gestion des emails ou la planification, ou un travail spécialisé comme l'assistance client.
- Listez les tâches problématiques. Déterminez les tâches qui nécessitent de l'aide et les compétences spécifiques requises pour les accomplir. Cela aide à sélectionner les catégories d'assistants virtuels les plus pertinentes pour les besoins d'une entreprise.
- Recherchez des candidats ou services appropriés. Regardez les assistants virtuels disponibles sur le marché ou vérifiez si les exigences peuvent être satisfaites par un outil d'assistant virtuel. Apprenez-en plus sur le type de VA nécessaire, y compris leur revenu ou budget attendu, où les trouver, et leur expérience ou qualifications pertinentes.
- Sélectionnez les options avec soin. Une fois la liste des assistants virtuels potentiels complète, sélectionnez les options disponibles. Pour les assistants virtuels humains, utilisez des appels téléphoniques ou des entretiens vidéo pour leur donner des entretiens approfondis. Les utilisateurs peuvent également tester des logiciels VA pour sélectionner le service qui leur convient le mieux.
- Communiquez clairement. Lorsque le moment est venu de recruter un assistant virtuel, assurez-vous de mentionner les attentes et objectifs de l'entreprise. Cela permet à tout le monde de travailler ensemble efficacement et garantit que tous les membres de l'équipe partagent les objectifs. Pour éviter les perturbations, établissez une procédure d'intégration robuste et cohérente pour les VA. Établissez les bons indicateurs clés de performance (KPI) et planifiez des évaluations de performance lors de l'intégration d'un assistant virtuel humain.
Assistants virtuels intelligents vs chatbots
Souvent, les gens confondent les IVAs avec les chatbots, mais les deux sont différents.
Un assistant virtuel intelligent (IVA) est un logiciel qui gère diverses tâches, telles que la saisie de données, les suivis clients, la rédaction d'emails, les appels téléphoniques, et la planification de réunions. Ils sont une plateforme de référence pour les tâches quotidiennes fondamentales. Du côté client, les IVAs permettent aux entreprises d'interagir avec les clients de manière conversationnelle.
Bien que les chatbots soient programmés pour lire et répondre aux humains comme de vraies personnes, ils fonctionnent différemment des IVAs. Les chatbots suivent un script prédéfini lorsqu'ils répondent aux requêtes des clients et peuvent ne pas être capables de comprendre l'intention derrière une requête.
Les IVAs, en revanche, peuvent explorer diverses intentions sans être explicitement programmés pour le faire. Ils utilisent le NLP pour comprendre intelligemment et répondre aux requêtes.
En savoir plus sur les logiciels de chatbot et comment les utiliser dans une entreprise.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
