Qu'est-ce que la gestion des tâches ?
La priorisation des tâches est un processus qui décompose la liste de tâches d'un employé ou d'une équipe en morceaux gérables en fonction de la priorité ou de l'urgence. Prioriser les tâches implique de déterminer ce qui doit être fait en premier. Au lieu de regarder une liste de tâches dans son ensemble, les membres de l'équipe classent les tâches par priorité et les abordent à partir de là.
Les logiciels de gestion des tâches aident les entreprises à prendre des objectifs et des projets, et à les décomposer en tâches individuelles.
Types de tâches
Lors de la priorisation des tâches dans une liste de tâches, pensez à elles en termes de priorité et d'urgence. En général, il est recommandé de combiner toutes les tâches pertinentes dans l'un de ces types :
- Haute priorité : Ce sont des tâches qui ont une urgence immédiate. Elles sont très précieuses ou liées à des objectifs commerciaux précieux. Souvent, elles ont des délais immuables basés sur les besoins des clients ou d'autres entités.
- Priorité moyenne : Ce sont des tâches liées à des objectifs commerciaux précieux qui peuvent ne pas nécessairement avoir des délais immuables ou des parties prenantes externes.
- Basse priorité : Ces tâches ont des délais flexibles, des objectifs permanents, ou ne sont pas une priorité pour le moment pour l'entreprise.
- Optionnel/long terme : Les équipes peuvent déplacer ces tâches à un autre sprint ou trimestre lorsqu'il s'agit de priorisation et de charge de travail. Les employés explorent ces tâches lorsque toutes les autres ont été complétées.
Types de priorisation des tâches
Il existe des centaines de façons d'organiser et de prioriser une liste de tâches. En voici quelques-unes :
- Méthode Ivy Lee : À la fin de chaque journée de travail, les personnes qui utilisent cette méthode écrivent les six tâches les plus importantes à accomplir le lendemain. Ensuite, elles classent ces six tâches par priorité.
- Matrice de décision d'Eisenhower : Cette matrice divise toutes les tâches en l'une des quatre combinaisons de « Important » et « Urgent ». Important signifie que la tâche est de haute priorité ; Urgent signifie que la tâche est limitée dans le temps. Les catégories sont Important et Urgent ; Important, mais Non Urgent ; Non Important, Mais Urgent ; Non Important, Non Urgent.
- Méthode « Manger le crapaud » : Cette technique signifie que les utilisateurs effectuent d'abord la tâche la plus chronophage ou la plus difficile avant de passer à des tâches plus simples ou plus courtes.
- Règle 25–5 : Également connue sous le nom de stratégie des 2 listes, les personnes qui utilisent cette stratégie écrivent 25 tâches à accomplir pendant la semaine (ou une autre période). Elles choisissent les cinq premières et les priorisent en premier et gardent les 20 autres pour une autre fois.
- Règle 1–3–5 : Chaque jour, ces utilisateurs travaillent sur une chose de haute priorité, trois choses de priorité moyenne, et cinq choses de basse priorité.
- Méthode MoSCoW : Les tâches sont divisées en quatre catégories, qui sont Doit Faire, Devrait Faire, Pourrait Faire, et Ne Fera Pas. Les travailleurs abordent ensuite ces tâches dans cet ordre de catégorie.
Étapes de la priorisation des tâches
Il y a cinq étapes impliquées dans une priorisation des tâches efficace et productive décrites ci-dessous :
- Rassemblez une liste de toutes les tâches en cours pour l'équipe pour la semaine, le mois ou le trimestre. Assurez-vous qu'elles sont toutes au même endroit. Envisagez d'utiliser un outil de gestion de projet ou de gestion des tâches à cet effet.
- Organisez la liste des tâches et classez-les en fonction de la priorité pour l'équipe avec les catégories mentionnées précédemment. Listez les délais avec les tâches pour que tout le monde soit responsable.
- Chaque jour, organisez et priorisez la liste des tâches en fonction de l'effort personnel et de l'urgence personnelle ou de l'équipe.
- Passez en revue chaque tâche de la journée une à une. Soyez réaliste avec le temps requis pour chacune.
- À la fin de chaque période, effectuez un post-mortem et apprenez de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné pour la priorisation future.
Avantages de la priorisation des tâches
Une priorisation efficace des tâches entraîne des avantages et des aspects positifs tels que :
- Gérer correctement les charges de travail des employés et éviter l'épuisement professionnel des employés
- Améliorer l'efficacité de l'équipe et de l'entreprise
- Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) des employés et les progrès avec les objectifs de l'entreprise
- Modifier les priorités futures en fonction des succès et des échecs des tâches précédentes
- Économiser du temps, des efforts et du stress aux employés
Meilleures pratiques de priorisation des tâches
Lors de la priorisation des tâches et de l'accomplissement des tâches, suivez ces conseils et meilleures pratiques pour garantir le succès.
- Ne confondez pas la priorité avec le temps qu'il faudra pour terminer un projet. Être occupé ne signifie pas être productif ou que la tâche a de la valeur.
- Évitez les distractions lors de l'accomplissement de tâches urgentes et prioritaires. Éteignez le téléphone, fermez les onglets de navigateur non liés, et communiquez le temps de concentration.
- Priorisez également des choses comme les pauses bien-être et les pauses de santé mentale dans le planning. Ces périodes de récupération nécessaires aideront à améliorer la productivité lorsque le travail sera repris.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
