Qu'est-ce que la planification des horaires de travail ?
La planification des horaires de travail est le processus de développement de plannings de travail pour accroître l'efficacité en priorisant les besoins de l'entreprise tout en assurant la satisfaction des employés.
La planification des horaires de travail implique beaucoup de planification et d'organisation pour garantir que l'entreprise dispose du nombre nécessaire de membres de l'équipe travaillant pendant un quart de travail donné, tout en respectant l'équilibre travail-vie personnelle des employés. Les entreprises planifient les horaires des employés en utilisant plusieurs méthodes pour enregistrer et distribuer les plannings. Les méthodes choisies dépendent des principaux objectifs de l'entreprise et des ressources dont elle dispose.
Certaines entreprises utilisent des logiciels de planification des employés pour automatiser le processus de planification. Ce logiciel permet aux entreprises de créer et de maintenir des plannings numériquement, d'avoir une visibilité sur les tâches des employés, de recueillir des analyses de performance, de suivre la disponibilité des employés et d'éviter les malentendus en ayant ces informations disponibles à tout moment sur n'importe quel appareil.
Types de plannings de travail
Huit principaux types de plannings de travail sont utilisés pour organiser les heures de travail sur un planning hebdomadaire. Il n'y a pas de mauvais type de planning, et une entreprise peut expérimenter différents types pour trouver ce qui fonctionne pour elle et ses employés.
- Un planning fixe est un cadre temporel cohérent convenu par l'employeur et l'employé. Le nombre d'heures et de jours sur le planning restera le même d'une semaine à l'autre. C'est le plus courant des plannings.
- Un planning fractionné divise les heures d'un employé en deux ou plusieurs sections en une journée de travail. Un quart de travail fractionné peut amener un employé à travailler le matin et le soir, en sautant l'après-midi. Une courte pause ou une heure de déjeuner ne compte pas comme un planning fractionné.
- Un planning rotatif crée des cadres temporels de travail alternés. Cela signifie qu'un employé peut travailler le quart de jour pendant une semaine et le quart de nuit la suivante.
- Un planning flexible est établi avec un certain nombre d'heures requises pour les employés, certaines heures n'étant pas fixées. Les employés peuvent alors planifier ces heures tout au long de la semaine comme ils le souhaitent.
- Un planning compressé donnera aux employés la plupart de leurs heures sur une courte période pour permettre plus de temps pour les jours de congé planifiés.
- Un planning d'astreinte est créé pour s'assurer que quelqu'un est disponible pour venir travailler en cas d'urgence. Ce planning est principalement utilisé par les entreprises qui fonctionnent 24/7 et ont besoin d'un suivi constant de leurs processus. Les plannings d'astreinte sont généralement planifiés à l'avance pour que les employés sachent quand ils sont d'astreinte.
- Un planning d'heures supplémentaires est un temps enregistré pour qu'un employé prenne des heures supplémentaires en plus de ses heures de travail régulières. Ce temps doit être planifié et approuvé par l'employé à l'avance.
- Le « non-planning » est favorisé par les entreprises qui comptent davantage sur l'accomplissement des tâches par leurs employés que sur le nombre d'heures travaillées. Cela signifie que si les employés terminent les responsabilités nécessaires de la semaine en moins d'heures qu'ils ne sont planifiés, ils n'ont pas à compléter le reste de ces heures. Les entreprises qui utilisent des plannings « sans planning » peuvent même permettre aux employés de travailler les heures qu'ils souhaitent, tant que les tâches sont terminées à temps.
Avantages d'une planification efficace des horaires de travail
La planification des horaires de travail aide les entreprises à anticiper et à rester organisées. Le bon planning de travail permet aux entreprises de répondre aux besoins quotidiens et de garder les employés heureux. Malgré la complexité du processus, les avantages de la planification des horaires de travail créent un environnement sain pour les employeurs et les employés.
Un processus de planification des horaires de travail efficace aide les entreprises à :
- Se conformer aux lois du travail en suivant les heures de travail de chaque employé et en répartissant équitablement la charge de travail.
- Réduire le turnover des employés en gardant les employés au centre des décisions majeures de planification. La rétention augmente lorsque les employés se sentent écoutés et compris.
- S'assurer que les clients peuvent être servis en ayant les ressources nécessaires à leur disposition. Cela inclut de planifier plus qu'assez d'employés pour fournir de l'aide si nécessaire.
- Soutenir la satisfaction des employés en s'assurant que tous les membres de l'équipe ont un rôle dans la planification. Le bon planning doit respecter l'équilibre travail-vie personnelle d'un employé.
- Créer un environnement de communication ouverte en faisant de la planification des horaires de travail un effort collaboratif.
Méthodes de planification
Il existe quatre méthodes de planification utilisées pour enregistrer les heures de travail des employés. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients qui impliquent des coûts potentiels, des risques d'erreur humaine ou des niveaux de structure variables.
- Planification informelle implique peu ou pas de planification concrète. Toutes les décisions de planning sont prises en discutant de la disponibilité avec les employés sur place et en personne. Cette méthode est la plus économique mais risque de désorganisation car les décisions de planning sont rarement documentées formellement.
- Planification traditionnelle consiste simplement à prendre un stylo et du papier. Cette méthode est également économique et simple à mettre en œuvre mais peut être extrêmement fastidieuse lors des ajustements de planning.
- Planification fonctionnelle utilise des feuilles de calcul pour organiser les heures de travail à venir. Microsoft Excel est généralement la plateforme préférée pour créer ces plannings. Les feuilles de calcul réduisent les erreurs humaines, mais devoir effectuer manuellement des changements de planning est chronophage.
- Planification innovante automatise le processus de planification avec des logiciels. Bien que l'automatisation de la planification aide à garder les informations à jour et disponibles pour les employés, ces outils peuvent être coûteux et nécessitent une formation adéquate pour être utilisés efficacement.
Meilleures pratiques pour la planification des horaires de travail
Élaborer un planning de travail n'est pas facile, et mettre en place un planning qui répond aux attentes des employeurs et des employés peut être un défi. Les entreprises devraient envisager ces conseils pour un processus de planification des horaires de travail réussi qui profite à tous les membres de l'équipe.
- Comprendre les besoins de l'entreprise. Avant de choisir une méthode de planification des horaires de travail, les employeurs doivent considérer les principaux indicateurs de performance clés (KPI) de la charge de travail. Cela devrait servir de guide pour déterminer quelle option de planning, ou combinaison unique, répondra à ces objectifs.
- Identifier le type de planning qui sera utilisé. Après avoir défini les objectifs de l'entreprise, les employeurs devraient choisir un type de planning et une méthode de planification.
- Prioriser la disponibilité des employés. Les employeurs devraient donner aux employés la responsabilité de fournir leur disponibilité de travail. La direction devrait toujours honorer toute demande de congé préexistante des employés.
- Planifier le plus longtemps à l'avance possible. Les managers devraient créer le planning de travail dès que possible pour permettre aux employés de planifier en conséquence ou de soulever des problèmes qui doivent être abordés. La plupart des ressources recommandent que les plannings soient partagés avec les employés au moins deux semaines à l'avance.
- Communiquer les méthodes de planification. Les employeurs devraient maintenir une communication ouverte en expliquant aux employés le processus de planification des horaires de travail. Les managers devraient expliquer comment la planification est effectuée et discuter de toute question ou préoccupation.
- S'assurer que le planning est facile d'accès. La planification des horaires de travail devrait inclure un moyen efficace de distribuer le planning à tous les employés rapidement et équitablement.
- Être ouvert à l'adaptation. Avec tant de personnes à satisfaire, la planification des horaires de travail est confrontée à de nombreux changements et opinions. Il devrait y avoir de la place dans le processus pour tenir compte des problèmes de planning en cours de route.
- Utiliser des outils de planification. L'intelligence artificielle peut automatiser le processus de planification des horaires de travail. Les entreprises peuvent utiliser des logiciels de planification du travail des employés pour équilibrer la charge de travail des employés, suivre les jours personnels des employés, recevoir des alertes lorsque des conflits surviennent, déplacer les quarts de travail sans effort, communiquer avec les employés au sein de la plateforme, et travailler en combinaison avec des logiciels financiers pour inclure la paie dans le processus de planification.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
