Frais de retenue

Qu'est-ce qu'un honoraire de retenue ?

Un honoraire de retenue, ou frais de rétention, est un montant payé pour engager les services professionnels de consultants, conseillers, ou plus communément, d'avocats avant le début des travaux.

Après l'approbation d'un accord de retenue, l'honoraire de retenue est déposé dans un compte séparé de celui du bénéficiaire pour s'assurer que l'argent n'est pas utilisé à d'autres fins.

Les entreprises utilisent des logiciels de facturation pour suivre et surveiller les honoraires de retenue et autres dépenses engagées pendant le cas. La technologie peut être intégrée avec des systèmes de gestion de cas pour enregistrer les informations pertinentes du cas, suivre le temps et gérer les clients.

Logiciel Frais de retenue

Logiciel mentionnant frais de retenue comme fonctionnalité ou terme.

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Importance d'un honoraire de retenue

Les avocats ou prestataires de services demandent des honoraires de retenue pour compenser leur temps, expertise et réputation.

• Assure la disponibilité du service. Certaines affaires ne nécessitent pas d'engagement juridique actif, mais plutôt un avocat sur une base de retenue ou en attente. Les honoraires de retenue dans cette situation agissent comme un paiement à l'avocat pour ne pas prendre d'autres travaux afin de rester disponible lorsque nécessaire.
• Protège contre l'incertitude. Les honoraires de retenue protègent les avocats et les professionnels du droit des situations imprévues, telles que les clients ne respectant pas leurs obligations. Avoir un honoraire de retenue permet au professionnel de gagner de l'argent à l'avance, au lieu de demander plus d'argent à l'avenir.
• Maintient la réputation. Les clients veulent s'assurer qu'ils ont le meilleur avocat pour les aider à gagner leur affaire lors de situations juridiques. Choisir le bon avocat peut souvent avoir des implications plus importantes, comme avoir la chance de régler à l'amiable.

Types d'honoraires de retenue

Les honoraires de retenue sont souvent calculés en fonction des heures travaillées, y compris la préparation des dossiers, les appels téléphoniques, les fax et la tenue des dossiers. Deux types d'honoraires de retenue existent dans la relation client-fournisseur.

• Retenue générale : Honoraires demandés pour une période spécifiée, au lieu d'un service ou projet. Ceux-ci sont utilisés par les avocats engagés sur une base de retenue.
• Retenue spéciale : Un tarif forfaitaire qui est facturé pour un service particulier.

Comment calculer un honoraire de retenue

Voici deux exemples pour comprendre comment les honoraires de retenue sont calculés dans différents scénarios.

Exemple 1 :
Une entreprise qui cherche à rénover ses bureaux et repeindre les murs engage un peintre sur une base contractuelle. Le peintre facture un honoraire de retenue de 5 000 $ et 50 $ pour chaque heure de travail supplémentaire.

Par conséquent, l'honoraire de retenue couvre 100 heures de travail. Si le travail est terminé en 50 heures, le peintre doit 2 500 $ à l'entreprise, car l'honoraire de retenue a surestimé le coût des services.

Exemple 2 :
Un consultant facture un honoraire de retenue de 200 $ pour ses services, et le temps estimé est de 5 heures (ou 40 $ par heure). Si le consultant travaille 10 heures de plus que prévu, il facturera maintenant 400 $ supplémentaires puisque l'honoraire de retenue est épuisé.

Comment fonctionnent les honoraires de retenue

Les accords de retenue peuvent être mieux compris avec l'exemple d'un fournisseur de services juridiques.

1. Le client paie un honoraire de retenue pour engager les services de l'avocat. Après le paiement initial réussi, l'avocat fournira un accord de retenue détaillé décrivant les actions qu'il prendra en cas d'épuisement des honoraires. Ce paiement sera déposé dans un compte séparé à utiliser uniquement pour les activités du cas.
2. Le client recevra ensuite une facture à la fin du mois, après quoi l'avocat transférera l'argent sur son compte. La technologie comme le logiciel de facturation juridique assure l'exactitude du paiement.
3. En cas de différences entre le temps estimé et le temps réel pris, le client paiera plus d'argent ou recevra un remboursement de l'excédent.
4. À la résiliation de l'accord, le client a le droit de réclamer le solde restant de l'honoraire de retenue. Il est important de noter que les clients peuvent mettre fin à la représentation légale pendant le contrat. Si l'accord inclut une clause d'honoraires de retenue non remboursables, l'avocat doit y répondre.

Avantages des honoraires de retenue

Les honoraires de retenue sont avantageux pour le client et le prestataire. Voici les principaux avantages d'avoir un honoraire de retenue en place.

• Assure la relation client-prestataire. Pour les pratiques juridiques, payer l'avocat un honoraire de retenue prouve que le client veut continuer avec leur aide.
• Établit la confiance. Les honoraires de retenue assurent une compréhension entre les deux parties et un sentiment de confiance. Cela est important pour maintenir la facilité de communication et obtenir les résultats souhaités tout au long du contrat.
• Garantit la transparence. Étant donné que l'argent est placé dans un compte de retenue, il protège contre l'utilisation abusive de l'honoraire de retenue. De plus, les clients peuvent tenir compte de la budgétisation de projet une fois que l'honoraire de retenue est décidé et convenu.

Meilleures pratiques pour les honoraires de retenue

Travailler avec des prestataires de services tiers peut être difficile. Maintenir certaines normes et meilleures pratiques peut rendre le processus plus facile et sans tracas.

• Soyez détaillé. Lorsqu'il s'agit d'accords de retenue, il est essentiel de tout écrire. Avoir des informations détaillées protège les deux parties par la loi et fournit de la clarté sur les paramètres de travail.
• Mentionnez les noms. Incluez toujours les noms des personnes impliquées dans le processus. Cela inclut les noms des clients, des prestataires de services et d'autres parties prenantes.
• Pratiquez une communication claire. Il est impératif de travailler avec la plus grande clarté et communication pour éviter les confusions et conflits potentiels. Tous les termes de l'accord doivent être lus attentivement par les deux parties avant de signer le contrat.

Honoraires de retenue gagnés vs. Honoraires de retenue non gagnés

Les honoraires de retenue gagnés se réfèrent au montant gagné par le prestataire de services après le transfert réussi de l'argent du compte séparé vers leur compte d'exploitation. Ces honoraires sont calculés selon les accords de retenue et payés chaque mois jusqu'à l'achèvement de la tâche.

Un honoraire de retenue non gagné est le montant déposé dans un compte de retenue avant le début des travaux. Le paiement garantit l'engagement à travailler de la part du prestataire de services, et il ne peut pas réclamer l'honoraire tant que le travail n'est pas terminé. Les honoraires de retenue non gagnés sont sujets à remboursement au client s'ils ne sont pas utilisés.