Gestion des ressources

Qu'est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources est la pratique consistant à organiser des actifs, comme le temps et le budget, pour offrir le plus grand bénéfice à l'entreprise.

Grâce à la planification stratégique, à la programmation et à l'allocation des ressources, les entreprises s'assurent que les bons aspects d'un projet sont disponibles lorsqu'ils sont nécessaires, augmentant ainsi les chances d'atteindre avec succès le résultat souhaité.

Avec tant de types de ressources différents au sein d'une entreprise, utiliser un logiciel de gestion des ressources est le meilleur moyen de les suivre et de les optimiser.

Types de gestion des ressources

Le type de gestion nécessaire dépend des actifs qu'une entreprise possède et du type de ressources qui doivent être distribuées.

• Membres de l'équipe. Les employés d'une entreprise sont l'une des ressources les plus importantes. Les efforts de recrutement sont souvent motivés par le besoin de plus de membres d'équipe pour gérer les projets dans une entreprise en croissance.
• Financier. Une bonne compréhension du budget disponible aide à maintenir les entreprises stables et prêtes à financer les projets à venir. Déplacer le budget d'un projet à l'autre ou d'un département à l'autre pour maximiser la rentabilité est une partie essentielle de la gestion des ressources.
• Installations. Les entreprises qui possèdent plusieurs actifs immobiliers, comme des bureaux ou des centres de données, devraient également inclure ces installations dans une plateforme de gestion des ressources.
• Numérique. Les actifs et ressources numériques peuvent être aussi importants que les ressources physiques. Si le matériel est limité ou si le logiciel doit être partagé dans toute l'entreprise en raison de licences, ces ressources doivent être gérées de manière appropriée.
• Inventaire. Les entreprises qui vendent des produits physiques ont souvent une grande quantité d'inventaire en stock. Contrôler et optimiser cet inventaire autour des cycles de vente réguliers, ainsi que des périodes promotionnelles, peut avoir un impact significatif sur les revenus.

Éléments de base de la gestion des ressources

Une gestion efficace des ressources évolue continuellement selon le cycle de vie en quatre étapes qui détermine ce qui doit se passer ensuite.

• Analyse des ressources. Avant que toute allocation ou planification puisse avoir lieu, les équipes doivent analyser les ressources actuelles. La direction détermine les performances antérieures et la disponibilité pour planifier quelles ressources vont où pour les projets futurs.
• Planification des ressources. Les équipes doivent enregistrer des informations sur les ressources individuelles dans leur plan de ressources. Il doit inclure ce que sont les ressources, leurs quantités et tout autre détail général.
• Allocation des ressources. Décider où les ressources sont les plus efficaces est un processus continu. Les employés peuvent attribuer des ressources à un certain projet puis les réaffecter ailleurs si les priorités changent.
• Planification des ressources. Le calendrier des ressources doit montrer la disponibilité de toutes les ressources à tout moment. Cela doit s'intégrer dans les calendriers de projet déjà utilisés, avec des calendriers partagés pour déterminer quels éléments doivent travailler ensemble pour un projet réussi.
• Suivi des ressources. La performance continue des ressources, qu'elles soient utilisées ou qu'elles puissent être dormantes, doit être évaluée pour leur fiabilité et leur contribution globale à l'entreprise.

Avantages de la gestion des ressources

Il y a de nombreux avantages à la gestion des ressources, tels que :

• Réduire l'épuisement des membres de l'équipe. Une gestion efficace conduit à une performance d'équipe efficace. Les équipes se sentent plus équilibrées et soutenues lorsque leur temps est correctement pris en charge.
• Éviter les problèmes possibles. Les projets rencontrent toujours des problèmes imprévus, mais planifier les ressources pour le projet à l'avance peut anticiper les éventuels obstacles et les traiter avant qu'ils ne se produisent.
• Construire la transparence. Centraliser la gestion des ressources rend tout visible pour l'équipe élargie. Cela signifie que les dirigeants peuvent faire le meilleur usage des ressources qu'ils ont et savoir lesquelles fonctionnent bien avec d'autres.
• Mesurer l'efficacité. Lorsque les projets se déroulent bien, le suivi des ressources montre quelles zones ont contribué à ce succès. Alternativement, les équipes peuvent facilement trouver des erreurs et apporter des corrections avant le prochain projet.

Meilleures pratiques de gestion des ressources

La façon dont une entreprise choisit de gérer ses ressources dépend du type de ressources qu'elle possède et des types de projets sur lesquels elle travaille. En général, les meilleures pratiques que les équipes devraient suivre incluent :

• Savoir quelles ressources sont en pénurie. Manquer d'une ressource ou surcharger une équipe cause des problèmes substantiels pour un projet. Révisez les ressources à l'avance et concentrez-vous sur celles qui doivent être reconstituées.
• Travailler collectivement à travers l'entreprise. Lorsque les ressources sont partagées entre les équipes, il est facile pour chacun de vouloir prioriser ses propres projets. Travailler collectivement pour déterminer ce qui est le mieux pour les besoins globaux de l'entreprise et quels projets verront un plus grand succès est la meilleure façon de les allouer pour le résultat le plus positif.
• Tenir compte du temps non consacré aux projets. Surtout en ce qui concerne les ressources comme les membres de l'équipe et leur temps, les tâches administratives doivent également être planifiées. Intégrez ce temps dans tous les agendas.

Gestion des ressources vs gestion de projet

Il est courant de confondre la gestion des ressources avec la gestion de projet, mais leurs différences sont importantes.

La gestion des ressources se concentre principalement sur la gestion de toutes les ressources à travers l'ensemble de l'entreprise et sur la détermination de l'endroit où elles sont le mieux allouées à tout moment donné. Cela peut s'étendre sur plusieurs projets ; le processus est souvent planifié sur une base semestrielle ou annuelle.

La gestion de projet examine comment les ressources sont mieux allouées pour un projet spécifique ou un objectif d'équipe, en utilisant des logiciels pour noter les tâches individuelles et les délais. Le logiciel de gestion des ressources doit s'intégrer à tous les outils de gestion de projet lors du travail sur un projet spécifique.

Créez des équipes unifiées et collaboratives, où qu'elles se trouvent, en utilisant des logiciels d'espaces de travail virtuels.