Allocation des ressources

Qu'est-ce que l'allocation des ressources ?

L'allocation des ressources est le processus consistant à prendre les ressources disponibles d'une entreprise et à les attribuer stratégiquement pour répondre à plusieurs utilisations et objectifs. Cela inclut la distribution des tâches de projet, l'observation des charges de travail, le suivi et l'adaptation aux changements imprévus, la mise à jour des priorités, le respect du budget, l'assurance de l'exactitude du calendrier du projet, et plus encore.

L'allocation des ressources permet aux entreprises d'éviter la sous-utilisation ou la surutilisation des employés et des matériaux. Lorsque les ressources sont allouées efficacement, il y a moins de risques de surplus ou de pénurie. Cela augmente le retour sur investissement (ROI) et crée une base solide pour les projets futurs.

L'allocation des ressources n'est qu'une partie du projet. Suivre plusieurs projets depuis la phase de planification jusqu'à l'exécution et au-delà peut être extrêmement chronophage et fastidieux. C'est pourquoi certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion de projet pour automatiser ce processus. Les logiciels de gestion de projet permettent à une entreprise de surveiller les personnes et les matériaux liés à plusieurs projets en même temps, le tout dans une seule interface.

Logiciel Allocation des ressources

Logiciel mentionnant allocation des ressources comme fonctionnalité ou terme.

Smartsheet

Microsoft Project & Portfolio Management

Kantata Professional Services Automation (formerly Mavenlink+ Kimble)

Float

Wrike

Asana

Types de ressources à allouer

Il existe sept types de ressources qu'une entreprise peut utiliser pour l'allocation des ressources afin de s'organiser avant de commencer un projet. Chacune est déterminée lors du processus de planification et est unique aux priorités et capacités de l'entreprise. Ces ressources incluent :

• Les personnes qui participeront au projet et joueront des rôles importants dans l'accomplissement des tâches planifiées.
• Les lieux où le projet se déroulera. Ceux-ci peuvent inclure des lieux physiques ou des structures en ligne.
• Les données collectées lors de la planification du projet ainsi que tout au long du projet.
• Les outils et matériaux nécessaires pour compléter le projet à chaque étape.
• Un plan de distribution de l'énergie et des principales priorités.
• Les finances impliquées dans la réalisation du projet.
• Le calendrier du projet. Il est essentiel de définir combien de temps est disponible pour compléter le projet et combien de temps sera utilisé à chaque étape.

Avantages de l'allocation des ressources

Avec un plan d'allocation des ressources efficace en place, les entreprises peuvent mener à bien un projet avec facilité, sachant que toutes les ressources ont été allouées avec succès. Les avantages décrivent ce que l'allocation des ressources peut faire pour aider une entreprise à fonctionner plus efficacement, tant dans le processus de projet qu'en dehors.

L'allocation des ressources permettra à une entreprise de :

• Économiser de l'argent en s'assurant que les ressources sont allouées efficacement et en réduisant le besoin potentiel d'acheter ou de sous-traiter des personnes et des matériaux.
• Assurer que moins de ressources sont gaspillées en trouvant où les matériaux existants s'intègrent dans les projets à venir.
• Améliorer la gestion du temps en créant un calendrier solide.
• Partager les plans proposés et créer de la transparence parmi le personnel de l'entreprise.
• Exploiter les compétences des employés actuels pour s'assurer que chacun est affecté aux bonnes tâches et se sent confiant dans ses responsabilités.
• Augmenter la productivité en mettant constamment à jour l'allocation des ressources en fonction des besoins en cours.
• Identifier les forces et les faiblesses des ressources de l'entreprise et de l'ensemble du projet.
• Acquérir des informations sur les besoins prévus des projets futurs.

Comment mettre en œuvre l'allocation des ressources

En ce qui concerne la gestion de projet, la clé est de planifier à l'avance et de planifier efficacement. Il en va de même pour chaque étape de la gestion de projet, y compris l'allocation des ressources.

Pour commencer à mettre en œuvre l'allocation des ressources dans un plan de projet, suivez les étapes ci-dessous :

• Déterminer la taille et le calendrier du projet. Parlez à ceux qui participent au projet et définissez à quoi ressemble le projet et combien de temps il faudra pour le compléter.
• Identifier les ressources nécessaires. Identifiez les personnes, les lieux, les données, les matériaux, l'énergie, le budget et le temps nécessaires.
• Rassembler des informations. Absorbez autant de connaissances que possible sur la structure de l'entreprise, les livrables et les personnes impliquées dans le projet. Classifiez les compétences et capacités de l'équipe.
• Allouer les tâches. Utilisez les informations importantes de l'étape précédente pour distribuer les tâches de manière appropriée.
• Suivre le temps et la charge de travail. Pour s'assurer que les choses se déroulent sans accroc, suivez le calendrier du projet. Cela garantira que tout suit le calendrier suggéré et, si ce n'est pas le cas, cela peut être traité en conséquence.
• Créer un plan de secours. Pour les changements majeurs tout au long du projet, envisagez de mettre en œuvre un plan B. Ce plan de secours devrait inclure des instructions sur la manière dont le projet peut se dérouler sans heurts, en tenant compte du changement, et sans retards majeurs. Il peut également inclure des ressources qui peuvent être allouées en cas d'urgence.
• Collecter des données. La gestion d'un projet ne se fait pas seulement lorsque le projet est en cours. Il est essentiel d'accumuler autant de données que possible à chaque étape du processus. Ces données pourraient aider à identifier les forces et les faiblesses de la méthode d'allocation de l'entreprise et à apporter les ajustements nécessaires lors de la réallocation à l'avenir.
• Envisager d'utiliser un logiciel de gestion de projet. Les logiciels de gestion de projet organisent les informations sur l'allocation des ressources ainsi que toutes les informations concernant le projet virtuellement en un seul endroit.

Meilleures pratiques pour l'allocation des ressources

L'allocation des ressources n'est pas toujours facile à bien faire. Voici quelques meilleures pratiques à garder à l'esprit au fur et à mesure que le processus d'allocation des ressources se déroule :

• Préparez-vous à vous adapter. Les changements majeurs dans l'entreprise ou le projet peuvent créer des retards et de la confusion. Cela peut inclure des changements de fournisseurs, de membres de l'équipe, de budgets et de priorités de projet. Les changements de ressources signifient une adaptation majeure car lorsque l'inventaire des ressources est modifié, tout le plan de projet change.
• Méfiez-vous de la sous-utilisation et de la surutilisation. La sous-utilisation se produit lorsque des ressources insuffisantes sont utilisées pour un projet, et la surutilisation se produit lorsque trop de ressources sont utilisées. La sous-utilisation peut entraîner un surplus de matériaux lorsqu'ils ne sont pas exploités à leur plein potentiel. La surutilisation peut entraîner une pénurie de matériaux, une augmentation du budget du projet et des retards de calendrier. Ces cas peuvent également concerner des employés sous-utilisés ou surutilisés en fonction de la gestion du temps et des compétences personnelles.
• Structurez le calendrier pour éviter les retards de tâches. Une fois le calendrier établi pour un projet, faites tout ce qui est possible pour vous y tenir. Si les choses ne se passent pas comme prévu, envisagez un nivellement des ressources pour remédier à tout problème prévisible.
• Soyez réaliste dans la fixation des délais. Avant de vous en tenir à ce calendrier de projet, assurez-vous que l'entreprise peut respecter les délais fixés. Personne n'est parfait, donc attendre la perfection est contre-productif. Restez pratique quant aux ressources et compétences disponibles.
• Laissez de la place à une communication ouverte. Un plan de projet bien huilé est celui où toutes les parties impliquées sont sur la même longueur d'onde. Les malentendus causent des retards, donc s'assurer que tout le monde comprend les tâches à accomplir est crucial.

Allocation des ressources vs nivellement des ressources

L'allocation des ressources et le nivellement des ressources sont souvent confondus car ils ont des applications similaires dans le processus de gestion de projet. Cependant, la plus grande différence entre les deux réside dans la phase à laquelle ils sont pertinents.

L'allocation des ressources a lieu dans la phase de planification d'un projet. C'est un processus qui aide à établir exactement ce qui est nécessaire pour un projet futur et comment une entreprise peut allouer ces ressources. Ces personnes, lieux et choses sont tous planifiés avant que toute partie du projet réel ne commence.

Le nivellement des ressources a lieu lorsque le projet est déjà en cours. C'est plus un résolveur de problèmes utilisé pour gérer les problèmes qui surviennent pendant l'exécution du projet. Certains des problèmes abordés par le nivellement des ressources incluent la sous-utilisation, la surutilisation, les problèmes de budget, les retards et les conflits généraux du projet. Le nivellement vise à garantir que le projet ne dépasse pas les ressources allouées et fonctionne sans accroc selon le plan proposé créé lors de la phase d'allocation des ressources.

Alors que l'allocation des ressources aide à définir les ressources, le nivellement des ressources permet à une entreprise de s'adapter aux changements de projet au fur et à mesure qu'ils se produisent en temps réel. L'allocation est l'« avant », et le nivellement est le « pendant ». Cela dit, les deux sont nécessaires pour garantir un projet réussi avec peu ou pas de problèmes ou de défis en gérant les fournitures à chaque étape.