Qu'est-ce que les rapports et les tableaux de bord ?
Les rapports et les tableaux de bord sont souvent discutés ensemble, et tous deux présentent visuellement des informations aux dirigeants d'entreprise pour les aider à prendre des décisions basées sur les données. Cependant, les rapports et les tableaux de bord sont deux outils de business intelligence différents.
Un rapport offre un aperçu approfondi d'un seul élément de la performance de l'entreprise. Basé sur des critères spécifiques, un rapport fournit des données sous forme de graphique. Ces données peuvent ensuite être triées, regroupées ou filtrées. Un rapport est souvent statique, fournissant un instantané d'un sujet à un moment donné.
Un tableau de bord fournit un aperçu rapide des métriques et tendances les plus cruciales pour une entreprise. Un seul tableau de bord se compose de plusieurs éléments de visualisation de données, comme différents graphiques, diagrammes et détails, souvent liés à un thème unifié. Dans son ensemble, un tableau de bord peut offrir un aperçu dynamique de la performance globale d'une entreprise. Chaque visuel individuel sur le tableau de bord est relié à un rapport plus détaillé.
De nombreuses organisations utilisent des logiciels de visualisation de données et des logiciels de tableau de bord dans le cadre d'une suite de business intelligence pour créer des rapports et tableaux de bord personnalisés. Ces outils peuvent traduire des données et des métriques en graphiques et diagrammes pour aider les entreprises à suivre les métriques commerciales et les indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel.
Types de rapports et de tableaux de bord
Selon ses besoins, une organisation peut utiliser un ou plusieurs types de tableaux de bord. Il existe quatre principaux types couramment utilisés. Ces types incluent :
- Stratégique : Les cadres supérieurs utilisent des tableaux de bord stratégiques pour surveiller les KPI. Les dirigeants consultent ces tableaux de bord quotidiennement pour s'assurer que l'entreprise est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs stratégiques à long terme. Les métriques typiques sur ce type de tableau de bord incluent la performance fiscale et les taux de croissance.
- Opérationnel : Les tableaux de bord opérationnels ont des objectifs à plus court terme. Ils sont utilisés par le management de niveau inférieur pour surveiller les progrès en temps réel. Les métriques d'exemple sur ce type de tableau de bord incluent le nombre de followers et le taux de rebond du site web.
- Analytique : Aide à soutenir les cadres de l'entreprise et le management de niveau intermédiaire. Ces tableaux de bord fournissent un aperçu complet de grandes quantités de données pour identifier les tendances. Les métriques typiques incluent la valeur annuelle des contrats ou les habitudes de dépenses de l'entreprise.
-
Tactique : Aide les utilisateurs, souvent le management de niveau intermédiaire, à analyser les progrès vers les objectifs. Ces tableaux de bord permettent aux utilisateurs d'explorer en profondeur les données et de réfléchir à la manière d'utiliser ces données pour orienter les décisions futures.
Il existe également un certain nombre de rapports différents qui peuvent être exécutés, selon le type spécifique de logiciel utilisé. Trois formats courants sont :
- Tabulaire : Essentiellement un tableau ou une liste de données. Par exemple, ce type peut être utilisé pour générer une liste de clients potentiels.
- Matrice : Ressemble à une grille et peut être utilisé pour tabuler des données à travers des lignes et des colonnes. Cela est utile pour résumer deux types de données différents, tels que la qualité du produit et les unités vendues.
- Résumé : Utile lorsqu'une entreprise cherche à présenter des sous-totaux. Il est similaire à un rapport tabulaire mais permet le regroupement de lignes. Une entreprise pourrait utiliser ce format lorsqu'elle examine les ventes par représentant commercial.
Dans chaque format, il existe également des sous-types de rapports, menant à une longue liste d'options possibles. Les rapports peuvent également être créés à partir de zéro et entièrement personnalisés.
Éléments de base des rapports et des tableaux de bord
Bien que les rapports et les tableaux de bord soient deux outils différents, ils partagent de nombreux éléments de base en commun. Les éléments de base des rapports et des tableaux de bord incluent :
- Données
- Tableaux
- Graphiques
- Diagrammes
- Visuels
- Options de partage
- Filtres
- Exportations pour impression
- Stockage dans des dossiers
Avantages de l'utilisation des rapports et des tableaux de bord
En permettant aux individus de prendre des décisions basées sur les données, les rapports et les tableaux de bord présentent un certain nombre d'avantages pour tous types d'entreprises. Par exemple, ils :
- Aident les entreprises à organiser les données en groupes ou ensembles gérables.
- Offrent des insights sur la performance d'une entreprise dans des domaines clés à tout moment.
- Économisent du temps et de l'argent en automatisant la présentation, l'organisation des données et la création de rapports.
- Réduisent le stress en fournissant aux utilisateurs une vue personnalisable des données, cachant les informations inutiles.
- Fournissent de la flexibilité en permettant aux utilisateurs de trier et filtrer les données par projet ou mot-clé.
- Guident les processus de prise de décision en permettant aux dirigeants de surveiller les tendances et d'agir en conséquence.
Meilleures pratiques pour les rapports et les tableaux de bord
Pour transmettre les données de manière efficace et efficiente, il est essentiel de considérer les meilleures pratiques lors de la mise en place de rapports et de tableaux de bord. Une entreprise devrait suivre les directives suivantes :
- Considérez le public. Pensez à qui verra le tableau de bord ou le rapport. Ensuite, ajoutez uniquement les données ou métriques les plus pertinentes pour ces utilisateurs.
- Pensez à l'objectif. Lors de la création d'un tableau de bord, choisissez les données ou métriques les plus alignées avec les objectifs de l'entreprise. Soyez intentionnel et sélectionnez uniquement les informations qui jouent un rôle important dans les décisions de l'entreprise.
- Gardez-le propre. Tout comme sur un bureau, trop de désordre visuel sur un tableau de bord peut être distrayant. Évitez d'utiliser de grandes quantités de texte ou de données, et utilisez des graphiques lorsque c'est possible.
- Gardez-le symétrique. Envisagez d'organiser le tableau de bord en utilisant une vue en grille, qui est symétrique et attrayante. Placez des métriques similaires près les unes des autres pour créer une cohésion logique.
- Utilisez des filtres. Les filtres de tableau de bord permettent aux utilisateurs de limiter la portée des données sur le tableau de bord. Gagnez du temps en utilisant des filtres de tableau de bord avant d'envoyer des rapports à des destinataires ayant des rôles ou des besoins différents. De même, les rapports peuvent être filtrés pour ne montrer que les champs ou données les plus pertinents.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
