Renouvellements de contrats

Qu'est-ce que le renouvellement de contrat ?

Les renouvellements de contrat se produisent lorsque les parties choisissent de continuer avec un contrat commercial. Dans cette phase finale du cycle de vie du contrat, la durée initiale prend fin à une date fixée précédemment. Selon les directives établies dans l'accord initial, le contrat peut se renouveler automatiquement ou il peut nécessiter une réévaluation et une soumission manuelles. 

La phase de renouvellement de contrat est une opportunité pour un client de réévaluer si un service ou un abonnement lui convient. C'est aussi un moment où une entreprise peut chercher à renégocier les termes pour améliorer les coûts, l'efficacité et la satisfaction globale des deux parties. 

Les logiciels de gestion de contrat peuvent aider les organisations à automatiser les processus et à améliorer le flux de travail à toutes les étapes du cycle de vie du contrat. Pour les contrats basés sur un abonnement, de nombreuses entreprises de logiciels en tant que service (SaaS) se tournent vers les logiciels de facturation par abonnement pour automatiser les processus impliqués dans la gestion des renouvellements de contrat.

Types de renouvellements de contrat

Il existe deux grandes catégories de renouvellements de contrat. Chaque type a ses propres avantages et inconvénients. 

Renouvellements automatiques

Commencent immédiatement à la fin du contrat précédent, comme indiqué dans les termes de cet accord. Ce type de renouvellement est plus efficace pour l'entreprise et le client, mais il y a moins de flexibilité dans la négociation des termes. 

Renouvellements manuels

Nécessitent une initiation par les deux parties. Bien qu'il permette aux deux parties de prendre le temps de revoir et de renégocier, cela peut également entraîner des retards et des interruptions de service.

Pourquoi les renouvellements de contrat sont-ils importants ?

Gérer la période de renouvellement de contrat de manière réussie conduit à de nombreux avantages pour une entreprise. Certains de ces avantages incluent les suivants.

Meilleures relations d'affaires

Les renouvellements offrent une opportunité de conclure un autre accord avec un client existant, promouvant un sentiment de fiabilité et de confiance. Si le contrat a été renégocié pour mieux répondre aux besoins du client, celui-ci est encore plus susceptible de développer un sentiment de loyauté.

Gain de temps

Renouveler des contrats avec des clients existants permet de gagner du temps par rapport à la recherche de nouveaux prospects et à l'intégration de clients. Une entreprise avec un meilleur système de gestion des renouvellements est également plus efficace pour localiser les contrats, sécuriser les signatures numériques et automatiser la facturation.

Réduction des coûts

Le temps passé à chercher des prospects est souvent coûteux, entraînant une augmentation des dépenses publicitaires. Plus une entreprise a de succès dans la phase de renouvellement, plus son coût par prospect (CPL) est bas.

Augmentation des revenus

Une entreprise de services par abonnement avec une approche organisée des renouvellements a moins de contrats échus et plus de revenus continus. 

Meilleures pratiques pour le renouvellement de contrat

Lors de la gestion des renouvellements de contrat, gardez à l'esprit la vue d'ensemble et les petits détails. Envisagez de suivre ces meilleures pratiques au sein d'une organisation ou d'une équipe.

Revue de contrat

Étant donné que la phase de renouvellement se produit à la fin du cycle de vie, c'est le moment idéal pour réfléchir à ce qui a fonctionné – et à ce qui pourrait être amélioré. Demandez comment les termes de l'accord pourraient être modifiés pour mieux répondre aux besoins des deux parties.

Organisation des contrats

De nombreuses organisations stockent des contrats à divers endroits, des classeurs physiques au stockage en nuage et aux e-mails. Garder tous les documents en un seul endroit les rend faciles à localiser lorsqu'il est temps de renouveler.

Gestion des délais de contrat

Suivez les délais à venir pour les dates d'expiration des contrats. Si le contrat ne se renouvelle pas automatiquement, contactez les clients au moins 30 jours avant cette date pour commencer le processus de renouvellement manuel. Cela laisse suffisamment de temps pour que les deux parties renégocient et complètent le contrat sans stress supplémentaire.

Trouvez le bon logiciel de gestion de contrat

Comme mentionné précédemment, les entreprises SaaS ou d'autres ayant de nombreux contrats à gérer devraient rechercher un logiciel de gestion de contrat avec la bonne combinaison de fonctionnalités. L'outil parfait permet de gagner du temps et de suivre les renouvellements et toutes les autres étapes du cycle de vie du contrat. 

Renouvellements de contrat vs. extensions de contrat

Ces termes sont parfois utilisés de manière interchangeable, mais ils diffèrent dans leur utilisation. Les renouvellements de contrat aboutissent à un tout nouveau contrat entre deux parties existantes, bien qu'il soit probablement très similaire à l'accord précédent. 

Les extensions de contrat prolongent la période indiquée dans le contrat initial. La confusion survient parce que les deux aboutissent à une relation de travail continue entre deux parties, souvent dans une capacité similaire.