Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande (PO) est un document officiel que les acheteurs créent et émettent aux vendeurs, s'engageant à payer les vendeurs pour la vente de certains biens ou services qui seront livrés à l'avenir. Ce document de bon de commande est envoyé dans l'intention de suivre et de contrôler le processus d'achat.
Les bons de commande incluront un numéro à des fins de suivi ainsi que le type d'article, la quantité et le prix convenu. Des informations supplémentaires peuvent également être incluses dans le bon de commande. Plus l'acheteur inclut d'informations, plus le bon de commande devient efficace.
Une fois que le vendeur accepte le bon de commande, il devient un contrat juridiquement contraignant. Le document de bon de commande est généralement créé à l'aide de logiciel d'achat.
Voici une liste non exhaustive de certains éléments inclus dans les bons de commande :
- Numéro de bon de commande
- Date du bon de commande
- Date de livraison
- Produit ou service acheté
- Quantité d'article(s)
- Noms de marque, numéros de modèle ou unité de gestion des stocks (SKU)
- Prix par unité
- Nom de l'acheteur et adresse de livraison
- Nom du vendeur et adresse de facturation
- Méthode d'expédition
- Conditions d'expédition
- Conditions de paiement
- Réductions
- Taxes
- Prix total
En général, un bon de commande ne contient pas de langage contractuel. Cependant, le Code commercial uniforme ou d'autres lois connexes l'établissent comme un contrat par sa nature. Néanmoins, il est courant d'accompagner l'approbation d'un bon de commande des conditions générales de vente ou d'un document juridique similaire.
Un bon de commande peut aider à protéger à la fois le vendeur et l'acheteur. Si un acheteur refuse de payer, le vendeur reste protégé en raison de la nature juridiquement contraignante du document. Pour que l'acheteur bénéficie d'une protection similaire, il est crucial d'avoir une confirmation de bon de commande.
Types de bons de commande
Un bon de commande est un document crucial lors de gros achats et transactions impliquant l'acheteur et le vendeur, et parce qu'il existe différents types, il est vital d'émettre le bon type de bon de commande.
Voici les quatre types de bons de commande :
- Bons de commande standard (SPO) : Le type de bon de commande le plus courant et le plus facile à comprendre. Il est utilisé pour des demandes ponctuelles, irrégulières ou peu fréquentes de biens et services. Il contient la liste des articles et leur quantité, la date de livraison, le lieu de livraison et les conditions de paiement.
- Bons de commande planifiés (PPO) : Similaires aux SPO, sauf qu'ils sont utilisés lorsque la date de livraison est inconnue ou lorsque les biens ou services sont prévus pour l'avenir dans un délai particulier. Les dates de paiement et de livraison sont vaguement définies dans un PPO, mais elles sont considérées comme provisoires.
- Bons de commande ouverts (BPO) : Similaires aux PPO, mais omettent la quantité d'articles et parfois le prix des articles. Ce type de bon de commande est utilisé pour l'approvisionnement répétitif d'un ensemble particulier d'articles. Il aide à obtenir de meilleurs prix en échange de l'assurance d'achats récurrents.
- Bons de commande contractuels (CPO) : Similaires aux PPO et BPO, sauf que la liste des articles requis pour l'achat est omise. Le CPO est le type de bon de commande le plus complexe et aide à créer un accord formel à long terme entre l'acheteur et le vendeur.
Avantages des bons de commande
Les bons de commande permettent aux entreprises de moins dépendre des accords verbaux et davantage des documents juridiques commerciaux. Bien que les bons de commande puissent sembler être un document comptable supplémentaire, ils présentent plusieurs avantages commerciaux.
En plus d'offrir une protection juridique, un bon de commande :
- Facilite le suivi des commandes
- Aide à éviter les problèmes d'audit
- Réduit le temps passé sur le processus d'achat
- Aide à contrôler et suivre les dépenses
- Améliore le contrôle du processus d'approvisionnement
- Aide à budgétiser pour des projets spécifiques
- Permet aux entreprises de gérer les dépenses imprévues
- Facilite l'évitement des commandes en double
- Réduit le risque de fraude interne
- Améliore le délai de livraison
- Permet aux acheteurs d'identifier les fournisseurs les plus performants
Le processus de bon de commande
Avoir un processus de bon de commande bien défini dès le départ peut faciliter le processus d'approvisionnement et augmenter son efficacité. Il est utile à la fois pour les acheteurs et les fournisseurs et réduit le risque de mauvaise communication.
Voici les étapes impliquées dans le processus de bon de commande :
- Un acheteur décide de se procurer un produit ou un service.
- Il émet un bon de commande électronique au fournisseur via un logiciel d'achat.
- Le fournisseur reçoit le bon de commande et confirme s'il peut exécuter la commande.
- Si ce n'est pas possible, le fournisseur informe l'acheteur et le bon de commande est annulé.
- Si c'est possible, le fournisseur commence à préparer la commande en rassemblant le bon inventaire ou en planifiant le personnel nécessaire.
- La commande est expédiée ou les services sont fournis. Le fournisseur peut utiliser un logiciel de gestion des commandes pour automatiser le processus de réalisation des commandes.
- Le numéro de bon de commande est inclus dans le bordereau d'expédition afin que l'acheteur sache quelle commande est arrivée.
- Le fournisseur envoie une facture qui comprend le numéro de bon de commande, ce qui facilite la correspondance avec les informations de livraison.
- Selon les conditions de paiement, l'acheteur paie la facture.
Meilleures pratiques pour les bons de commande
L'approvisionnement est un processus commercial coûteux. Son efficacité peut dépendre du bon de commande et peut affecter le succès de l'entreprise. Voici quelques meilleures pratiques pour envoyer des bons de commande efficacement :
- Ayez des directives clairement définies sur qui est responsable de la gestion des bons de commande de l'entreprise. Sinon, il y a un risque de commandes en double.
- Utilisez un système électronique comme un logiciel d'achat pour gérer les bons de commande. Cela éliminera les documents inutiles et facilitera le suivi des commandes.
- Incluez les conditions de vente dans le bon de commande et spécifiez les responsabilités de chaque partie.
- Créez et stockez des copies de bons de commande.
- Mettez en place un processus d'approbation des achats pour contrôler les coûts.
Bon de commande vs. facture
Une facture est une demande de paiement officielle ou un rappel envoyé par le vendeur à l'acheteur une fois la commande exécutée. Elle définit la confirmation de vente et liste les produits ou services qui ont été livrés, ainsi que le montant d'argent dû.
Une facture comprend généralement le numéro de facture, les informations du vendeur, la date de paiement et le montant total dû. Les factures sont utiles pour éviter les paiements excessifs et les commandes en double. Tant une facture qu'un bon de commande sont des documents d'achat juridiquement contraignants, et ils jouent un rôle crucial dans la communication commerciale concernant les achats.
Bon de commande vs. bon de vente
Un bon de vente (SO) est créé par le vendeur pour confirmer qu'il peut fournir les produits ou services demandés par l'acheteur. Les bons de vente confirment également que le vendeur a examiné et accepté les conditions générales et autres détails du bon de commande, y compris les quantités, les prix et les conditions de paiement.
Alors qu'une facture démontre la date à laquelle le coût des produits ou services est facturé à l'acheteur, un bon de vente indique la date à laquelle le traitement d'un bon de commande a commencé. De plus, un bon de vente est envoyé à l'acheteur dès que le bon de commande est traité.
Amal Joby
Amal is a Research Analyst at G2 researching the cybersecurity, blockchain, and machine learning space. He's fascinated by the human mind and hopes to decipher it in its entirety one day. In his free time, you can find him reading books, obsessing over sci-fi movies, or fighting the urge to have a slice of pizza.
