Planification de projet

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification de projet est la deuxième étape d'un cycle de vie de gestion de projet en quatre étapes. Cette étape, également appelée planification du travail, suit l'initiation, où les objectifs et les buts sont définis, et précède l'exécution, où les livrables du projet sont complétés avant la clôture du projet.

Définir les éléments d'un projet lors de la phase de planification est crucial pour maximiser les chances de succès. Au cours de cette étape, les coûts et les ressources sont définis plus en détail par rapport à la phase d'initiation, avec des jalons importants cartographiés pour établir le calendrier estimé du projet.

La documentation produite lors de la planification de projet est généralement créée et stockée dans un logiciel de gestion de projet. Cela donne à tous les membres de l'équipe concernés l'accès aux informations dont ils ont besoin pendant que le projet est en cours.

Types de planification de projet

Chaque équipe et chaque projet qu'elle réalise abordera la planification de projet différemment. Mais pour la plupart, la planification de projet prend généralement l'une des trois formes suivantes :

• Planification verticale, également connue sous le nom de planification en cascade, où un chef de projet cartographie chaque phase du projet de manière séquentielle, du début à la fin.
• Planification horizontale, ou agile, où divers éléments sont planifiés simultanément, indépendamment de leur position dans le calendrier.
• Planification conjointe ou planification intégrée, est un mélange de planification horizontale et verticale, qui intègre des éléments de planification séquentielle et simultanée tout au long du projet.

Éléments de base de la planification de projet

Comme le plan de projet doit être une carte complète qui guide l'équipe, il y a des informations clés qui doivent être incluses. Ce sont :

• Périmètre du projet : Cela décrit ce que l'équipe doit livrer pour considérer le projet comme terminé avec succès.
• Décomposition du travail : Le chef de projet est responsable de la décomposition des livrables du projet en tâches plus petites, puis de les attribuer aux membres individuels de l'équipe.
• Calendrier : Les jalons cibles, ainsi que tous les délais spécifiques dont l'équipe doit être consciente, sont tous décrits dans le calendrier.
• Plan de ressources : Les matériaux et équipements nécessaires pour réaliser le projet, ainsi que les ressources humaines, doivent tous être déterminés dans cette partie du plan de projet.
• Plan de gestion des risques : Tous les projets comportent un certain élément de risque. Le fait de le décrire lors de la planification de projet prépare l'équipe avec des solutions possibles pour les problèmes anticipés.
• Plan budgétaire : Rester dans le budget est crucial. Tous les coûts liés au projet, y compris les frais d'équipement ou de personnel, doivent être détaillés dans le plan.
• Plan de communication : Les parties prenantes voudront être informées de l'avancement du projet. Un plan clair de communication, y compris les méthodes et la fréquence, doit être inclus dans la planification de projet.

Avantages de la planification de projet

Bien que rien ne puisse garantir le succès d'un projet, une planification efficace peut améliorer considérablement les chances d'un résultat positif. Les autres avantages de la planification de projet sont :

• Elle économise de l'argent : Avoir un plan de projet clair est l'un des meilleurs moyens de rester dans le budget et d'éviter le dérapage du périmètre dû à des changements inattendus avant le lancement.
• Elle alloue les ressources plus efficacement : Savoir qui travaille sur quelles parties du projet et comment chaque jalon contribue à un indicateur clé de performance (KPI) ou un objectif de projet signifie que les ressources sont utilisées de la manière la plus appropriée.
• Elle soutient une bonne communication : Un plan de projet efficace doit décrire comment et quand les collaborateurs doivent partager leurs progrès ou idées. Cela est particulièrement important pour les équipes à distance collaborant sur un projet.
• Elle maintient l'équipe alignée vers un objectif clair : Tout le monde dans l'équipe se concentrera probablement sur les domaines qui lui sont assignés, ce qui peut rendre facile d'oublier comment chaque partie contribue à l'ensemble du projet. La planification de projet donne une image claire de la façon dont chaque partie du projet s'assemble, créant une atmosphère de travail plus unifiée et collaborative.

Meilleures pratiques pour la planification de projet

Certaines projets nécessiteront une planification plus approfondie que d'autres. Mais quelle que soit la portée ou la taille, la planification de projet doit suivre les meilleures pratiques telles que :

• Documenter les changements ou les mises à jour du plan : Même le projet le mieux planifié peut rencontrer des problèmes inattendus. Si des changements doivent être effectués à tout moment, ceux-ci doivent être documentés dans le plan de projet, avec des explications claires sur la raison pour laquelle le changement est nécessaire.
• Inclure les membres de l'équipe dans la phase de planification : Chacun dans l'équipe apporte son propre point de vue et ses compétences uniques. Les inclure tout au long de la planification peut donner des perspectives plus objectives sur ce qui sera nécessaire pour mener à bien le projet.
• Obtenir l'approbation des principales parties prenantes : Une fois qu'un plan de projet a été rédigé, toute partie prenante ou investisseur important de l'entreprise devrait avoir l'occasion de l'examiner avant l'approbation finale. Cela laisse place à toute mauvaise communication concernant les attentes, la portée ou le budget à être abordée avant le début des travaux du projet.
• Allouer du temps supplémentaire avant le lancement : Le travail peut prendre plus de temps que prévu. Intégrer du temps supplémentaire dans le calendrier du projet comme une mesure de contingence évite de décevoir les parties prenantes et offre plus de marge de manœuvre aux membres de l'équipe pour essayer différentes approches.
• Commencer par les éléments les plus complexes en premier : Si possible, les parties les plus difficiles du projet devraient être programmées en premier. Cela donne à l'équipe plus de temps pour trouver des solutions si des problèmes surviennent, sans que le projet ait utilisé une part importante du budget ou des ressources avant d'en arriver à ce point.

Travailler ensemble en groupe est une partie cruciale d'une planification de projet efficace. En utilisant un logiciel de tableau blanc collaboratif, votre équipe peut partager des idées et faire avancer le projet où qu'elle soit.