Qu'est-ce que la budgétisation de projet ?
La budgétisation de projet est le processus d'estimation du coût total d'un projet du début à la fin. Pour déterminer le budget d'un projet, les équipes prennent en compte le coût de réalisation de chaque étape du projet, la durée approximative nécessaire pour le terminer, et les obstacles potentiels qui pourraient entraver le progrès.
Les budgets sont essentiels car ils aident à fixer des attentes et sont également cruciaux pour obtenir l'approbation du projet par les parties prenantes clés. Un budget garantit également que les fonds appropriés sont disponibles et aide à mesurer la performance de l'équipe. Le document détaillant le budget doit être surveillé, mis à jour et révisé tout au long du projet.
Les logiciels de gestion de projet sont souvent utilisés lors de l'élaboration d'un budget. Ces outils aident à gérer les objectifs et divers projets à long terme, ainsi qu'à coordonner les tâches individuelles qui composent un budget.
Approches de la budgétisation de projet
Il n'est pas facile d'estimer la taille et le coût d'un projet, mais il existe différentes approches pour simplifier cela. Ces six techniques amélioreront la précision d'un budget de projet et rendront l'ensemble du processus plus fluide.
- Estimation analogique : Utiliser les données budgétaires et les meilleures pratiques de projets passés pour développer une opinion ou une stratégie sur le coût du projet actuel. Trouver les similitudes et les différences entre les projets passés et présents rend cette approche possible.
- Estimation à trois points : Une approche sensée et pragmatique qui inclut une moyenne pondérée basée sur les scénarios budgétaires les pires, les meilleurs et les plus probables. Cette méthode oblige l'équipe de projet à considérer plusieurs perspectives lors de la détermination d'un budget, permettant une estimation des coûts plus réaliste.
- Analyse de la valeur acquise : Estimer la précision du budget d'un projet pendant son exécution. L'équipe compare constamment le coût de chaque phase avec les estimations précédentes.
- Estimation paramétrique : Prendre les variables de coût et les points de données de certaines parties de projets connexes et les appliquer au projet actuel, permettant à l'équipe de projet de créer un budget basé sur les données. Examiner la relation statistique entre les éléments communs rend un budget de projet plus précis.
- Méthode ascendante : Estimer les éléments individuels d'un projet, comme les jalons, les tâches et les phases, et les totaliser pour obtenir le coût du projet. Cette approche est utilisée si une déclaration de travail est en cours de création et que l'équipe de projet connaît tous les détails du projet à l'avance.
- Méthode descendante : Estimer le budget total du projet à l'avance et déterminer les éléments individuels à partir de là. Cette approche est mieux utilisée lorsqu'il y a un prix fixe pour le projet et que le budget est gravé dans le marbre. La prévision peut être utilisée pour avoir une compréhension claire de la façon dont chaque élément affectera le prix.
Éléments de base de la budgétisation de projet
Il existe des éléments et des coûts spécifiques associés à la réduction d'un budget de projet. En général, ces éléments sont :
- Coûts de main-d'œuvre : Prendre en compte ce qu'il en coûtera à un employé pour réaliser le projet, c'est-à-dire les salaires, les charges sociales, les avantages et les frais généraux.
- Coûts d'approvisionnement en matériel : Prendre en compte les éléments tangibles nécessaires pour réaliser le projet, tels que les fournitures, l'équipement et divers biens.
En plus de ces éléments de base, ces coûts peuvent être répartis en deux catégories globales :
- Coûts fixes : Les détails budgétaires établis pour le projet qui ne changeront pas. Un exemple de coût fixe est un devis d'un fournisseur basé sur la quantité d'un article particulier dont l'équipe aura besoin pour réaliser le projet.
- Coûts variables : Les détails budgétaires qui pourraient changer en fonction de l'activité. Un exemple de coût variable est un freelance acceptant de travailler sur le projet pendant un total de 40 heures. Si le projet dépasse le temps prévu, le coût augmentera.
Avantages de la budgétisation de projet
Lorsque l'équipe de projet prend le temps d'estimer le budget et les coûts associés, cela peut conduire à de nombreux avantages. Gardez ces avantages à l'esprit lorsque vous n'êtes pas sûr que la budgétisation de projet en vaille la peine pour l'équipe.
- Sécurise le financement du projet : Les budgets de projet présentent des informations que les parties prenantes souhaitent connaître concernant exactement combien d'argent est nécessaire à l'avance pour sécuriser le projet avant qu'il ne commence. Il détaille également quand l'argent est nécessaire.
- Meilleure prise de décision : Avoir un budget avant qu'un projet ne soit officiellement lancé aide à déterminer combien investir dans les étapes plus petites du projet. Cela peut également aider une organisation à déterminer dans quels autres projets investir au cours de l'année.
- Favorise la réflexion et la planification futures : Connaître le budget d'un projet peut aider à estimer un budget pour les projets futurs en préparation. Les personnes impliquées dans la planification d'un budget sont mieux préparées à participer aux conversations futures.
Meilleures pratiques de budgétisation de projet
Il est judicieux de garder ces meilleures pratiques à l'esprit lorsque l'équipe de projet crée un budget. Cela aidera à garantir que l'estimation est aussi proche que possible du chiffre final.
- Concentrez-vous sur les besoins de l'entreprise : Lors de la création d'un budget, rappelez-vous que l'objectif principal de tout projet est d'aider une organisation à atteindre ses objectifs et à réussir. Savoir à quel point un projet est utile pour l'organisation est une étape vers l'amélioration de la précision du budget.
- Décomposez le projet en étapes et jalons : Pour estimer avec précision le coût d'un projet, l'équipe le décompose souvent en étapes ou jalons plus petits. Cela aide à comprendre ce qui est attendu ou à venir.
- Ajoutez une marge de sécurité et des taxes : Il vaut toujours mieux prévenir que guérir, donc pour s'assurer que l'équipe ne dépasse pas le budget, ajoutez une marge de sécurité et des taxes pour planifier ce qui pourrait changer au fil du temps. Cela aide également à garantir que l'estimation est proche du budget final.
- Gardez la communication ouverte avec les parties prenantes : Une communication constante avec les personnes qui bénéficient le plus d'une réalisation réussie est indispensable lors de l'établissement d'un budget. Les parties prenantes clés peuvent également aider à s'assurer que le budget est précis et apporter des ajustements potentiels à la portée.
- Adaptez-vous aux paramètres changeants : Des situations, événements et scénarios imprévus peuvent survenir entre le moment où un projet est budgétisé et celui où il est terminé. Avoir un plan pour cela donne à l'équipe la flexibilité de s'adapter au changement, qu'il soit externe ou interne.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
