Qu'est-ce que la gestion de programme ?
La gestion de programme est un processus de gestion de plusieurs projets individuels liés à des objectifs organisationnels similaires et à des performances regroupées sous un même ensemble.
Le but de regrouper les projets de cette manière est d'être plus cohérent et visible à travers les équipes et les départements au sein d'une entreprise. Bien que chacun ait ses propres objectifs et tâches associées, chaque projet lié contribue aux objectifs globaux de l'entreprise. Avec la gestion de programme, ces objectifs peuvent être plus facilement mesurés sous le même ensemble.
En utilisant un logiciel de collaboration de projet, les gestionnaires de programme peuvent superviser chaque partie du processus dans un emplacement central pour élaborer des stratégies, déléguer et suivre le travail en cours.
Éléments de base de la gestion de programme
La façon dont les projets sont regroupés sous un programme dépend de l'industrie et du type de projets en cours. Mais tout au long du processus de gestion de programme, quatre éléments sont toujours pris en compte :
- Gouvernance et propriété. Savoir qui supervise le processus de gestion de programme est essentiel pour réussir. Cela doit être déterminé dès le départ, avec les responsabilités du gestionnaire de programme clairement définies pour mesurer les progrès. À ce stade précoce, les parties prenantes seront probablement plus impliquées dans la création du programme avant de confier l'autorité à un gestionnaire.
- Gestion. Une bonne supervision est indispensable. La gestion et la gouvernance ou la propriété peuvent être effectuées par les mêmes personnes au sein de l'équipe ou une hiérarchie peut être assignée pour répartir la charge de travail.
- Budgétisation et finances. Bien que chaque équipe de projet doive avoir une bonne compréhension de sa propre situation financière pour son projet, savoir comment l'entreprise dépense dans son ensemble à travers tous les projets est une partie critique de la gestion de programme. Les budgets doivent être continuellement suivis et évalués pour s'assurer que personne ne dépasse les dépenses.
- Infrastructure. Regrouper des projets similaires sous un programme aligne le travail pour tout le monde dans l'équipe. La direction doit construire une infrastructure autour de ces projets pour partager les ressources et mieux contrôler chaque projet au sein du programme en fonction des raisons pour lesquelles ils ont été organisés ensemble.
Avantages de la gestion de programme
Même avec les chefs de projet les plus dévoués, gérer plusieurs projets à la fois peut facilement devenir un défi. Avec la gestion de programme, les entreprises sont capables de :
- Organiser les projets pour travailler vers un objectif unifié. Les gestionnaires de programme ont pour tâche de voir la vue d'ensemble, tandis que les chefs de projet se concentrent spécifiquement sur la tâche individuelle sur laquelle ils travaillent avec leur équipe. En étant capable de connecter les projets sous un même groupe, ces objectifs individuels peuvent être plus facilement liés aux objectifs et résultats clés de l'entreprise.
- Allouer les ressources plus efficacement. Lorsque les projets sont connectés, il devient beaucoup plus facile de voir lesquels manquent de ressources nécessaires. Si un autre projet les a, le partage entre différentes équipes de projet devient beaucoup plus simple sans perturber les flux de travail et les progrès existants.
- Équilibrer le risque et l'opportunité. Chaque projet apporte ses propres risques et potentiels, donc ceux-ci sont amplifiés lorsque les pratiques de gestion de programme sont mises en place, simplement parce que toutes ces possibilités sont vues en même temps. Mais connaître tous les dangers en même temps profite aux chefs de projet. Leur vue d'ensemble de tous les projets en cours signifie qu'ils peuvent voir où les risques doivent être atténués, tout en repérant également les lacunes et les opportunités que les équipes trop proches d'un projet pourraient manquer.
Meilleures pratiques pour la gestion de programme
Comme toute bonne approche de gestion, il est important de se rappeler que tout le monde travaille vers le même résultat. Pour mener à bien un processus de gestion de programme, il est bénéfique de :
- Comprendre où chaque projet s'inscrit. Le but de la gestion de programme est de faciliter le travail pour tout le monde. Les bons gestionnaires de programme doivent avoir une solide compréhension de ce sur quoi chaque équipe de projet travaille, pourquoi, et quels sont leurs objectifs. Cela façonne le processus de gestion de projet et signifie que les gestionnaires peuvent trouver des chevauchements entre les projets qui s'alignent avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
- Encourager les équipes à partager leurs idées. Chaque gestionnaire de programme devrait viser à développer un environnement où les membres de l'équipe se sentent habilités et encouragés à partager leurs idées sur leurs projets individuels et les autres sous le programme. Le partage des connaissances, les discussions autour des préoccupations ou des risques, et le brainstorming d'idées encouragent une recherche plus diversifiée de solutions aux problèmes.
- Utiliser des outils dédiés à la gestion de programme. Gérer plusieurs programmes à la fois peut rapidement devenir un cauchemar logistique. Utiliser des outils spécialisés qui donnent un accès facile à la documentation de projet peut garder tout sur la bonne voie et rend la communication entre les membres de l'équipe plus transparente.
Gestion de programme vs. gestion de projet
Certains peuvent confondre la gestion de programme avec la gestion de projet, mais les deux diffèrent.
Bien que les projets puissent contribuer aux objectifs stratégiques d'une entreprise grâce à leurs résultats achevés, la gestion de programme est dédiée à soutenir le résultat global agrégé de tous les projets.
Simplifiez et alignez les projets d'entreprise et améliorez la communication interne avec un logiciel de collaboration d'équipe.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
