Planification des achats

Qu'est-ce que la planification des achats ?

La planification des achats consiste à déterminer, évaluer et choisir les biens qu'une entreprise doit acheter auprès de fournisseurs externes. Le processus d'achat implique diverses tâches, allant de la détermination de la demande pour un bien ou un service à sa livraison et son paiement. La planification des achats est un élément crucial de ce processus.

De nombreuses organisations utilisent des logiciels de planification de la demande pour prévoir les demandes futures et gérer les stocks en conséquence. La planification des achats garantit qu'une entreprise dispose des ressources nécessaires pour fonctionner efficacement. Les entreprises peuvent créer une stratégie organisée pour acquérir des produits et services tout en réduisant les risques et les coûts.

Logiciel Planification des achats

Logiciel mentionnant planification des achats comme fonctionnalité ou terme.

SAP Ariba

Smartsheet

Procore

Types de plans d'achat

Les organisations utilisent divers plans d'achat pour contrôler leurs activités d'achat. La stratégie d'achat spécifique employée dépend des objectifs et des besoins de l'entreprise. Voici quelques types courants de plans d'achat.

• Plans d'achat consolidés détaillent les besoins d'achat d'une organisation pour une période donnée. Il combine les stratégies d'achat de nombreux départements et unités commerciales.
• Plans d'achat individuels décrivent les besoins d'achat d'un département ou d'une unité commerciale particulière d'une organisation. C'est un plan détaillé qui spécifie les biens, services et tâches précis que la division doit obtenir sur une certaine période.
• Plans d'achat de projet contiennent des informations sur les catégories d'achat, les procédures, les calendriers, les budgets, les listes de fournisseurs et les risques.
• Plans d'achat d'urgence définissent les exigences pour les achats en cas de crise. Il inclut toutes les catégories, techniques, calendriers et capitaux pour les tâches d'achat urgentes.
• Plans d'achat stratégiques comprennent les objectifs et tactiques d'achat à long terme d'une entreprise. Il examine les besoins d'achat, l'état du marché, et les opportunités et dangers des activités d'achat.
• Plans d'achat annuels décrivent les besoins d'achat de l'organisation pour une certaine année fiscale. Il inclut les catégories, procédures, délais, budgets et listes de fournisseurs.

Avantages de la planification des achats

La planification des achats aide les organisations à atteindre leurs objectifs d'achat et à améliorer les opérations globales. Voici quelques avantages que la planification des achats offre :

• Économies de coûts. Les organisations économisent de l'argent en trouvant des fournisseurs abordables et en négociant des contrats avantageux.
• Gestion des risques. Les entreprises utilisent une planification des achats appropriée pour gérer les dangers associés aux achats, tels que l'échec des fournisseurs, les problèmes de qualité et les interruptions de la chaîne d'approvisionnement. Les organisations peuvent réduire les risques potentiels en identifiant et en créant des mesures pour les atténuer.
• Amélioration des relations avec les fournisseurs. Les entreprises développent des relations plus solides avec les fournisseurs en trouvant des vendeurs qui s'alignent sur leurs besoins et objectifs. Des relations solides avec les fournisseurs aident les entreprises à augmenter l'efficacité et la fiabilité de leurs chaînes d'approvisionnement, ce qui profite à toutes les opérations.
• Gain d'efficacité. Les organisations augmentent l'efficacité en optimisant les procédures d'achat et en réduisant les temps de cycle et les déchets.
• Meilleure qualité. Les entreprises s'assurent que les biens et services qu'elles achètent respectent leurs normes de qualité. Cela réduit le risque de problèmes de qualité et conduit à des contrats à long terme.
• Amélioration de la prise de décision. Les entreprises améliorent leurs processus de prise de décision en recherchant les tendances du marché et en repérant les menaces ou opportunités potentielles. Cela aide à créer des stratégies d'achat en ligne avec les objectifs de l'entreprise.

Processus de planification des achats

Un processus structuré et approfondi rend les achats efficaces. Voici quelques étapes standard du processus.

• Identifier les besoins d'achat de l'organisation. Analyser les procédures d'achat actuelles d'une entreprise, trouver des domaines d'amélioration potentiels et déterminer les fournitures, services ou projets précis aide les équipes à effectuer les travaux préparatoires nécessaires aux achats.
• Créer des objectifs d'achat. Prioriser les tâches d'achat les plus cruciales et les aligner sur les objectifs de l'organisation.
• Déterminer la méthode d'achat. Choisir une technique d'achat en fonction des objectifs de l'entreprise. Cela peut inclure des appels d'offres compétitifs, des demandes d'offres ou des contrats directs.
• Établir un calendrier d'achat. Inclure l'évaluation, la négociation de contrat et la livraison. Le calendrier doit être synchronisé avec le calendrier de l'organisation.
• Planifier un budget pour les achats. Le budget d'achat doit prendre en compte toutes les dépenses liées aux activités d'achat, telles que les frais d'achat ou les frais de transport.
• Déterminer les fournisseurs potentiels. Effectuer des recherches de marché, trouver des fournisseurs possibles et évaluer leurs compétences et qualifications.
• Déterminer les critères d'évaluation. Évaluer les fournisseurs potentiels en fonction de leurs qualifications et de leur expérience. Les critères sont basés sur les objectifs d'achat.
• Conduire les activités d'achat. Annoncer l'opportunité d'achat, obtenir des offres de fournisseurs possibles, évaluer leurs offres, négocier des contrats, et obtenir les ressources.
• Surveiller et évaluer les activités d'achat. Suivre les activités d'achat, évaluer la performance des fournisseurs, et identifier les domaines où les processus d'achat peuvent s'améliorer.

Planification des achats vs. planification de la demande

La planification des achats est parfois confondue avec la planification de la demande, mais les deux sont différentes.

La planification des achats est le processus de choix de ce qu'une entreprise doit acheter auprès de fournisseurs externes. Le plan décrit comment choisir un fournisseur, déterminer les besoins d'un projet, conclure un contrat et obtenir des fournitures.

La planification de la demande optimise la capacité d'une entreprise à satisfaire la demande des clients de la manière la plus efficace. Elle analyse les ventes ainsi que les tendances des consommateurs, les ventes historiques et les données de saisonnalité. La planification de la demande intègre la prévision des ventes, la chaîne d'approvisionnement et la gestion des stocks pour atteindre son objectif.

La planification de la demande prévoit la demande future en utilisant des informations provenant de sources internes et externes. Pour planifier combien acheter ou créer pour répondre à cette demande, les entreprises peuvent utiliser la prévision pour guider la stratégie de vente et d'opérations.

En savoir plus sur la planification de la demande et comprendre comment répondre aux besoins futurs en utilisant des données anciennes.