Qu'est-ce que la gestion des politiques
La gestion des politiques est le processus de création, de révision, d'approbation, d'organisation et de distribution de tous les documents de politique et de procédure au sein d'une organisation. La gestion des politiques permet aux entreprises de s'adapter selon les besoins, en abandonnant le vieux classeur de politiques pour un format moderne et facilement digestible.
Les employés d'une organisation doivent se tenir au courant des dernières menaces, risques et données et travailler conformément aux règles et réglementations applicables. La gestion des politiques aide les organisations à s'assurer que tous les employés savent comment opérer et se conformer à leurs politiques.
Le logiciel de gestion des politiques aide les utilisateurs à gérer les politiques depuis leur création jusqu'à leur approbation et à chaque étape intermédiaire, selon le flux de travail établi par l'organisation. La gestion des politiques permet aux chefs d'équipe de distribuer et de partager les politiques avec tous les employés concernés. Ce processus aide également les organisations à se conformer aux réglementations externes et à réagir rapidement à des situations telles que les escalades de clients ou les infractions à la sécurité.
Types de gestion des politiques
Il existe différents types de gestion des politiques, certains plus efficaces que d'autres. Le type qu'une entreprise choisit dépend de sa taille, de son budget et de ses préférences.
- Basé sur le papier : Décrit les politiques sur papier physique, les organisant à l'aide de méthodes à l'ancienne comme les classeurs et les dossiers. Cette méthode est généralement considérée comme risquée, car les politiques sur papier sont faciles à perdre ou à endommager, sujettes à des risques de sécurité et longues à mettre à jour. De plus, l'impression fréquente peut être coûteuse.
- Médias mixtes : Un mélange de solutions papier et numériques. Cela aide à réduire l'utilisation de papier et l'inefficacité. Ce type de gestion des politiques permet aux organisations de collaborer et de distribuer les documents de politique un peu plus facilement que la méthode basée sur le papier. La gestion des politiques en médias mixtes implique généralement de télécharger des documents sur des lecteurs intranet partagés, de signer et de suivre les documents numériquement, et de collaborer à l'aide d'outils comme Gmail, Google Workspace, Microsoft Teams, etc. Cette méthode est plus sûre que la méthode basée sur le papier mais reste sujette à des inefficacités comme des documents obsolètes ou en double. Les employés doivent mettre à jour ces politiques manuellement.
- Basé sur le numérique : Utilise un logiciel basé sur le cloud pour organiser, mettre à jour et distribuer les documents aussi efficacement que possible. Le logiciel permet aux organisations d'automatiser les flux de travail et de mettre à jour les politiques en temps réel, éliminant ainsi le besoin de distribuer de nouveaux documents de politique chaque fois que quelque chose change.
Avantages de l'utilisation de la gestion des politiques
La gestion des politiques aide les équipes à rester à jour avec les dernières versions, afin que les employés restent conformes en toutes situations.
- Mises à jour faciles. La gestion des politiques aide à prévenir la perte de mises à jour critiques et de nouvelles politiques transmises des gestionnaires aux employés.
- Gestion des risques. Les employés qui savent ce qu'on attend d'eux pour se conformer aux politiques pertinentes réduisent le risque de non-conformité pour leurs organisations.
- Gagnez du temps avec un flux de travail automatisé. La gestion des politiques dans les grandes organisations réduit la distance entre les décideurs politiques et les employés et donne aux décideurs politiques plus d'influence. Elle aide également les équipes à automatiser les flux de travail pour gagner du temps.
- Rapports faciles. La gestion des politiques documente toutes les politiques et révisions en un seul endroit centralisé, permettant des rapports faciles.
- Transparence de la responsabilité. La gestion des politiques aide à suivre quels employés ont apporté des modifications et rend le processus plus responsable et transparent.
Éléments de base de la gestion des politiques
La gestion des politiques nécessite un système pour maintenir et mettre à jour les documents. Cela est généralement appelé un catalogue de politiques. Plus le catalogue est avancé, plus il est bénéfique pour l'organisation.
Les éléments de base d'un bon système de gestion des politiques incluent :
- Révision des politiques : Une révision périodique garantit que toutes les politiques sont à jour. Cela nécessite que les employés et les gestionnaires partagent, éditent et approuvent les documents en temps opportun.
- Rapport des politiques : Le rapport de statut est important pour rendre compte à la direction et pour l'audit. La gestion des politiques devrait permettre des rapports fréquents et faciles.
- Approbation des politiques : La direction approuve les politiques, laissant à l'équipe de gestion des politiques le soin de suivre le statut d'approbation de chaque politique.
- Révision des politiques : La gestion des politiques devrait faciliter les mises à jour faciles qui identifient les versions les plus récentes.
Meilleures pratiques de gestion des politiques
Le système de gestion des politiques doit être configuré pour réussir et régulièrement entretenu pour obtenir des résultats positifs. Suivez ces meilleures pratiques :
- Utilisez un logiciel. Les entreprises sans système de gestion des politiques organisé ont du mal avec la cohérence et la communication des politiques. De plus, distribuer manuellement des politiques sur papier, feuilles de calcul ou systèmes de stockage cloud basiques laisse trop de place à l'erreur. Avec un logiciel, les organisations peuvent mettre à jour automatiquement les politiques à l'échelle de l'entreprise. Les versions des politiques sont centralisées, offrant un accès constant à toutes les parties prenantes impliquées. Les organisations n'ont pas non plus à se soucier de jongler avec plusieurs versions de politiques, car le logiciel montre toujours la version mise à jour.
- Priorisez la cohérence. La gestion des politiques doit être cohérente pour que les employés comprennent l'importance des politiques. Une bonne gestion des politiques fournit aux gestionnaires des lignes directrices cohérentes pour les mesures disciplinaires, essentielles pour un traitement équitable.
- Rendez les politiques accessibles. Les politiques doivent être facilement accessibles aux employés de toute l'organisation. Donner aux employés la possibilité de rechercher et de trouver la politique qu'ils recherchent les aide à savoir exactement ce que les politiques attendent d'eux afin qu'ils puissent réagir aux situations en conséquence.
- Fournissez une formation sur les politiques. La formation basée sur les politiques de l'entreprise aide les employés à contextualiser les politiques, améliorant la gestion de la conformité aux politiques à long terme.
- Révisez souvent. La révision et la mise à jour des politiques est une grande partie de la gestion des politiques. Les politiques peuvent souvent changer, et un bon système de gestion des politiques suit ces changements.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
