Paie

Qu'est-ce que la paie ?

La paie est le processus d'une entreprise pour gérer la rémunération des employés. Le terme peut également se référer à la liste des personnes qu'une entreprise paie.

Le processus de paie est souvent complexe, car les employés doivent recevoir leurs paiements à des intervalles prévisibles, mais ils peuvent avoir des salaires différents, des heures supplémentaires et des déductions. Les grandes organisations externalisent souvent la paie pour gagner du temps et assurer la conformité.

Le logiciel de paie aide les entreprises à organiser et gérer le paiement de leurs employés, y compris l'impression de chèques de paie ou la réalisation de dépôts directs. Avec ces outils, les entreprises conservent également des registres de paiement précis à des fins de comptabilité et de tenue de livres.

Logiciel Paie

Logiciel mentionnant paie comme fonctionnalité ou terme.

ADP Workforce Now

Gusto

Paylocity

Paychex

RUN Powered by ADP

APS

Types de paie

Les entreprises ont plusieurs options lorsqu'il s'agit de gérer la paie. Le choix qu'elles font dépend de leur secteur d'activité et de la taille de l'entreprise. Les moyens les plus courants de traiter la paie sont :

• Manuel. Les petites entreprises peuvent opter pour un traitement manuel. Les employés remettent des cartes de temps ou des feuilles de temps, et le propriétaire ou le comptable calcule les gains de chaque individu et rédige leurs chèques. Cette méthode nécessite que les entreprises restent organisées, soucieuses du détail et disciplinées pour conserver des registres précis et payer les travailleurs à temps.
• Logiciel. Le logiciel de paie simplifie les processus du département des ressources humaines (RH) et stocke de manière sécurisée les données des employés. Le logiciel stocke les informations d'identification des employés, les salaires et les déductions, puis calcule leurs gains et émet les paiements. Les départements RH et comptabilité peuvent compter sur des calculs de données fiables et des flux de travail simplifiés.
• Externalisation. Cette option est populaire parmi les entreprises de toutes tailles qui souhaitent avoir l'esprit tranquille en sachant qu'un professionnel dédié gère leur paie. Ces entreprises engagent un prestataire de services de paie externe pour superviser tous les processus et leur fournir des rapports réguliers.

Éléments de base de la paie

Tout d'abord, chaque type de paie nécessite certaines informations essentielles. Les organisations doivent collecter les documents et données suivants :

• Formulaires des employés. Aux États-Unis, le gouvernement exige que les employeurs collectent certains formulaires de leurs nouvelles recrues avant de les ajouter à la paie. Un formulaire W-4 fournit des informations de base, y compris le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale, et permet aux employés de sélectionner leurs retenues fiscales. Un autre document, le formulaire I-9, vérifie l'éligibilité à l'emploi du travailleur.
• Fréquence de paiement. Les entreprises doivent sélectionner des intervalles pour le paiement des employés. Les options standard incluent hebdomadaire, bihebdomadaire, semestriel et mensuel.
• Salaire et rémunération. Certains employés gagnent un salaire annuel, qui est divisé par le nombre de chèques de paie pour l'année. D'autres peuvent recevoir un salaire horaire, qui est multiplié par le nombre d'heures travaillées pendant la période de paie. Le paiement doit également inclure les heures supplémentaires travaillées par les employés, souvent à un taux plus élevé. Selon le poste d'un employé, il peut gagner des primes, comme la rémunération au mérite, ou des commissions pour certaines périodes de paie.
• Déductions et retenues. Le salaire brut d'un travailleur n'est pas le montant qu'il reçoit sur un chèque ou par dépôt direct. Au lieu de cela, l'entreprise doit appliquer des déductions et des retenues. Par exemple, la plupart des employés ont de l'argent déduit de leurs chèques de paie pour les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare.
• Salaire net. Une fois qu'une entreprise a effectué toutes les déductions sur le chèque de paie d'un employé, le montant restant est appelé salaire net. Ce montant, que l'entreprise doit déclarer au service des impôts internes (IRS) avec le salaire brut, est le montant total que l'employé reçoit en paiement de ses services.

Meilleures pratiques de paie

Suivre la paie est une tâche énorme et une dépense pour la plupart des entreprises. Pour s'assurer que le processus se déroule sans accroc, les organisations devraient se concentrer sur les points suivants :

• Assurer la conformité. La paie est un processus fortement réglementé avec des lois complexes. Les personnes en charge de la paie, y compris les employés internes ou les agences externes, doivent connaître toutes les directives étatiques et fédérales. Les entreprises devraient faire des recherches pour s'assurer qu'elles paient le salaire minimum de l'État, fournissent des heures supplémentaires aux employés lorsque cela est requis, et paient les employés dans le délai légal fixé par leur État.
• Créer un guide de paie. Solidifier et clarifier toutes les politiques par écrit assure une compréhension à l'échelle de l'entreprise, surtout dans les grandes organisations avec des départements RH et comptabilité étendus. Les entreprises devraient inclure une liste de contrôle pour les nouvelles recrues afin de les intégrer dans le système.
• Solidifier les pratiques de tenue de registres. La Loi sur les normes de travail équitables (FLSA) dicte quels registres les entreprises doivent conserver. La plupart devraient conserver les registres de paie pendant au moins trois ans et les registres fiscaux de paie pendant au moins quatre ans. Si une entreprise a un grand nombre d'employés, cela équivaut à des pages de paperasse. Les entreprises effectuant la paie manuellement devraient développer un plan détaillé et un flux de travail pour stocker les registres en toute sécurité. Si elles utilisent un logiciel, les organisations ont besoin d'un plan pour télécharger et stocker numériquement les documents également.
• Fixer des rappels pour les échéances. Le Département du Travail (DOL) établit et applique des délais pour que les entreprises soumettent les documents et paiements fiscaux des employés. Les départements RH devraient définir des rappels électroniques pour s'assurer qu'ils soumettent tous les documents et paiements à temps pour éviter les amendes.

Vous souhaitez adopter une approche plus détachée de la paie ? Envisagez d'externaliser à un prestataire de services de paie pour gagner du temps et assurer l'exactitude.