Qu'est-ce que la gestion des déménagements ?
La gestion des déménagements est un processus par lequel un employeur déplace un employé existant, un nouveau recrue ou un stagiaire vers un nouvel emplacement. Au cours de tout processus de gestion des déménagements, l'organisation est censée couvrir au moins une partie ou la totalité des frais de relocalisation de l'employé.
La gestion des déménagements est également connue sous le nom de gestion de la relocalisation. C'est une procédure extensive gérée par les équipes des ressources humaines (RH). Avec l'aide de la gestion des déménagements, les employeurs peuvent optimiser les dépenses engagées lors de la relocalisation, rationaliser le processus de déménagement et réduire le temps et les efforts nécessaires pour faciliter un tel déménagement.
Les processus de déménagement comprennent de nombreuses activités : suivre le mouvement des employés, gérer les coûts de relocalisation et rassembler des informations sur la destination cible. Avec tant de tâches impliquées dans un déménagement de cette ampleur, il est impératif que les équipes RH utilisent un logiciel de gestion de la relocalisation pour rationaliser les processus disparates et exécuter un plan de déménagement efficace.
Services de gestion des déménagements
Comme établi précédemment, un plan de déménagement complet implique diverses activités et services qui doivent être effectués avant, pendant et après une relocalisation. Certains services de relocalisation de bureau incluent :
- Gestion des demandes : Les employés peuvent demander un changement de lieu soit en interne, soit en dehors de l'organisation. Ces demandes de déménagement doivent être compilées et évaluées en un lieu centralisé. Les équipes RH qui reçoivent ces demandes les examinent attentivement et parviennent à un consensus concernant le mouvement de l'employé.
- Gestion des dépenses : Les relocalisations coûtent de l'argent. L'employeur sera censé couvrir la plupart sinon la totalité des dépenses engagées dans un plan de déménagement. La gestion des dépenses inclut également la création et le maintien d'un réseau de fournisseurs et de prestataires qui jouent un rôle important pendant le processus de mouvement. Ceux-ci peuvent inclure des emballeurs, des entreprises de déménagement, des agents immobiliers et des associations de propriétaires.
- Documentation internationale : Les employés qui doivent se déplacer à travers les frontières doivent avoir tous leurs papiers en ordre. Des documents comme les visas et les passeports doivent être arrangés avant le déménagement. Les équipes RH seront tenues d'aider les employés à organiser des rendez-vous pour les visas et à maintenir une liste de contrôle de tous les documents nécessaires.
- Service d'assistance : Les employés auront besoin d'assistance à divers segments de leur processus de relocalisation. Avoir une personne de référence qui peut répondre aux questions concernant le processus de déménagement, faire des réservations dans des hôtels, réserver des billets et organiser toute ressource supplémentaire comme le transport porte-à-porte peut être particulièrement utile.
Avantages de la gestion des déménagements
Relocaliser un employé peut être assez difficile. Un plan de gestion des déménagements réduit le temps et les efforts consacrés à la supervision de l'ensemble du processus de relocalisation. Voici quelques avantages majeurs de la gestion des déménagements :
- Réduire les temps d'arrêt. Lorsque les employés doivent se déplacer d'un endroit à un autre, le travail est inévitablement perturbé. Si ces employés font partie d'une équipe plus large, les membres de l'équipe finiront par se surmener pour combler les lacunes laissées par cette relocalisation. Avec un processus de planification de déménagement approprié, le temps nécessaire aux employés pour s'installer dans leur nouvel espace est considérablement réduit, laissant plus de temps pour accomplir le travail.
- Rapporter facilement. Les relocalisations peuvent devenir extrêmement chaotiques. Beaucoup d'informations cruciales peuvent être perdues pendant le processus de déménagement. Avec l'aide d'un logiciel de gestion des déménagements, les employeurs peuvent créer un rapport complet de l'ensemble de la procédure, suivre l'avancement du déménagement, noter le budget et les dépenses totales, prévoir les coûts pour les relocalisations futures et analyser le succès global.
- Préparer les employés. Un système de gestion des déménagements standardisé peut aider les employés à chaque étape du processus. Les individus sauront exactement quoi faire, à quoi s'attendre du déménagement, le coût total du programme et combien de temps il leur faudra pour s'installer dans un nouvel espace.
- Mieux planifier les espaces. Pour les mouvements internes (comme le passage à un nouveau bâtiment ou le déplacement à un autre étage), la gestion des déménagements peut aider les employeurs à planifier l'aménagement efficace des espaces de travail. Les plans d'étage et le volume des pièces sont évalués avant que tout employé ne se relocalise dans le nouvel environnement. Cela élimine l'encombrement des bureaux et la mauvaise gestion des ressources.
Meilleures pratiques pour un programme de gestion des déménagements
Voici quelques meilleures pratiques à suivre dans tout programme de gestion des déménagements :
- Maintenir une base de données de fournisseurs. De nombreux fournisseurs seront impliqués dans un programme de relocalisation. Garder une liste de fournisseurs nécessaires pour différentes étapes d'un déménagement peut être extrêmement utile. Assurez-vous que cette base de données est mise à jour régulièrement pour éviter tout problème de dernière minute.
- Communiquer clairement. La relocalisation peut être intimidante pour un employé, surtout pour quelqu'un qui n'a jamais quitté son domicile. Avec des directives appropriées et une ligne de communication claire, les malentendus peuvent être évités. Cela fixe également des attentes concernant la manière dont le processus de déménagement se déroulera pour l'employé et garantit qu'il ne recevra pas de surprises désagréables.
- Évoluer continuellement. Les processus peuvent toujours être améliorés. Explorer différentes options telles que de nouveaux fournisseurs, différents emplacements géographiques ou des espaces améliorés peut non seulement améliorer l'expérience des employés mais aussi offrir des opportunités d'optimiser le coût total du programme.
- Recevoir des retours. À la fin de chaque processus de relocalisation, il est bon de pratique d'envoyer des enquêtes ou des formulaires de retour pour essayer de comprendre ce qui a fonctionné pour l'employé et ce qui n'a pas fonctionné. Cela permet également aux employeurs d'améliorer les processus existants.
Ninisha Pradhan
Ninisha is a former Content Marketing Specialist at G2. She graduated from R.V College of Engineering, Bangalore, and holds a Bachelor's degree in Engineering. Before G2, Ninisha worked at a FinTech company as an Associate Marketing Manager, where she led Content and Social Media Marketing, and Analyst Relations. When she's not reading up on Marketing, she's busy creating music, videos, and a bunch of sweet treats.
