Opérations juridiques

Quelles sont les opérations juridiques ?

Les opérations juridiques sont les activités commerciales quotidiennes menées par le département juridique interne d'une entreprise.

Également connues sous le nom de "legal ops", ces mesures sont plus axées sur la stratégie et aident les équipes juridiques à être plus efficaces. Lorsqu'elles sont mises en œuvre, les entreprises traitent l'équipe juridique interne comme son propre cabinet juridique indépendant au sein de la structure organisationnelle plus large, avec des opérations financières, techniques et de gestion d'entreprise distinctes qui sont spécifiques au département juridique.

Cela diffère de l'administration juridique, où l'équipe juridique se contente de gérer des tâches administratives standard telles que la rédaction de documents juridiques ou la réalisation de recherches pour les clients ou l'entreprise.

Étant donné qu'il existe de nombreux éléments dans les opérations juridiques, les équipes internes se tournent souvent vers les logiciels de gestion juridique d'entreprise (ELM) pour suivre les dépenses du département, gérer les dossiers juridiques de l'entreprise et automatiser les rapports, le tout à partir d'un système centralisé.

Types d'opérations juridiques

Il existe de nombreuses voies que les entreprises peuvent emprunter pour développer leurs opérations juridiques. Celles-ci peuvent être réduites à deux catégories distinctes :

• Gestion d'entreprise. Cet aspect des opérations juridiques traite toute tâche commerciale que l'équipe juridique doit accomplir comme si ce département était sa propre entité ou entreprise au sein de l'entreprise. Essentiellement, l'équipe juridique fonctionne comme sa propre petite entreprise sous la structure plus large de l'entreprise, avec des pratiques de gestion d'entreprise contrôlant leurs opérations quotidiennes. La gestion technologique, la planification organisationnelle stratégique, la gestion de projet, et la performance commerciale sont tous des éléments essentiels de ce côté des opérations juridiques.
• Gestion des personnes. Les fournisseurs et les clients ont besoin d'une gestion efficace pour créer les meilleurs résultats commerciaux. De nombreux outils d'opérations juridiques aident à suivre les services juridiques externes qu'une entreprise utilise, ainsi que les dossiers des clients et la documentation du personnel interne.

Éléments de base des opérations juridiques

Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'utiliser tous les différents éléments des opérations juridiques au même degré, mais toutes les équipes devraient adhérer à ces 12 compétences de base développées par le Corporate Legal Operations Consortium (CLOC).

• Intelligence d'affaires. Comme d'autres équipes stratégiques, les opérations juridiques devraient développer des rapports et des analyses pour des décisions commerciales plus éclairées qui s'alignent sur les objectifs de l'entreprise.
• Santé organisationnelle. Les membres dédiés de l'équipe des opérations juridiques devraient travailler avec les RH pour embaucher et former les meilleurs talents. Tous les nouveaux employés devraient être bien adaptés au département des opérations juridiques et à la culture d'entreprise dans son ensemble.
• Opérations de pratique. L'efficacité et la rapidité sont cruciales dans une équipe d'opérations juridiques. Les bonnes tâches doivent être assignées aux membres les plus compétents de l'équipe afin de mener à bien chaque projet à un niveau élevé.
• Planification stratégique. Les parties prenantes internes et externes de l'ensemble de l'entreprise doivent être prises en compte lors de la planification de nouvelles stratégies. Le travail que l'équipe des opérations juridiques effectue doit soutenir et travailler vers la vision et les objectifs globaux de l'entreprise, et non seulement les objectifs de leur propre département.
• Gouvernance de l'information. L'équipe des opérations juridiques supervise toujours la gouvernance et la conformité dans tous les départements d'une entreprise. Ils s'assurent que ses employés comprennent les politiques à l'échelle de l'entreprise. La gestion de la sécurité des données relève également de la compétence des opérations juridiques.
• Gestion des connaissances. De même, l'équipe des opérations juridiques devrait travailler à travers les départements pour recueillir et diffuser toute connaissance utile qui pourrait augmenter l'efficacité au sein de l'entreprise dans son ensemble.
• Gestion financière. L'équipe juridique alloue son propre budget et prévoit les dépenses futures. Toutes ces informations devraient être suivies et mesurées dans un logiciel d'opérations juridiques pour tenir des registres précis.
• Gestion des fournisseurs. Tout conseil juridique externe utilisé par l'entreprise devrait être enregistré dans les sections de gestion des fournisseurs du logiciel d'opérations juridiques. En particulier pour les questions juridiques, les entreprises doivent faire preuve de diligence raisonnable lors de la recherche de partenaires juridiques potentiels.
• Gestion de programme. Gérer plusieurs projets efficacement grâce à des flux de travail et une gestion des tâches efficaces est essentiel pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise.
• Prestation de services. Comme la gestion de programme, la prestation de services gère les charges de travail pour atteindre les objectifs. Cela peut inclure l'attribution de tâches pour des projets à différentes personnes de l'équipe ou l'amélioration des talents internes pour devenir moins dépendant d'un fournisseur juridique externe.
• Technologie juridique. En plus de la technologie utilisée par l'ensemble de l'entreprise, l'équipe des opérations juridiques doit avoir accès à des outils d'automatisation et à des logiciels juridiques spécifiques qui les aident à accomplir leurs fonctions spécifiques.
• Formation et développement. Les nouveaux employés et les employés existants devraient avoir accès à des ressources de formation et de développement qui développent leurs compétences et améliorent la qualité du travail au sein de l'équipe.

Avantages des opérations juridiques

Il y a de nombreux avantages à gérer l'équipe juridique comme sa propre entreprise grâce à un programme d'opérations juridiques dédié.

• Preuve de la valeur pour l'entreprise. Avec la gestion des données au centre des opérations juridiques, les résultats de l'équipe montrent une preuve claire de leur valeur pour les objectifs de l'entreprise. Cela peut économiser de l'argent à long terme en gardant le conseil juridique en interne, plutôt que de recourir continuellement à des fournisseurs externes.
• Recentrage sur les tâches stratégiques. Les outils d'opérations juridiques offrent de nombreuses fonctionnalités automatisées, ce qui libère l'équipe juridique interne pour travailler sur des tâches de plus haute priorité au lieu de tâches administratives répétitives.
• Renforcement des connexions entre les départements. Tout ne peut pas être accompli par l'équipe des opérations juridiques en isolation. Ils doivent travailler avec d'autres départements comme l'informatique ou les ressources humaines pour optimiser leurs propres tâches quotidiennes. Cela renforce les relations commerciales en interne, tout en gardant l'attention de tout le monde sur les mêmes objectifs globaux.

Meilleures pratiques pour les opérations juridiques

Le travail de l'équipe des opérations juridiques évolue au fur et à mesure que les besoins de l'entreprise changent, mais plusieurs meilleures pratiques doivent toujours être prises en compte, telles que :

• Rechercher des améliorations potentielles. Rechercher des moyens d'améliorer l'organisation quotidienne du travail et l'évolutivité est essentiel pour réussir. Les équipes d'opérations juridiques doivent continuellement revoir leur fonctionnement pour découvrir des améliorations à apporter.
• Choisir la bonne technologie. Les bons outils pour bien faire le travail sont essentiels, donc l'équipe des opérations juridiques doit identifier où elle pourrait manquer de soutien technologique.
• Diviser le travail interne en trois catégories principales. Tout comme une entreprise le ferait, l'équipe des opérations juridiques devrait être divisée en trois groupes - financier, services et technologie. Avec des membres d'équipe dédiés sous chaque branche, le travail peut être accompli plus efficacement.

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