Facture

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document qu'un vendeur envoie à un acheteur détaillant les articles achetés, le montant total dû et les méthodes de paiement disponibles. Envoyer une facture est généralement la première étape pour obtenir le paiement de biens ou de services.

Une facture n'est pas un accord légal mais constitue une documentation essentielle pour des raisons comptables, le suivi des paiements et la preuve de vente. Les factures sont également utiles pour la déclaration fiscale afin d'assurer une documentation appropriée.

Pour les organisations qui envoient de nombreuses factures chaque année, un logiciel de gestion des factures peut faire gagner du temps et automatiser les flux de travail. Ces outils aident également les entreprises à rester organisées et à maintenir des dossiers précis.

Logiciel Facture

Logiciel mentionnant facture comme fonctionnalité ou terme.

Stampli

Zoho Invoice

FreshBooks

QuickBooks Online

akaBot

Automation Anywhere - RPA | Robotic Process Automation

Types de factures

Différentes factures conviennent à différentes circonstances. Certains types courants de factures sont :

• Pro forma. Il s'agit d'une facture préliminaire qu'un vendeur envoie avec les coûts prévus. Similaire à un devis ou une estimation de bonne foi, une facture pro forma ne peut pas être utilisée pour suivre les revenus à des fins comptables.
• Intermédiaire. Pour les projets plus importants, un vendeur peut envoyer des factures intermédiaires. Ces factures représentent un pourcentage du prix total du produit ou du service.
• Feuille de temps. Lorsqu'une entreprise facture un projet à l'heure, elle peut envoyer une facture de feuille de temps qui détaille le temps passé à travailler par employé.
• Récurrente. Si une entreprise fournit régulièrement des produits ou services à des clients, elle peut envoyer une facture mensuelle récurrente. Par exemple, elle pourrait envoyer à un client sous contrat une facture pour le même montant le dernier jour de chaque mois. 
• En retard. Lorsqu'un client néglige de payer le vendeur à la date d'échéance, l'entreprise envoie une facture en retard comme rappel. Certaines entreprises peuvent également facturer des frais de retard.
• Finale. Lorsqu'un projet se termine, le vendeur envoie une facture finale avec un récapitulatif de tous les produits et services rendus. Si le client a déjà payé certains articles, le vendeur le note sur la facture finale et fournit un total pour les coûts restants.

Éléments de base d'une facture

La plupart des entreprises gardent leurs factures claires et simples pour éviter toute confusion dans leurs processus de facturation et de paiement. Certains éléments standard d'une facture sont :

• Informations de contact du vendeur et du client. Une facture liste généralement le nom, l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du vendeur et de l'acheteur.
• Numéro de facture. Un numéro en haut de la facture aide les deux parties à suivre la facture. Le vendeur et l'acheteur peuvent se référer à ce numéro si des questions concernant cette facture particulière se posent. De nombreuses entreprises exigent également que le mot facture figure sur le document pour le rendre clair pour le service comptable.
• Date de la facture. C'est la date exacte à laquelle le vendeur a envoyé la facture. Fournir une date est essentiel car elle spécifie le début du délai de paiement.
• Liste des services ou produits. Chaque service ou produit vendu est listé sur sa ligne dans un tableau simple, avec son coût. Les entreprises fournissent souvent une brève description de chaque article.
• Montant total dû. Le montant total dû est indiqué en bas à droite du tableau des services, souvent en gras, avec la devise clairement indiquée.
• Méthodes de paiement. Étant donné que de nombreuses entreprises envoient désormais des factures par voie électronique, certains vendeurs incluent un lien dans la facture sur lequel les acheteurs peuvent cliquer pour payer. Si cela n'est pas disponible, le vendeur liste les formes de paiement acceptables, telles que le chèque, le dépôt direct, le système de compensation automatisé (ACH) pour un transfert de fonds électronique (EFT), ou un transfert de portefeuille numérique.
• Conditions de paiement. Les factures précisent une date d'échéance ou des conditions spécifiques qui clarifient les conditions de paiement. Par exemple, "net 0" signifie que le paiement est dû à réception, et "net 60" signifie que le destinataire a 60 jours à partir de la date de la facture pour payer.
• Pénalités de retard de paiement. De nombreux vendeurs facturent des frais de retard. S'ils le font, ils doivent le noter sur la facture. Par exemple, ils peuvent indiquer qu'ils facturent 5 % du montant de la facture pour chaque X nombre de jours de retard.

Avantages d'une facture

Sans factures formelles, les services des comptes fournisseurs passeraient plus de temps à déterminer quand et où envoyer le paiement. Les factures écrites ont également d'autres avantages pour l'expéditeur et le destinataire, notamment : 

• Comptabilité simplifiée. Si les factures documentent chaque transaction, le service comptable d'une organisation a la preuve des revenus gagnés en une semaine, un trimestre ou une année. 
• Dossiers précis. Les factures fournissent une trace écrite des paiements. Si les clients reviennent plus tard avec des questions, le vendeur peut produire les détails de la transaction. Lors d'un audit, une entreprise peut avoir besoin de présenter une documentation financière, y compris des factures, des états financiers, et des reçus. 
• Paiements traçables. Lorsqu'elles jonglent avec un grand nombre de clients, les entreprises peuvent perdre la trace des paiements. Maintenir un système de facturation organisé facilite le suivi de l'état de chaque facture.

Meilleures pratiques pour les factures

Les organisations qui affinent leurs pratiques de facturation augmentent leurs chances de paiements en temps opportun. Pour accroître la clarté pour l'acheteur, une entreprise devrait :

• Fournir des options. Les entreprises peuvent laisser les clients choisir comment ils reçoivent leurs factures, que ce soit par courrier, e-mail ou via un portail client. Les entreprises devraient également offrir des options de paiement comme les cartes de crédit ou l'EFT. Selon l'industrie et le projet, une entreprise pourrait proposer une sélection de plans de paiement.
• S'efforcer de maintenir la cohérence. Pour créer un système comptable organisé et minimiser les surprises, les entreprises doivent utiliser des processus cohérents comme la numérotation des factures et des systèmes de classement prévisibles.
• Utiliser le bon logiciel. Avec le bon logiciel, les organisations peuvent envoyer et recevoir des factures par e-mail pour un suivi et un paiement faciles. Beaucoup de ces outils automatisent l'envoi des factures en fonction d'un événement déclencheur.

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