Qu'est-ce que le suivi des stocks ?
Le suivi des stocks est le processus de supervision et de suivi des stocks d'une entreprise. Cela inclut la surveillance des pièces d'inventaire, des emplacements et des quantités. Le suivi des stocks est nécessaire pour utiliser efficacement les budgets de l'entreprise et répondre efficacement aux demandes des clients.
Le rôle du suivi des stocks dans le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement réside dans le maintien de l'exactitude à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement. Le suivi et la gestion des stocks sont considérés comme l'une des premières étapes de la chaîne d'approvisionnement. Ils posent les bases pour garantir des ressources disponibles qui deviendront finalement des produits finis entre les mains des consommateurs à la fin de la chaîne d'approvisionnement.
À mesure que les articles progressent dans le processus d'inventaire, la nécessité d'une surveillance attentive augmente. Mettre en œuvre un système de suivi réussi peut donner aux entreprises les outils dont elles ont besoin pour optimiser leurs stratégies d'inventaire et l'ensemble de leur structure d'entreprise.
Le suivi des stocks n'est qu'un aspect de la gestion des stocks. Suivre les comptes d'inventaire et assurer une précision complète peut être extrêmement chronophage et fastidieux. C'est pourquoi certaines entreprises utilisent des logiciels de gestion des stocks pour automatiser ce processus. Les logiciels de gestion des stocks permettent à une entreprise de surveiller les ventes, les achats, les livraisons et même de révéler les erreurs dans le processus de suivi, le tout dans une seule interface.
Types de stocks à suivre
Avant de trouver une méthode de suivi des stocks appropriée, une entreprise doit identifier les articles qu'elle prévoit de suivre. Les catégories d'inventaire peuvent différer en fonction des besoins de l'entreprise et du portefeuille de produits, mais la plupart des entreprises peuvent classer leurs matériaux d'inventaire en quatre types différents.
- Matières premières : Matériaux utilisés pour la production des actifs de l'entreprise. Cela inclut les matériaux directs utilisés pour fabriquer des produits et les matériaux indirects qui ne font pas physiquement partie d'un produit mais sont nécessaires dans le processus de production.
- Fournitures de projet : Articles utilisés dans le cadre de projets en cours de l'entreprise. Cela inclut la main-d'œuvre, l'équipement de construction et les matériaux d'emballage et d'expédition.
- Articles terminés : Biens qui ont été produits et fabriqués et sont considérés comme remplis.
- Fournitures de réparation : Matériaux conservés en stock pour être utilisés dans les réparations nécessaires ou l'entretien régulier de la production.
Avantages du suivi des stocks
Un plan de suivi des stocks réussi devrait aider les entreprises à gérer leur inventaire sans effort. Les avantages du suivi des stocks décrivent ce qu'il peut faire pour aider une entreprise à fonctionner plus efficacement, à la fois dans et hors du processus de gestion des stocks.
- Améliorer la précision. Porter une attention particulière au suivi des stocks crée moins d'opportunités de divergences dans les comptes d'inventaire. Faire une liste et la vérifier deux fois ne permettra qu'un processus de gestion des stocks plus précis dans l'ensemble.
- Améliorer la productivité. Le suivi des stocks crée un environnement où toutes les statistiques et données d'inventaire sont fiables et à jour. Lorsque l'information est fiable, les entreprises peuvent se déplacer avec agilité et facilité. Un inventaire inexact crée des retards, et plus de temps est passé à corriger les erreurs qu'à rester sur la tâche.
- Fidélisation accrue des clients. Comme le suivi des stocks permet l'efficacité, le produit de l'entreprise se déplacera en douceur à travers le processus d'inventaire. Lorsque la vitesse de traitement des commandes augmente grâce à cette efficacité, le client reçoit son produit plus rapidement que prévu. Cette satisfaction client crée une fidélité future.
- Réduire les coûts excessifs. Lorsque l'inventaire n'est pas correctement entretenu, il y a des risques plus élevés de pénuries et de surplus. Une entreprise peut choisir d'acheter ou d'éviter d'acheter des articles si elle suppose qu'elle a déjà une certaine quantité en stock. Un compte d'inventaire inexact peut signifier des coûts supplémentaires ou moins de ressources disponibles.
- Allouer les coûts efficacement. À mesure que les coûts sont réduits, les entreprises pourront allouer le budget d'inventaire de manière plus constructive. Le suivi des stocks ouvre plus d'espace pour dépenser de l'argent sur les nécessités d'inventaire. Les besoins sont également rendus plus clairs avec le suivi des stocks, car les informations à jour rendent les besoins d'inventaire plus apparents.
- Prévenir les pertes. À mesure que le système de suivi des stocks s'améliore, une entreprise est moins susceptible de perdre ou de déplacer des articles. En conséquence, le temps et l'argent qui auraient pu être dépensés à chercher ou à remplacer ces articles ne sont plus gaspillés.
- Gagner en visibilité de la chaîne d'approvisionnement. En découvrant des problèmes dans le processus de suivi des stocks, une entreprise peut réaliser quels systèmes de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement ont besoin d'être redéveloppés. Obtenir des retours des équipes de la chaîne d'approvisionnement comme les fournisseurs et les parties prenantes peut également révéler des opportunités d'amélioration globale.
Techniques de suivi des stocks
Si une entreprise a des stocks, elle peut mettre en œuvre un processus de suivi des stocks. Tenir un registre précis des stocks de l'entreprise n'est pas limité à la taille d'une entreprise ou au budget alloué à l'inventaire. Il existe diverses façons pour une entreprise de choisir de suivre son inventaire en fonction de ses objectifs et de ses besoins.
- Suivi manuel est la méthode d'inventaire la plus basique, généralement effectuée avec un simple stylo et papier. Le suivi manuel, lorsqu'il est effectué quotidiennement, peut aider une entreprise à avoir plus de visibilité sur les problèmes évidents ou les achats nécessaires. Cette méthode est la plus populaire parmi les petites entreprises.
- Feuilles de calcul peuvent être la solution idéale si une entreprise trouve le suivi manuel favorable mais souhaite une méthode plus organisée. Sur une feuille de calcul, les informations d'inventaire peuvent être mises à jour et calculées sans risque d'erreurs mathématiques ou de mauvaise communication.
- Un système de cartes peut être utilisé pour tenir tout le monde informé des besoins d'inventaire à venir. La carte "kanban" dans le système de cartes aide l'équipe d'inventaire à informer les acheteurs de l'entreprise d'un stock faible. Lorsque les employés remarquent qu'un article doit être racheté ou réapprovisionné, la carte est remplie avec des informations incluant la description de l'article, la quantité, la date d'achat, l'emplacement, le numéro de pièce et la date prévue pour le rachat.
- Un système de codes-barres donne aux entreprises la possibilité de personnaliser les codes-barres en fonction de leurs normes d'organisation d'inventaire. Les codes-barres sont placés sur chaque article et peuvent être synchronisés avec un système logiciel ou une application qui met à jour l'emplacement de l'article en temps réel. Les codes-barres peuvent ensuite être scannés à mesure qu'ils progressent dans le processus d'inventaire et sont intégrés dans un système logiciel de codes-barres pour s'assurer qu'ils sont pris en compte à chaque étape.
- Un système d'identification par radiofréquence (RFID) peut être utilisé pour donner aux entreprises une approche relativement sans intervention pour maintenir les comptes d'inventaire. Les étiquettes RFID sont placées sur chaque article en stock et émettent un signal radio qui contient toutes les informations essentielles sur la pièce. Ces informations peuvent être envoyées à un système logiciel ou une application qui suit chaque mouvement de l'article en utilisant ces fréquences radio.
- Logiciel basé sur le cloud est idéal pour les entreprises qui peuvent avoir besoin d'accéder aux informations d'inventaire de n'importe où dans le monde. Les comptes d'inventaire peuvent être mis à jour constamment, toutes les informations étant synchronisées avec tout appareil utilisant le logiciel. Certains logiciels basés sur le cloud offrent même la possibilité d'utiliser des capacités de planification de la demande, ce qui ne fera qu'augmenter l'efficacité de la gestion des stocks.
Meilleures pratiques de suivi des stocks
Même après avoir choisi la technique de suivi idéale, il y a encore des choses qui peuvent être faites pour assurer l'exactitude des comptes d'inventaire à chaque étape. Voici quelques conseils clés à garder à l'esprit lors du suivi des stocks :
- Prioriser l'étiquetage. Lors de la réception de tout article qui doit rejoindre l'inventaire de l'entreprise, l'étiquetage de cet article dès que possible doit être de la plus haute priorité. Selon la méthode de suivi des stocks, comme le codage à barres ou l'étiquetage RFID, l'étiquetage peut être différent. Organiser les articles selon le système de l'entreprise rendra le processus beaucoup plus fluide lorsqu'ils seront alloués dans leur espace d'inventaire.
- Utiliser la prévision de la demande. La planification de la demande des clients peut aider une entreprise à prédire la quantité d'inventaire qui peut être nécessaire à un moment donné. De plus, conserver des données historiques sur la demande est essentiel pour préparer les achats d'inventaire. Utiliser des données historiques aide à remarquer les tendances du marché et à déterminer quel pourrait être le plan idéal pour répondre aux conditions changeantes en ce qui concerne l'inventaire futur.
- Garder un stock de secours. Bien que la planification de la demande soit extrêmement utile, elle n'est pas garantie. Par conséquent, les entreprises devraient envisager de conserver un inventaire de secours qui peut aider en cas d'afflux soudain de la demande. Ce stock devrait être constitué de matériaux non périssables qui peuvent être mis de côté pour un jour de pluie.
- Prendre en compte l'inventaire en transit. De nombreuses entreprises priorisent le comptage des stocks lorsqu'ils se trouvent dans l'emplacement principal de l'inventaire. À mesure que les choses progressent dans le processus d'inventaire, les chances de perdre un compte précis augmentent. Les entreprises doivent s'assurer que l'inventaire est compté à chaque étape, surtout lorsqu'il est en transit.
- Effectuer des vérifications régulières. Même après avoir choisi une technique de suivi appropriée, une entreprise devrait créer un système pour un comptage d'inventaire cohérent. Cela inclut le contrôle de la qualité pour s'assurer que tout l'inventaire disponible est utilisable. Garder les informations d'inventaire aussi à jour que possible permettra un processus de gestion beaucoup plus fluide à chaque étape.
- Automatiser le système de suivi. Avec les avancées continues de l'intelligence artificielle, les logiciels de suivi des stocks deviennent plus fiables. Envisagez d'utiliser ce logiciel pour rationaliser le processus de comptage et rendre la gestion des stocks plus efficace dans son ensemble.
Suivi des stocks vs suivi des actifs
Le suivi des stocks et le suivi des actifs sont souvent confondus en raison de leur application similaire dans l'organisation des ressources de l'entreprise ; cependant, la différence la plus significative entre les deux réside dans ce qui est suivi et pourquoi.
Le suivi des stocks est l'organisation des articles qu'une entreprise utilise activement ou utilisera dans la production de produits. Ces articles sont surveillés en permanence et nécessiteront un réapprovisionnement à mesure que les produits sont fabriqués.
Le suivi des actifs est l'organisation des articles de valeur. Les articles physiques peuvent inclure le mobilier de l'entreprise, les véhicules et les ordinateurs. D'autres actifs qui peuvent être suivis incluent les licences de logiciels, les brevets et les contrats. Ces articles sont généralement disponibles en permanence et nécessitent peu de réapprovisionnement.
Contrairement au suivi des stocks, les entreprises n'envisagent généralement pas trop d'options concernant la façon dont elles suivent leurs actifs. De nos jours, les entreprises préfèrent suivre leurs actifs numériquement en utilisant des identifiants d'actifs et un système de suivi virtuel ou un logiciel de suivi des actifs. Les actifs nécessitent des informations détaillées en raison de leur rôle dans les finances de l'entreprise. Les actifs doivent être suivis efficacement pour s'assurer que l'entreprise ne paie pas de taxes excessives, et les réclamations d'assurance peuvent être faites dès qu'un article est identifié comme perdu ou volé.
Le suivi des actifs et le suivi des stocks sont similaires à bien des égards. L'un de ces moyens inclut la façon dont ils sont organisés. Le suivi des actifs et le suivi des stocks peuvent être organisés en utilisant des méthodes telles que le codage à barres et l'étiquetage RFID. Les deux peuvent utiliser des logiciels de suivi pour automatiser le processus de comptage et de catégorisation. Le suivi des actifs et le suivi des stocks sont également utilisés pour éviter les pénuries et les surplus, allouer les budgets efficacement et gagner un temps précieux.
Le suivi des actifs et le suivi des stocks sont tous deux nécessaires pour s'assurer qu'une entreprise est consciente de toutes les ressources de l'entreprise et que la production de produits se déroule efficacement avec tous les articles nécessaires pour atteindre les objectifs.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
