Qu'est-ce que le reporting d'inventaire ?
Le reporting d'inventaire est un résumé organisé du stock disponible d'une entreprise. Les rapports sont établis pour documenter en détail toutes les ressources internes, quels produits peuvent être créés à partir de ces ressources, quand les matériaux doivent être réapprovisionnés, et comment le processus global d'inventaire fonctionne.
Le reporting d'inventaire permet aux entreprises d'avoir une bonne vision de ce qui fonctionne ou non dans leurs systèmes de gestion des stocks. Il aide à identifier les risques de pénurie ou de surplus potentiel, à catégoriser les articles pour simplifier les réapprovisionnements, et à libérer l'espace occupé par des matériaux inutiles. Avec des coûts de stockage représentant 20 à 30 % des coûts totaux d'inventaire, optimiser les ressources stockées est essentiel.
La documentation d'inventaire peut être réalisée sous forme de rapports physiques ou numériquement à l'aide d'outils d'automatisation. Gérer l'inventaire virtuellement permet aux entreprises d'accéder aux données de stock à jour à tout moment et en tout lieu. Les logiciels de contrôle d'inventaire peuvent être utilisés pour tenir un registre des rapports d'inventaire, prévoir les besoins futurs en inventaire, suivre les actifs, optimiser les commandes, et plus encore.
Types de rapports d'inventaire
Il existe plusieurs types de rapports d'analyse d'inventaire qui sont tous utiles en fonction des besoins uniques d'une entreprise pour son inventaire. Ces rapports peuvent être utilisés individuellement ou conjointement avec des documents et atteindre tous les objectifs ou indicateurs de performance prédéterminés en matière d'inventaire.
- Un rapport de localisation multi-stock aide les entreprises à lister le stock à travers plusieurs emplacements d'inventaire. Ce type de rapport est très précieux pour déterminer comment consolider l'inventaire entre les entrepôts, quand réapprovisionner les fournitures nécessaires, et où les envoyer.
- Un rapport en main inclut le stock dans différents emplacements et tous les articles en cours de production et de distribution. Cela inclut les ressources qui viennent d'être reçues dans un entrepôt de l'entreprise, les matériaux en attente d'organisation dans l'inventaire, les articles prêts à être vendus, et les produits encore en cours de livraison à l'utilisateur final.
- Un rapport de bon de commande rassemble toutes les informations sur les articles en attente qui ont été achetés et sont en route vers un emplacement de stock d'inventaire.
- Un rapport de réapprovisionnement montre tous les décomptes actuels des articles d'inventaire, les achats ou ventes en attente, et quand les choses doivent être réapprovisionnées. En général, les rapports de réapprovisionnement varient selon l'emplacement car chaque emplacement de stock peut nécessiter un réapprovisionnement à des rythmes différents.
- Un rapport de changement montre tous les changements et mouvements au sein du stock et de l'inventaire et explique pourquoi ces changements ont pu se produire. Les dates sont particulièrement importantes dans ce rapport car elles peuvent être utiles pour identifier les schémas de changement dans une période donnée.
- Un rapport de préparation liste les articles d'inventaire qui doivent être rassemblés pour répondre à un besoin spécifique, que ce soit pour créer un produit, compléter une commande client, ou transférer l'inventaire à la production.
- Un rapport de conditionnement liste les produits ou matériaux qui doivent être inclus dans le colis final pour le client lors de son emballage pour l'expédition à l'étape de distribution.
Avantages du reporting d'inventaire
Les sept types de rapports d'inventaire créent de nombreuses opportunités pour surveiller, documenter et améliorer les processus d'inventaire. Le reporting d'inventaire joue également un rôle dans l'organisation non seulement du stock mais de toutes les facettes d'une entreprise qui crée un produit et le distribue. Les points suivants décrivent les différentes manières dont une entreprise peut bénéficier du reporting d'inventaire :
- Réapprovisionner le stock efficacement. Chaque type de rapport d'inventaire est réalisé avec un objectif principal : s'assurer que tout est là où il doit être quand il le faut. Un reporting d'inventaire efficace aide à rationaliser l'utilisation et le réapprovisionnement des matériaux d'inventaire. Réapprovisionner les articles est beaucoup plus facile lorsqu'il y a plus de visibilité sur les chiffres exacts du stock et les besoins en inventaire.
- Identifier les problèmes d'inventaire. Plus de temps est passé sur quelque chose, plus il y a de chances de reconnaître des moyens d'améliorer le processus. Le reporting d'inventaire peut aider une entreprise à voir les erreurs potentielles d'inventaire avant qu'elles ne se produisent. Traiter ces problèmes rapidement peut faire économiser de l'argent aux entreprises en coûts de stockage et de manutention.
- Créer de la transparence. Lorsque l'information est précise et facilement disponible, il y a moins de place pour les malentendus potentiels. Créer de la transparence au sein d'une organisation est inestimable dans le processus de production et de distribution. Le reporting d'inventaire aide toutes les personnes impliquées à rester sur la même longueur d'onde et crée un environnement où tout le monde sait ce qui se passe et quand.
- Optimiser les coûts d'inventaire. Après avoir utilisé le reporting d'inventaire pour identifier les problèmes potentiels, les entreprises peuvent utiliser ces nouvelles connaissances pour apporter des changements qui peuvent leur faire économiser beaucoup de temps et d'argent. Voir l'inventaire plus clairement peut également aider les entreprises à allouer les budgets plus efficacement tout en évitant les risques de pénuries ou de surplus d'inventaire.
- Améliorer le service client. Les clients apprécient lorsque leur article leur est livré efficacement. Bien que le reporting d'inventaire affine le processus d'inventaire, toutes les étapes de production et de distribution en sont également positivement affectées. Lorsque les choses sont organisées et bien prises en charge, vous obtenez un processus fluide avec peu ou pas de problèmes. Un produit de haute qualité livré sans effort et rapidement crée la satisfaction du client et ramène les utilisateurs finaux pour plus.
- Prévoir la demande à venir. Une fois que les rapports d'inventaire s'accumulent, les entreprises peuvent utiliser ces données historiques d'inventaire pour prévoir les besoins futurs en stock à l'aide de la planification de la demande. Des informations détaillées du passé montrent des schémas dans les besoins en inventaire et les hauts ou bas de la demande.
Comment rédiger un rapport d'inventaire
Avec tous les types de rapports et les avantages à l'esprit, les entreprises peuvent maintenant se plonger dans le processus de rédaction d'un rapport de gestion d'inventaire. La manière dont un rapport d'inventaire est rédigé peut varier en fonction de ce qui fonctionne pour chaque organisation. Le guide général pour rédiger un rapport d'inventaire se compose de six étapes principales.
- Lister tous les principaux articles d'inventaire. Notez chaque article qui sera inclus dans le résumé d'inventaire et laissez de l'espace pour les descripteurs. Selon le type de rapport, cela peut être des articles en main, des bons de commande, ou des matériaux de conditionnement. Certaines entreprises peuvent choisir d'inclure des articles de stock à travers tous les emplacements ou de créer des rapports uniques pour chacun.
- Catégoriser et prioriser. Prenez tous les articles listés et organisez-les dans un ordre qui est le plus pratique pour répondre aux besoins d'inventaire et réapprovisionner le stock. Les méthodes d'organisation peuvent inclure le regroupement des articles par le produit qu'ils créent, la date de réapprovisionnement, l'ordre d'utilisation dans la production, ou même par ordre alphabétique.
- Évaluer les articles. Si possible, incluez les prix et les coûts associés à tous les articles d'inventaire. Les avoir pris en compte dans un rapport d'inventaire peut aider à identifier des améliorations budgétaires.
- Lister les quantités unitaires. Notez les décomptes les plus à jour de chaque article d'inventaire. Assurer la plus grande précision à cette étape est crucial.
- Remplir des descriptions détaillées. Ces descriptions doivent inclure les couleurs, les utilisations, les tailles, les dates de réapprovisionnement, les dates d'expiration si applicable, et toute information qui peut être utile dans l'organisation et l'identification du matériel au fur et à mesure qu'il passe dans l'inventaire.
- Choisir une base de rapport. Une fois les rapports terminés, assurez-vous qu'un système est en place pour déterminer à quelle fréquence les rapports seront réalisés et mis à jour. Selon le choix d'une méthode de gestion d'inventaire, les entreprises peuvent choisir de faire l'inventaire quotidiennement, hebdomadairement, ou mensuellement. Certaines entreprises peuvent même décider de faire l'inventaire après qu'un certain nombre d'unités aient été produites. La mise à jour des informations de rapport peut être effectuée plus rapidement et plus efficacement à l'aide de l'automatisation de l'inventaire.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
