Qu'est-ce que la messagerie instantanée ?
La messagerie instantanée, dans le contexte des affaires, sert de système de communication au sein des entreprises via une application de messagerie texte. Le logiciel de messagerie instantanée pour entreprises permet d'envoyer des messages individuels à d'autres personnes au sein de l'organisation et de communiquer au sein de groupes ou d'équipes. Ces outils éliminent le besoin d'aller et venir à travers les applications de messagerie électronique pour des questions courtes, des déclarations longues, le partage d'images, etc. La messagerie instantanée permet une communication interne discrète entre les employés car ils n'ont pas à révéler des informations personnelles telles que leur adresse e-mail personnelle ou leur numéro de téléphone.
Les logiciels de messagerie instantanée s'intègrent souvent avec d'autres produits—tels que, les logiciels de communication des employés, les logiciels d'engagement des employés, les logiciels d'intranet des employés, et les logiciels de bots de productivité—qui facilitent la communication et la collaboration productives au travail.
La messagerie instantanée est utilisée par les PDG, les vice-présidents, les managers, les équipes informatiques et les employés de tous les départements pour communiquer en interne sur des tâches, des objectifs, des projets ou des problèmes liés au travail. Elle aide également les groupes de ressources pour les employés (ERG) à créer un espace de communication sécurisé. Un vice-président ou un manager peut envoyer un message directement à un employé en relation avec son travail avec des questions, des commentaires ou des préoccupations. Un employé peut également envoyer un message directement à son collègue du département comptabilité, s'il a besoin d'une aide immédiate avec ses finances, par exemple. Le nombre de possibilités de communication que la messagerie instantanée peut offrir semble infini.
Avantages de l'utilisation de la messagerie instantanée
Les entreprises ont réalisé les avantages de l'utilisation des logiciels de messagerie instantanée, consolidant ainsi sa place dans le lieu de travail pour la communication et la collaboration.
- Rapide : Grâce à la messagerie instantanée, les équipes peuvent communiquer rapidement et de manière productive chaque fois que le besoin se fait sentir. La collaboration n'a jamais été aussi rapide ou facile entre les employés de différents départements, les employés travaillant à distance ou les employés dans différents pays.
- Informel : Habituellement, il existe une forme d'étiquette socialement acceptée lorsqu'il s'agit d'envoyer des e-mails au travail, même pour une simple question. Cependant, avec la messagerie instantanée, il n'est pas nécessaire d'utiliser des formes de communication excessivement professionnelles. Au lieu de cela, un employé peut se concentrer sur le contenu en question plutôt que de s'assurer que la bonne étiquette est utilisée.
- Accessible : La messagerie instantanée, selon le produit, existe à la fois comme application de bureau accessible via un moniteur ou un ordinateur portable ou comme application mobile. Les employés éloignés de leur bureau peuvent toujours communiquer ou être informés de ce qui se passe dans l'organisation, en déplacement, via leur téléphone mobile.
- Personnalisable : Qu'il s'agisse d'une petite organisation qui n'a besoin que de quelques groupes ou canaux ou d'une grande entreprise qui a besoin de plusieurs groupes de communication pour chaque département et groupe d'intérêt, le logiciel de messagerie instantanée peut être facilement personnalisé. Les employés peuvent également utiliser des fonctionnalités de personnalisation personnelle qui permettent d'activer ou de désactiver les notifications.
Meilleures pratiques de la messagerie instantanée
La messagerie instantanée est conviviale et simple à apprendre grâce à une brève session de formation, selon le produit logiciel. Plus précisément, les meilleures pratiques lors de l'utilisation de la messagerie instantanée incluraient :
- Écrire des phrases grammaticalement correctes dans la langue utilisée pour communiquer
- Envoyer des messages à ceux qui sont en ligne et attendre pour se connecter avec ceux qui ont désactivé leurs notifications jusqu'à ce qu'ils soient de nouveau en ligne
- Poster uniquement des messages appropriés
- Poser des questions aussi librement que nécessaire, mais si possible les diriger vers ceux qui sont directement impliqués, afin de ne pas spammer un chat de groupe avec une quantité incessante de messages
Messagerie instantanée vs. communication des employés
Le logiciel de communication des employés est similaire à la messagerie instantanée en ce qui concerne la création de canaux et de groupes de communication internes. Il est différent en ce que le logiciel de communication des employés ne permet pas nécessairement une messagerie directe facile. Par conséquent, ils peuvent être utilisés ensemble plutôt que l'un à la place de l'autre.
Messagerie instantanée vs. intranet des employés
Le logiciel d'intranet des employés fonctionne de concert avec la messagerie instantanée, permettant aux organisations de créer un portail en ligne pour l'accès des employés, et permettant la communication au sein de groupes définis. Certains produits d'intranet des employés fournissent un outil de messagerie—ceux qui ne le font pas, s'intègrent avec des options de messagerie instantanée afin de servir d'outil de collaboration et de conversation.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
