Qu'est-ce que la gestion des cas RH ?
Une plateforme de gestion des cas RH peut standardiser et automatiser les processus RH manuels pour fournir un support pour des cas concernant des mesures disciplinaires, des griefs ou des congés maladie de longue durée, pour n'en nommer que quelques-uns. Elle est parfois également appelée logiciel d'enquête sur les relations RH et employés, selon le produit. Les solutions de gestion des cas RH aident le personnel RH, les managers et les employés à soumettre, examiner et répondre aux demandes. Ces solutions RH incluent des fonctionnalités qui aident les organisations à créer des flux de travail RH personnalisés, à convertir des formulaires papier en contenu numérique, à fournir des rapports et des tableaux de bord, et plus encore.
Les produits de gestion des cas RH incluent souvent des interfaces de programmation d'applications (API) pour s'intégrer à une variété de solutions commerciales telles que logiciel CRM et logiciel RH de base. Ils peuvent fonctionner aux côtés de logiciel de dénonciation, logiciel de conformité RH, et logiciel de gestion des absences également.
La gestion des cas RH est le plus souvent utilisée par le personnel RH, les managers et les employés afin que les demandes et questions puissent être soumises et gérées au sein du système de gestion des cas RH. Les employés peuvent soumettre leurs demandes concernant les congés de longue durée, le signalement de fautes, les plaintes, et plus encore via le portail de gestion des cas. Le logiciel rend simple et efficace pour les employés de soumettre des cas sans avoir à remplir de la paperasse réelle.
Le personnel RH peut gérer les soumissions des employés via le portail de gestion des cas et les envoyer au bon département et aux équipes de gestion. Après avoir été évaluées par l'équipe RH, les demandes sont envoyées aux managers pour être traitées rapidement en fonction de la priorité du cas.
Avantages de l'utilisation de la gestion des cas RH
Les entreprises ont réalisé les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des cas RH, consolidant ainsi sa présence sur le lieu de travail pour la communication et les processus RH.
- Accès immédiat : Un système centralisé donne un accès immédiat au personnel RH et aux employés pour soumettre des demandes, des questions ou des préoccupations concernant le lieu de travail.
- Priorisation : Grâce à un système de gestion des cas RH, les cas peuvent être priorisés et traités de manière opportune et efficace. Par exemple, une plainte pour harcèlement ou discipline serait priorisée par rapport à des préoccupations concernant les avantages du travail. Cependant, les deux soumissions de cas seraient traitées en conséquence, en fonction de la priorité.
- Mises à jour de statut : Après qu'un employé soumet un cas, le système de gestion des cas permettrait à l'employé et au personnel RH d'accéder au statut du cas. L'employé recevrait également des mises à jour à mesure que son cas est escaladé ou complété.
- Automatisation des flux de travail : Les employés peuvent facilement accéder et définir des flux de travail pour différents types de cas, ce qui libère le temps du personnel RH pour se concentrer sur des problèmes nécessitant une analyse plus complexe.
- Escalade et collaboration efficaces : Le logiciel de gestion des cas RH permet aux cas d'être dirigés vers le personnel RH ayant l'expérience requise pour résoudre le cas. Il permet également à différents membres de l'équipe de collaborer et de résoudre des cas complexes car ils auront accès aux mêmes informations sur le même portail.
Meilleures pratiques de gestion des cas RH
Le logiciel de gestion des cas RH est conçu pour être convivial et facile à apprendre grâce à une brève session de formation, avec des formations supplémentaires selon le produit logiciel. Plus précisément, certaines des meilleures pratiques lors de l'utilisation de la gestion des cas RH sont :
- Choisir un logiciel fiable : En fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, certains éléments du logiciel doivent être pris en compte lors de l'achat. Il existe cependant certaines fonctionnalités qui sont universelles et devraient être achetées pour tirer le meilleur parti de la solution logicielle. Un logiciel de gestion des cas fiable a une interface utilisateur facile à utiliser et est évolutif, permettant des intégrations et différents niveaux d'accès.
- Former et intégrer correctement les employés : Lors du changement ou de la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des cas RH, les managers RH doivent former adéquatement la nouvelle et l'ancienne main-d'œuvre à utiliser le système. Sans formation adéquate, les employés seront confus, ce qui les ralentira dans le processus de traitement des cas. En formant correctement la main-d'œuvre, les employés peuvent utiliser le système pour l'auto-service, soumettre des questions et permettre aux RH de fournir un service de qualité.
- Accorder différents niveaux d'accès : Les utilisateurs du logiciel ne devraient pouvoir accéder qu'à ce dont ils ont besoin pour leur travail. Les professionnels RH devraient avoir le plus d'accès, les managers ayant un deuxième niveau d'accès et les employés ayant un accès minimal juste pour la soumission des cas et le suivi du statut des cas.
- Identifier les problèmes fréquents à l'avance : Le système de gestion des cas RH rassemble tous les cas en un seul endroit, permettant aux équipes RH de passer en revue les types de cas et les interactions des employés ainsi que la fréquence à laquelle ils se produisent. De cette façon, les managers RH peuvent repérer les problèmes ou tendances potentiels à l'avance et prendre de meilleures décisions basées sur les données.
Gestion des cas RH vs conformité RH
Le logiciel de gestion des cas RH est similaire au logiciel de conformité RH car ils traitent des réglementations et de la conformité RH qui automatisent les processus liés à la gestion des documents, des flux de travail et des rapports.
Ils sont différents en ce que le logiciel de conformité RH est plus axé sur la législation et les règles de conformité. Il aide principalement avec les finances, les avantages, les risques, le recrutement et la conformité des relations avec les employés pour les entreprises.
Ces deux solutions logicielles peuvent être utilisées par un département RH mais pour des objectifs différents au sein des processus RH.
Gestion des cas RH vs dénonciation
Le logiciel de gestion des cas RH est similaire au logiciel de dénonciation en ce qu'ils sont tous deux utilisés pour soumettre des cas ou des rapports qui permettent aux employés de signaler des problèmes dans l'organisation. Dans certains cas, le logiciel de dénonciation est appelé systèmes de gestion des cas.
Ils sont différents en ce que le logiciel de dénonciation est plus concerné par les cas liés à la fraude, au harcèlement, au vol, au détournement de fonds, à la corruption et à d'autres comportements non éthiques qui ne correspondent pas aux valeurs ou politiques d'une organisation. Le logiciel de gestion des cas RH, au contraire, peut être utilisé pour des cas moins graves qui ont plus à voir avec les fonctionnalités RH quotidiennes. Ces deux solutions logicielles peuvent fonctionner en tandem plutôt que l'une sur l'autre.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
